3.4. Організація забезпечення носіями облікової інформації

3.4. Організація забезпечення носіями облікової інформації

Однією зі складових організації забезпечення бухгалтерського обліку є зазначений напрямок. Існує кілька джерел забезпечення організації чи установи носіями облікової інформації, які залежать від способів обробки інформації.

Спосіб обробки інформації вручну

Централізоване постачання. За цього варіанта установи і організації отримують бланки від вищої організації (міністерства, відомства) за такою схемою: установи і організації формують заявку на форми носіїв інформації і передають до вищих установ чи організацій; зазначені установи акумулюють інформацію щодо кожної з підвідомчих установ і формують загальне централізоване замовлення, яке і передається до друкарні підприємства «Бланковидав» Держкомстату України. Виконане замовлення надходить до вищої установи, яка відповідно до попередньо згрупованої інформації здійснює розподіл бланків.

Закупівля через мережу магазинів. Цей варіант можна розглядати як допоміжний, оскільки до магазинів надходять окремі форми типових документів: прибуткові і видаткові касові ордери, платіжні доручення, авансовий звіт тощо. Тобто потреба в носіях інформації може задовольнятись через зазначену мережу в обмеженому обсязі. Доцільніше придбавати бланки у спеціалізованих пунктах дрібнооптової торгівлі підприємств «Бланковидаву» Держ­комстату України.

Виготовлення друкарським способом. Цей варіант перед­бачає встановлення безпосередніх зв’язків з друкарнями і роз-
міщення індивідуальних замовлень. Оскільки розмір такого замовлення незалежно від обсягів господарської діяльності устано­ви буде незначним порівняно з централізованим замовленням, такий варіант забезпечення носіями, безумовно, поступається варіанту централізованого постачання за економічністю, однак має перевагу за мобільністю.

Виготовлення форм носіїв облікової інформації за допомогою наявних засобів організаційної техніки, зокрема ксерокопіювальної. Ефективність такого способу забезпечення блан­ками документів та реєстрів залежить від оснащеності установи чи організації зазначеними технічними засобами, проте в будь-якому разі, з огляду на наявність великої кількості форм стандарту А3 і А5 (згадаймо, що стандартний аркуш паперу має формат А4), зазначений спосіб має обмежене використання.

Отримання бланків носіїв інформації через передплатні спеціалізовані видання. Це джерело надходження стосується переважно забезпечення формами облікових реєстрів поточного і підсумкового обліку, оскільки у практику роботи бухгалтерських видань упроваджено подання бланків зазначених носіїв облікової інформації в натуральному розмірі як складових інструктивних матеріалів, що їх публікують такі видання.

Автоматизований спосіб
обробки інформації

Виготовлення форм за допомогою засобів комп’ютерної техніки. За такого варіанта установа чи організація, установлюючи відповідний пакет програмного забезпечення облікового про­цесу, автоматично отримує у своє розпорядження підфункції даної програми, яка формалізується у пунктах головного меню (документи, меморіальні ордери, журнали-ордери, книга «Журнал-Головна», звітність). Тоді забезпечення носіями облікової інформації зводиться до традиційного забезпечення засобами комп’ю­терної техніки, папером відповідного формату і якості, а також картриджем з номером.

Процес організації забезпечення установи носіями облікової інформації полягає передусім у плануванні і регулюванні рівня споживання, термінів виготовлення і отримання з відповідного джерела. Установлюючи обсяги оптимального забезпечення, керуються в розрахунках середнім рівнем споживання носіїв інформації за минулі роки з урахуванням резерву — піврічної потреби.