3.3. Методика і техніка розробки форм носіїв облікової інформації

3.3. Методика і техніка розробки форм носіїв облікової інформації

Як зазначалося раніше у цьому розділі, установи та організації, відповідно до чинної нормативної бази мають право в разі потреби розробити власні форми носіїв облікової інформації. При цьому утворені її носії мають відповідати певним вимогам:

текстова частина має подаватися українською мовою або в разі перекладу її іноземною мовою бути за логікою ідентичною оригіналові;

форми, документи та реєстри мають відповідати принципам юридичної сили і доказовості.

Крім зазначених вимог можна назвати низку умов, яких бажано додержувати установам і організаціям:

для виготовлення носіїв облікової інформації використовувати встановлені стандартами формати паперу;

максимально пристосувати носії до обробки їх за допомогою технічних засобів організаційної техніки;

забезпечити логічну стрункість набору показників кожної форми;

оптимально деталізувати інформацію на її носіях та розмежувати поля основної і додаткової інформації.

Процес розробки носіїв облікової інформації можна поділити на розглянуті далі етапи:

1. Визначення основних характеристик майбутньої форми.

Цей етап передбачає ідентифікацію носія інформації за такими ознаками:

напрямками бухгалтерського обліку (облік доходів і видатків, облік розрахунків, облік грошових коштів, облік товарно-матеріальних цінностей);

характером та призначенням (відповідно до класифікацій документів і облікових реєстрів);

рухом носія облікової інформації у часі й просторі;

виконавцями операцій з обробки носіїв;

способом відбиття господарських операцій;

кількістю примірників (відповідно до споживачів уміщеної на носіях інформації).

2. Вибір необхідних інформаційних даних.

Інформацію, що її містить форма майбутнього документа чи ре-
єстра, можна поділити на обов’язкові та додаткові дані. Обов’язкові дані, що надають відповідному носієві облікові інформації юридичної сили і забезпечують його доказовість, називаються реквізитами.

Реквізити згідно з різними класифікаційними ознаками також поділяють на групи:

1. За ступенем спеціалізації:

обов’язкові загальні;

загальні;

спеціальні.

2. За призначенням:

групувальні;

довідкові;

кількісні;

вартісні.

До обов’язкових загальних реквізитів відповідно до Закону Украї­ни «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку щодо первинних документів належать:

назва документа (форми);

дата і місце складання;

назва підприємства (установи), від імені якого складено документ;

зміст та обсяги господарської операції, одиниця виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Загальні реквізити облікових реєстрів мають містити такі дані:

назву форми;

період реєстрації господарської операції;

прізвища і підписи осіб чи інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у складанні реєстрів.

До спеціальних реквізитів належать дані, які неодмінно мають бути наведені щодо окремих господарських операцій. Наприклад стосовно платіжного доручення спеціальними реквізитами є код банку, код одержувача, код платника, підпис банку; стосовно заявки на видачу готівки — номер реєстраційного (спеціального) рахунка; код бюджетної класифікації; період, за який складено розрахункову відомість, штамп казначея тощо.

Згідно з другою класифікаційною ознакою — призначенням — утворюються, як уже зазначалося, чотири групи реквізитів, що містять, скажімо, таку інформацію:

номенклатурний та інвентарний номери, вид операції, номер рахунка, код економічної класифікації видатків бюджету — групувальні реквізити;

назву установи, номер носія облікової інформації, період, на який виписується документ чи складається реєстр, код функціональної і відомчої класифікації — довідкові реквізити;

одиницю виміру, ліміт, дату видачі, норму зносу — кількісні реквізити;

одиницю, вартість, знос (у гривнях), суму платежу — вартісні реквізити.

Як ще одну класифікаційну ознаку беруть ступінь обробки, виокремлюючи такі групи:

реквізити, які обробляють (кількість, ціна, вартість, сума тощо);

реквізити, які не обробляють (підпис, назва установи).

Додаткові дані не мають обов’язкового характеру, а їх наявність і обсяг залежать від завдань, що їх ставлять перед носієм облікової інформації розробники.

3. Попереднє проектування зон розміщення інформації.

На цьому етапі відповідні групи реквізитів розміщують на носії облікової інформації, дбаючи про виконання умов-рекоменда­цій, які передбачають:

відповідність внутрішній побудові технології облікового про­цесу (реквізити, що їх заповнює і обробляє одна особа, розміщуються поряд);

логічну залежність (графи реквізитів, між якими є арифметична та логічна залежність, розміщуються поряд);

пристосованість до автоматичного способу обробки (послідовність розміщення реквізитів має бути такою, яку передбачено для введення в ПК);

зручність розміщення (реквізити мають бути розміщені так, щоб забезпечувалась зручність записів);

легкість читання (розмір і формат реквізитів мають відповідати певним вимогам).

4. Вибір форм розміщення реквізитів у зоні.

Цей етап полягає в розгляді принципових особливостей кожної з форм щодо конкретного носія облікової інформації. Застосовують такі форми розміщення реквізитів:

анкетну — поле носія інформації умовно поділяють на дві частини, при цьому ліва призначена для розміщення реквізитів,
а права — для запису вміщуваних у конкретному реквізиті даних і відповідей;

зональну — носій інформації поділяється на зони горизонтальними і вертикальними лініями;

табличну — поле носія інформації являє собою таблицю з графами по вертикалі і горизонталі;

комбіновану — поєднуються дві і більше перелічених форм розміщення реквізитів.

5. Монтаж форми носія інформації.

Повністю компонуються елементи інформації: остаточно фор­муються групи реквізитів (за поданими щойно рекомендаціями), комплектуються поля зон (із утворених груп реквізитів), а також остаточно формуються поля зон у носії облікової інформації.

6. Обчислення загальної площі та вибір формату.

На цьому етапі передбачено:

визначити площу аркуша майбутнього носія інформації;

забрати стандарт бланка.

Щоб обчислити площу аркуша, визначають основні виміри поля носія інформації — довжину і ширину. Обчислюючи ширину, визначають кількість знаків у реквізитах, показниках, додаткових даних і кількість знаків у рядку, що відповідає певному реквізиту щодо заповнення. При цьому потрібно враховувати, що на кожний знак (буква, цифра, розділовий знак, пробіл) відводиться не менш як 3 мм по горизонталі з додаванням до сформованого рядка по 15—20 мм на лівому полі і 10 мм на правому полі. Довжина, у свою чергу, складається із суми добутку кількості рядків і ширини площі цих рядків (для кожного рядка відводять від 3 до 10 мм по вертикалі залежно від умов складання носія облікової інформації та його характеру) та додаткових припусків: 10—15 мм на нижнє, 10 мм — на верхнє поле.

Визначивши площу аркуша, переходять до вибору стандарту бланка. Зауважимо, що йдеться не про будь-який можливий вільний формат, а саме про стандарт. Такий підхід пояснюється впровадженням ще на початку минулого століття унифікованих форматів паперу.

Усі розміри форматів прийняті Міжнародною організацією зі стандартизації і закріплені стандартом 216 : 1975. «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы ряда А и В». Згідно з положеннями зазначеного стандарту кожному формату паперу відповідає певний шифр, що складається з двох знаків:

літери (А чи В);

цифри (числовий ряд цілих чисел від 1 і далі).

Вітчизняні носії інформації загалом та носії облікової інформації зокрема складаються на папері формату А (табл. 3.2).

Таблиця 3.2

СТАНДАРТИ АРКУШІВ ФОРМАТУ А

При цьому найчастіше використовуються формати А3, А4, А5.

7. Креслення та подальше редагування ескізу носія інформації.

Цей етап є передостаннім у процесі розробки форм носіїв інформації і полягає в унаочненні всіх попередніх етапів на паперовому аркуші та коригуванні здобутого попереднього варіанта розроблюваного носія облікової інформації.

8. Остаточне оформлення.

Приймається та затверджується носій інформації як форма, що використовуватиметься у внітрішньогосподарському документообігу установи чи організації.