4.3. Автоматизоване робоче місце (АРМ) бухгалтера: призначення, функції та його рівні

4.3. Автоматизоване робоче місце (АРМ) бухгалтера: призначення, функції та його рівні

Автоматизоване робоче місце (АРМ) спеціаліста — це інструмент раціоналізації та інтенсифікації управлінської діяльності.

Професійні АРМ — це головний інструмент спілкування людини з інформаційними системами, що виконують роль автономних робочих місць, інтелектуальних терміналів великих ЕОМ, робочих станцій у локальних мережах. АРМ мають відкриту архітектуру та легко адаптуються.

АРМ мають проблемно-професійну орієнтацію на конкретну предметну сферу та є засобом спілкування спеціаліста з автоматизованими інформаційними системами.

Якщо за критерій узяти організаційну структуру управління, то можна умовно виокремити АРМ керівника, АРМ управлін-
ського працівника середнього та оперативного рівнів. За принципами вибіркового розподілення інформації ці особи мають потребу в абсолютно різній інформаційній підтримці.

Створення АРМ забезпечує:

простоту, зручність і дружнє ставлення до користувача;

простоту адаптації до конкретних функцій користувача;

компактність розміщення й невисокі вимоги до умов експлуатації;

високу надійність і живучість;

порівняно просту організацію технічного обслуговування.

Ефективним режимом роботи АРМ є його функціонування в рамках локальної обчислювальної мережі. Створені АРМ спеціалістів дають можливість користувачеві працювати в діалоговому режимі, оперативно розв’язувати поточні задачі, зручно вводити дані, вести контроль, оброблення інформації, визначати достовір­ність результатної інформації, виводити й передавати каналами зв’язку. Інформаційне забезпечення АРМ орієнтується на кон-
кретну, звичну для користувача, предметну сферу.

Найважливішим для практичних цілей є групування задач за економічним змістом вихідних показників. Це групування — основа для виокремлення таких типів автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ):

АРМБ з обліку основних засобів;

АРМБ з обліку виробничих запасів;

АРМБ з обліку праці й заробітної плати;

АРМБ з обліку готової продукції, її відвантаження, реалізації та визначення фінансового результату;

АРМБ з обліку фінансово-розрахункових операцій;

АРМБ з обліку витрат на виробництво;

АРМБ зведеного обліку та складання звітності;

АРМБ з обліку капітальних вкладень.

Кожному з перерахованих АРМБ (комплексів задач) відповідає певний перелік задач.

Технологія організації обліку в умовах АРМ бухгалтера має три етапи:

підготовка інформації та її оброблення;

систематизація й узагальнення облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, контроль, аналіз і її аудит;

формування інформації для подальшого використання в управлінні підприємством.

У процесі управління підприємством приймаються оперативні, тактичні та стратегічні управлінські рішення. Із цією метою виокремлюють три рівні управління.

На першому рівні здійснюється оперативне управління структурними підрозділами ( цех, магазин, комора, відділ тощо). На цьому рівні формуються первинні дані, здійснюються їх оброблення, розрахунок і відображення інформації для прийняття управлінських рішень на місці виникнення інформації (АРМБ I категорії). АРМБ I категорії потрібне для формування й підготов­ки первинної інформації безпосередньо на місці виникнення її (у цехах, на складах та в інших підрозділах), а також для розв’я­зання потрібних облікових і аудиторських задач. Первинні дані реєструються безпосередньо на робочому місці, де вони виникають, і передаються певним ланцюжком. У процесі вирішення задач на кожному робочому місці виявляють відхилення, а також причини та винних у них, відомості для оперативного управління процесом виробництва на рівні філії, дочірніх підприємств, ділянок, цехів, відділів та інших виробничих одиниць.

На другому рівні управління інформація систематизується й узагальнюється за комплексами завдань, ділянками обліку, виконуються контроль і внутрішній аудит. На цій стадії формується й відображається інформація для прийняття конкретних управлінських рішень за комплексом завдань (АРМБ II категорії). На АРМБ II категорії здійснюється контроль проходження первинної інформації та розв’язується ряд аналітичних і аудиторських задач, тут також виявляють відхилення від нормальних умов роботи по ділянках обліку (комплексах задач). На цьому етапі одер­жувана інформація підлягає логічному контролю на коректність, а також здійснюється автоматичний аудит за даними аналітичного й синтетичного обліку. Крім того, на АРМБ II категорії здійснюється моделювання облікового процесу, проведення аудиту, а також прийняття управлінських рішень з окремого комплексу задач.

На третьому рівні здійснюються формування зведених даних, контроль, аналіз і аудит фінансово-господарської діяльності підприємства. На цьому рівні управління здійснюється управління підприємством у цілому, визначається зовнішня політика, розробляються перспективні плани та стратегія їх виконання (АРМБ III категорії). АРМБ III категорії призначене для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, для узагальнення зведених даних, пов’язаних із розв’язанням регламентних задач із складання оперативної та періодичної звітності. На цьому АРМБ здійснюється оперативний контроль із використання трудових, матеріальних і грошових ресурсів, здійснюються аудит за виконанням показників структурними підрозділами і додержанням умов чинних норм матеріальних і трудових витрат, виявлення негативних відхилень від чинних систем нормування або планування, розв’язуються задачі управлінського обліку, моделювання облікових даних.

Таким чином, АРМ — це професійно-орієнтований комплекс технічних, інформаційних і програмних засобів, призначених для автоматизації функцій спеціаліста, що виконуються на його робочому місці.

Основне призначення АРМ — забезпечити управлінський пер­сонал новими засобами техніки та технології. Мова йде про автоматизоване діалогове виконання основних функцій управління, діалогову інформаційну взаємодію користувачів і оперативний доступ до даних, нагромаджуваних у центральній базі даних ІС, або в розподільній базі даних АРМ.

Організація АРМ змінює техніку та методологію виконання функцій управління. Виникли нові технологічні операції ведення екранного діалогу, використання нових форм подання даних — електронних картотек і таблиць, графіків і діаграм, багатовіконне подання даних.

Засоби АРМ дають змогу автоматизувати розв’язання облікових задач, що формалізуються, забезпечити інформаційну підтримку важко формалізованих задач, результати яких використовуються для прийняття рішень.

З урахуванням професійних знань і практичних навичок користувач може обирати методику розв’язання задач, маніпулювати даними для обчислень, аналізувати їх результати та приймати відповідне конкретній ситуації управлінське рішення.