3.1. Організація облікових номенклатур
3.1. Організація облікових номенклатур
Облікова інформація має доволі складну структуру, а тому у спеціалізованій літературі пропонуються кілька варіантів її класифікації за різними істотними ознаками. Отже, з огляду на таку багатозначність облікова інформація, безперечно, потребує організації.
Як уже зазначалося в розд. 2, облікова інформація не є хаотичним потоком у межах облікової системи. Вона рухається і видозмінюється за встановленою схемою: «вхід до системи—система—вихід із системи». Якість цього руху та його швидкість залежать від того, наскільки ретельно виконано підготовчі роботи з упорядкування вхідної інформації, проектування раціонального проходження інформації через систему та групування інформації на виході із системи згідно з її споживачами.
Ідеться про інформацію стосовно об’єктів обліку, їхнього стану, форми та функціонування, руху і т. ін. Такі дані, подані у вигляді переліку, називають обліковою номенклатурою. Зрозуміло, що виконання поставлених щойно завдань можливе лише за умови певної організації сукупності облікових інформаційних даних, які стосуються господарських фактів і операцій, тобто організації облікових номенклатур.
Облікові номенклатури, формуючись під впливом господарської діяльності суб’єкта господарювання, характеризують об’єкти обліку. Тому для подальшого викладу є сенс пригадати із курсу «Бухгалтерський облік в бюджетних установах» склад головних об’єктів бухгалтерського обліку виконання кошторису. До них, зокрема, належать:
доходи загального фонду;
доходи спеціального фонду;
грошові кошти (безготівкові, готівкові);
видатки (касові і фактичні; із загального та спеціального фондів);
розрахунки з дебіторами і кредиторами (передусім — розрахунки з оплати праці, зі стипендіальних виплат, з постачальниками і підрядчиками, з іншими кредиторами та дебіторами);
інші зобов’язання (довгострокові і короткострокові);
необоротні активи (основні засоби; інші необоротні матеріальні активи; нематеріальні активи);
матеріальні запаси (виробничі запаси; тварини на вирощуванні і відгодівлі; малоцінні та швидкозношувані предмети; матеріали й продукти харчування; готова продукція; продукція сільськогосподарського виробництва);
капітал бюджетних установ (фонд у необоротних активах; фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах; результат виконання кошторису).
Зауважимо, що класифікація облікових номенклатур за об’єктами обліку є початком їх організації. Очевидно, що в установах, які впродовж певного часу здійснюють господарську діяльність, проблем з формулюванням такої класифікації не виникає. Новоствореним установам доцільно з метою відповідного групування облікових номенклатур скористатися інструктивними матеріалами стосовно порядку відбиття господарських операцій бюджетних установ і організацій у системі плану рахунків бухгалтерського обліку.
Наступний крок — характеристика та розробка облікових номенклатур за об’єктами обліку. Відповідно до цього визначається шлях руху та обробки інформації від входу в систему до виходу її із системи.
Згадаймо, що весь процес бухгалтерського обліку поділяється на три етапи: первинного, поточного та підсумкового обліку. Оскільки облікові інформаційні потоки проходять усі зазначені етапи, потрібно ідентифікувати облікові номенклатури для кожного з етапів. При цьому, щоб досягти повноти, а також конкретизувати адресність та призначення облікової інформації, варто окремо деталізувати кожний етап.
Етап первинного обліку
Пункт «складові характеристики облікової номенклатури». Зазначені дані потрібні як для формування повноцінної достатньої загальної характеристики облікової номенклатури, так і для проектування нових форм документації. Фактично цим пунктом визначаються майбутні реквізити конкретної інформаційної сукупності. Як відомо з курсу «Теорії бухгалтерського обліку», реквізит — це мінімальна структурна одиниця, достатня для повної характеристики предмета. Мінімальність реквізиту означає, що його не можна і не доцільно далі подрібнювати. Реквізити поділяють на реквізити-ознаки (номер документа, назва запасів, необоротних активів, кредиторів, дебіторів і т. ін.) та реквізити-основи (кількість товарно-матеріальних цінностей, ціна, сума і т. ін.).
Пункт «причина виникнення факту». Ця інформація характеризує джерело надходження інформаційних потоків та причину їх виникнення. Під джерелами інформаційних потоків тут потрібно розуміти контрагентів фінансово-господарських відносин (установи), що викликали зазначену операцію. Визначаючи суб’єктів таких відносин, користуються традиційною схемою (рис. 3.1). Під обставинами, унаслідок яких утворилися зазначені інформаційні потоки, розуміють причину виникнення операції. Це може бути, скажімо, придбання товарно-матеріальних цінностей, настання терміну нарахування та виплати заробітної плати, стипендій, вибуття товарно-матеріальних цінностей, необхідність здійснення господарських видатків, видатків на відрядження, виявлення під час інвентаризації надлишків чи нестачі товарно-матеріальних цінностей і т. ін.
Рис. 3.1. Суб’єкти фінансово-господарських відносин
бюджетних установ
Пункт «документи, в яких фіксується факт господарської операції». Тут містяться дані стосовно первинної документації, тобто такої, в якій вперше з’являється інформація про відповідну трансакцію. Це, наприклад, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, накладні-вимоги, прибуткові та видаткові ордери, лімітно-забірні картки, акт приймання—передачі, акти списання, табель обліку використаного робочого часу і т. ін.
Пункт «завдання, в яких використовується дана інформація». Такі завдання визначаються відповідно до напрямків бухгалтерського обліку, в яких відбивається відповідна операція. Так, придбання медикаментів у порядку планових платежів безпосередньо стосується таких напрямів бухгалтерського обліку:
облік медикаментів і перев’язувальних засобів;
облік розрахунків у порядку касових платежів;
облік касових видатків.
Водночас у разі отримання медикаментів у порядку гуманітарної допомоги виконуються такі завдання:
облік медикаментів та перев’язувальних засобів;
облік доходів бюджетних установ.
Етап поточного обліку
Пункт «облікові реєстри, в яких фіксуються дані первинного обліку». Визначається сукупність відомостей, нагромаджувальних відомостей, карток, книг та інших носіїв інформації поточного етапу бухгалтерського обліку.
Пункт «реквізити облікових реєстрів». Це також важлива характеристика облікових номенклатур поточного обліку. Як і первинні документи, облікові реєстри являють собою певний вид носіїв облікової інформації, призначених для систематизації та нагромадження інформації первинних документів, для відбиття на рахунках бухгалтерського обліку та звітності.
Пункт «форми і найменування звітності, в яких відбиваються дані інформаційні потоки» (розшифровує номенклатуру звітних форм, які визначаються в єдиній системі даних про майновий і фінансовий стан організації, про результати її діяльності і містять як окремі показники, так і загальнофункціонально призначені для відбиття відповідних напрямків обліку). Зауважимо, що для загальних звітних форм (баланс виконання кошторису доходів і видатків, звіт про виконання кошторису доходів і видатків) доцільно вказувати рядок, де має бути відбито зазначену інформацію.
Пункт «користувачі інформації». Визначається коло внутрішніх і зовнішніх споживачів, які використовують інформаційні дані, що їх містять відповідні форми звітності.
Пункт «завдання, в яких використовуються дані» (його бажано включати до організації облікових номенклатур). Окреслюються сфери управлінської діяльності (як на мікро-, так і на макрорівні), для яких відповідні підсумкові показники обліку становлять інформаційне забезпечення.
Організація облікових номенклатур реалізується за допомогою такого графічного методичного прийому, як таблиця (табл. 3.1). Зауважимо, що організація облікових номенклатур зводиться, по суті, до ідентифікації певних інформаційних полів щодо відповідних носіїв інформації. Це пояснюється тим, що інформація фінансово-господарської сфери набуває статусу об’єкта, а отже, і юридичної сили із занесенням її у відповідний носій. Тому організація облікових номенклатур є основою організації носіїв інформації.