2.1. Характеристика, форми відображення та джерела формування інформації для планування
2.1. Характеристика, форми відображення та джерела формування інформації для планування
Термін “інформація” (лат.) означає “пояснення”, “викладення”, “повідомлення”. Він набув вжитку ще наприкінці ХІХ століття, але спочатку використовувався лише щодо засобів зв’язку. З розвитком науки і техніки інформацію почали розглядати залежно від конкретного змісту з використанням її різновидів, які стосуються різних галузей людської діяльності.
Нині під інформацією розуміють сукупність корисних відомостей, які є об’єктом збирання, реєстрації, зберігання, передавання й перетворення. Інформація є одним із ресурсів, який може накопичуватися, реалізуватися, поновлюватися, є придатним для колективного використання та (на відміну від інших ресурсів) у процесі споживання не втрачає своїх якостей [15].
Інформація – це головний елемент будь-якої з функцій управління. Володіння повною, достовірною, актуальною та оперативною інформацією уможливлює отримання ринкових переваг, знижує фінансовий ризик, ефективно підтримує прийняття рішень.
Нині інформацію розглядають у нерозривній єдності з комп’ютерними системами, які забезпечують її збирання, реєстрацію, зберігання, передавання й перетворення. За допомогою комп’ютерів усю інформацію можна швидко одержати, “відсортувати” у заздалегідь визначеному порядку, що позбавляє необхідності переглядати стоси паперів у пошуках потрібних відомостей. Комп’ютери не створюють інформацію із нічого, але вони здатні надзвичайно швидко сприймати, сортувати, аналізувати та інтерпретувати її за допомогою програмних засобів, розроблених людиною.
Для планування необхідні великі знання. Знання про закономірності, відносини, мету, обмеження, ринки, товари, альтернативи дії, наслідки чи дії людей являються тільки основою пізнання.
Інформація – це знання, що слугують для підготовки цілеспрямованих дій, являються важливим елементом для прийняття рішень.
На підприємствах існують відділи, що систематично готують інформацію. До них відносяться, в першу чергу, дослідницький відділ, відділ розвитку, а також конструкторський відділ, відділи документації, дослідження ринку та відділ обліку. Інформація, надана цими відділами, використовується в якості «відтвореного товару», а також для складання планів. До підготовки інформації варто також додати розподіл інформації, її збір і збереження, а також використання.
Якщо подивитися на фази процесу планування і керування виконанням, що зображені на рис 2.1., то можна побачити, що усі вони, крім частково фази реалізації, є власне кажучи процесами переробки інформації. Перші чотири фази планування можна інтерпретувати як процес переробки інформації (input–output). Інформація на вході (input) переробляється на декількох ступенях обробки за допомогою визначених технічних прийомів та інформації, що одержується на виході (output), тобто виходячи з альтернативи плану. У цьому випадку планування являє собою процес перетворення вхідної інформації у вихідну. Чітка орієнтація цього процесу досягається систематичною координацією усіх фаз процесу планування на базі широкого узгодження первинної інформації (feed forward) і інформації зворотного зв'язку (feed back) [41].
Процес планування, що протікає в дійсності, має поряд з формальним структурним аспектом, що описувався дотепер, ще і соціально-поведінковий аспект. Суть його в тому, що коло питань планування здійснюється людьми в процесі поділу праці. Люди чи індивіди як члени групи виявляють у процесі переробки інформації і комунікації види поведінки, що впливають на процес планування.
За стадіями управління розрізняють прогнозну, планову, облікову, нормативну інформацію, інформацію для аналізу господарської діяльності та оперативного управління.
Прогнозна інформація пов’язана з функцією прогнозування, планова – з плануванням (стратегічним, поточним); облікова – з управлінським, фінансовим обліком; інформація для аналізу господарської діяльності – з функцією економічного аналізу; для оперативного управління й регулювання – з відповідними функціями.
Нормативна інформація виникає і використовується на стадіях технічної підготовки виробництва, а також в інших випадках, наприклад, для формування цін, тарифікації. Вона містить норми й нормативи, ціни, розцінки, тарифи, а також деякі інші дані, наприклад, заздалегідь обумовлені табличні величини (ставки прибуткового податку з громадян та т.п.).
Рис. 2.1. Місце планування в процесі управління на підприємстві
Нормативну інформацію можна умовно поділити на нормативно-правову та нормативно-довідкову. До нормативно-правової належать розпорядження органів законодавчої та виконавчої влади (закони, постанови, акти), які регулюють економічну діяльність підприємства.
Нормативно-довідкова інформація – це норми та нормативи, які визначаються керівництвом підприємства (наприклад, норми витрат матеріалів). До довідкової відносять інформацію однакову для всіх функціональних різновидів: назва підприємства, міністерства, відомства, штатний розпис, список постачальників та покупців тощо.
Оскільки планування є процесом переробки інформації, то ступінь визначеності і вірогідності прогнозної інформації, що переробляється впливає на ступінь надійності планування. Тобто планування проводиться в умовах повної інформації (визначеності), чи неповної інформації (невизначеності).
При наявності повної інформації (детермінований випадок) плани розробляються, виходячи з того, що знання про зміст плану (мету, постановку, проблеми, інструменти, зміни, дані, терміни) є повними, надійними і визначеними.
Перший випадок неповної інформації зустрічається при наявності визначених ризиків. Про планування з урахуванням визначених ризиків можна говорити тоді, коли той хто розробляє план повинен рахуватися з тим, що, наприклад, при кожній реалізованій альтернативі можуть наступити різні наслідки в кожному окремому випадку. Те ж відноситься і до інструментальних змінних, даних, термінів т.д.
Другим випадком неповної інформації назвемо випадок планування в умовах невизначеного ризику. Розробник у цій ситуації повинний виходити з того, що, наприклад, кожна з реалізованих альтернатив може привести до декількох наслідків, ймовірність настання яких невідома. Про ймовірність поводження факторів зовнішнього середовища, що впливає на вибір альтернативи, не можна зробити ніяких припущень.
Незважаючи на те, що в практиці планування ситуації невизначеного ризику зустрічаються частіше, ніж ситуація визначеності, саме їй, а тим самим і системам планування, що функціонують в умовах повноти інформації, приділяється велике значення. Причини цього варто шукати в тому, що практиці планування властиві:
ü мислення по спрощених зразках (моделях);
ü зведення невизначених очікувань при одержанні інформації шляхом приведення чи обліку неврахування ризиків до визначених очікувань;
ü розрахунок планових альтернатив для різних варіантів очікувань у майбутньому;
ü загальне припущення, що детальний облік усієї неповної інформації про майбутній розвиток подій дуже незначно поліпшує результати, знайдені при плануванні в умовах повної інформації.
Незалежно від сформованого положення в практиці планування, новітні теорії прийняття рішень, а також теорії планування спрямовані на все більш широкий і детальний облік впливу неповної інформації.
В організаційних процесах засіб і продукт праці є інформацією: плани, звіти, нормативи, організаційні регламенти і т. п. Ці процеси можна назвати інформаційними. Вони завжди закінчуються інформаційними ресурсами.
Інформаційні ресурси за своїм призначеням також обслуговують матеріальні (технічні) процеси шляхом розробки їх інформаційних моделей, як і виробничого процесу, так і його кінцевих результатів. Організаційні процеси забезпечують взаємозв’язок технічних процесів. Цей взаємозв’язок може бути технологічним і організаційним. В технології виробництва пов’язуються моделі і конструкції виробів, матеріалів, режим обробки, що випускаються обладнання і т. д.
Перед тим як розпочати пошук інформації, підприємство повинно визначити коло запитів по кожному із елементів внутрішнього і зовнішнього середовища.
Як правило, найбільша частина інформації надходить із внутрішніх джерел, використовуються дані оперативного та бухгалтерського обліку, планування тощо. Збирання інформації відбувається постійно (у строки бухгалтерської та статистичної звітності), або епізодично (у разі потреби). Збирання епізодичної інформації потребує розробки спеціальних процедур проведення обстежень, одержання індивідуальних та групових оцінок.
До джерел внутрішніх інформаційних даних належать: бухгалтерський облік та звітність; статистичний облік і звітність; оперативний облік і звітність. Дані бухгалтерського обліку дають об’єктивну кількісну характеристику різноманітних господарських операцій, узагальнену характеристику всієї сукупності засобів виробництва за складом і розміщенням, за джерелами утворення і цільовим призначенням (додаток Ф). Для цього використовуються методи наскрізного і безперервного спостереження, суворе документування, систематизація на рахунках, групування в балансі та інших звітних таблицях.
Обліково-аналітична інформація є основою для прийняття рішень з організації, планування й регулювання господарської діяльності підприємства. Особливості облікової інформації залежать від видів обліку (оперативного, бухгалтерського, статистичного); форм бухгалтерського обліку (таблично-автоматизованої, діалогової, безпаперової); від джерел та методів формування змінної та умовно-постійної інформації та алгоритму їх машинної обробки.
Облікові дані відображають фактичний стан виробничо-господарської діяльності підприємства і є інформаційною моделлю виробництва. Крім відображення дійсного стану об’єкта, на облікову інформацію покладається й ретроспективна функція, що потребує тривалого зберігання цієї інформації (у вигляді форм бухгалтерської звітності).
Кінцеві дані є результатом розв’язання облікових завдань із знаходженням зведено-підсумкових величин за встановленими групувальними ознаками, для чого реалізуються арифметичні та логічні операції, операції сортування інформації. Якість облікової інформації залежить від використаної методології її сприйняття, систематизації та узагальнення, а також від специфічних особливостей облікових завдань: розв’язання (завжди розрахунковим або логічним способами); алгоритмічності; документальності вхідних та вихідних даних; використання тих самих даних для формування різних показників; інформаційного зв’язку облікових завдань; необхідності накопичення даних; регламентації термінів розв’язування задач.
Крім даних бухгалтерського обліку, для оцінки виконання планів (щомісячних, квартальних, річних) використовуються й статистичні дані, завдяки яким виявляються певні економічні закономірності.
Поточне планування використовує відомості оперативного обліку та звітів, забезпечуючи швидке отримання відповідної інформації.
Результативна інформація подається у вигляді даних про недоліки в роботі та відповідних винуватців або про невикористані резерви та способи їх мобілізації. На відміну від поточного планування оперативне використовує щоденну інформацію про діяльність підприємства, дані первинних бухгалтерських та інших документів, матеріалів контролю, спостереження, напрямів тощо. Для нього характерна певна приблизність результативної інформації.
Вибіркові облікові дані необхідні для деталізації показників звітності. Використовуються епізодичні вибірки, спостереження, поглиблені перевірки. Джерелом вибіркових даних є поточний бухгалтерський облік і первинна документація.
До позаоблікових даних відносять, наприклад, матеріали зборів трудових колективів, бесід з робітниками і службовцями підприємства. При цьому особливо багато інформації можна одержати з питань організації праці й виробництва, фінансового стану. На практиці керівники різних рівнів виконують власний оперативний аналіз, ведуть реєстрацію найважливіших процесів і операцій, приблизні розрахунки, планують відповідні заходи. У такий спосіб кожна особа, яка відповідає за прийняття рішень, одночасно стає і користувачем (інформантом), і джерелом інформації (інформатором).
Перелік інформаційних характеристик внутрішнього середовища можна об’єднати за такими ознаками (табл. 2.1).
Таблиця 2.1. Інформаційна характеристика внутрішнього
середовища підприємства
| Виробництво | Розміри, потужність і тип обладнання Джерела постачання Тенденція виробництва Інноваційні можливості Нормування робіт Рівень браку |
| Маркетинг | Номенклатура продукції Якість продукції Розміри і доля ринків Якість маркетингових досліджень Ефективність застосування реклами Організація продажу і сервіс |
| Фінанси | Активи Валові накопичення Дохід Джерела грошових надходжень Показники балансу |
| Управління персоналом | Програми вивчення Процедури привабливості і підбору кадрів Аналіз трудових операцій Змістовність роботи Система премій |
| Організаційна структура. Влада та лідерство | Форма делегування повноважень Тип організаційної структури Відношення між менеджерами та робочими Характер власності Ефективність менеджера |
Зовнішньою інформацією для планування є інформація про постачальників, конкурентне середовище, покупців тощо. Джерелами такої інформації можуть бути: законодавча база, офіційна бухгалтерська та статистична звітність, публікації, інші підприємства, інформаційна індустрія та самостійні маркетингові дослідження.
Джерела інформації можуть мати різнорідний характер. Багато підприємств для використання рідкої та достовірної інформації прагнуть найти деякі особливі джерела, в т.ч. і нелегальні. Однак треба мати на увазі, що біля 90% потрібної, існуючої інформації можна використати із легальних джерел. Їх різнорідний характер наводиться на рис. 2.2 [9].
Збиранням потрібної інформації завжди займається служба планування. В той же час цей процес координується і контролюється вищим менеджментом. Вищий менеджмент, крім того, самостійно займається збором інформації, так як має можливість входити в різні інформаційні канали.
Велике значення для процесу планування мають інформаційні технології, які базуються на застосуванні комп’ютерів, активній участі користувачів (непрофесіоналів у галузі програмування) в інформаційному процесі, високому рівні “дружнього” інтерфейсу користувача, широкому використанні пакетів прикладних програм загального призначення, в доступні для віддалених баз даних і програм завдяки обчислювальним мережам ЕОМ.
Комп’ютери стали основним “знаряддям праці” всіх спеціалістів (також і аналітиків), тому розглядати особливості формування й використання сучасної інформаційної бази планування неможливо без урахування цієї обставини.
У бухгалтерському обліку запровадження системи підтримки прийняття рішення (СППР) пов’язане з виробництвом та обліком товарно-матеріальних запасів, їх фізичним розподілом. Найбільш типовим СППР, що можуть застосовуватися у плануванні, є “Симплан” – для корпоративного планування; “Прожектор” – фінансового планування; “Експрес” – маркетингу, фінансів; “BIS” – керування бюджетом.
В Україні поширені такі програмно-технологічні комплекси, як ГАЛАКТИКА, R/3, БЕСТ-Ф, що базуються на ідеології АСУ і передбачають модулі аналізу фінансової та господарської діяльності.
Локальні обчислювальні мережі автоматизованих робочих місць спеціалістів можуть формувати внутрішню інформацію для планування на 3-х рівнях:
1-й рівень – формуються фактичні дані про хід виробництва, автоматизацію робочих місць (АРМ) у цехах і дільницях, про наявність і рух товарів, матеріально-технічних ресурсів на складах;
2-й рівень – формування даних з планування та аналізу виробничих процесів (АРМ виробничого відділу); з планування асортименту товарів (АРМ у плановому відділу); формування даних про забезпечення матеріально-технічними ресурсами (АРМ відділу матеріально-технічного постачання); про конструкторсько-технологічні параметри та характеристики товарів (АРМ відділу головного енергетика); а також збирання й агрегування інформації на АРМ бухгалтерів (облік продажу товарів і розрахунків, облік витрат на виробництво і собівартість товарів);
Рис.2 2. Джерела інформації для процесу планування
3-й рівень – АРМ директора та інших керівників. Формується директивна інформація, яка відображає поточні та перспективні плани розвитку підприємства.
Донедавна більшість вітчизняних підприємств процес удосконалення управління виробництвом здійснювали незалежно від автоматизованих систем. Автоматизовувались функції тільки окремих структурних підрозділів. Тепер основна увага приділяється створенню наскрізних комп’ютерних систем, які забезпечують комплексність та інтегрованість функцій управління, орієнтуються на оперативне формування варіантів рішень для керівництва.
Функціональний підхід до побудови інформаційних систем часто призводив до того, що необхідна інформація в комп’ютерних системах була, але проаналізувати її керівництво підприємства не могло, оскільки основні користувачі такої інформації – це спеціалісти підприємства та керівники середньої ланки.
До вищого рівня керівництва надходила інформація у вигляді громіздких зведень, складних таблиць, непридатних для оперативного аналізу та прийняття рішень. Бухгалтерська інформація лише констатувала факти щодо роботи підприємства за минулий період (із запізненням майже на місяць) і не давала детальних оперативних даних, необхідних для цілей поточного й стратегічного планування.
На сьогодні головну увагу треба спрямувати на розвиток інформаційних систем на підприємстві із створенням корпоративних інформаційних мереж (Internet), які об’єднують усі наявні комп’ютери підприємства, різноманітне програмне забезпечення і бази даних в єдину систему. Ця система дасть можливість швидше знайти необхідну інформацію, де б вона в даний момент не зберігалася. В основу її функціонування покладено Wed-технологію. Intarnet– це своєрідна індивідуальна система Internet, яка використовує інфраструктуру і стандарти Intеrnet World Wide Web, але є захищеною від несанкціонованого доступу із відкритої мережі Internet.
Нові технології потребують нових організаційних структур. Потрібна гармонізація комп’ютерних технологій та технологій організації бізнесу. Корпоративні інформаційні системи (КІС) для великого підприємства є могутнім сучасним інструментом, який дає змогу розв’язувати такі складні завдання, як управління собівартістю продукції, створення інтегрованої системи наскрізного моделювання – планування виробництва, інформаційне забезпечення всіх рівнів управління.
Функціонування КІС дає змогу аналітичним працівникам: оперативно та в повному обсязі використовувати інформацію про хід виробничого процесу, про матеріальні, фінансові, енергетичні потоки й витрати, про запаси сировини й матеріалів; користуватися в режимі реального часу всією накопиченою інформацією в єдиному інформаційному просторі підприємства.
У рекламних цілях великі підприємства розробляють відповідні Web – сторінки; через Internet досліджують конкурентів та аналізують ринок збуту. Internet формує новий рівень корпоративного мислення завдяки системному аналізу інформації про недоліки й переваги споживачів і конкурентів, більш реальної оцінки попиту на вироблену продукцію.
Розробки зарубіжних спеціалізованих фірм відповідають сучасним вимогам, але їх вартість для великих підприємств часто становить десятки мільйонів доларів. Крім того, вони потребують тривалого часу впровадження (від 3 до 5 років) та жорсткої перебудови планів під вимоги системи. Власні розробки корпоративних інформаційних систем є значно дешевшими, але передбачають обов’язкову наявність висококваліфікованих фахівців.
Взаємозв’язок планування й інформації виявляється в тому, що в процесі планування здійснюється контроль за самою інформацією, яка, у свою чергу, є основною для проведення планування.
Збільшення потоків зовнішньої та внутрішньої інформації часто призводить до надлишковості цієї інформації, а відтак – до необхідності належного її відбору (фільтрації). Останнім часом у країнах Західної Європи, у США, Канаді, Австралії та інших країнах все більшої популярності набуває так званий інформаційний аудит, який передбачає систематичне вивчення використання інформації, ресурсів і потоків, що проводиться як щодо користувачів, так і щодо існуючих документів, для моніторингу рівня їх залучення, для виконання завдань організації.
Доцільність такого напряму аудиту пояснюється необхідністю перевірки даних, які надходять до інформаційної системи на точність за допомогою спеціальних програм, тому що завжди існує небезпека підробки електронних звітів або даних. Особливістю інформаційного аудиту саме і є перевірка не тільки звичайних документів, а й комп’ютерних систем, програм та файлів. Пошук аудиторських доказів теж здійснюється електронним способом, що ставить високі вимоги до кваліфікації аудитора, його знань комп’ютерної техніки і програмних засобів.
Інформаційний аудит відповідає на запитання: яка інформація є на підприємстві і де саме; хто нею користується; якою є міра її корисності; як підтримувати її та доповнювати новою; скільки на це потрібно часу та грошей [15].
На жаль, нині в Україні інформаційний аудит використовується ще недостатньо. Більшість організацій, підприємств, банків покладаються на керівні організації чи провайдерів, мотивуючи це браком коштів. Але збитки від порушень нормативного функціонування інформаційної системи, втрати стратегічно важливої комерційної інформації є значно більшими від витрат на забезпечення якісної інформації.