5.2. Організація обліку надходження необоротних активів

5.2. Організація обліку надходження необоротних активів

Організація обліку надходження необоротних активів передбачає:

підготовку роботи із закупівлі необоротних активів;

установлення порядку приймання об’єктів як необоротних активів та їх ідентифікацію;

розробку облікових номенклатур;

вибір первинних документів та організацію їх руху.

Бюджетні установи закуповують необоротні активи згідно із Законом України «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти», проводячи тендерні торги. Із цією метою утворюються тендерні комітети (постійні чи тимчасові), до складу яких відповідно до Положення про порядок створення та головні функції тендерних комітетів щодо організації та проведення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти, затвердженого Наказом Міністерства економіки України від 26.12.2000 № 280, рекомендовано включати посадових осіб організації-замовника з економічного, юридичного та фінансових підрозділів. Представником бухгалтерської служби у складі тендерного комітету може бути головний бухгалтер чи його заступник. На зазначених працівників як на членів тендерної комісії покладаються такі функції:

планування закупівель протягом бюджетного року відповідно до затвердженого кошторисного ліміту фінансового забезпечення та пріоритетності закупівель;

організація приймання, зберігання, розкриття тендерних про­позицій, забезпечення вибору найвигіднішої тендерної пропозиції згідно з критеріями та методикою оцінювання тендерних пропозицій, визначеними в тендерній документації;

ведення звітності щодо здійснення закупівель відповідно до вимог чинного законодавства.

Потенційні об’єкти обліку відносять до складу необоротних активів відповідно до Інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ. Так, необоротні активи — це матеріальні і нематеріальні ресурси, що належать установі, забезпечуючи її функціонування, і очікуваний строк корисної експлуатації яких становить понад один рік. До складу необоротних активів входять:

основні засоби — необоротні активи, що мають матеріальну форму і вартість яких становить понад 500 грн за одиницю (комплект);

інші необоротні матеріальні активи — необоротні активи, що мають матеріальну форму, але не ввійшли до попередньої групи;

нематеріальні активи — активи, що не мають фізичної (або матеріальної) форми і використовуються установою у процесі її господарювання та адміністративної діяльності понад рік.

Необхідною умовою раціональної організації обліку необоротних активів є класифікація, що являє собою засіб виявлення та впорядкування зв’язків у системі супідрядних елементів. Розробляючи класифікацію необоротних активів, потрібно керуватись загальною класифікаційною схемою в межах рахунків і субрахунків, поданою в Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженому Наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 № 114 (рис. 5.1). Згідно із зазначеною класифікацією визначаються групи, підгрупи та інші подільні елементи. Правильно розроблена класифікація необоротних активів є основою для подальшої організації обліку наявності необоротних активів, зокрема інвентарного обліку.

Щоб приймати об’єкти необоротних активів, доцільно утворити постійно діючу комісію, до складу якої за наказом керівника установи включити не менш як три посадові особи:

представника підрозділу бухгалтерського обліку — головного бухгалтера чи заступника;

представника підрозділу будівництва та ремонтів необоротних активів — головного інженера чи механіка;

представника підрозділу матеріально-технічного забезпечення.

До складу комісії можуть увійти матеріально відповідальні посадові особи установи. Очолює комісію, як правило, головний спеціаліст — представник підрозділу, що відповідає за експлуатацію необоротних активів, ремонт і будівництво. Рекомендується включати до складу комісії представника вищої установи. Це дасть змогу комісії в такому складі приймати необоротні активи, що надходять до установи як гуманітарна допомога.

Рис. 5.1. Класифікація необоротних активів бюджетних установ

Якщо комісія утворюється щоразу, коли установа отримує необоротні активи, до її складу можуть бути включені посадові особи — представники постачальника.

Приймаючи об’єкт, комісія має визначити придатність його до експлуатації; належність об’єкта до тієї чи іншої групи та підгрупи згідно з розробленою класифікацією; повноту укомплектованості об’єкта (у разі недокомплектації — виявити відсутні частини); точну площу об’єкта; наявність технічної документації та її повноту й достовірність. На підставі проведеного огляду комісія складає типовий акт прийняття — передачі основних засобів 0З-1(б). Обов’язкові реквізити зазначеного первинного документа такі:

ідентифікаційний код ЄДРПОУ установи;

код за ДКУД;

номер документа;

дата складання;

особа, відповідальна за зберігання основних засобів;

здавач;

одержувач;

рахунок, субрахунок;

первинна вартість;

знос;

рік випуску;

дата введення в експлуатацію;

номер паспорта;

інвентарний номер.

В акті зазначається найменування об’єкта, його місцезнаходження в момент прийняття (передачі), коротка характеристика об’єкта, відповідність об’єкта технічним умовам, необхідність доробки, результати випробовування об’єкта та висновок комісії. У додатку подається перелік технічної документації. Акт складається у двох примірниках, підписують його члени комісії, а затверджує керівник установи.

Один примірник передається до установи-постачальника, а ще один разом із технічною документацією — до бухгалтерії установи. На акті проставляє свій підпис матеріально відповідальна особа, що здійснюватиме зберігання необоротних активів.

Прийняття необоротних активів після ремонту, реконструкції чи модернізації оформлюється Актом прийняття — здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів типової форми 0З-2 (б), який складає у двох примірниках і підписує відповідно уповноважений представник установи. Факт здачі виконаних робіт фіксує своїм підписом представник підприємства (організації), яке виконувало роботу. Акт містить такі реквізити:

ідентифікаційний код ЄДРПОУ;

код за ДКУД;

номер документа;

дата складання;

відділ;

дебет, кредит рахунків;

сума;

інвентарний номер;

найменування об’єкта;

номер замовлення;

кількість днів ремонту, період ремонту;

дата прийняття в експлуатацію.

В Акті фіксується також обсяг виконаних робіт, зміни в характеристиці об’єкта, кошторисна та фактична вартість робіт. Перший примірник акта передається до бухгалтерії установи, другий — підприємству, яке виконало роботи з ремонту, реконструк­ції, модернізації.

Коли необоротні активи надходять до установи, матеріально відповідальна особа на документі постачальника або на акті має засвідчити своїм підписом одержання цих цінностей і прийняття їх на зберігання.

Облікові номенклатури розробляються за таким переліком:

надійшли в експлуатацію новозбудовані будинки, споруди;

придбані необоротні активи за рахунок коштів загального фонду;

придбані необоротні активи за рахунок коштів спеціального фонду;

безоплатно отримані необоротні активи;

оприбутковуються лишки необоротних активів, виявлені під час інвентаризації.

Графіки руху документів розробляються за загальною методикою