5.3. Організація оптової закупівлі товарів

5.3. Організація оптової закупівлі товарів

Основою звичайної операційної діяльності підприємств оптової торгівлі є оптова закупівля товарів. Для забез-
печення безперебійного та якісного обслуговування покупців слід здійснювати закупівлю товарів у визначеному обсязі, асортименті та якості. Завдяки цьому формується необхідний торговельний асортимент товарів, доводяться до товаровиробників вимоги споживачів щодо поліпшення якості й асортименту про­дукції.

Оптова закупівля забезпечує реалізацію різноманітних цілей оптового підприємства, склад яких унаочнює рис. 5.3.

Рис. 5.3. Цілі закупівельної діяльності

Комерційна діяльність з оптової закупівлі передбачає комп­лекс взаємопов’язаних операцій, виконуваних у певній послідов­ності:

вивчення й прогнозування попиту з метою обґрунтування комерційних рішень щодо оптових закупівель товарів;

виявлення й вивчення джерел надходження та постачальників товару;

визначення конкретних обсягів закупівлі окремих товарів та необхідних для цього коштів;

встановлення й оформлення комерційних зв’язків із постачальниками, узгодження й укладання контрактів купівлі-прода­жу, договорів поставки;

контроль над виконанням укладених угод, організація закупівлі, завезення та приймання товарів.

Оптову закупівлю можна здійснювати безпосередньо у підпри­ємств-товаровиробників, у оптово-торговельних підприємств, а також через оптових посередників: товарні біржі, аукціони
тощо.

За умов емерджентного ринку України оптова закупівля має здійснюватися за принципами сучасного маркетингу. За допомогою методів маркетингу оптовики отримують необхідну інформацію стосовно прихильності споживачів до певних виробників або товарів, найприйнятнішого для покупців рівня цін, попиту на відповідний товар на регіональних ринках.

Вивчення й прогнозування попиту споживачів — обов’яз­кова маркетингова умова проведення ефективної діяльності із закупівлі товарів. Маркетингова наука виробила значний арсенал засобів і методів вивчення й прогнозування попиту, якими слід користуватися під час організації оптової закупівлі. Оптово-торгівельні підприємства регіонального рівня вивчають попит на конкретні товарні групи, а в окремих випадках — асортиментну структуру попиту. Особливу увагу приділяють опера­тивному обліку реалізації за минулі періоди та руху товарних запасів.

На підставі розрахунків прогнозованого обсягу попиту окремих груп товарів і даних про рух товарних запасів визначають необхідний загальний обсяг закупівлі товару на прогнозований період у натуральному та вартісному обчисленні. Для цього мож­на скористатися формулою:

            ,        (5.7)

де  — загальний обсяг закупівлі і-го товару на весь прогнозований період;

 — обсяг попиту споживачів і-го товару на прогнозований період;

 — нормативний запас і-го товару на кінець прогнозованого періоду;

 — очікуваний залишок і-го товару на початок прогнозованого періоду.

Своєю чергою, очікуваний залишок і-го товару на початок прогнозованого періоду обчислюють за формулою:

            ,      (5.8)

де  — фактичний залишок і-го товару на початок місяця на складах оптово-торговельного підприємства, в якому роблять розрахунок;

 — очікуваний обсяг оптової закупівлі і-го товару від початку місяця, в якому робиться розрахунок, і до кінця поточного періоду, згідно з укладеними угодами (контрактами);

 — очікуваний обсяг реалізації (товарообороту) за цей самий період.

На підставі проведених розрахунків визначають цілу низку показників діяльності оптово-торговельного підприємства: оптовий товарооборот, необхідний обсяг грошових коштів для проведення оптових закупівель тощо.

Для виконання операцій з оптової закупівлі товарів оптово-торговельні підприємства мають вести постійний пошук і вивчення джерел закупівлі та постачальників товарів. Оптове підприємство зацікавлене в закупівлі товару за якомога нижчими цінами, тому при виборі постачальника виходить із пропонованої ним вартості продукції. Відповідно, під час планування закупівлі слід уважно вивчати пропозиції постачальників, розглядати різні альтернативні рішення з метою визначення найвигідніших джерел придбання товару.

Комерційні працівники оптових підприємств мають відвідувати товаровиробників для ознайомлення з їхніми вироб-
ничими можливостями, отримання інформації стосовно обсягів, асортименту та якості продукції, умов та обсягів реаліза-
ції товарів. Їм доцільно брати участь у виробничих нарадах із працівниками промисловості, виставках-оглядах нових зразків товарів. Маркетинг визначає низку конкретних вимог до постачальників, на які слід зважати, обираючи останніх (див. рис. 5.4).

Рис. 5.4. Маркетингові вимоги до постачальників

Тісна співпраця з товаровиробниками вможливлює доведення до них вимог покупців щодо якості й асортименту товарів, а також закупівель товарів, які цілком відповідають цим вимогам. Вивчення постачальників здійснюють також з метою оцінювання надійності та стабільності їх. Адже найкращий товар не принесе значного прибутку, якщо не забезпечити своєчасного та повного надходження його до оптовика.

На рішення оптовика щодо закупівлі товару впливає не тільки оголошена відпускна ціна постачальника, а й інші чинники: відстань і тип перевезень, транспортні тарифи, умови поставки, загальний рівень обслуговування тощо. Встановлення стабільних цін на товари впродовж максимально тривалого часу позитивно впливає на планування й фінансування закупівлі, сприяє встанов­ленню більш тісних і довірливих відносин між постачальником та підприємством оптової торгівлі.

Для закупівлі товарів оптовик формує замовлення на поставку їх конкретним товаровиробникам. При цьому на підставі даних щодо стану товарних запасів визначають строки наступного надходження товару та оптимальний розмір замовлюваної партії поставки. Важливо врахувати всі витрати на закупівлю й доставку товару, його розвантаження та розміщення за місцями збереження. Обсяг окремої партії закупівлі впливає також на ціну одиниці товару. Чим більшою є партія закупівлі товару, тим нижчою буде вартість одиниці продукції. Для кожного найменування товару встановлюють мінімальний і максимальний обсяги закупівель.

Закупівля мінімальних партій товару забезпечує оптовикові найвищу економічну вигоду. Закупівля товару в обсягах, менших за мінімальну партію, до підвищення ціни одиниці продукції та втрати прибутку.

На рішення про максимальний обсяг закупівлі впливають ті самі чинники, до того ж зважають на можливі відхилення в обсягах і строках поставки, обмеження в наявності вільних складських площ для збереження, у трудових і матеріальних ресурсах.

Рішення стосовно обсягів закупівель відображають у спеціальних картках, відкритих на кожного постачальника. В них вказують поштові, розрахункові та відвантажувальні реквізити, пріз­вище й телефон відповідальних за виконання замовлень осіб, дані про виробничі потужності, обсяг та асортимент вироблюваної продукції, про можливості виробництва інших товарів, умови поставки товарів, інша інформація, необхідна оптовику. В карточці фіксують обсяги закупівель товару, всі відхилення від узгоджених умов поставки.

При плануванні оптових закупівель на кожну товарну позицію заводять картку обліку товару. В картці вказують назву та шифр (номенклатурний номер) товару, його технічні характеристики, ціну за одиницю, інформацію про граничні межі товарних запасів, мінімальний та максимальний обсяги замовлення, обсяг і тер­мін наступного надходження товару, а також фіксують рух товару на оптовому підприємстві. Картотека формується в послі­довності, визначеній за чинною системою класифікації Державного класифікатора продукції та послуг (ДК 016-17). Цю інформацію використовують під час підготовки й оформлення замовлення на наступну закупівлю товару.

Замовлення на закупівлю товару оформлюють в довільній фор­мі. Але, зважаючи на вимоги господарського (комерційного) кодексу, в ньому вказують назву та адресу замовника, його розрахункові та відвантажувальні реквізити, термін замовлення, метод транспортування, умови розрахунків, обсяг поставки за кожною товарною позицією, технічні характеристики продукції, одиниці виміру, ціну за одиницю товару, загальну вартість замовлення та інші умови. Оформлене замовлення підписує особа, відповідальна за здійснення закупівельної діяльності. Оригінал замовлення та його копію направляють постачальникові, який упродовж 10 днів підписує його або відмовляється від виконання. Підписане постачальником замовлення оптовика становить письмовий контракт. Якщо в замовленні були відсутні суттєві умови, які, на думку постачальника, там варто зафіксувати, то останній складає проект контракту купівлі-продажу (поставки), який передають оптовику для оформлення. Підписанням цих документів завершується процес оформлення комерційних зв’язків між оптовиком та постачальником.

Важливою частиною роботи з оптової закупівлі товарів є організація обліку та контролю за виконанням постачальниками договорів (контрактів). Облік виконання договірних зобов’язань постачальниками здійснюється в спеціальних картках постачальника, де фіксуються всі дані про фактичне надходження товарів та виявляються випадки порушення постачальниками договірних зобов’язань. Це потрібно для обґрунтування та своєчасного висування претензій постачальникам.

Товари, що надійшли від постачальників, розвантажують, перевіряють і транспортують до місць збереження.

Першочерговим завданням особи, відповідальної за приймання товару, є перевірка його належності даному оптово-торговель­ному підприємству. Належність вантажу встановлюють згідно з накладною, яку перевізник передає матеріально-відповідальній особі. Тільки після цього дозволяється розвантажувати транспортний засіб. Якщо вантаж доставлений автотранспортом, то водій зобов’язаний бути присутнім під час виконання цієї операції. Завершується розвантаження підписанням накладної, отриманої від перевізника. Це означає, що вантаж прийнято в належному стані, а його фактична кількість відповідає обсягу, зазначеному в нак­ладній.

У разі надходження товару залізничним транспортом приймання його починається з ретельного зовнішнього огляду транс­портного засобу (вагона, цистерни тощо). Особа, відповідальна за приймання товару, перевіряє цілість транспортного засобу, дверних замків, пломб. Після цього транспортний засіб оглядають зсередини. У разі виявлення пошкоджень транспортного засобу, відсутності пломб, порушень упаковки товарів представник торговельного підприємства має право вимагати від залізниці перевірки фактичної наявності товарів. Виявлені розбіжності оформлюють актом, що слугує підставою для висування претензії залізниці щодо відшкодування збитків. Акт має підписати предс­тавник залізниці.

Доставлені товари приймають за кількістю та якістю.

Приймання товарів за кількістю — це визначення точної кількості товару, що надійшов, і відповідності його даним, які містяться у транспортних, супровідних і (або) розрахункових документах (пакувальні листи, накладні, рахунки тощо). Його здійс­нюють, як правило, шляхом суцільного підрахунку одиниць, міри і маси товару в даній партії (за винятком товарів у фабричній упаковці). Перевірку товарів можна проводити й вибірково.

До товаросупровідних документів і документів на оприбуткування товарів належать:

накладна — один із головних товаросупровідних документів. У накладній вказують номер і дату її складання, найменування постачальника і покупця, найменування і короткий опис товару, якісну інформацію (марку, гатунок, розмір), кількість, ціну і загальну суму товару;

товарно-транспортна накладна — складається постачальником і є документом, що супроводжує надходження на торгівельне підприємство товару автомобільним транспортом;

залізнична накладна — супровідний документ у разі надходження товару залізничним транспортом. До залізничної нак­ладної можуть додаватися специфікації та пакувальні листки, про що обов’язково робиться відмітка у накладній. Залізнична наклад­на передається представникові підприємства-одержувача на підс­таві доручення;

специфікація — містить перелік усіх видів товарів, що становлять конкретну партію;

пакувальний листок — містить перелік усіх видів і сортів товару, що перебувають у кожному товарному місці;

інші документи.

Приймання товарів за якістю — це визначення їхньої якості за встановленим зразком, перевірка комплектності (наявності всіх предметів, що входять у комплект), відповідності тари, упаковки і маркування встановленим вимогам, а також даним супровідних документів (сертифікат якості, санітарний сертифікат або їх засвідчені копії тощо). Зазвичай здійснюють перевірку якості й комплектності товарів. Але можлива й вибіркова перевірка, якщо це передбачено договором.

У разі виявлення невідповідностей приймання товарів припиняють. Потім складають акт, який є юридичною підставою для пред’явлення претензій постачальникові, про що в супровідних документах робиться відмітка. До акта включають лише ті товари, за якими встановлено розбіжності.

За відсутності супровідних і розрахункових документів прий­мання товарів на складі здійснюють на підставі даних маркування і внутрішніх пакувальних листків, а за їх відсутності — за фактичною наявністю товару. У цьому разі приймання товарів здійснює спеціально створена комісія, до складу якої обов’язково входить матеріально відповідальна особа, представник постачальника або незалежної організації. Складається приймальний акт у трьох примірниках (1-й примірник відправляється постачальникові, 2-й разом із товарним звітом передається в бухгалтерію підприємства-одержу­вача, а 3-й залишається в матеріально відповідальної особи).

Один із необхідних документів — доручення, яке є бланком суворої звітності. Його використовують в разі отримання товару поза складом покупця (на складі постачальника, залізничної стан­ції тощо). Воно підтверджує право матеріально відповідальної особи на отримання товару.

Оплата товарів, що надходять, може здійснюватися на підставі рахунка. Рахунок на товар, що постачається, виписує постачальник разом із накладною, а в разі передоплати — до випуску товару. Форма оплати визначається під час підготовки угоди і фіксується в договорі (контракті) поставки (купівлі-продажу).

Забраковані в процесі приймання товари беруть на відповідальне зберігання. Зберігати їх треба в умовах, які не допускають подальшого погіршення якості, доки постачальник прийме рішення щодо подальшої долі їх.

Приймаючи товари за якістю, підприємство оптової торгівлі перешкоджає потраплянню в роздрібну мережу й до професійних споживачів неякісних товарів.