2.4. Інформаційне забезпечення процесу управління фінансами

2.4. Інформаційне забезпечення процесу управління фінансами

Все розмаїття відносин, в яке підприємство вступає з суб’єктами зовнішнього середовища, базується на фінансовій інформації про це підприємство, що дозволяє оцінити можливість практичної реалізації своїх економічних інтересів у взаємовідносинах з ним. Фінансова інформація представляє собою набір даних (в систематизованій певним чином формі) про стан:

господарських ресурсів, зобов’язань і фінансових джерел фірми;

рівня прибутку і витрат, що дозволяють судити про очікувані доходи і пов’язані з ними ризики;

оборотів фірми і якості її активів;

обсягу і якості потоків грошових коштів.

Кожне підприємство розпоряджається трьома потоками фінансової інформації: нормативною, плановою і фактичною. Однак, зовнішньому користувачу доступні лише фактичні дані про фінансовий стан підприємства. Ця обставина ускладнює задачу користувача з розрахунку рівня ризиків, оскільки найбільш надійний спосіб оцінки рівня ризику, ніж дистанції між плановими і фактичними даними, зовнішньому користувачу недоступний.

В умовах ринкової економіки попит на фінансову інформацію дуже високий.

Щоб задовольнити такі різноманітні інформаційні потреби всіх зацікавлених сторін, сучасне підприємство мусить конструювати упорядковані потоки своєї фінансової інформації, її систематизоване подання в залежності від змісту запиту відповідної групи споживачів з точки зору її корисності.

З іншого боку, фінансова інформація, яка є продуктом праці вищого менеджменту кожного підприємства, формується, виходячи з ідеї раціонального управління фінансами. Це об’єктивне за своєю природою переважне право вищого менеджменту підприємства формувати фінансову інформацію безперечно нехтує інтересами інших користувачів. Саме ця обставина – головна причина появи асиметрії фінансової інформації.

Складне переплетіння інтересів різних користувачів інформації спричиняє побудову фінансової інформації на певних принципах, що грунтуються на об’єктивних аргументах і максимально задовольняють інтереси всіх користувачів.

Витоки фінансової інформації визначаються дворівневим характером обліку:

виробничого, що відображає рух товарних потоків;

фінансового, що відображає рух фінансових потоків.

Інтеграція цих потоків інформації, представлена у вигляді форм фінансової звітності, є ключем до задоволення найбільш важливих вимог, що висуваються до фінансової інформації різними користувачами.

Успішність роботи лінійних та функціональних керівників та спеціалістів залежить від різних видів забезпечення їх діяльності: правового, інформаційного, технічного тощо. Одним з ключових елементів цієї системи виступає інформаційне забезпечення.

В. Ковальов стверджує, що інформація – це відомості, які зменшують невизначеність в тій галузі, до якої вони належать. А.С. Соснін і Л.В. Мельниченко вважають, що “інформація – це відомості, одержані з різних джерел, які необхідно знайти чи одержати, вивчити чи дослідити, відкинути чи прийняти, перевірити і за необхідністю перевірити ще раз, перетворити на ресурс, прийняти рішення по його використанню і прорахувати (спрогнозувати) її загальну вигоду (економічну, соціальну, технологічну, політичну тощо)”. Ф.І. Хміль зазначає, що досі немає загальновизначеного поняття інформації і пропонує наступне визначення: “Тепер у загальному розумінні інформація – це документальні або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. При цьому інформація відображає стан та зміни стану певної системи”[1].

Інформаційне забезпечення процесу управління фінансами – це сукупність інформаційних ресурсів і способів їх організації, необхідних та придатних для реалізації аналітичних процедур, які забезпечують фінансову сторону діяльності підприємства. Його основу становить інформаційна база, до складу якої входять 5 блоків (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Інформаційне забезпечення процесу управління фінансами[2]

Перший блок – це закони, постанови та інші нормативні акти, положення і документи, які, насамперед, визначають правову основу фінансових інститутів, ринку цінних паперів. Документи, представлені в цьому блоці, мають обов’язковий для виконання характер.

До другого блоку входять нормативні документи державних органів (Міністерства фінансів України, НБУ тощо), міжнародних організацій та інших фінансових інститутів, які містять вимоги, рекомендації та кількісні нормативи в сфері фінансів до учасників ринку. Не всі документи цього блоку є обов’язковими для виконання.

Третій блок включає в себе бухгалтерську звітність, що в умовах ринку є найбільш інформативним та надійним джерелом, яке характеризує майновий та фінансовий стан підприємства. Склад та структура звітності періодично змінюються.

Система підготовки і представлення статистичних даних у фінансовій сфері (четвертий блок) є виключно важливою для становлення та розвитку ринкових відносин. Цей розділ інформаційного забезпечення ще не набув належного розвитку в Україні, але, як свідчить досвід західних країн, саме він є найбільш вагомим для прийняття фінансових рішень. Зокрема, інформація цього блоку дуже важлива для юридичних і фізичних осіб, які безпосередньо зайняті операціями на ринку цінних паперів.

П’ятий блок (несистемні дані) включає в себе відомості, які або не мають безпосереднього відношення до інформації фінансового характеру, або виникають поза будь-якою інформаційною системою. До першого типу належать офіційна статистика загальноекономічної спрямованості, дані аудиторських компаній тощо. До другого типу належать дані, надруковані в різних засобах масової інформації, неофіційні дані тощо.

За аналітичними можливостями розглянуті джерела інформації поділяють на 2 групи:

джерела, які характеризують майновий та фінансовий стан підприємства;

джерела, які характеризують зовнішнє середовище, передусім, ринок цінних паперів.

Основу першої групи складає бухгалтерська звітність, основу другої групи – статистична та фінансова інформація.

Класифікаційних ознак інформації є досить багато. На нашу думку, найбільш вдалу класифікацію інформації представив Ф.І. Хміль[3] (див. рис. 2.7).

За характером, сферами виникнення, призначенням та формами закріплення (фіксації) інформацію, що використовується в управлінні, поділяють на три великих класи.

До першого відносять науково-технічну інформацію. Джерелом її виникнення є результати наукових досліджень вчених та фахівців у різноманітних галузях діяльності. Ці відомості містяться в науково-технічній літературі, патентах, проектно-конструкторській та технологічній документації.

До другого класу належить власне управлінська інформація, що виникає безпосередньо в процесі управління. Це планова, нормативна та інша інформація, необхідна для організації управління підприємством чи організацією. Така інформація міститься в господарських договорах, заявках та замовленнях, різноманітних розпорядчих документах.

Рис. 2.7. Класифікація інформації

Третій клас містить обліково-статистичну інформацію. Її джерело – результати діяльності адміністративно-господарських одиниць. Вона створюється як узагальнення даних про факти та явища, що сталися, відбуваються або можуть відбутися. Фіксується ця інформація у спеціально створених документах (формах), має періодичний характер. Обліково-статистична інформація призначена для використання як вихідна для прийняття рішень, оскільки на її основі формується уявлення про фактичний стан виробничо-господарських та соціально-економічних процесів, про досягнуті темпи розвитку галузей діяльності, зростання прибутків та ін.

Серед інших класифікаційних ознак інформації можна виділити змістовну, організаційну, функціональну, рівневу.

Відповідно до змістовної ознаки інформацію класифікують за об’єктами відображення (трудові, матеріальні ресурси, засоби виробництва, фінанси), галузями діяльності (торгівля, громадське харчування) та за типами відносин (економічні, соціальні, технічні).

За організаційною ознакою інформацію поділяють на систематизовану, тобто регламентовану за складом показників, адресами, періодичністю, строками передавання, формами подання, та несистематизовану.

Відповідно до функціональної ознаки розрізняють інформацію планову, координаційну, облікову, контрольну та ін.

Рівнева ознака дає змогу виділити спрямованість інформації: командна, що надходить від суб’єкта до об’єкта управління, та повідомна, яка надходить навпаки, а також горизонтальна, яка забезпечує інформаційний обмін між партнерами одного рангу.

Вважаємо, що поряд з обліково-статистичною слід було б виділити фінансову інформацію як один з найважливіших видів інформації.

Щодо організаційного боку інформаційного забезпечення, то він може бути побудований в залежності від фінансових, технічних та інших можливостей господарюючого суб’єкта. Він може або використовувати власну інформаційну базу, або поєднувати інформаційні можливості сторонніх підприємств та організацій з власними, або шукати інші варіанти.

Удосконаленню інформаційного забезпечення системи управління фінансами сприяють досягнення в області комп’ютеризації. Персональні ЕОМ вже широко застосовуються в інформаційних процесах як на самому підприємстві, так і між підприємством та зовнішнім середовищем. Комп’ютери значно підвищили обсяг інформації, скоротили час на її передачу і підвищили її якість. Сьогодні інформація перетворилась на один з основних ресурсів зростання продуктивності праці.