3.6. Організація архіву носіїв облікової інформації

3.6. Організація архіву носіїв облікової інформації

Останнім етапом руху носіїв інформації є їх архівування. Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (див. дод. 2) всі первинні документи та облікові реєстри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву — установи чи структурного підрозділу, який відповідає за зберігання носіїв інформації.

У практиці діяльності установ та організацій застосовують два види архівів:

поточний;

постійний.

Зазначений поділ відповідає потребі отримання оперативної інформації щодо фінансового характеру минулого звітного періоду. Таким чином, носії облікової інформації, що пройшли обробку, мають зберігатись у поточному архіві бухгалтерської служби. Цей архів являє собою спеціально обладнане приміщення або інше місце, відведене під зберігання (шафи, що зачиняються; сейфи; металеві шафи; елеваторні картотеки тощо), де здійснюється поточне нагромадження носіїв облікової інформації під відповідальність особи, уповноваженої головним бухгалтером.

Етап поточного архівування починається з утворення номенклатури справ. Порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передавання до архіву установи регулює Примірна інструкція з діловодства, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153. Згідно з цією інструкцією номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання кожної справи. Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної установи документ, який складається з метою створення в ній єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, добору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Відповідно до видів та напрямків інформа­ційного забезпечення процесу бухгалтерського обліку поділ справ у номенклатурі бухгалтерського підрозділу може бути таким:

1) організаційно-розпорядча документація;

2) внутрішня організаційно-розпорядча документація;

3) планова та звітна документація;

4) облікові реєстри;

5) первинні документи;

6) листування.

Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє голов­ний бухгалтер разом з провідними фахівцями бухгалтерської служби, залучаючи фахівців архіву. Робота зі створення номенклатури справ здійснюється у ІV кварталі року для забезпечення і впровадження в новому звітному періоді.

Номенклатура справ будь-якого структурного підрозділу уста­нови складається у трьох примірниках (на кожному з них обов’яз­ково мають бути грифи погодження з експертною комісією структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу — посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи):

перший — недоторканний, зберігається у бухгалтерії;

другий — передається до канцелярії установи;

третій — використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Усі справи, включені до номенклатури справ, повинні мати умовне позначення — індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розкладом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу.

Для забезпечення швидкого формування справ, а також пошуку і зберігання виконаних документів їх розкладають у папки, формуючи відповідні справи. Формування справ починається з початку року. Відповідно до цього на кожну названу в номенклатурі справу на початок року заводять папку. На обкладинці та на корінці такої справи вказують код бухгалтерської служби як структурного підрозділу та порядковий номер справи за номенклатурою. Поділ оброблених документів на справи здійснює працівник бухгалтерії, на якого покладено зазначений вид роботи. Остаточній ідентифікації документа у межах справ передує перевірка стосовно його виконання та правильності оформлення. Документи включаються до справи в одному примірнику. Справа не повинна перевищувати 250 сторінок.

Оброблена, а отже, ідентифікована відповідно до облікового реєстру бухгалтерська документація групується за хронологією (за місяцями). У разі незначного документообігу в одному томі можуть формуватись документи за квартал, при цьому групи документів за місяць відокремлюються одна від одної аркушем паперу із зазначенням місяця. Крім хронологічного принципу формування документів безпосередньо у справі документи можуть систематизуватись не лише за хронологією, а й у читально-логічно­му (документ—запит, документ—відповідь), алфавітному (особові рахунки) чи нумераційному порядку (фінансово-грошові документи). Окрім того, документи, що стосуються певного реєстру синтетичного чи аналітичного обліку, формуються в окрему групу.

У тимчасове користування стороннім установам справи видають з дозволу керівника установи. Вилучати зі справи документи постійного зберігання заборонено. Як виняток вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов’язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Для забезпечення швидкого оперативного пошуку необхідних документів справи зберігаються на полицях шаф вертикально відповідно до послідовності розміщення справ у номенклатурі. На внутрішній поверхні дверцят розміщують номенклатуру справ.

Видача бухгалтерських документів із бухгалтерії забороняється. В окремих випадках з дозволу головного бухгалтера допускається передавати документи працівникам установи, при цьому замість них у справу вкладається аркуш-замінник, де зазначається, коли, кому і на який термін видано документ. Після закінчення року видача документів зі справ не допускається. У разі потреби за рішенням головного бухгалтера може бути видана справа, в якій перебуває документ. Замість неї оформлюється і вкладається у справу картка-замінник, де зазначається номер виданої справи, дата видачі, особа, якій передали справу в тимчасове користування, строк видачі, підпис про отримання справи, а також про приймання в разі її повернення. Видавати справи за межі організації можна лише з дозволу керівника установи.

Документи минулого року зберігаються в бухгалтерії протягом всього наступного року, а потім передаються до архіву установи чи організації. Процес передавання пов’язаний із завершальним етапом роботи з носіями облікової інформації, який полягає в обробці справ для подальшого їх зберігання і використання. Зауважимо, що коли архіву в організації немає (невеликий колектив працівників бюджетної організації), документація зберігається в бухгалтерії до кінця встановленого терміну, а далі вона знищується в установленому порядку чи передається до державного архіву. Централізовані бухгалтерії зберігають у своїх архівах усі носії облікової інформації бюджетних установ і організацій, що їх вони обслуговують.

Обробка справ для тривалого зберігання охоплює кілька послідовних операцій:

проведення експертизи наукової і практичної цінності до-
кументів;

оформлення справ для передавання до архіву.

Експертиза цінності здійснюється з метою встановлення термінів зберігання носіїв облікової інформації та добору їх для державного зберігання. Процес експертного оцінювання починається зі складання номенклатури справ (умовно визначається тер­мін зберігання документів), здійснюється у повному обсязі після закінчення терміну оперативного використання справ і під час підготовки до довготривалого зберігання. Закінчується експертне оцінювання уточненням їх цінності під час передавання з архіву установи до державного архіву. Експертні комісії, які виконують зазначені функції, формуються з працівників установи. Функції експертних комісій такі:

розгляд питань і прийняття рішень щодо передачі до затвердження: описів документів, номенклатур справ поточного діловодства, а також актів у разі вилучення документів;

участь у підготовці і розгляді номенклатури справ.

Експертну комісію формує керівник установи. До її складу, як правило, включають керівників канцелярії та архіву, працівника бухгалтерії та представників окремих структурних підрозділів, а також фахівців відповідної державної архівної служби. Експертизу починають з перегляду носіїв облікової інформації, що підлягають постійному зберіганню. До них належать зведені і річні бухгалтерські звіти і баланси та пояснювальні записки до них; зведені річні і річні звіти про виконання кошторисів доходів і видатків установ; протоколи засідань комісій з огляду і затвердження річних звітів та балансів; аналітичні записки до річних звітів і балансів тощо. Терміни зберігання всього набору носіїв облікової інформації визначаються відповідно до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій та підприємств, з вказуванням строків зберігання документів, затверджених наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97 № 11-а (дод. 4).

Так, залежно від змістового наповнення виокремлюють такі терміни зберігання:

1 рік;

3 роки;

5 років;

10 років;

75 років;

постійно.

При цьому варто пам’ятати, що стосовно бухгалтерських документів, реєстрів та звітної документації строк зберігання встановлюється (з урахуванням терміну забезпечення ревізії) з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи щодо процесу діловодства.

Справи переглядаються відповідно до встановленої номенклатури. У разі виявлення у справі носіїв, що за своєю цінністю належать до груп постійного та тимчасового зберігання, усі справи мають бути переформовані, при цьому документи постійного зберігання вилучаються із справи. Якщо у справі виявлено носії, які належать до різних груп тимчасового зберігання, за термін зберігання всієї справи береться найбільший з відповідних окремих термінів.

У процесі експертизи справи класифікуються за такими групами:

постійного зберігання — підлягають у перспективі передачі до державного архіву;

довготривалого зберігання — понад 10 років;

тимчасового зберігання — до 10 років;

термін зберігання яких минув — справи підлягають знищенню.

Справи перших трьох груп готуються до передачі до архіву, а четвертої згідно з актом про вилучення передаються для знищення документів, що не підлягають зберіганню, а згідно з накладною на приймання—передачу передаються до пунктів збору вторинної сировини на переробку. Документи про вилучення справ передаються головному бухгалтерові чи керівникові архіву.

Коли виконано експертне оцінювання, згруповані відповідним чином справи нумеруються, беруться в оправу й передаються до архі­ву. Сформовані справи супроводжуються довідкою, де зазначається:

найменування облікового реєстру, до якого належать первинні документи (щодо первинних документів);

період, до якого належать носії інформації;

перелік скомплектованих носіїв;

дата остаточної комплектації та передачі до архіву;

підпис особи, що здійснює передачу.

Такий порядок відповідає повному оформленню. Щодо справ тимчасового зберігання може застосовуватись часткове оформлення — без взяття в оправу та нумерації.

Порядок передачі справ до архіву залежить від групи, до якої віднесено справу, а саме:

справи, що мають термін 10 років зберігання і більше, супроводжуються складеним заздалегідь описом;

справи з терміном зберігання до 10 років передаються до архіву за номенклатурою справ.

Приймає справи до архіву працівник постійного архіву установи.

Архівний підрозділ є самостійною структурною частиною організації або входить до складу служби документаційного забезпечення управління організації (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо).

У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і Законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України. З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів (Головархіву) України.

Архівний підрозділ працює згідно з річним планом, який затверджує керівник організації, і звітує перед ним про проведену роботу. Коло обов’язків працівників архівного підрозділу визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник організації. Зокрема обов’язки архіваріуса охоплюють:

прийом справ;

перевірку правильності формування справ;

реєстрацію в архівній книзі;

підготовку справ до списання;

видачу довідок у встановленому порядку.

Основні завдання архівного підрозділу такі:

прийняття від структурних підрозділів організації та зберігання архівних документів на різних видах носіїв інформації;

контроль разом зі службою документаційного забезпечення управління стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;

участь у складанні зведеної номенклатури справ організації, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про кількість таких документів за встановленою формою до відповідної державної архівної установи;

проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації описів документів Національного архівного фонду, справ з особового складу організації та актів про вилучення з метою знищення документів, які не віднесені до складу Національного архівного фонду;

створення та вдосконалення довідкового апарату за архівними документами;

організація використання документів, видача у встановленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;

підготовка і передача документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи;

участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.

Виконуючи покладені на нього завдання, архівний підрозділ організації має право:

вимагати від структурних підрозділів передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами й правилами;

повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;

давати структурним підрозділам рекомендації з питань, що належать до компетенції архівного підрозділу;

подавати запити до структурних підрозділів стосовно потрібних для роботи відомостей;

інформувати керівництво організації про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в організації, коли там розглядаються питання щодо роботи з документами.

Вилучення первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерських звітів і балансів установ можливе тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.

З дозволу і у присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства чи установи можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення. Якщо вилучаються томи недооформлених документів (не взятих в оправу, не пронумерованих і т. ін.), то з дозволу і у присутності представ­ників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

Органи, що вилучили документи, забезпечують можливість підприємствам, установам за їхнім письмовим зверненням зробити при потребі виписку, витяг, копію документів для видачі довідок відповідно до законодавства.

Якщо зазначені органи повертають вилучені раніше документи, останні приймає під розписку відповідна посадова особа установи і разом із рішенням про повернення підшиває до тих самих томів, з яких документи було вилучено і вкладено натомість постанови про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У разі зникнення або знищення первинних документів, облікових реєстрів і звітів керівник установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи, призначаючи своїм наказом комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх відсутності. До участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджує керівник установи. Копію акта в 10-денний термін установа надсилає до органу, у сфері управління якого вона перебуває. Окрім того, копію цього акта в зазначений термін установа надсилає до фінансового органу.