3. Стадії реалізації бізнес-плану
3. Стадії реалізації бізнес-плану
Основні стадії реалізації бізнес-плану не завжди піддаються покроковому аналізу, коли одна стадія незмінно слідує за іншою. Неминуче велика кількість пересічень й одночасного планування різних видів діяльності. Наприклад, навчання може початися дуже рано – головний персонал підприємства довгий час навчається за кордоном, хоча навчання обслуговуючих техніків й операторів відбувається пізніше, під час реалізації й запуску. Особливо важливо зіставити соціально-економічні умови в країні або районі із заходами періоду реалізації, щоб оцінити їх наслідки для складання графіка реалізації індивідуальних завдань. Далі докладніше розглянемо основні стадії реалізації бізнес-плану.
1. Призначення команди реалізації бізнес проекту. Реалізація бізнес проекту звичайно покладається на команду по його здійсненню. Якщо підприємство в процесі утворення має кваліфікований персонал, то воно може вирішити призначити команду реалізації під своїм власним керуванням. В іншому випадку може бути обраний професійний консультант, що діє в інтересах інвестора.
Команда може зробити або всю роботу, або її частину. Так, у випадку великих проектів деякі завдання (наприклад, деталізований інжиніринг або нагляд за будівництвом і роботами по установці устаткування) часто здійснюються за субконтрактом. Головна мета призначення команди бізнес проекту – дати гарантію того, що всі роботи виконуються відповідно до плану й бюджету реалізації й того, що є можливість прийняття відповідних контрзаходів у випадку, якщо роботи з реалізації й витрати відхиляться від плану.
2. Створення підприємства й правові вимоги. Створення нового підприємства необхідно у випадку, якщо, наприклад, інвестори починають новий бізнес і бізнес-проект не буде або не може бути реалізований у рамках існуючого підприємства. Якщо ж інвестиції провадяться в існуюче підприємство, то деякі вимоги, описані нижче, не будуть мати чинності.
3. Правовий процес, реєстрація й санкціонування. Якщо створення підприємства необхідно, то для всіх стадій реалізації бізнес-проекту потрібно ідентифікувати будь-які місцеві, національні, двосторонні або міжнародні правила й інструкції, яких необхідно дотримуватися, і процедури, запропоновані місцевою владою, які потрібно виконувати. Існує ряд національних і міжнародних документів і посібників, що описують зміст контрактів між підприємствами, і документів, які повинні бути представлені владі. Правила й звичаї в різних країнах неоднакові, і ці процедури можуть зайняти досить багато часу.
4. Урядове санкціонування. Навіть на початковій стадії процедури урядового схвалення можуть забрати значний час, особливо якщо залучені іноземні інвестиції. У багатьох випадках урядове схвалення потрібно для того, щоб імпортувати машини, устаткування й вживати заходів до забезпечення технологією. Імпорт матеріалів, включаючи виробничу сировину, частини й компоненти, також може вимагати санкцій урядових структур. У всіх цих випадках варто передбачити відповідний час для того, щоб одержати необхідні санкції.
5. Фінансове планування. Після того як ухвалене рішення про капіталовкладення й відомі повні інвестиційні витрати і їхній розклад, повинна бути почата детальна підготовка до фінансування бізнес-проекту відповідно до фінансових вимог його реалізації.
6. Організація й менеджмент. План і графік реалізації, підготовлені в бізнес-плані, звичайно формують основу майбутньої роботи команди по реалізації. Під час реалізації бізнес-проекту інвесторові варто спочатку визначити команду управління підприємством. Розумно спочатку призначити ключову фігуру, що потім створила б команду управління із числа працівників підприємства або вибрала її поза бізнес-проектом, призначила консультантів по управлінню. Команда повинна мати необхідну владу відносно підрядників і консультантів, щоб забезпечити ефективну й своєчасну реалізацію бізнес-плану. Було б досить корисно, якби члени команди мали добрі знання про місцеві умови. Передбачається, що команда має діяти не тільки під час періоду реалізації. Тому варто створити ядро з керуючого, технічного й обслуговуючого персоналу, що згодом стане на чолі підприємства.
7. Організаційна побудова. У період організаційної реклами починається поповнення трудових ресурсів. Графік поповнення намічають загалом, коли потрібний персонал різного профілю. Це залежить від типу виробництва й від можливості найняти необхідні кадри. Навчання нових працівників може початися на дуже ранній стадії й потребувати навчання ключових фігур за кордоном. Більше того, щоб почати ефективне навчання, може виявитися необхідним залучення інструкторів-емігрантів і забезпечення навчальними матеріалами й устаткуванням. Отже, план навчання, що був підготовлений раніше, при складанні бізнес-плану, - важливий інструмент для команди реалізації. Дуже часто кадрове поповнення залишають до останньої стадії. Програми навчання починаються тільки тоді, коли підприємство готове почати виробництво, що призводить до малого використання потужностей на ранніх виробничих стадіях.
8. Придбання й передача технології. Придбання технології – ключовий елемент процесу реалізації бізнес-плану. Обрана технологія має багато юридичних, економічних, фінансових і технічних аспектів, та й переговори з постачальниками технології можуть у деяких випадках забрати значний час. Іноді необхідно вирішити юридичні проблеми, такі, як одержання права на патент, подолання експлуатаційних обмежень або обмежень на передачу технології й торговельні найменування. Якщо контрактні обов'язки постачальників технології включають навчання, то це варто внести в план навчання. Час, призначений для розробки деталізованого інжинірингу, буде залежати від виду й складності технології.
9. Деталізований інжиніринг і укладання контрактів. Остаточні планування підприємства і його дизайн, підготовлені в бізнес-плані, будуть відправною віхою для деталізованого інжинірингу. Під час реалізації буде ретельно розроблена повна документація підготовки площадки, замовлені машини й заводське устаткування, що залучає у процес багатьох інженерів, архітекторів, плановиків і вимагає ефективної координації роботи. Вартість цієї роботи й необхідний на неї час повинні бути оцінені в бізнес-плані. Команда реалізації повинна бути забезпечена повним набором технічної документації задовго до початку будівництва й установки устаткування. Якщо докладна технічна інформація була доступна вже при створенні бізнес-плану, то її теж корисно вивчити. Важливий, але аспект, що часто забувається, - забезпечення чіткого керівництва з обслуговування і ремонту машин й устаткування. Якщо постачальники й різні, то керівництву підприємства варто домогтися, щоб матеріали планування (текст, графіки й діаграми) могли бути легко використані операторами й обслуговуючим персоналом.
10. Подання пропозицій, переговори й укладання контрактів. Ця стадія включає: визначення підрядників, консультантів і постачальників; підготовку, подання й оцінку пропозицій; переговори й укладання контрактів. Проте, щоб одержати найкращі пропозиції, потрібно відвести для цього прийнятний час.
Звичайно існує розумний проміжок часу між пропозицією ціни й остаточним укладанням контракту. Цей період може бути запланований без особливих труднощів. Час до поставки устаткування може бути досить тривалим. Звичайно він займає від декількох місяців (для відносно маленького підприємства) до двох років (для більшого підприємства). Поки замовляється устаткування, варто запланувати час поставок, щоб забезпечити появу устаткування у послідовності, що оптимальна як з погляду поставок, так і з погляду будівництва. Необхідно простежити всі транспортні шляхи для критичних пунктів поставок, дуже об'ємних або важких машин й устаткування. На фірмі постачальників необхідно здійснювати контроль якості, організувати навантаження й транспортні шляхи, підготувати комерційні й митні документи відповідно до місцевих законів і правил. Проте навіть найбільша увага, приділена забезпеченню оптимальної послідовності поставок, не позбавить від необхідності мати проміжні склади й приміщення, де устаткування буде безпечно збережено до установки на підприємстві.
У випадках, коли встановлюється імпортне і місцеве устаткування, все більшого значення набувають проблеми послідовності поставок. Відомо, що поставки місцевого устаткування при порушених кооперованих зв'язках відбуваються найчастіше значно довше, ніж поставки імпортного устаткування, тому замовлення повинні бути заплановані якомога раніше.
У документах контрактів варто чітко визначити тести на випробування устаткування, особливо його тривалість й умови тестування, щоб у майбутньому уникнути претензій. Для тестування часто залучають незалежного консультанта. На етапі розробки бізнес-плану необхідно вказати, які потрібні або рекомендуються випробування устаткування, з розрахунком зразкових витрат. Результат перевірки устаткування є вирішальним як для постачальників, так і для покупців через його контрактний зміст. Звичайне схвалення тесту покупцем – це умова для оплати постачальникові установки устаткування. Але цей тест вирішальний і для інвесторів. Неуспішний тест неминуче означає затримку запуску підприємства. Постачальники (підрядники) звичайно випускають боргове зобов'язання по платежах. Однак його цінність несуттєва в порівнянні з виробничими втратами інвесторів. Погано складений документ на тест виконання устаткування без ясних вказівок на мету діяльності підприємства й методи перевірок, так само як й обов'язків всіх зацікавлених сторін, часто приводить до затримок та юридичних проблем.
У багатьох контрактах на перевірку виконання устаткування вказують гарантійний період. У цьому випадку прийняття тесту є попереднім, а остаточний сертифікат про прийняття складають по закінченні періоду гарантії.
11. Модельні форми контрактів. Визнаючи ускладнення закупівельних контрактів для підприємств і недоліки багатьох з них, укладених у минулому, варто розробити зразкові зразки контрактів для створення підприємства (виробничих ділянок і ліній) у наступних термінах: під ключ на великі суми; майже під ключ; з компенсуванням витрат; із забезпеченням ноу-хау й прикладним сервісом. Ці зразкові зразки контрактів – директиви, які дозволяють точно розподілити обов'язки сторін. При складанні зразків контрактів виділяють наступні питання:
- своєчасне завершення єдиного об'єкта, ділянки, лінії, що гарантує здатність підтримувати високу ефективність роботи й виробництва товарів певної якості;
- вказання інвестиційних витрат замість вартості тільки контракту;
- вказання термінів оплати, пов'язаних з виконанням зобов'язань підрядника, замість узгодження по періодах;
- безперервність дії технічних гарантій;
- залучення покупця на всіх стадіях поставки;
- ефективне використання боргових зобов'язань підрядником.
Для того щоб допомагати й направляти користувачів примірних зразків контракту в переговорах по його укладанню, варто підготувати: огляди, які охоплювали б передконтрактну практику; технічні специфікації; пояснювальні коментарі до принципових пунктів примірного зразка контракту разом з описом рекомендованих додаткових угод, як усередині, так і поза контрактом. Це необхідно для усунення недоліків навчання місцевого персоналу, а також недосвідчених операторів підприємства.
12. Придбання землі. Це рішучий крок, що іноді може привести до затяжних переговорів. Можливості придбання землі можуть бути розглянуті на ранній стадії, але варто мати на увазі, що повинен бути приготовлений всебічний план використання кожної площадки. Повинен бути передбачений належний доступ на ділянку підприємства, а транспортні шляхи підготовлені так, щоб витримувати навантаження інтенсивного руху під час будівництва й перевезення товарів, зроблених на підприємстві. Суворі кліматичні умови можуть перешкоджати будівельним роботам на ділянках і затримувати їх. Необхідно розглянути можливість розширення існуючих залізниць, установку тимчасових і постійних водних й електричних ліній. Установка телекомунікаційних споруд повинна бути готова вчасно до початку діяльності на площадках. Придбання землі може вимагати схвалення місцевою владою заяви про вплив підприємства на навколишнє середовище. Одержання дозволу може зайняти багато часу. Якщо в бізнес-плані недостатньо розкриті місцеві правила запобігання стихійних лих, може виникнути необхідність у додаткових роботах як на площадках, так і поза ними, що призведе до додаткових витрат.
13. Будівництво й установка устаткування. Будь-які затримки в ході будівництва зроблять безпосередній вплив на витрати й передбачувані доходи, заплановані у фазі складання бізнес-плану. При розробці графіка будівельних і установчих робіт важливо розуміти, що такі роботи можуть початися тільки тоді, коли буде готовий остаточний макет підприємства, ділянки, придбана земля на обраній площадці й отримані всі необхідні дозволи від місцевої влади.
14. Забезпечення сировиною й обслуговування. У процесі реалізації бізнес-плану необхідно завершити заходи щодо поставки основних виробничих матеріалів. Якщо постачальники місцеві, то іноді доцільно оглянути їхнє устаткування для одержання впевненості в тому, що вони здатні поставити матеріали певної якості й кількості відповідно до графіка поставок. Якщо товари імпортуються, потрібно вивчити перешкоди в ланцюжку «постачальник-покупець», а також вирішити проблеми транзиту.
Хоча початкові поставки запасних частин звичайно здійснюються постачальниками устаткування, для підтримки роботи ще недосвідченого обслуговуючого персоналу цього може виявитися недостатньо. Таким чином, повинні бути створені фонди (іноземна валюта) для забезпечення поставки запасних частин і сировини, що витрачається.
Для критичних виробничих питань обов'язкове застосування контрольної системи достатності якості. Контроль якості може бути виконаний агентствами, що працюють у країнах постачальників.
В агропромисловому секторі деякі вихідні матеріали (наприклад, цукровий очерет для цукрової промисловості) повинні бути вирощені перед тим, як будуть поставлені. Це робить складання графіка поставки особливо важливим.
15. Передвиробничий маркетинг. Підготовка ринку продажів повинна початися досить рано для забезпечення впевненості в тому, що продукція може бути продана, як це заплановано. У противному випадку запас непроданої продукції буде збільшуватися й попередні розрахунки про комерційну прибутковість продукту виявляться невірними.
Підготовка ринку варіює від реклами й навчання продавців до організації мережі збуту й забезпечення спеціальним устаткуванням із продажу товарів (морозильники, виставочні зали, майстерні).