6.2. Організація обліку придбання та надходження запасів

6.2. Організація обліку придбання та надходження запасів

Організація обліку придбання та надходження здійснюється в таких напрямах:

визначення відповідної нормативної бази;

організація роботи з прийняття та перевірки запасів;

організація вибору носіїв інформації;

організація облікових номенклатур;

організація руху носіїв облікової інформації.

Нормативні акти, які безпосередньо визначають організацію придбання, прийняття та надходження запасів, перелічено в підрозд. 6.1, а тому зазначимо лише, що основними серед них є Інструкція з обліку запасів бюджетних установ та Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ.

Запаси можуть надходити до бюджетних установ шляхом:

придбання (централізованого постачання через тендерні угоди тощо, у порядку планових платежів);

внаслідок ліквідації основних засобів;

гуманітарної допомоги тощо;

виготовлення;

безкоштовної передачі.

Зауважимо, що придбання запасів, як і необоротних активів, регулюється Законом України «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти» та іншими похідними від нього документами, про які йшлося в підрозд. 6.1. Отже, придбання запасів потребує утворення тендерної комісії та організації її роботи.

Так, придбані матеріальні запаси можуть бути передані установі:

на складі постачальника;

на складі бюджетної установи.

Якщо запаси отримуються на складі постачальника, бюджетна установа для виконання функцій з приймання зазначених матеріальних цінностей призначає експедитора, який їх приймає, перевіряє та доставляє на підставі довіреності. Прийняття запасів експедитором передбачає отримання вантажу для доставки. При цьому експедитор має перевірити запаси на предмет:

цілості — у разі, якщо запаси надходять у вигляді певних комплектів (пачки паперу, коробки з канцелярським приладдям, лікарськими засобами — пігулками чи ампулами тощо) стандарт­них ємностей (банки з фарбою) і т. ін.;

фактичної відповідності даним первинних документів — за кількістю, масою, розміром;

якісної відповідності — запаси мають відповідати тим якісним характеристикам, які були обумовлені тендерною угодою.

У разі виявлення розбіжностей експедитор має повідомити про них постачальникові і вимагати заміни тих товарно-матері­альних цінностей, що не відповідають зазначеним умовам. Якщо заміна неможлива, складається додатковий акт. Експедитор несе повну матеріальну відповідальність за доставку товарно-мате­ріальних цінностей в установу.

Доставка матеріальних запасів до місця їх отримання супроводжується передачею експедитором зазначених цінностей на склад та їх прийняттям на складі матеріально відповідальною особою. На складі матеріальні запаси, що надійшли, підлягають аналогічній перевірці, яку проводить особа, що приймає товарно-матеріальні цінності.

Якщо постачальник бере на себе функції з доставки товарно-матеріальних запасів, організація здійснює ретельну перевірку зазначених предметів під час їх надходження. Приймання продуктів має здійснюватись за транспортними чи супровідними документами (рахунками-фактурами, товарно-транспортними накладними (форма № 1-ТН) тощо) перевізника чи відправника. Від­сутність зазначених первинних документів чи неповнота їх запов­нення не є підставою для припинення приймання товарно-мате­ріальних цінностей. Тоді складається акт про фактичну наявність товарно-матеріальних цінностей із зазначенням документів, яких бракує.

У процесі приймання матеріалів та інших запасів матеріально від­повідальною особою — працівником складу — здійснюється перевірка цілості, кількості та якості товарно-матеріальних цінностей.

Перевірка цілості отриманих запасів полягає в установленні непошкодженості тари чи пакування. Після суцільного перегляду товарно-матеріальних цінностей, що надійшли, матеріально відповідальна особа перевіряє їх кількість. Перевіряючи кількість місць (ящиків, мішків, в’язок, коробок, контейнерів, упаковок тощо), матеріально відповідальна особа простим підрахунком визначає загальну кількість кожного з найменувань. Перевірка маси отриманих запасів потребує відповідних вимірювальних приладів (вагів різної категорії, за допомогою яких здійснюється порівняння фактичних даних та даних первинних документів). Перевірка якості зазначених товарно-матеріальних цінностей здійснюється за зовнішніми ознаками. Якщо виникають сумніви щодо доброякісності запасів, потрібно здійснити ретельнішу перевірку — за допомогою зовнішньої експертизи. Так, стосовно продуктів харчування експертизу проводить лабораторія санітарно-епіде­міологічної станції.

Якщо під час приймання запасів виявлено нестачу чи невідповід­ність стосовно кількості, матеріально відповідальна особа має при­пинити приймання, забезпечити зберігання запасів, не змішуючи їх з однорідними товарами, і відразу викликати представника постачальника для складання акта приймання матеріалів ф. З-1. Представ­ник постачальника повинен прибути до установи не пізніше як наступного дня, а в разі приймання товарно-матеріальних цінностей, що мають обмежений термін зберігання, зокрема, продуктів харчування, — упродовж чотирьох годин. Якщо представник не з’явився, акт складається у присутності незацікавленої організації.

Коли виявлено розбіжності між фактично отриманими запасами та даними супровідних документів, приймальна комісія у присутності завідуючого складом та представника постачальника складає акт ф. З-12, М-7. Запаси, що належать до продукції вироб­ничих майстерень та сільськогосподарського виробництва, приймаються та оприбутковуються на складі на підставі прибуткового ордера ф. М-4 і актів приймання.

Запаси, що надходять до установи в порядку централізованого постачання, оприбутковуються звичайно. При цьому варто зазначити, що закупівельник і замовник — це різні установи. Установа-замовник на підставі надходження від установи-закупівель­ника повідомлення про відправлення на її адресу матеріальних цінностей стежить за їх прибуттям. У разі неодержання матеріальних цінностей за період, достатній для їх транспортування, про це потрібно повідомити установу-закупівельника для вжиття заходів та розшуку й доставки матеріальних цінностей.

Виробничі запаси, тварини на вирощуванні й відгодівлі, малоцінні та швидкозношувані предмети, матеріали й продукти харчування, отримані установою як гуманітарна допомога, приймає комісія, створена наказом керівника установи, до складу якої неодмінно входять працівник бухгалтерії та представник організації вищого рівня. Комісія на підставі огляду та експертного оцінювання складає акт, в якому зазначається найменування, кількість, вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на їх аналогічні види.

Матеріали, що отримані в результаті розбору необоротних активів і залишені у розпорядженні установи, надходять на склад за прибутковим ордером ф. М-4.

Вибір носіїв інформації щодо обліку надходження запасів полягає у визначенні щодо різних видів чи груп запасів первинних носіїв інформації, затверджених нормативною базою.

Так, під час приймання матеріальних запасів, за якими існують кількісні і якісні розбіжності з даними документів постачальника, складається акт про приймання матеріалів ф. З-1, який, крім загальних реквізитів, містить такі:

найменування запасів;

одиниця виміру;

номенклатурний номер;

кількість;

ціна;

сума;

код функціональної класифікації;

номер субрахунка, що кредитується.

Останні реквізити заповнюються в бухгалтерії. Крім того, комісія фіксує в акті інформацію про джерело утримання, матеріально відповідальну особу, вид операції. Акт складається у двох примірниках. Факт приймання та оприбуткування матеріальних запасів підтверджується підписом матеріально відповідальної осо­би, що прийняла їх на відповідальне збереження. Після оприбуткування запасів на складі матеріально відповідальна особа передає обидва примірники акта із супровідними документами постачальника до бухгалтерії, де один примірник використовується для обліку прийнятих матеріальних запасів, а другий — для подання претензій постачальникові.

Дещо розширену інформацію містить акт про приймання матеріалів ф. М-7, рекомендований до використання та затверджений Наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 № 193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів». Зазначений первинний документ містить інформацію про таке:

місце складання акта;

початок прийняття (год, хв);

закінчення прийняття (год, хв);

перелік супровідної транспортної документації, що додається до вантажу;

найменування та адресу відправника;

найменування та адресу одержувача;

найменування та адресу постачальника;

дату відправлення матеріальних запасів;

номер угоди;

дату та час прибуття, видачі вантажу перевізникові, розкриття транспортного засобу, доставки на склад.

В акті подається характеристика матеріальних запасів щодо кількості місць, виду упаковки, найменування та маси продукції. Окремим пунктом фіксуються дані перевірки тари та власне матеріальних засобів. Крім того, виявлені розбіжності відображаються за видами (нестача, брак, бій, пересортиця, надлишок). Щодо ідентифікації прийнятих матеріальних запасів у межах уста­нови в акті зазначаються склад, який приймає запаси, код поста­чальника, номер супровідного документа, сорт, номенклатурний номер, одиниця виміру.

Порядок складання акта ф. М-7 не відрізняється від наведеного за актом ф. З-1.

За фактом розбіжностей щодо якості під час приймання продуктів харчування складається окремий акт ф. 46-МЗ, затверджений Наказом Міністерства охорони здоров’я СРСР від 5.05.83 № 530. В акті зазначаються:

час і місце складання акта;

найменування установи охорони здоров’я;

прізвища і посади осіб, що беруть участь у взятті проб недоброякісних продуктів харчування;

найменування постачальника;

номер і дата супровідного документа, за яким надійшли недоброякісні продукти харчування;

спосіб відправлення продуктів харчування;

час прибуття вантажу;

час початку та закінчення прийняття продуктів харчування;

умови зберігання продуктів харчування.

Зауважимо, що недоброякісні продукти харчування, зазначені в акті, повертаються постачальникові разом із висновком лікаря чи санепідеміологічної станції про недоброякісність отриманих продуктів харчування.

Ще одним документом з оформлення надходження матеріальних запасів є прибутковий ордер ф. М-4. Цей первинний документ містить таку інформацію:

номер супровідного документа постачальника;

дата складання;

склад;

постачальник;

найменування, сорт, розмір, марка матеріальних цінностей;

номенклатурний номер;

одиниця виміру;

кількість;

ціна та сума;

номер паспорта (для матеріальних запасів, що містять дорогоцінні матеріал і каміння).

Прибутковий ордер в одному примірнику складає матеріально відповідальна особа в день надходження цінностей на склад.

Організація руху носіїв облікової інформації передбачає традиційну розробку облікових номенклатур за напрямком «Облік матеріальних запасів», підвид руху — надходження, до переліку яких належать:

придбані запаси;

отримані запаси як гуманітарна допомога;

оприбутковані лишки запасів, що були виявлені під час інвентаризації.

Рис. 6.1. Схема руху облікової інформації
про надходження матеріальних запасів

Графіки документообігу розробляють за загальною методикою. Схему руху інформації у процесі обліку надходження матеріальних запасів зображено на рис. 6.1.