1.4. Функції управління проектами
Специфіка методології управління проектами викликає необхідність виокремлення основних функцій, тобто тих задач, які розв’язуються проект-менеджерами в процесі реалізації проекту, а саме:
Ø прогнозування та планування проектної діяльності;
Ø організацію роботи;
Ø координацію й регулювання процесів розробки і реалізації проекту;
Ø активізацію і стимулювання праці виконавців;
Ø облік, контроль і аналіз ходу розробки і реалізації проекту.
Основними функціями проектного менеджменту, які визначені Американським Інститутом управління проектами та спрямовані на управління цілями є: управління обсягом робіт, якістю, витратами, часом [2].
Оскільки цілі, завдання, роботи, їх обсяг змінюється, то виникає необхідність управління предметною сферою проекту або його обсягом. Інколи цю функцію називають “управління результатами”, “управління роботами або обсягами”.
Для проекту повинні бути встановлені вимоги та стандарти якості результатів, по яких оцінюється успішність проекту. Це забезпечує виконання такої функції як управління якістю.
Функція управління витратами це фінансовий контроль завдяки накопиченню, аналізу та складанню звітів по витратах проекту.
В кожному проекті встановлюється період часу та терміни виконання проекту. Управління часом – передбачає планування, складання календарних графіків та їх контроль для забезпечення вчасного виконання проекту.
Кожний проект має також встановлений бюджет, але для того, щоб він був здійснений в рамках бюджету необхідне управління вартістю.
Додатковими функціями, які спрямовані на управління певними об’єктами є:
Ø управління персоналом або людськими ресурсами. В проекті виникає коло обов’язків, пов’язаних з підбором кадрів, розподілом обов’язків, організацією ефективної роботи команди, плануванням і контролем її роботи. Тому дана функція включає спрямування і координацію діяльності людей, залучених до проекту;
Ø управління комунікаціями або інформаційними зв’язками передбачає накопичення інформації, якою обмінюються члени проектної команди, керівництво і яка сприяє успішному завершенню проекту;
Ø управління контрактами та забезпеченням проекту – передбачає проведення відбору, переговорів та підписання замовлень, контроль за постачанням матеріально-технічних ресурсів;
Ø здійснення проекту пов’язано з невизначеністю різних елементів, тобто з ризиком. Знизити його можна при виконанні функції - управління ризиком, що включає сукупність дій, пов’язаних із визначенням ступеня ймовірності виникнення ризику в проекті;
Ø управління проектною інтеграцією – забезпечує координацію всіх функцій проекту .
Саме поєднання даних функцій та інструментів їх реалізації забезпечує реалізацію проекту, дозволяє досягнути бажаного результату.
| & Висновки |
Проект – це задум (завдання, проблема) та необхідні засоби його реалізації з метою досягнення бажаного економічного, технічного, технологічного чи організаційного результату. Під проектом розуміють комплекс науково-дослідних, проектно-конструкторських, соціально-економічних, організаційно-господарських та інших заходів, що пов’язанні ресурсами, виконавцями та строками, відповідно оформлені і направленні на зміну об’єкта управління, що забезпечує ефективність вирішення основних завдань та досягнення відповідних цілей за певний період.
Управління проектами ‑ це процес управління командою, ресурсами проекту за допомогою спеціальних методів та прийомів? з метою успішного досягнення поставленої wsks.
Учасниками управління проектами є юридичні чи фізичні особи, які зобов’язанні виконати деякі дії, передбаченні проектом, та інтереси яких будуть задіяні при реалізації проекту. В число учасників можуть входити інвестори, банки, підрядчики, постачальники обладнання, гуртові покупці продукції, лізингодавці та інші фізичні чи юридичні особи.
Основними принципами управління проектами є: ціле- направленість, системність, комплексність, забезпеченість, пріоритетність, економічна безпека заходів, що плануються.
Життєвий цикл проекту – це час від моменту його задуму до моменту ліквідації. Життєвий цикл проекту розбивають на фази та стадії. Виділяють такі фази життєвого циклу проекту: фаза зародження, фаза зростання, фаза зрілості та фаза завершення.
Основними функціями проектного менеджменту, які визначені Американським Інститутом управління проектами, які спрямовані на управління цілями є: управління обсягом робіт, управління якістю, управління витратами, управління часом.
Додатковими функціями, які спрямовані на управління певними об’єктами є: управління персоналом або людськими ресурсами, управління комунікаціями або інформаційними зв’язками, управління контрактами та забезпеченням проекту, управління ризиком, управління проектною інтеграцією.
´ Питання для обговорення |
1. Що таке проект? Які різновиди проектів Ви знаєте?
2. Які ознаки відрізняють проекти від інших планів, програм?
3. Що таке управління проектами? В чому полягає об'єктивна необхідність управління проектами?
4. Що таке елементи системи управління проектами, їх склад і взаємозв’язок ?
5. Які основні умови управління проектами?
6. Які основні цілі управління проектами?
7. Які підходи до управління використовуються для досягнення цілей проектів? Дайте коротку характеристику.
8. Назвіть функції управління проектами. Проаналізуйте їх.
9. Які проекти Ви здійснювали у Вашому житті? Чи завжди вони завершувалися успішно?
10. Чи належить реконструкція підприємства, виведення на ринок нового продукту до проектної діяльності? Обґрунтуйте свою відповідь.
? Практичні завдання |
Завдання 1. Згрупуйте відповідні терміни та визначення згідно даних таблиці.
| Термін | Визначення |
| А. Проект | 1. Перелік робіт із зазначенням строків, виконавців, результатів, які ведуть до отримання комплексу показників, що намічені концепцією проекту. |
| Б. Бізнес-план | 2. Детальне викладення цілей та шляхів досягнення виробництва, що створюється, для обґрунтування інвестицій. |
| В. Техніко-економічне обґрунтування інвестицій | 3. Специфічна організаційна структура, яку очолює керівник проекту. Вона створюється на період здійснення проекту і завданням її є здійснення функцій управління проектом. |
| Г. Управління проектами | 4. Задум (завдання, проблема) та необхідні засоби його реалізації з метою досягнення бажаного економічного, технічного, технологічного чи організаційного результату. |
| Д. Ціль проекту | 5. Час від моменту задуму проекту до його ліквідації |
| Ж. Життєвий цикл проекту | 6. Передпроектна розробка інженерно-конструкторських, технологічних і будівельних рішень, порівняння альтернативних варіантів і обґрунтування вибору конкретного способу здійснення проекту. |
| З. Команда проекту | 7. Бажаний результат діяльності, який намагаються досягти за певний проміжок часу при заданих умовах реалізації проекту. |
| Е. План проекту | 8. Процес управління командою, ресурсами проекту за допомогою спеціальних методів та прийомів з метою успішного здійснення поставленої мети. |
Завдання 2. Проведіть класифікацію за різними ознаками таких проектів:
Ø створення спільного підприємства по виробництву офісних меблів;
Ø наукові дослідження хімічних властивостей добрив з метою їх виробництва, випуску і застосування у сільському господарстві;
Ø будівництво атомної електростанції;
Ø розробка газового родовища у Полтавській області та експорт газу;
Ø перехід на дворівневу систему навчання у вищих освітніх закладах України;
Ø економічний розвиток регіонів України.
Ситуація 1. Розглядається проект озеленення міста. На підставі власних обмежень і можливих передбачень щодо даного проекту визначте та опишіть:
Ø цілі проекту;
Ø основні ознаки;
Ø учасників проекту із зазначенням їх інтересів при підготовці та реалізації проекту.
Ø функції управління даним проектом;
Ø стадії життєвого циклу проекту.
Ситуація 2. Розглядається проект будівництва готельного комплексу на березі р. Дніпро у м. Києві. Упорядкуйте наступні види робіт за стадіями життєвого циклу проекту:
а) здійснення контролю за виконанням проекту;
б) визначення альтернативних способів досягнення мети проекту та їх оцінка;
в) обговорення умов кредитування;
г) збір інформації про державну політику та програми адміністрації щодо соціально-економічного розвитку столиці;
д) звіт про завершення проекту;
е) укладання контрактів на будівельно-монтажні та пусконалагоджувальні роботи;
є) визначення існуючого попиту на перебування у готелях;
ж) оголошення про проведення торгів;
з) оцінка екологічної припустимості проекту;
и) введення об’єкта в експлуатацію;
і) уточнення часових меж проекту;
ї) календарне планування будівельних робіт;
к) оцінка інституційної припустимості інвестиційної пропозиції;
л) надання готельних послуг;
н) відбір можливого рівня обслуговування;
о) оцінка доцільності проекту з технічного, комерційного, економічного, фінансового та організаційного погляду;
п) діагностика об’єкта, що інвестується;
р) визначення конкретних цілей проекту;
с) отримання дозволу на купівлю чи оренду землі;
т) оцінка доцільності проекту;
у) визначення масштабів проекту;
ф) підготовка будівельної документації;
набір і навчання персоналу;
х) реклама готельного комплексу;
ц) оцінка потенційних можливостей розвитку готельного комплексу.
6 Тести для самоперевірки |
1. Проект — це:
а) план довгострокових фінансових вкладень;
б) бізнес-план;
в) програма дій по використанню фінансових ресурсів;
г) завдання з певними вихідними даними й плановими результатами (цілями), що зумовлюють спосіб його вирішення;
д) задум (завдання,проблема) та необхідні засоби його реалізації з метою досягнення бажаного економічного, технічного, технологічного чи організаційного результату.
Відповідь: а); б); в); г); д).
2. До головних ознак проекту не відносяться:
а) зміна стану для досягнення мети проекту;
б) обмеженість у часі;
в) обмеженість ресурсів;
г) складність;
д) неповторність.
Відповідь: а); б); в); г); д).
3. Визначення мети проекту не передбачає:
а) визначення результатів діяльності на певний строк;
б) обмеження ресурсів проекту;
в) кількісної оцінки проекту;
г) доведення, що результати можуть бути досягнуті;
д) визначення умов, за яких результати проекту можуть бути досягнуті.
Відповідь:а); б); в); г); д.
4. Окремі конкретні проекти чітко визначеної орієнтації та масштабу, що припускають певні спрощення проектування та реалізації, формування команди проекту тощо, називаються:
а) монопроекти (або прості);
б) мультипроекти;
в) мегапроекти;
Відповідь:а); б); в.
5. Управління проектом — це:
а) мистецтво координувати людськими й матеріальними ресурсами протягом життєвого циклу проекту;
б) сукупність заходів, спрямованих на реалізацію проекту, з метою отримання прибутку;
в) процес управління командою, ресурсами проекту за допомогою спеціальних методів та прийомів з метою успішного здійснення поставленої мети.
Відповідь:а); б); в.
6. До стадій життєвого циклу управління проектом не відносяться:
а) зародження;
б) зростання;
в) зрілість;
г) оцінка проекту;
д) завершення проекту.
Відповідь: а); б); в); г); д.
7. На стадії зародження проекту здійснюється:
а) планування та контроль;
б) управління ризиком;
в) управління організаційною структурою;
г) проектний аналіз за аспектами;
д) оцінка стану проекту.
Відповідь: а); б); в); г); д.
8. Система управління проектами, при якій менеджер проекту не несе ніякої фінансової відповідальності за прийняття рішення, відповідає за координацію і управління розробкою та реалізації проекту, у контрактні відносини з іншими учасниками проекту не вступає, називається:
а) простою;
б) розширеною.
Відповідь: а); б.
9. Основними критеріями прийняття проекту є:
а) технічна та технологічна можливість його реалізації;
б) довгострокова життєздатність;
в) економічна ефективність;
г) організаційне та адміністративне забезпечення;
д) всі відповіді вірні.
Відповідь: а); б); в); г); д.
10. Функція, яка забезпечує фінансовий контроль завдяки накопиченню, аналізу та складаннях звіту по витратах проекту, називається:
а) управління обсягом;
б) управління якістю;
в) управління часом;
г) управління контрактом та забезпеченням проекту;
д) управління вартістю.
Відповідь: а); б); в); в); г); д.