5.3. Поєднання структур проекту
Двоспрямована структуризація проекту полягає в поєднанні робочої та організаційної структури проекту. Вона передбачає:
Ø робочу структуру проекту (WBS);
Ø організаційну структуру проекту (OBS);
Ø облік витрат;
Ø описання робочих пакетів;
Ø систему кодування;
Ø словник використання WBS (каталог “Витрати-час-ресурси”).
Організаційна структура будується аналогічно робочій структурі. Тобто на першому рівні відображається організаційна структура, як єдиний елемент, а на нижчих рівнях відбувається поділ структури на основні елементи. Розподіл WBS здійснюється до робочого пакета, а OBS – до рівня груп, які виконують найнижчий рівень робіт. Кількість рівнів залежить від розміру проекту.
Поєднання робочої та організаційної структур дає можливість інтегрувати, планувати, контролювати роботу та порівнювати її виконання по підрозділах і в цілому по організації. Якщо зобразити робочу структуру по горизонталі, а організаційну структуру – по вертикалі, то отримаємо на перетині елементи двоспрямованої структури (рис. 5.2). Кожна з них має свої ресурси, свій бюджет, що створює систему обліку витрат. За це відповідає менеджер-обліковець, який входить до складу адміністративної групи.
Рис. 5.2. Двоспрямована структура проекту
створення філіалу банку
Необхідним компонентом інформаційної системи управління проектами є система кодування. Вона допомагає структурувати проект, визначити елементи обліку витрат, виробничу (WBS) і організаційну (OBS) структури, і встановити їх взаємовідносини. У кодуванні використовуються багатоцифрові номери або комбінації цифр і літер, кожна з яких має свій зміст, своє значення. Кожний кодовий номер відповідає певним витратам, WBS або OBS рівню та елементу, а також вказує на взаємостосунки у структурах. Кожний рівень структури представлено частиною коду. Одна частина представляє робочу структуру, друга — організаційну. Розв’язуючи їх отримуємо витрати, притаманні цим структурам та їхнім окремим елементам.
Кодування WBS.
1. Код першого рівня. Проект кодується одно- чи двозначним числом. Тому дані, що закодовані початковою цифрою у робочій структурі належать до цього рівня. Вона представляє загальну структуру проекту;
2. Код другого рівня. Наступні одна чи дві цифри коду представляють елементи WBS другого рівня. Якщо використовується цифрова нумерація, то можна нумерувати дев'ять елементів, літерові – відповідно до літери абетки;
3. Код третього рівня. Для наступного рівня додається ще одна цифра.
Кодування OBS аналогічно WBS. Перша цифра представляє організацію в цілому, друга – відділи, третя – групи.
Коли комбінуються два коди, визначаються затрати стосовно WBS і OBS, наприклад, код 81-44, перші дві цифри визначають витрати, необхідні для здійснення роботи, яка належить до елементу 81 WBS. Код 44 OBS визначає ці витрати як роботу і відповідність елементу 44 OBS.
Зі створенням структур WBS і OBS та кодуванням потрібно створити словник, який визначав би елементи й облік витрат (табл. 5.3.).
Таблиця 5.3. СTR-словник
| Номер | Код роботи | Зміст роботи | Витрати, грн. | Тривалість, дні | Необхідні ресурси |
| 1. | 136-76 | Обмін валюти | 2600 | 365 | Фахівець із валютних операцій; касир; приміщен-ня банку. |
Словник може бути розширений визначенням обсягу робіт, витрат, ресурсів та обмежень за часом. Це може бути подано у вигляді каталогу “Витрати – час – ресурси”.
Триспрямована структура проекту створюється додаванням до двоспрямованої структури третьої – структури витрат (Cost Breakdown Structure — CBS). CBS утворюється за алгоритмом, аналогічним алгоритму кодування WBS і OBS. Перший рівень – це всі витрати на проект. Другий рівень – основні елементи CBS: матеріали, вузли, комплектуючі; витрати на утримання устаткування; трудові витрати; інші витрати. Третій та четвертий рівень – подальша розбивка. Наприклад, для трудових витрат це будуть витрати на добір і навчання кадрів, четвертий рівень – це оплата праці. Ця структура дає можливість збирати інформацію про витрати, аналізувати та готувати звіти по витратах будь-якого з підрозділів або елементу робіт.
| & Висновки |
Структура проекту – це сукупність взаємопов’язаних елементів і процесів проекту, які представлені з різним ступенем деталізації. В термінах управління проектами структура проекту являє собою “дерево” орієнтованих на продукт компонентів, представлених обладнанням, роботами, послугами й інформацією, отриманими в результаті реалізації проекту. Вона передбачає розробку робочої структури (Work Breakdown Structure — WBS), організаційної структури проекту (Organization Breakdown Structure — OBS) та витратної структури (Cost Breakdown Structure – CBS).
Структура проекту повинна відповідати наступним вимогам:
Ø кожний рівень ієрархії повинен мати закінчений вигляд або охоплювати всю суму частин проекту, що представлені на даному рівні деталізації;
Ø сума характеристик елементів проекту на кожному рівні ієрархії структури повинна бути рівною;
Ø нижній рівень декомпозиції проекту повинен містити елементи (модулі), на основі яких можуть бути чітко визначені всі дані, що необхідні та достатні для управління проектами (функціональні характеристики, обсяги робіт, вартість, необхідні ресурси, виконавці, зв'язки іншими елементами і т.д.).
Основними задачами структуризації проекту є:
1. Розбивка проекту на блоки, за якими можна здійснювати управління;
2. Розподіл відповідальності за різними елементами проекту та ув’язка робіт із структурою організації;
3. Створення єдиної бази для планування, складання кошторисів і контроль за витратами;
4. Точна оцінка необхідних витрат — засобів, часу та матеріальних ресурсів;
5. Перехід від загальних цілей до чітко визначених завдань, що виконуються підрозділами компанії;
6. Визначення комплексів робіт.
При поєднанні та кодуванні проекту розрізняють двоспрямовану та трьохспрямовану структуру проекту. Двоспрямована структуризація проекту полягає в поєднанні робочої та організаційної структури проекту. Трьохспрямована структура проекту створюється додаванням до двоспрямованої структури третьої – структури витрат (Cost Breakdown Structure - CBS). Вона передбачає:
Ø робочу структуру проекту (WBS);
Ø організаційну структуру проекту (OBS);
Ø облік витрат;
Ø описання робочих пакетів;
Ø систему кодування;
Ø словник використання WBS (каталог “Витрати-час-ресурси”).
Необхідним компонентом інформаційної системи управління проектами є система кодування. Вона допомагає структурувати проект, визначити елементи обліку витрат, WBS і OBS і встановити їх взаємовідносини. У кодуванні використовуються багатоцифрові номери або комбінації цифр і літер, кожна з яких має свій зміст, своє значення.
´ Питання для обговорення |
1. Що таке структура проекту?
2. Які основні вимоги до структури проекту?
3. Охарактеризуйте структуризацію проекту.
4. Які основні задачі структуризації проекту?
5. Які моделі структуризації проекту Ви знаєте?
6. Назвіть основні методи структуризації проекту.
7. Двоспрямована структуризація та кодування проекту.
8. Трьохспрямована структура проекту.
9. Чому необхідним в управлінні проектами є проведення структуризації?
10. Охарактеризуйте принципи системи кодування проекту.
Практичні завдання |
Завдання 1. Згрупуйте відповідні терміни та визначення згідно даних таблиці.
| Термін | Визначення |
| А. Структура споживання ресурсів | 1. Пов'язує пакети робіт з організаціями-виконавцями. Використовується для контролю відповідності розподілу ролей цілям проекту. |
| Б. Організаційна структура виконавців | 2. Ієрархічно побудований граф, який фіксує необхідні на кожному рівні ресурси. Використовується для аналізу засобів, необхідних для досягнення цілей та підцілей проекту. |
| В. Матриця відповідальності | 3. Схеми цілей, підцілей по рівнях. Основне правило розбиття - повнота: кожна мета верхнього рівня повинна бути представлена повним набором підцілей. |
| Г. Дерево рішень | 4. В цій схемі керівник - нульовий рівень. На більш низьких рівнях - відділи, необхідні для функціонального управління роботами. Мета даної структури - визначити виконавців, відповідальних за виконання робіт. |
| Д. Дерево цілей | 5. Включає дві ієрархічні схеми, які між собою пов'язані певним чином: ієрархія виробів та ієрархія робіт. Нижній рівень ієрархії робіт відповідає пакетам робіт, які необхідні при розробці сіткового графіка. |
| Ж. Сіткова модель | 6. Складається на основі СПР і ОСВ, дерева цілей і робіт, таким чином, що утворюють сітковий графік вузлових подій. Це забезпечує можливість проведення ефективного контролю. |
| З. Дерево робіт | 7. Ієрархічний граф, який фіксує вартість елементів проекту на кожному рівні. |
| Е. Структура витрат | 8. Схеми задач оптимізації багатокрокового процесу реалізації проекту. Гілки дерева відображають події, які можуть мати місце, а вузли (вершини)- точки, в яких виникає необхідність вибору. |
Завдання 2. На основі теоретичного матеріалу розділу розробіть схеми структурних моделей проекту (“дерево цілей”, “дерево ресурсів”, тощо).
Ситуація 1. Розробити робочу та організаційну структуру проектної команди по ремонту фірмового магазину ЗАТ “Житомирські ласощі” будівельною фірмою. Побудувати двоспрямовану структуру проекту.
Ситуація 2. Розробіть трирівневу робочу структуру проекту створення комп'ютерного центру “Інтернет-клуб “Біллі”, якщо передбачається відкрити такі відділи:
Ø добір і підготовка кадрів;
Ø поставка й монтаж устаткування;
Ø програмне забезпечення;
Ø управління проектом.
Ø
6 Тести для самоперевірки |
1.Структура проекту — це:
а) спосіб управління проектом;
б) комплекс взаємовідносин, що пов’язує виконавців проекту між собою;
в) сукупність взаємопов’язаних елементів і процесів проекту, які представлені з різним ступенем деталізації.
Відповідь: а), б), в).
2.Який з наступних підходів не застосовується при структуризації проекту:
а) за життєвим циклом проекту;
б)за компонентами продукту;
в) функціональний підхід;
г) лінійний підхід;
д) географічний підхід;
ж) за відповідальністю.
Відповідь: а), б), в), г), д), ж).
3. WBS – це:
а) ієрархічна структура, побудована з метою логічного розподілу усіх робіт із виконання проекту і подана у графічному вигляді.
б) сукупність декількох рівнів, кожний з яких формується в результаті синтезу робіт попереднього рівня.
Відповідь: а), б).
4. Які підходи використовуються при застосуванні методу WBS:
а) створення тільки WBS ( структуризація в одному розрізі);
б) створення WBS і OBS (у розрізі – проект і організаційні підрозділи).
в) створення WBS і CBS (у розрізі проекту й витрат на його реалізацію);
г) правильні відповіді а) та б).
Відповідь: а), б), в), г).
5. Які з наступних рівнів входять до WBS:
а) проект;
б) стадії або субпроекти;
в) системи або блоки;
г) робочі пакети;
д) всі відповіді вірні.
Відповідь: а), б), в), г), д).
6. Яке з перерахованих завдань не належить до процесу структуризації проекту:
а) поділ проекту на блоки, що підлягають управлінню;
б) розподіл відповідальності за елементами проекту й визначення зв’язку робіт із структурою організації (ресурсами);
в) точне оцінювання необхідних витрат (коштів, часу і матеріальних ресурсів);
г) створення єдиної бази для планування, упорядкування кошторисів і контролю за витратами;
д) всі відповіді вірні.
Відповідь: а), б), в), г), д).
7. Дві ієрархічні схеми, які між собою пов'язані як ієрархія виробів та ієрархія робіт (нижній рівень відповідає пакетам робіт, які необхідні при розробці сіткового графіка), називаються:
а) дерево цілей;
б) дерево робіт;
в) дерево ризиків;
г) матриця відповідальності
Відповідь: а), б), в), г).
8. Матриця відповідальності – це:
а) схема, що пов'язує пакети робіт з організаціями-виконавцями (використовується для контролю відповідності розподілу ролей цілям проекту);
б) схема, що пов’язує ресурси з організаціями-постачальниками (використовується для контролю розподілу та використання ресурсів проекту).
Відповідь: а), б).
9.Який з елементів не належить враховувати при поєднанні структур проекту:
а) робочу структуру проекту;
б) організаційну структуру проекту;
в) облік витрат;
г) описання робочих пакетів;
д) штатний розклад;
ж) систему кодування.
Відповідь: а), б), в), г), д), ж).
10. За принципами кодування (три цифри) код першого рівня представляє:
а) загальну структуру проекту;
б) відділи;
в) групи.
Відповідь: а), б), в).