5.7.3. Внутрігосподарський контроль

5.7.3. Внутрігосподарський контроль

Прибутковість підприємства значно залежить від здатності управлінського персоналу контролювати витрати та доходи. Точний, об’єктивний контроль за витратами є необхідною передумовою прийняття ефективних управлінських рішень. Водно­час наявність у господарстві кількох галузей, у кожній з яких виробляється значна кількість різних видів продукції, що є характерною умовою господарювання більшості сільськогосподарських підприємств України, спричиняє виникнення великих обсягів інформації щодо витрат, яку досить важко розподілити і контролювати по кожному окремому виробництву. Для вирішення цього питання необхідно розробити і впровадити підсистему внутрігосподарського обліку й контролю, яка забезпечувала б управ­лінський персонал інформацією в необхідному розрізі та вигляді. Така підсистема повинна нагромаджувати та розподіляти витрати за кожним окремим виробництвом, що дасть змогу визначити їх реальну прибутковість або збитковість. Без такого важливого розподілу на підприємстві можуть утримуватися збиткові виробництва навіть без відома управлінського персоналу, що призведе до зменшення прибутку або збільшення збитків з кожним роком.

Для забезпечення ефективного контролю діяльності центрів відповідальності документообіг у них має бути організований таким чином, щоб фактичні дані, одержані в системі бухгалтерського обліку, були зіставні з параметрами плану. В підсистемі кон­тролю зіставність фактичних результатів та планових показників дозволить виявляти відхилення і чинники, зумовлені цими відхиленнями. Для цього необхідно переглянути підходи до організації бухгалтерського обліку в центрах відповідальності. По-перше, обліковий процес повинен бути децентралізований з тією метою, щоб у підрозділі збиралася і нагромаджувалася вся необхідна інформація про його витрати. По-друге, облік у підрозділі має бути організований таким чином, щоб безпосередньо працівники підрозділу могли підготувати звіт про виробничі витрати, виявити відхилення і провести факторний аналіз з метою встановлення причин цих відхилень. Для цього в основу системи збору і нагромадження інформації мають бути покладені параметри плану. Для досягнення вищенаведених умов контроль діяльності підрозділу проводиться за схемою, наведеною на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Аналіз виробничо-господарської
діяльності підрозділу

Методика планування та бюджетування діяльності підрозділу дозволяє впровадити спеціальну моніторингово-контрольну систему виконання планів. Техніка виробничого бюджетування в поєднанні з відповідно організованим обліком виробництва становить базу ефективного контролю. Виробничий бюджет містить фізичні норми використання ресурсів та цінові передбачення на ресурси і продукцію під час планування. Отже, бюджети в поєднанні з поопераційним планом виконання робіт забезпечують інформацією щодо орієнтовного часу й кількості використаних ресурсів, виробництва готової продукції та часу її реалізації. Бюджет доходів та витрат містить вищезазначену інформацію загалом по підрозділу в розрізі періодів (місяця або кварталу). Тож головним інструментом контролю має бути звітна документація, розроблена і заповнена таким чином, щоб забезпечити достовірне порівняння фактичного виконання з бюджетними показниками та проведення на основі цього ефективного аналізу діяльності з прийняттям відповідних рішень. Досвід упровадження такої системи контролю переконливо довів, що без використання персональних комп’ютерів і відповідним чином розроблених прикладних програм з урахуванням галузевих особливостей це є надзвичайно складним і трудомістким завданням.

Упровадження системи контролю за виробничо-господарсь­кою діяльністю має здійснюватися в кілька етапів. На першому з них уся система виробничого процесу повинна бути розподілена на підсистеми, в кожній з яких відповідним чином здійснюється контроль за рівнем використання ресурсів та кількістю отриманої продукції. Наступними кроками є визначення видів ресурсів і готової продукції, які мають контролюватися, встановлення відповідальних осіб, рівнів контролю й вибір частоти контролю на кож­ному рівні. Далі необхідно розробити методику, яка дозволяла б зіставляти фактичні й планові показники з урахуванням усіх об’єктивних чинників, які можуть виникнути у процесі виробництва. Заключним етапом має бути розробка необхідних заходів, яких потрібно вжити у разі виникнення відхилень.

У процесі контролю доцільно використовувати індивідуально розроблені для галузевих центрів відповідальності виробничі звіти. Так, основу виробничого звіту виробничих підрозділів станов-
лять параметри календарного плану технологічних операцій, бюджетів матеріальних ресурсів, зведеного виробничого бюджету та бюджету доходів і витрат. Звіти за своєю формою дозволяють зіставити фактичні витрати з нормативними за кожною операцією та загалом за звітний період. Аналіз і порівняння проводяться окремо за поопераційними витратами, за технологічними матеріалами тощо. Зазначений аналіз здійснюється окремо по кожній культурі і загалом по підрозділу. Даний підхід дозволяє оператив­но впливати на формування витрат.

Контроль за виконанням планових завдань з наступним коригуванням їх у центрах відповідальності проводять за такими основними напрямами: за посівними площами, дотриманням технологічних процесів виробництва, кількістю застосовуваних технологічних матеріалів та цінами на них. Контроль витрат здійснюється на рівні керівника підрозділу за допомогою деталізованих звітів, у яких фактичні дані зіставляються з бюджетними показниками. Звіти являють собою аналітичні таблиці з виконання планових показників окремо по технологічних матеріалах, технологічних операціях, непрямих витратах, роботах та послугах інших підрозділів і підприємств.

Контроль за обсягами використання технологічних матеріалів, їхньою ціною й загальною вартістю з визначенням відхилень за ціною та кількістю здійснюється окремо з кожної культури чи виду продукції (робіт, послуг) від початку до завершення циклу виробництва. Наприкінці кожного місяця складається зведений звіт про витрати технологічних матеріалів по підрозділу, в якому наводяться загальна кількість використаних ресурсів, їхня вартість із зазначенням відхилень за кількістю та ціною.

Поопераційні витрати (пальне та оплата праці за виконання технологічних операцій) контролюються загалом по підрозділу в розрізі виконуваних операцій з аналізом найсуттєвіших відхилень. Аналогічним чином здійснюється контроль за непрямими витратами підрозділу, роботами і послугами, що надаються йому ззовні.

Наприкінці кожного місяця керівником центру відповідальності на підставі зазначених аналітичних таблиць складається зведений звіт про виконання бюджету доходів і витрат та здійснюється факторний аналіз відхилень з відповідними поясненнями причин, що їх зумовили. Причини відхилення можуть бути такі: зміни цін на ресурси; перевитрати ресурсів унаслідок їх неефективного використання; перевитрати ресурсів у разі збільшення посівних площ, поголів’я худоби, обсягів робіт чи послуг; зміни технології або несприятливі погодні умови; економія ресурсів у результаті їх ефективного використання; економія ресурсів у разі зменшення посівних площ, поголів’я худоби чи обсягів робіт або зміни технології.

Слід також зазначити, що в сучасних складних економічних умовах господарювання часто виникають проблеми із забезпеченням та використанням технологічних матеріалів у запланованих обсягах на рівні підрозділів з незалежних від останніх причин. Наприклад, зумовлений технологією вирощування рівень внесення добрив або засобів захисту рослин може бути не витриманий через брак коштів у господарстві на їх закупівлю, відсутність грошей на ремонт або закупівлю відповідної техніки, а отже,
спричинить використання послуг ззовні, що призведе до значного підвищення рівня витрат тощо. Тому в разі об’єктивних причин відхилень у посівних площах під культурами, в поголів’ї худоби, обсягах постачання та використанні технологічних мате-ріалів, цінах на них, а також при відхиленнях від технологій у частині виконуваних технологічних операцій, складу силових і робочих машин керівництвом підприємства разом з керівництвом підрозділу здійснюється коригування планових показників витрат та виходу продукції у відповідних бюджетах і виробничій програмі центру відповідальності. Це забезпечує достовірність порівняння планових та фактичних показників і здійснення на основі цього об’єктивного аналізу ефективності діяльності підрозділу. Виявлення позитивних відхилень або недоліків та причин, що їх зумовили, дає можливість об’єктивно стимулювати за досягнуті успіхи або ж ужити відповідних заходів, щоб запобігти помилкам у майбутньому.