Систему зв’язків між окремими виконавцями і групами, які працюють над проектом як окремі організаційні одиниці всередині проектної команди, називають внутрішньою організаційною структурою проекту.

 

До таких структур належать:

Ø   внутрішня функціональна структура;

Ø   внутрішня матрична структура;

Ø   дивізіональна структура;

Ø   федеральна організаційна структура;

Ø   комбінації цих структур.

Внутрішня функціональна структура застосовується як для великих так і для малих проектів. Основою цієї структури є поділ функцій управління між окремими підрозділами (рис. 3.3).

Управління здійснюється лінійним керівником через групу підпорядкованих йому функціональних керівників, кожний з яких має право управління підрозділами в межах його повноважень. При її використанні забезпечується високий потенціал групової роботи і мотивації фахівців. Зі зростанням чисельності працівників, залучених до реалізації проекту, функціональні групи для великих проектів перетворюються на функціональні відділи.

Така організаційна структура забезпечує компетентне керівництво стосовно кожної управлінської функції. Проте вона має деякі недоліки: можлива суперечливість розпоряджень, оскільки менеджер проекту стоїть далеко від первинної ланки, гальмується оперативність управління тощо.

Функціональна організаційна структура використовується, як правило, в тих організаціях, де стабільний режим роботи, відносно мала залежність від зовнішнього середовища, незмінний характер спеціалізації виробництва.

Проблему цю можна вирішити, доповнивши функціональну структуру матричною організацією.

Відносини в матричній структурі базуються на прямих вертикальних зв’язках керівництва-підлеглих. Для вирішення конкретних проблем створюються тимчасові проектні групи, на чолі яких керівники проектів. Головна особливість матричних структур - це їх виняткова висока гнучкість та орієнтація на нововведення. У цій структурі матричні взаємовідносини накладаються на функціональну структуру з метою поліпшення взаємовідносин на рівні базових груп.

 

Рис. 3.3. Схема функціональної організаційної структури управління

Використання матричної організаційної структури управління є виправданим на підприємствах, що об’єднують велику кількість виробництв із коротким життєвим циклом продукції, і здебільшого тільки за умови високо динамічного ринкового середовища.

Дивізіональна організаційна структура управління базується на поглиблені поділу управлінської праці. За її застосування відбуваються процеси децентралізації оперативних функцій управління, здійснюваними виробничими структурними ланками, і централізації загальнокорпоративних функцій, які зосереджуються у вищих ланках. Проект поділяється на субпроекти і кожний з них має змішану проектну команду.

Перевагами дивізіональної структури є: гнучке реагування на зміни в зовнішньому середовищі, швидке прийняття управлінських рішень та поліпшення їхньої якості. Але водночас вона потребує збільшення чисельності апарату управління й витрат на його утримання.

Федеральна організаційна структура носить характер децентралізованої структури управління, кількість рівнів управління зменшується, кожний “середній” менеджер, тобто ланка між організаційними одиницями і центрами, контролює, координує та інтегрує діяльність проектних команд.

Більшість сучасних організацій використовують змішані структури. Так, функціональні організації створюють спеціальні команди по управлінню важливими проектами. Члени такої команди звільняються від інших обов’язків, вони можуть залучати співробітників функціональних підрозділів на весь час, розробляти та встановлювати власні процедури взаємодії та звітності.

Чим більше комерційне значення та масштаби провідних проектів, тим більше в них новизни, тим більш доцільні для управління такими проектами проектно-орієнтовані організаційні структури, в той час як для управління проектами, що часто повторюються, можна обійтись їх координацією в рамках функціональної або матричної структури організації.

Організаційна структура повинна бути як найпростішою і як найкраще виконувати свої функції. Основними критеріями для вибору можуть бути: невизначеність умов реалізації проекту, технологія проекту, складність проекту, тривалість проектного циклу, розмір проекту, важливість проекту, взаємозалежність та взаємозв’язок між окремими частинами проекту, зобов’язання по термінах виконання робіт тощо. Так, наприклад, організація, що займається розробкою багаточисельними, але дрібними проектами зі стандартною технологією, звичайно, що перевагу надасть функціональній структурі. А фірма фармацевтичної промисловості, що працює на складних технологіях скоріше всього вибере матричну структуру. Можна використовувати різні структури в одній і тій же фірмі в рамках одного проекту на різних рівнях та фазах управління.

Але разом із тим, перед тим як прийняти рішення щодо вибору важливо взяти до уваги такі додаткові фактори:

1.        Як відносяться між собою організаційна структура, навики керівника та планово-звітна система документації у проекті?

2.        Чи можна покращити координацію та відповідальність у функціональній структурі, не переходячи до проектної чи матричної і т.п.?

3.        Які існують варіанти матричної структури і які переваги кожного з варіантів?

Важливо також, хто буде керівником проекту і яка схема буде вибрана для системи планування та звітності. Буде це одно-, дво- чи трирівнева дивізіональна або федеральна організаційна структура, вона повинна обов’язково сприяти ефективній роботі, високій мотивації та успішному виконанню проекту.

 

&        Висновки

Організаційна структура управління проектом - це сукупність взаємопов’язаних органів управління, що розташовані на різних ступенях системи. В більш простому понятті, це організація людей для успішного виконання проекту.

Створення організаційної структури передбачає розподіл та групування завдань проекту, їх виконавців, встановлення взаємопідпорядкованості й координації груп і підрозділів, поділ праці залежно від спеціалізації персоналу.

При створенні великих проектів найбільш ефективною формою стає так зване проектне управління. У проектній структурі для вирішення конкретного завдання створюється спеціальна робоча група, що після завершення роботи над проектом розпускається. При цьому відповідний персонал і ресурси, раніше притягнуті до роботи, повертаються у свої підрозділи. Для вирішення завдань перспективного розвитку в складі проектної організації підприємства створюється спеціальний підрозділ, що займається винятково питаннями стратегії, а керівники проектів зосереджують свою увагу на виконанні конкретних завдань.

Як правило, найбільш кращим типом організаційної структури управління для проектної роботи є матрична структура, яка у найбільшій мірі відповідає програмно-цільовому характеру проектної діяльності. Матрична ОСУ базується на функціональній структурі, відносини в якій будуються на вертикальних зв'язках – “керівник – підлеглий”. Для вирішення конкретних проектних завдань у цій структурі створюються тимчасові творчі колективи (ТТК) чи тимчасові проектні групи (ТПГ), на чолі яких керівники проектів. Ці групи комплектуються з фахівців відповідних функціональних відділів.

Систему зв’язків між окремими виконавцями й групами, які працюють над проектом як окремі організаційні одиниці всередині проектної команди, називають внутрішньою організаційною структурою проекту. До таких структур належать:

Ø   внутрішня функціональна структура;

Ø   внутрішня матрична структура;

Ø   дивізіональна структура;

Ø   федеральна організаційна структура;

Ø   комбінації цих структур.

Більшість сучасних організацій використовують змішані структури. Так, функціональні організації створюють спеціальні команди по управлінню важливими проектами. Члени такої команди звільняються від інших обов’язків, вони можуть залучати співробітників функціональних підрозділів на весь час, розробляти та встановлювати власні процедури взаємодії та звітності.

Чим більше комерційне значення та масштаби провідних проектів, тим більше в них новизни, тим більш доцільні для управління такими проектами проектно-орієнтовані організаційні структури, в той час як для управління проектами, що часто повторюються, можна обійтись їх координацією в рамках функціональної або матричної структури організації.

 

´            Питання для обговорення

1.       Що таке організаційна структура управління проектом?

2.       Які принципи формування проектних груп ?

3.       Які базові елементи організаційної структури управління проектами?

4.       Функціональний та цільовий підходи, їх переваги та недоліки.

5.       Які види зовнішніх організаційних структур Ви знаєте? Їх характеристики та умови використання.

6.       Визначіть особливості функціонування проектної організаційної структури управління?

7.       Які основні переваги та недоліки матричної організаційної структури?

8.       Охарактеризуйте основні види матричної ОСУ. В яких проектах застосовується кожна із них?

9.       Дайте характеристику внутрішнім організаційним структурам управління проектом.

10.    Чому, на Вашу думку, більшість підприємств при реалізації проекту використовують змішану структуру управління?

 

?           Практичні завдання

 

Завдання 1. Згрупуйте відповідні терміни та визначення згідно даних таблиці.

 

Термін	Визначення
А. Організаційна структура управління проектом	1. Це ОСУ, при якій для вирішення завдань перспективного розвитку в складі проектної організації підприємства створюється спеціальний підрозділ, що займається винятково питаннями стратегії, а керівники проектів зосереджують свою увагу на виконанні конкретних завдань. Після завершення, команда проекту розпускається.
Б. Організаційна форма	2. Це ОСУ, в якій відносини будуються на вертикальних зв'язках ‑ "керівник ‑ підлеглий". Для вирішення конкретних проектних завдань у цій структурі створюються тимчасові творчі колективи (ТТК) чи тимчасові проектні групи (ТПГ), на чолі яких знаходяться керівники проектів.
В. Проектна команда	3. Сукупність взаємопов’язаних органів управління, що розташовані на різних ступенях системи.
Г. Проектна ОСУ	4. Це система зв’язків між окремими виконавцями й групами, які працюють над проектом як окремі організаційні одиниці всередині проектної команди.
Д. Матрична ОСУ	5. Основою цієї структури є поділ функцій управління між окремими підрозділами. Управління здійснюється лінійним керівником через групу підпорядкованих йому функціональних керівників, кожний з яких має право управління підрозділами в межах його повноважень.
Ж. Функціональна ОСУ	6. Організація взаємодії та взаємовідносин між усіма учасниками проекту.
З. Внутрішня орга-нізаційна структура управління проектами	7. Це групи, сформовані так, що виконавці закріплені за проектом на період його життєвого циклу і повністю підпорядковані менеджеру проекту.

 

Завдання 2. Охарактеризуйте наступні організаційні структури управління за такою схемою:

Схема	Сфера найбільш ефективного використання	Якісна характеристика побудови
		переваги	недоліки
Проектна
Матрична
Функціональна
Змішана

 

Ситуація 1. Ви ‑ міністр економіки. В межах обов’язку координувати розвитком областей, за Вашою ініціативою прийнято програму розвитку регіонів. Розробіть оптимальну організаційну структуру управління даним проектом. Проаналізуйте її переваги та недоліки.

 

Ситуація 2. Для розробки трирівневої робочої структури використати наведений нижче перелік робіт, групуючи їх належним чином. Відповідну організаційну структуру створити самостійно.

1. Формування та узгодження програми семінару.

2. Підготовка методичних матеріалів.

3. Підбір викладачів.

4. Забезпечення транспортом та харчуванням.

5. Організація спеціального навчального семінару для робітників компанії.

6. Формування авторського колективу та визначення вимог до матеріалів.

7. Визначення потреб у навчанні.

8. Складання програми семінару.

9. Узгодження термінів та вартості навчання.

10. Кадрове забезпечення семінару.

11. Друкування методичних матеріалів.

12. Написання методичних матеріалів.

13. Діагностика персоналу компанії.

14. Узгодження розкладу з викладачами.

15. Організаційне забезпечення семінару.

 

 

 

1. Організаційна структура управління проектом – це:

а) сукупність взаємозалежних органів управління проектом, що перебувають на різних рівнях системи;

б) організація взаємодії та взаємовідносин учасників інвестиційного процесу.

Відповідь: а); б).

 

2. Відповідно до функціональної структури управління проектами:

а) керівництво здійснює лінійний керівник через групу підпорядкованих йому функціональних керівників, кожний з яких керує певними підрозділами в межах доручених функцій;

б) створюються тимчасові проектні групи, які очолюють керівники проектів. Ці групи формують зі спеціалістів відповідних функціональних відділів;

в) створюється спеціальний підрозділ для розв’язання конкретного завдання, а керівники проектів зосереджують свою увагу на виконанні конкретних завдань.

Відповідь: а); б); в).

 

3. При розв’язанні проблемних завдань, пов’язаних з переорієнтуванням цілей організації чи зміною шляхів їх досягнення, найефективнішою формою реалізації проектів є:

а) матричне управління;

б) функціональне управління;

в) проектне управління.

Відповідь: а); б); в).

 

4. ВАТ “Укрбудматеріали” планує реалізувати великий проект з будівництва об’єкту, необхідне сукупне управління трудовими, фінансовими, матеріальними та енергетичними ресурсами, оперативне виконання у встановлені строки. Яка із наступних організаційних структур найбільше відповідає вихідним даним:

а) функціональна;

б) матрична;

в) проектна.

Відповідь: а); б); в).

 

5. Фармацевтична фірма “Дарниця” працює з великою кількістю складних технологій, планує реалізувати проект налагодження випуску унікальних ліків за новою технологією у термін 8 міс. Яка із наступних організаційних структур найбільше відповідає вихідним умовам:

а) функціональна;

б) матрична;

в) проектна.

Відповідь: а); б); в).

 

6. Чи можна застосовувати функціональну, матричну і проектну організаційні структури управління разом у межах одного проекту на різних рівнях і фазах управління ним:

а) так;

б) ні.

Відповідь: а);б).

 

7. Для якої організаційної структури характерна проста система планування та звітності, так як всі члени команди тісно взаємодіють:

а) функціональної;

б) матричної;

в) проектної

Відповідь: а); б); в).

 

8. Структура модульного зв’язку функціонує:

а) на базі модулів, виконавці яких є повноправними членами проектної команди та залучаються до проектів на певний проміжок часу;

б) як створена в процесі проекту команда, яка забезпечує учасників необхідною інформацією;

в) як скомбінована система виконавців проекту та носить назву модулів.

Відповідь: а); б); в).

 

9. Якщо команда учасників проекту формується з фахівців однієї спеціальності (професії) та за відповідним принципом об’єднується у функціональні підрозділи, то такий підхід має назву:

а) функціональний;

б) цільовий.

Відповідь: а); б).

 

10. Якщо в складній ієрархічній структурі керівники проміжних ланок спеціалізуються за предметною ознакою, то організаційна структура формується:

а) по функціях проектування, планування, контролю тощо;

б)на основі виконання спеціальних розділів проекту або спеціальних видів робіт;

в) на основі керівництва об'єктів, розташованих в різних районах.

Відповідь: а); б); в).