2.2. Організаційні форми бухгалтерського обліку

2.2. Організаційні форми бухгалтерського обліку

Як відомо, процес бухгалтерського обліку з технологічного погляду складається з етапів і операцій, які, безумовно, тісно пов’язані між собою. Проте особливості цих складових дають підстави для обговорення питань цілісності та частковості. Отож з’ясуємо поняття організаційних форм бухгалтерського обліку.

Під організаційною формою бухгалтерського обліку слід розуміти сукупність різновидів функціонування системи збору, реєстрації та обробки облікової інформації згідно з адміністративним та методологічним підпорядкуванням. Залежно від співвідно­шення обох факторів — адміністративного і методологічного — виокремлюють взагалі три організаційні форми: централізацію, часткову централізацію і децентралізацію.

Під централізацією розуміють таку організаційну форму бухгалтерського обліку, згідно з якою обліковий процес у методологічному і адміністративному аспектах внутрішньо регулює голов­ний бухгалтер. Таким чином, зазначена форма передбачає утворення та функціонування єдиного облікового центру. Зауважимо, що у процесі розробки та вдосконалення зазначеної форми в її межах виокремились поняття «центральна бухгалтерія» та «централізована бухгалтерія».

Центральна бухгалтерія являє собою структурний підрозділ установи, підприємства чи організації, який здійснює повний цикл облікового процесу в межах діяльності зазначеного суб’єкта господарювання (рис. 2.2). Очевидно, що в такому разі поділ облікових функцій відбувається в межах бухгалтерської служби. Однак функцію збору первинної інформації виконує як бух­галтерія, так і структурні підрозділи. Як відповідні приклади можна назвати механізм ведення табельного обліку, який є основою для подальшого нарахування заробітної плати, що його виконує працівник центральної бухгалтерії, облік результатів складання екзаменаційних сесій, на підставі якого центральна бухгалтерія здійснює розрахунок стипендій кожного зі студентів, і т. ін. Зауважимо, що форма центральної бухгалтерії перед­бачає єдність прав і обов’язків керівника організації (установи, підприємства) і керівника апарату центральної бухгалтерії — головного бухгалтера, а саме: зазначені посадові особи здійснюють спільне управління фінансово-господарською діяльністю суб’єкта господарювання.

Рис. 2.2. Схема побудови центральної бухгалтерії шпиталю

Форма «центральної бухгалтерії» набула поширення в порівняно великих установах і організаціях бюджетної сфери, до яких належать вищі навчальні заклади, науково-дослідні інститути, заклади охорони здоров’я стаціонарного характе-
ру і т. ін.

Поняття централізованої бухгалтерії характерне переважно для бюджетних установ і організацій. Порядок функціонування централізованої бухгалтерії передбачає об’єднання однорідних установ і організацій єдиною бухгалтерською службою для здійснення більшості етапів облікового циклу.

Так, до функцій централізованої бухгалтерії належать:

складання і погодження з керівниками установ кошторисів доходів і видатків та розрахунків до них;

здійснення контролю за ефективністю та цільовим характером використання коштів загального і спеціального фондів у процесі виконання кошторисів доходів і видатків;

здійснення контролю за своєчасним і правильним оформленням документів та законністю проведених господарських операцій;

своєчасне здійснення фінансово-розрахункових операцій у процесі виконання кошторисів доходів і видатків (нарахування та виплата стипендій, заробітної плати та інших виплат працівникам установ; розрахунки з бюджетом та позабюджетними фондами; розрахунки з іншими кредиторами і дебіторами);

здійснення контролю за збереженням та ефективним використанням майново-матеріальних цінностей — необоротних активів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, запасів установ і організацій;

проведення інвентаризації коштів, розрахунків, матеріальних цінностей та узагальнення результатів її проведення;

складання та своєчасне подання до вищих органів звітності щодо виконання кошторисів доходів і видатків;

забезпечення керівників установ своєчасною та вірогідною інформацією про виконання планових показників кошторисів доходів і видатків;

проведення інструктажу матеріально відповідальних осіб на предмет організації складського обліку, зберігання товарно-матеріальних цінностей;

здійснення організації облікового процесу.

Зауважимо, що керівники бюджетних установ і організацій, обслуговуваних централізованою бухгалтерією, не втрачають свого статусу розпорядника коштів, а отже, мають право:

укладати угоди з юридичними і фізичними особами на виконання робіт, постачання товарів, надання послуг за умови погодження і візуванням угод головним бухгалтером централізованої бухгалтерії;

укладати трудові угоди зі штатними працівниками установи чи організації, здійснювати їх переміщення, а також звільняти та визначати їхній посадовий оклад;

одержувати аванси на господарські та інші потреби і дозволяти видачу авансів працівникам установи, організації в установленому порядку;

дозволяти оплату видатків за рахунок асигнувань, передбачених кошторисом;

витрачати на потреби установи матеріали, продукти харчування, медикаменти й перев’язувальні засоби та інші матеріальні цінності відповідно до встановлених норм;

затверджувати накази на проведення інвентаризації та акти про результати її проведення;

затверджувати відповідні акти на списання зношених і непридатних необоротних активів;

затверджувати авансові звіти підзвітних осіб установи чи організації.

До обов’язків керівників установ і організацій та працівників, на яких покладено виконання окремих облікових функцій, входить відповідно:

своєчасне вивчення та передача кошторису доходів і видатків до централізованої бухгалтерії;

своєчасна виплата зарплати;

правильне оформлення та вчасна передача до централізованої бухгалтерії витягів із наказів та розпоряджень;

вчасна передача до бухгалтерії первинної документації для здійснення облікового та контрольного процесів.

Цей вид централізації бухгалтерського обліку характерний для організації облікового процесу невеликих бюджетних установ і організацій (рис. 2.3). Централізовані бухгалтерії утворюються при міністерствах, відомствах, управліннях, територіальних і районних медичних об’єднаннях; при районних і міських відділеннях освіти чи культури як за відомчою, так і за територіальною ознакою.

Інші організаційні форми бухгалтерського обліку мають обмежене застосування в системі бюджетних установ, а тому визначимо лише їхню сутність.

Рис. 2.3. Схема побудови централізованої бухгалтерії
відділу культури районної державної адміністрації

Форма часткової децентралізації передбачає утворення як центральної бухгалтерії, так і облікових груп у структурних підрозділах (рис. 2.4). При цьому облікові групи документально оформляють проведені операції, обробляють та групують документи щодо руху матеріальних запасів, розрахунків з робітниками і службовцями, складають звіти. Тобто процеси первинного обліку та контролю здійснюють на місцях проведення господарських операцій. Центральна бухгалтерія в установлені строки приймає згруповану відповідним чином первинну документацію зі звітами до неї і на підставі отриманих даних відбиває проведені операції в системі рахунків бухгалтерського обліку. Отже, у разі часткової децентралізації обліковий процес в методологічному аспекті регулює головний бухгалтер, а в адміністративному — як головний бухгалтер, так і керівник відповідного структурного підрозділу.

Рис. 2.4. Схема побудови бухгалтерії вищого навчального закладу
за організаційною формою часткової децентралізації

Децентралізація характеризується методологічним підпорядкуванням облікового процесу головному бухгалтерові кожного зі структурних підрозділів та головному бухгалтерові центральної бухгалтерії, а в адміністративному розумінні — повною регламентацією з боку керівника структурного підрозділу. Згідно з цією формою передбачається утворення самостійних бухгалтерських служб у кожній філії чи структурному підрозділі на чолі з головним (старшим) бухгалтером центрального апарату бухгалтерії під керівництвом головного бухгалтера даної організації чи підприємства. Бухгалтерії структурних підрозділів здійснюють повний цикл облікового процесу — від етапу первинного документування до складання балансу. Центральна чи головна бухгалтерія організації, підприємства приймає звітність бухгалтерських служб філій чи структурних підрозділів, узагальнює дані та формує пакет звітності за результатами діяльності організації чи підприємства в цілому.