2.3. Організаційне забезпечення системи управління фінансами

2.3. Організаційне забезпечення системи управління фінансами

Фінансова робота складається з процедур різного рівня складності та відповідальності.

Перший рівень ставить наступні задачі: а) прийняття фінансових рішень по перспективах розвитку підприємства і поточній діяльності; б) залучення джерел інвестування та їх використання; в) проведення фінансової політики.

Другий рівень ставить наступні задачі: а) здійснення фінансових розрахунків; б) оформлення фінансових документів; в) складання звітності тощо.

Задачі першого рівня вирішують керівники вищих ланок управління і лише частково делегуються нижчим ланкам.

Задачі другого рівня, як правило, делегуються[1].

Підприємство обирає зручну для нього форму організації фінансової роботи, виходячи з конкретних умов господарювання, структури управління, наявності територіально відокремлених підрозділів (філій, представництв).

Організаційний механізм господарювання – це сукупність правил, організаційно-правових нормативів і стандартів, що визначають та регулюють структуру фінансового управління.

Він також включає в себе:

обов’язки, права та відповідальність органів управління і управлінських працівників, організацію процесу їхньої діяльності;

розподіл робіт між різними виконавцями;

оснащення управлінської праці засобами оргтехніки, чисельність працівників в управлінні, матеріальне і моральне стимулювання їхньої праці. Отже, організаційний механізм охоплює організацію структури управлінської системи і організацію процесу функціонування системи, якою управляють.

Організація фінансового управління підпорядковується певним емпіричним правилам:

єдність мети;

розумна ієрархія;

стійкість;

безперервне удосконалення;

пряме підпорядкування;

обсяг контролю;

порівнянність, відповідність даним повноваженням;

виключення, пріоритет завдань;

комбінування.

Централізованим елементом організаційного механізму є структура управління, за допомогою якої поєднуються різні центри фінансового управління, регламентуються внутрішні зв’язки і досягається стійка система службових взаємовідносин між структурними підрозділами і працівниками апарату управління.

Структура фінансового управління – це упорядкована сукупність взаємопов’язаних елементів системи, що визначає поділ праці і службових зв’язків між фінансовими підрозділами і працівниками апарату управління з підготовки, прийняття і реалізації управлінських рішень. Вона організаційно закріплює функції за структурними підрозділами та працівниками і регламентує потоки інформації у систему управлінської структури.

Відповідає за організацію фінансової роботи на підприємстві фінансова служба.

Під фінансовою службою підприємства розуміють самостійний структурний підрозділ, який виконує визначені функції в системі управління підприємством. Як правило, таким підрозділом є фінансовий відділ. Його структура і чисельність залежать від організаційно-правової форми підприємства, характеру господарської діяльності, обсягу виробництва та загальної кількості працівників підприємства.

Характер господарської діяльності та обсяг виробництва визначають величину грошового обігу, кількість платіжних документів, пов’язаних з розрахунками з іншими підприємствами, постачальниками і замовниками, комерційними банками, бюджетом. Кількість працівників впливає на обсяг касових операцій та розрахунків з працівниками і службовцями.

Основні напрями фінансової роботи на підприємствах – фінансове планування, оперативна і контрольно-аналітична робота.

На малих підприємствах фінансова робота може виконуватись фінансовим сектором в складі фінансово-збутового відділу чи бухгалтерії. На великих підприємствах фінансовий відділ складається з кількох груп, за якими закріплені визначені функції. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований керівництву підприємством (рис. 2.4).

 

 

Рис. 2.4. Приблизна структура фінансового відділу

 

Наведена структура фінансового відділу в цілому відповідає змісту тієї фінансової роботи, яку необхідно виконувати на підприємстві для фінансування всіх затрат підприємства і здійснення розрахунків. Але вона значною мірою консервує недоліки, властиві управлінню підприємством в доринкових умовах господарювання. Такими недоліками є:

зведення фінансової роботи на підприємстві до чисто оперативних завдань (оформлення розрахункових і платіжних документів, організація розрахунків з іншими підприємствами тощо);

обмеження прав підприємств в області фінансового планування;

стягнення значної частини амортизаційних відрахувань і прибутку міністерствами в централізовані фонди і їх перерозподіл між іншими підприємствами.

В сучасних умовах господарювання фінансова робота набуває якісно нового змісту, що об’єктивно пов’язано зі зміною відносин власності і становленням підприємств різноманітних організаційно-правових форм, основаних на недержавних формах власності, в тому числі і в області ЗЕД.

На малих підприємствах з невеликими обігами і незначною чисельністю працівників функції фінансиста можуть бути об’єднаними з функціями бухгалтера, але на акціонерних товариствах наявність фінансової служби в системі управління підприємством є необхідною умовою.

В ринкових умовах господарювання важливими задачами фінансових служб є:

виконання зобов’язань перед бюджетом, банками, постачальниками, працівниками підприємства;

організація розрахунків;

контроль за використанням власних і позикових коштів;

організація фінансового менеджменту.

Фінансовий менеджмент – це організація управління фінансовими потоками з метою найбільш ефективного використання власного і залученого капіталу і одержання максимального прибутку.

Фінансовий менеджмент – це розробка фінансової стратегії і тактики на основі аналізу фінансової звітності за допомогою системи показників і прогнозування доходів в залежності від зміни структури активів і пасивів підприємства.

Апарат управління фінансами – важлива частина загального апарату управління господарюючого суб’єкта. На великих підприємствах може бути створена фінансова дирекція на чолі з фінансовим директором чи головним фінансовим менеджером. Вона створюється за рішенням правління акціонерного товариства чи дирекції підприємства.

Підрозділами фінансової дирекції можуть бути фінансовий відділ, планово-економічний відділ, бухгалтерія, сектор економічного аналізу, відділ валютних операцій. Структура, функції і відповідальність всіх підрозділів, їх відносини з іншими ланками управління повинні визначатись Положенням про фінансовий відділ.

Функції фінансової дирекції:

забезпечення фінансування господарської діяльності підприємства;

розробка фінансової програми розвитку підприємства;

визначення інвестиційної політики;

визначення кредитної політики;

встановлення кошторисів витрат грошових коштів для всіх підрозділів підприємства;

розробка валютної політики і забезпечення валютної доходності;

фінансове планування, участь в складанні бізнес-плану;

здійснення розрахунків з постачальниками, підрядчиками, банками, бюджетом;

забезпечення страхування від фінансових ризиків;

проведення трастових, лізингових та інших операцій;

аналіз фінансово-господарської і зовнішньоекономічної діяльності;

ведення фінансового обліку, складання бухгалтерського балансу та інших фінансових документів.

В залежності від розмірів підприємства і поставлених цілей перераховані функції можуть деталізуватись і розширюватись. Фінансовий менеджер і фінансова дирекція – це вища ланка управління фінансовим персоналом.

Завданням фінансового персоналу є пошук коштів і формування фондів та використання їх з метою отримання максимального прибутку для свого підприємства.

Обов’язки фінансового персоналу є наступними.

Прогнозування і планування. Фінансовий персонал повинен взаємодіяти з працівниками інших відділів, під час прогнозування і складання перспективних планів.

Здійснення основних інвестиції та прийняття фінансових рішень. У підприємств, які мають успіх, спостерігається зростання обсягу продаж, що потребує інвестицій у виробництво. Фінансовий персонал повинен допомогти визначити оптимальний розмір продаж і обрати найкращий спосіб фінансування для придбання активів.

Взаємодія та управління. Фінансовий персонал повинен взаємодіяти з іншими працівниками з метою забезпечення найбільш ефективної діяльності підприємства.

Діяльність на фінансовому ринку. Фінансовому персоналу доводиться мати справу з операціями на ринку грошей та капіталів.

У фінансовій роботі на підприємстві головну роль відіграє фінансовий менеджер як фахівець в сфері фінансів. На великих підприємствах, в АТ працює декілька фінансових менеджерів, кожний з яких виконує визначені посадові обов’язки. Групу фінансових менеджерів очолює провідний фінансовий менеджер, а якщо таких груп кілька, – головний менеджер.

Професійний рівень фінансового менеджера визначається його знаннями в сфері фінансів і кредиту, банківської, біржової і фінансової діяльності, бухгалтерського обліку, вмінням аналізувати фінансову звітність підприємства. Фінансовому менеджеру необхідно орієнтуватись у валютному законодавстві, вміти працювати на фінансовому ринку. Основні функції фінансового менеджера представлені на рис. 2.5.

 

 

Рис. 2.5. Функції фінансового менеджера на підприємстві

 

Узагальнимо все вищевикладене і наведемо приблизну структуру Положення про фінансовий відділ, який регламентує організацію фінансової роботи на підприємстві.

 

ПОЛОЖЕННЯ

ПРО ФІНАНСОВИЙ ВІДДІЛ

Дійсне Положення встановлює основні задачі і структуру фінансового відділу, основні функції підрозділів відділу, права й обов’язки фінансового відділу і його керівника, взаємини з іншими підрозділами підприємства.

1. ЗАГАЛЬНА ЧАСТИНА

1.1. Фінансовий відділ є самостійним структурним підрозділом підприємства.

1.2. Відділ підпорядковується заступнику генерального директора з економіки.

1.3. У своїй роботі відділ керується діючими законодавством, постановами уряду, інструкціями з питань фінансової діяльності, наказами, вказівками заступника директора з економіки і керівника підприємства, планом роботи і Положенням про відділ.

1.4. Відділ очолюється керівником, що здійснює безпосереднє керівництво всією діяльністю відділу.

1.5. Керівник відділу призначається і звільняється від займаної посади наказом директора підприємства.

2. ЗАДАЧІ ВІДДІЛУ

2.1. Забезпечення фінансовими ресурсами завдань по виробництву продукції, капітальному будівництву, впровадженню нової техніки й інших планових витрат, а також пошуку резервів зниження витрат виробництва, збільшення прибутку і підвищення рентабельності при обов’язковому виконанні фінансових зобов’язань перед бюджетом, банками і постачальниками, аналіз поточної фінансової діяльності підприємства.

2.2. Участь у здійсненні фінансово-господарської діяльності підприємства. Постійний аналіз і контроль за податковим законодавством. Контроль за своєчасністю сплати податків та інших обов’язкових платежів до бюджету і позабюджетних фондів, а також за заборгованістю перед бюджетом і фондами.

2.3. Аналіз фондового ринку. Робота з цінними паперами. Контроль за довгостроковими і короткостроковими фінансовими вкладеннями підприємства.

2.4. Постійний аналіз дебіторської і кредиторської заборгованості. Аналіз договорів і контрактів.

2.5. Підготовка оперативної інформації про рух коштів на рахунках підприємства.

3. СТРУКТУРА ВІДДІЛУ

3.1. До складу відділу входять:

- бюро фінансового планування;

- бюро оперативного обліку фінансово-розрахункових і касових операцій;

- бюро податкового планування;

- бюро оперативного обліку фінансових вкладень підприємства і аналізу фондового ринку;

- бюро акціонування.

4. ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ ПІДРОЗДІЛІВ (ВИКОНАВЦІВ) ВІДДІЛУ

4.1. Бюро фінансового планування:

4.1.1. Бере участь у складанні проектів поточних фінансових планів по промисловому виробництву, капітальному будівництву, науково-дослідних, дослідно-конструкторських роботах тощо.

4.1.2. Складає оперативні фінансові кошториси (місячні плани, кредитні і касові заявки, платіжні календарі і т.п.).

4.1.3. Коригує фінансові плани підприємства і підрозділів, представляє їх на затвердження у встановленому порядку.

4.1.4. Доводить показники затверджених фінансових планів і завдань, що випливають з них, ліміти, норми і нормативи до відповідних підрозділів підприємства, здійснює контроль за їх виконанням.

4.1.5. Бере участь у складанні річних і квартальних планів фінансування дослідно-конструкторських і науково-дослідних робіт.

4.1.6. Бере участь у розробці кошторисів на підготовку кадрів, технічну пропаганду, зміст соціальної інфраструктури. Складає кошторисно-фінансові розрахунки по фінансуванню капітальних вкладень за рахунок кредитів банку; бере участь у розгляді проектів оптових і роздрібних цін.

4.1.7. Розробляє разом з іншими підрозділами пропозиції і заходи, спрямовані на:

- виявлення і мобілізацію внутрішньогосподарських резервів;

- краще використання основних фондів і оборотних коштів;

- зниження, ліквідацію і запобігання утворення зайвих і непотрібних підприємству запасів товарно-матеріальних цінностей;

- підвищення рентабельності виробництва;

- виконання і перевиконання встановлених планів по прибутку;

- удосконалення апарату управління і скорочення витрат на його утримання та ін.

4.1.8. Бере участь у підготовці і візує договори, що укладаються підприємством і його підрозділами, у частині умов розрахунків з постачальниками і споживачами відповідно до нормативів і фінансового плану.

4.1.9. Здійснює взаємовідносини з фінансовими органами, банком з питань одержання й оформлення кредитів, бюджетних асигнувань, банківських позичок і коштів.

4.1.10. Забезпечує виконання фінансових зобов’язань перед кредитними установами.

4.1.11. Веде систематичне спостереження за фінансовим станом підприємства на основі аналізу бухгалтерської, статистичної й оперативної звітності.

4.1.12. Складає періодичні огляди і висновки про фінансовий стан підприємства.

4.1.13. Здійснює контроль:

- за станом нормованих оборотних коштів;

- за виконанням планів реалізації готової продукції;

- за своєчасністю припинення виробництва продукції, що не має збуту;

- за складанням і виконанням планів і кошторисів доходів і витрат житлово-комунального господарства, дитячих і інших установ (організацій), підвідомчих підприємству.

4.1.14. Бере участь у підготовці звітності.

4.2. Бюро оперативного обліку фінансово-розрахункових і касових операцій:

4.2.1. Веде оперативний облік руху грошових документів, пред’явлених споживачам на відвантажену продукцію, матеріали і за послуги.

4.2.2. Регулює щоденні платежі за матеріали і послуги.

4.2.3. Контролює правильність оформлення документів для одержання з банку наявних сум і їхнє використання.

4.2.4. Веде систематичне спостереження за станом дебіторської заборгованості, вживає заходів по стягненню заборгованості.

4.2.5. Підготовлює матеріали для пред’явлення і розгляду претензій, що випливають з несплати рахунків споживачами (одержувачами) продукції.

4.2.6. Регулює касові операції шляхом візування видаткових документів.

4.2.7. Веде нормативно-довідковий фонд з оперативного обліку фінансово-розрахункових і касових операцій.

4.3. Бюро податкового планування:

4.3.1. Організовує і бере участь у проведенні аудиторських перевірок фінансово-господарської діяльності підприємства.

4.3.2. Аналізує зміни податкового законодавства і шукає шляхи зниження податків.

4.3.3. Працює безпосередньо з податковими органами і фондами (контроль за своєчасністю сплати податків, облік заборгованості перед бюджетом і позабюджетними фондами).

4.4. Бюро оперативного обліку фінансових вкладень підприємства й аналізу фондового ринку:

4.4.1. Постійно аналізує фондовий ринок, здійснює операції на фондовому ринку.

4.4.2. Працює з векселями й іншими цінними паперами.

4.4.3. Здійснює контроль за довгостроковими і короткостроковими фінансовими вкладеннями підприємства. Аналізує договори і контракти.

4.5. Бюро акціонування:

4.5.1. Веде реєстр акціонерів, вносить зміни, пов’язані зі зміною власника, видає виписки з реєстру акціонерів.

4.5.2. Підготовлює і укладає договори (купівлі-продажу, спадкування, дарування).

4.5.3. Контролює своєчасність оплати акцій і видачу цілком оплачених акцій.

4.5.4. Підготовлює матеріали до зборів акціонерів.

5. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ ВІДДІЛУ З ІНШИМИ ПІДРОЗДІЛАМИ ПІДПРИЄМСТВА

5.1. Взаємодія відділу з іншими підрозділами підприємства визначається його функціями, викладеними в дійсному положенні.

6. ПРАВА І ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ КЕРІВНИКА ВІДДІЛУ

6.1. Керівник відділу і згідно з встановленим розподілом обов’язків інші посадові особи відділу мають право:

6.1.1. Підготовлювати проекти наказів, вказівок і інструкцій з питань компетенції відділу.

6.1.2. Вимагати представлення на узгодження проектів наказів, вказівок і інструкцій з питань фінансової діяльності.

6.1.3. Бути представником в організаціях і установах з доручення керівництва підприємства з питань фінансової діяльності.

6.1.4. Вимагати від підрозділів підприємства надання інформації, необхідної для реалізації задач і функцій, покладених на відділ.

6.1.5. Контролювати правильність використання всіх фінансових коштів підприємства.

6.1.6. Надавати пропозиції по оцінці результатів роботи підрозділів в комісію підприємства.

6.1.7. Керівник відділу несе персональну відповідальність за виконання задач і функцій, передбачених дійсним Положенням.

Однією з головних задач діяльності фінансового менеджера є пошук шляхів удосконалення фінансової роботи.

До напрямів удосконалення фінансової роботи на підприємстві відносять:

системний і постійний фінансовий аналіз їх діяльності;

організацію обігових засобів відповідно до існуючих вимог з метою оптимізації фінансового стану;

впровадження управлінського обліку і на цій підставі оптимізацію витрат підприємства;

оптимізацію розподілу виручки і вибір найбільш ефективної дивідендної політики;

більш широке впровадження комерційного кредиту з метою оптимізації джерел грошових коштів;

застосування лізингових операцій з метою розвитку виробництва;

впровадження сучасної системи управління грошовими потоками;

розробка і реалізація стратегічної фінансової політики підприємства.

Практика довела ефективність організації управління фінансами, коли поєднується делегування відповідальності за одержання доходу (прибутку) і надаються достатньо широкі повноваження в управлінні поточною діяльністю з централізацією прийняття фінансових рішень по розподілу та використанню фінансових результатів.

Прикладом такої організації управління є створення на підприємстві центрів відповідальності. В залежності від того, за які фінансові результати відповідають менеджери центру, розрізняють центри доходів, прибутку, затрат та інвестицій. Взаємозв’язок оплати праці працівників з відповідним запланованим для центру показником (виручка, прибуток, затрати) підвищує зацікавленість в результатах діяльності і сприяє поліпшенню фінансових результатів підприємства в цілому. Управління за центрами відповідальності характеризується чітким розподілом функцій між структурними підрозділами підприємства (відділами).