6.3. Організація складського обліку запасів

6.3. Організація складського обліку запасів

Облік запасів в установі здійснюється за двома складовими:

за місцем зберігання;

у бухгалтерії.

Облік, що здійснюється за місцем зберігання, називається складським обліком. Організація складського обліку передбачає:

визначення нормативної бази;

організацію матеріальної відповідальності;

організацію впорядкування та експлуатації приміщення для зберігання;

організацію предметного обліку та зберігання запасів;

вибір носіїв інформації;

організацію руху носіїв інформації.

До нормативних актів, що регулюють порядок організації зберігання запасів, належать:

Інструкція з обліку запасів бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства України від 08.12.2000 № 125;

Інструкція з обліку продуктів харчування в лікувально-профілактичних і інших установах охорони здоров’я, затверджена Наказом Міністерства охорони здоров’я від 05.05.83 № 530;

Інструкція з обліку медикаментів, перев’язувальних засобів і виробів медичного призначення в лікувально-профілактичних установах охорони здоров’я, затверджена Наказом Міністерства охорони здоров’я від 02.06.87 № 747;

Завідувач складу (аптеки) та комірники є матеріально відповідальними особами, а отже, їх призначають на посаду за погодженням з головним бухгалтером з одночасним підписанням трудової угоди та договору про повну матеріальну відповідальність. Порядок організації матеріальної відповідальності докладно розглянуто в розд. 5.

У бюджетних установах відповідно до видів матеріальних запасів варто відводити такі місця для зберігання:

склади (комори) — для сировини, малоцінних та швидкозношуваних предметів, матеріалів, готової продукції, продукції сільськогосподарського виробництва;

комори — для продуктів харчування;

аптеки — для медикаментів та перев’язувальних засобів;

спеціальні приміщення у структурних підрозділах — в кабінетах, відділеннях.

Організація роботи місць зберігання запасів починається із забезпечення належних умов зберігання, що мають відповідати категорії та виду запасів.

Склади (комори) мають мати постійний номер (шифр), який вказується у всіх первинних документах щодо руху запасів у межах складу і комори. Склади (комори) мають бути ізольовані від інших приміщень з метою запобігання несанкціонованому проникненню туди будь-яких осіб. Для забезпечення зберігання матеріальних запасів приміщення складу (комори) має бути оснащене охоронною та пожежною сигналізацією, вогнетривкими дверима з надійним замком, залізними гратами тощо. Для зберігання продуктів харчування відводиться окреме приміщення, яке має бути обладнане холодильним устаткуванням та вентиляційною системою. Місця зберігання мають також бути обладнані необхідними приладами для зважування, мірною тарою, інструментами та обладнанням для розкриття тари, при цьому для вимірювальних пристроїв та тари слід забезпечити періодичне переосвідчення та накладання клейма. На складі (коморі) повинен підтримуватись відповідний температурний та вологовий режими за допомогою необхідного устаткування (вентиляційних систем та систем кліматичного контролю). Лікарські засоби, медикаменти та перев’язувальні засоби, що надходять до закладів охорони здоров’я, мають зберігатись (за наявності такого структурного підрозділу) в аптеках зазначеного закладу. Порядок і організа­ція експлуатації та упорядкування зазначених місць зберігання досить чітко регламентується. Так, упорядкування, склад і розміри приміщень для зберігання в аптечних закладах мають відповідати всім вимогам чинної нормативно-технічної документації (будівельні норми і правила, нормативна відомча документація). Приміщення для зберігання згідно з установленими нормами забезпечується охоронними та протипожежними засобами. У приміщеннях для зберігання має підтримуватися певна температура і вологість повітря, перевірка яких має здійснюватися не рідше як раз на добу. Для спостереження за цими параметрами складські приміщення необхідно забезпечити термометрами і гігрометрами, які кріпляться на внутрішніх стінах сховища подалі від нагрівальних приладів на висоті (1,5—1,7 м) від підлоги та на віддалі не менш як 3 м від дверей. У кожному відділі потрібно завести карту обліку температури та відносної вологості. Для підтримання чистоти повітря, передбаченої чинною нормативно-технічною документацією, приміщення слід обладнати механічною припливно-витяжною вентиляцією. У разі, коли неможливо обладнати приміщення для зберігання припливно-витяжною вентиляцією, рекомендується зробити кватирки, фрамуги, другі гратові двері й т. ін. На аптечних складах і в аптеках, розташованих у кліматичній зоні з великими відхиленнями від допустимих норм температури і відносної вологості повітря, приміщення для зберігання мають бути обладнані кондиціонерами.

Аптечні склади та аптеки обладнуються приладами центрального опалення. Не допускається опалення приміщень газовими приладами з відкритим полум’ям або електронагрівальними приладами з відкритою електроспіраллю. Приміщення для зберігання мають бути забезпечені необхідною кількістю стелажів, шаф, піддонів, підтоварників. Стелажі встановлюються так, аби вони розташовувалися на відстані 0,6—0,7 м від зовнішніх стін, не менш ніж 0,5 м від стелі та не менш ніж 0,25 м від підлоги. Стелажі щодо вікон мають бути розташовані так, щоб проходи були освітлені, а відстань між стелажами становила не менш як 0,75 м для забезпечення вільного доступу до товару.

Приміщення аптечних складів (баз) і аптек повинні утримуватися в чистоті, підлога приміщень періодично (але не рідше як один раз на день) прибирається вологим способом із застосуванням дозволених миючих засобів.

Лікувальні заклади, що не мають власної аптеки, отримують від госпрозрахункових аптек медичні засоби безпосередньо у відділення чи кабінети в межах встановленої поточної потреби. У відділенні має бути спеціальна кімната для зберігання медикаментів і лікарських засобів, обладнана системою охорони, металевими дверима та гратами на вікнах. Таке приміщення має бути забезпечене відповідними місцями для зберігання медичних запасів: холодильною камерою, шафами, стелажами тощо. Для підтримання оптимального мікроклімату у приміщенні має бути встановлено вентиляційну систему.

Одним із напрямків організації предметного обліку є розробка номенклатури груп запасів та номенклатури цінника.

Номенклатура груп запасів являє собою структурований перелік запасів, що використовуються в установі, організації (підприємстві). Номенклатура груп містить номенклатурний номер, найменування, одиницю виміру. Номенклатура-цінник — це номенклатурний реєстр, що містить перелік технічно правильних найменувань запасів, їх номенклатурний номер залежно від виду, сорту, марки чи розміру, технічну характеристику, облікову ціну.

Номенклатурний номер є кодом чи умовним позначенням щодо певного виду запасів. Він позначається в усіх первинних документах. Номенклатурні номери розробляються так само, як і інвентарні номери. Відповідно до Інструкції з обліку запасів бюджетних установ номенклатурний номер повинен мати сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий підгрупу, три останні — порядковий номер предметів у групі. Номенклатурні номери розробляються трьома методами, в основу яких покладено кодування за допомогою цифр, літер та комбіноване кодування.

Більш відомим є метод кодування на основі цифрових знаків. Згідно з цим методом номенклатура розробляється за серійною або десятковою системою. Якщо нумерація серійна, увесь перелік розбивається на групи за вибраними ознаками, у даному разі — за субрахунками. Залежно від специфіки діяльності бюджетної установи кожна група більшою чи меншою мірою наповнюється у процесі подальшого розподілу. Кожній із груп (матеріали для наукових, навчальних цілей; продукти харчування; медикаменти та перев’язувальні засоби тощо) відповідає серія номерів з розрахунками резерву вільних номерів для нових запасів, що їх установа отримає пізніше.

У разі десяткової системи нумерації відповідна кількість знаків відводиться для кожної групи, підгрупи і назви запасів.

Система, яку запроваджено в бюджетних установах, має серійно десятковий принцип побудови, оскільки групам матеріалів вже нормативно присвоєно серію номерів від 201 до 205, від 211 до 218; від 221 до 222, від 231 до 239 тощо). Підгрупі виділяється 10 знаків — від 0 до 9, а порядковий номер предмета у підгрупі може мати нумерацію від 1 до 999. Так, відповідно до наведеної в табл. 6.1 номенклатури, номенклатурний номер 2310001 ідентифікується з амонієм азотнокислим, оскільки код 231 (перші три цифри) означає належність предмета до групи матеріалів для навчальних, наукових та інших цілей, код 0 (четверта цифра) — належність до підгрупи реактивів і хімікатів, код 001 (три останні цифри) — порядковий номер предмета — за номенклатурою. Цифрове кодування доволі поширене на практиці. Метод кодування за допомогою літер застосовується порівняно рідко, оскільки накладає обмеження щодо кількості літер в алфавіті. Крім того, літерне кодування ускладнює пошук необхідного номенклатурного номера під час складання документів. За літерним методом назві запасів у кожній підгрупі присвоюється код, що складається із початкових літер назви того чи іншого предмета запасів. Так, умовний номенклатурний номер МУН ХААК відповідає амонію азотнокислому (МУН — матеріал на навчальні, наукові, інші цілі; Х — «хімікат»; ААК — амоніт азотнокислий).

Комбінований метод кодування поєднує ознаки двох попередніх, а саме: групу визначають цифрові коди серійні, підгрупу — літерний знак, порядковий номер у підгрупі визначається в межах від 001 до 999. Так, зазначений вид матеріалів — амоній азотнокислий — матиме номенклатурний номер 231Х001 (231 — код групи, Х — код підгрупи «хімікати», 001 — порядковий номер предмета в підгрупі).

Таблиця 6.1

ПРИКЛАД ЗАГАЛЬНОЇ НОМЕНКЛАТУРИ
МАТЕРІАЛІВ ДЛЯ ВИЩИХ НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДІВ

Практика показує, що оптимальним варіантом розробки номенклатурних номерів є саме метод комбінування, за яким досягається оптимізація кількості знаків номенклатурних номерів. Так, можливе скорочення з огляду на виокремлення додаткової кількості підгруп (за десятковою системою — 10, за літерним методом — до 30) порівняно із цифровим методом. До того ж порівняно з результатом літерного методу такий номер запам’ято­вується значно легше.

Роботу з розробки номенклатурних номерів очолює працівник бухгалтерської служби (керівник групи, сектора тощо), залучаючи до цього спеціалістів інших структурних підрозділів, зокрема працівників складів (комор) тощо. Номенклатура предметів розробляється на кілька років. Розроблена номенклатура заноситься у спеціальну алфавітну книгу, яка має таку структуру:

перша сторінка містить дані про прийняту систему кодів та їх знаків, назви груп та підгруп ;

алфавітні сторінки містять розроблений номенклатурний цін­ник, де за алфавітом подаються назви кожного виду запасів із подальшими атрибутами.

Для фіксування інформації згідно з послідовністю надходження запасів відкривають ще одну книгу — довідник, де кожній групі, підгрупі відповідає певний обсяг сторінок, який заповнюється в міру надходження матеріалів та інших запасів.

Для забезпечення оперативного порядку розміщення матеріальних запасів має бути розроблено загальну схему поділу приміщення на сектори чи секції, відповідно до якої приміщення складу (комори) поділяється на секції, у межах приміщення має бути відведено окремі площадки для зберігання матеріалів відкритого зберігання, а також ізольовані місця (секції) для зберігання небезпечних видів матеріальних запасів. Приміщення скла­ду має бути забезпечене обладнанням для розміщення у вигляді стелажів, полиць, шаф, ящиків тощо. На місцях розташування матеріали та інші запаси поділяються за видами матеріальними ярликами, які містять інформацію про номенклатурний номер, його технічні характеристики та норми запасу.

Досить суворі вимоги висуваються до організації зберігання лікарських засобів та виробів медичного призначення, зокрема в аптеках. Так, лікарські засоби та вироби медичного призначення варто розташовувати на стелажах, у шафах, а при потребі — і на підлозі, попередньо підклавши піддон, підтоварник, спеціальну плитку. Не рекомендується розташовувати поруч лікарські засоби, співзвучні за назвою, лікарські засоби для внутрішнього вживання, сильнодіючі речовини, які сильно різняться вищими дозами, а також розташовувати в алфавітному порядку.

У приміщеннях зберігання лікарських засобів у суворій відповідності з токсикологічними групами мають розміщуватись окремо:

отруйні та наркотичні речовини;

сильнодіючі речовини;

лікарські препарати загального списку.

Лікарські засоби списків А і Б мають зберігатися згідно з чинними наказами:

відповідно до фармакологічних груп;

залежно від способу вживання (внутрішнє, зовнішнє);

лікарські засоби «ангро» відповідно до агрегатного стану (рідкі окремо від сипких, газоподібних та інших);

відповідно до фізико-хімічних властивостей лікарських засобів і впливу різних факторів зовнішнього середовища;

з урахуванням установлених термінів придатності для лікарських засобів;

з урахуванням характеру різних лікарських форм.

Вироби медичного призначення слід зберігати окремо за групами:

гумові вироби;

вироби з пластмас;

перев’язувальні засоби та допоміжні матеріали;

вироби медичної техніки.

У процесі зберігання потрібно проводити ретельні візуальні спостереження за станом тари, зовнішніми змінами лікарських засобів та виробів медичного призначення, оглядаючи їх не рідше як один раз на місяць. Якщо тару пошкоджено, необхідно негайно усунути її дефекти або вміст перекласти в іншу тару. У разі зовнішніх змін лікарських засобів проводиться контроль їх якості згідно з вимогами нормативно-технічних документів державної фармакопеї і визначається їх придатність до використання в установленому порядку. В приміщеннях зберігання, а також на території складу (бази) необхідно систематично вживати заходів щодо боротьби з гризунами, комахами та іншими шкідниками.

Усі лікарські засоби залежно від фізичних та фізико-хімічних властивостей, дії на них різноманітних факторів зовнішнього середовища поділяються на такі, які потребують захисту від впливу:

світла;

вологи;

випаровування;

підвищеної температури;

зниженої температури;

газів, що містяться в навколишньому середовищі.

Ще дві групи становлять такі засоби:

пахучі, барвні;

дезинфікуючі.

Лікарські засоби першої групи потрібно зберігати в тарі із світлозахисних матеріалів (скляній з оранжевого скла, металевій тарі, упаковці з алюмінієвої фольги або полімерних матеріалів, забарвлених у чорний, коричневий або оранжевий колір), у темно­му приміщенні або в шафах, пофарбованих усередині чорною фарбою і зі щільно підігнаними дверцятами або в щільно збитих ящиках зі щільно припасованою кришкою. Для зберігання особливо чутливих до світла лікарських речовин (нітрат срібла, прозерин та ін.) скляну тару обклеюють чорним світлонепрониклим папером.

Лікарські засоби, які потребують захисту від дії атмосферних парів води, слід зберігати в прохолодному місці, у щільно запакованій тарі з матеріалів (скла, металу, алюмінієвої фольги), що є не проникними для парів води, у товстостінній пластмасовій тарі. Так, за рекомендаціями:

гіпс палени слід зберігати в добре закритій тарі (наприклад, у щільно збитих дерев’яних ящиках або бочках, бажано обкладених всередині поліетиленовою плівкою);

гірчицю в порошку — у герметично закритих бляшаних банках;

гірчичники — у пачках, упакованих у пергаментний папір або поліетиленову плівку, які вміщають у щільно закриту тару (наприклад, картонні коробки, обклеєні всередені полімерною плівкою).

Лікарські засоби слід зберігати у прохолодному місці, у герметично закритій тарі з не проникних для летких речовин матеріалів (скла, металу, алюмінієвої фольги). Застосування полімерної тари, упаковки та укупорювання допускається згідно з Державною фармакопеєю та іншою нормативно-технічною документацією.

Лікарські засоби, які вимагають захисту від дії підвищеної температури, слід зберігати при кімнатній температурі (18—
20 °С) чи прохолодній (12—15 °С) температурі. В окремих випадках вимагається нижча температура зберігання, наприклад для АТФ (3—5 °С), що має бути вказано на етикетці або в інструкції до застосування препарату.

Засоби, що потребують захисту від дії зниженої температури, зберігаються при температурі, вищій від +10 °С, і в разі появи осаду витримують при кімнатній температурі, зливають і після певних процедур використовують.

Лікарські засоби, які вимагають захисту від дії газів, слід зберігати в герметично закритій тарі з матеріалів, не проникних для газів, по змозі заповнених по самі вінця.

Ті засоби, які легко окислюються киснем повітря, слід зберігати в сухому приміщенні в скляній герметично закритій тарі, залитій парафіном.

Дезинфікуючі засоби (хлорамін Б та ін.) слід зберігати в герметично закритій тарі, у захищеному від світла місці в ізольованому приміщенні, подалі від приміщень для зберігання пластмасових, гумових та металевих виробів, приміщень для одержання очищеної води.

Перев’язувальні засоби зберігають у сухому провітрюваному приміщенні в шафах, ящиках, на стелажах та піддонах, які мають бути пофарбовані всередині світлою масляною фарбою та утримуватися в чистоті. Шафи, де зберігаються перев’язувальні матеріали, періодично протирають 0,2 %-м розчином хлораміну або хлорним вапном.

Стерильний перев’язувальний матеріал (бинти, марлеві серветки, вата) зберігають у заводській упаковці. Забороняється їх зберігання в первісній розкритій упаковці. Нестерильний перев’язувальний матеріал (вата, марля) зберігають упакованим у цупкий папір або в папках (мішках) на стелажах чи піддонах.

Відповідно до зазначених рекомендацій організовують зберігання лікарських засобів і у відділеннях, кабінетах.

Вибір носіїв інформації щодо організації складського обліку регулюється нормативними актами, які стосуються форм обліку та списання. Відповідно до них рекомендується використовувати такі форми:

книга складського обліку запасів (ф. З-9);

картка складського обліку матеріалів (ф. М-12);

книга реєстрації рахунків, що надійшли в аптеку (ф. 6-МЗ);

книга обліку отруйних лікарських засобів у відділеннях;

книга обліку наркотичних лікарських засобів у відділеннях і кабінетах (ф. 60-АП);

книга предметно-кількісного обліку аптечних запасів (ф. 8-МЗ).

Книга складського обліку запасів застосовується для обліку матеріалів, продуктів харчування, готових виробів та інших запасів. Книга ведеться матеріально відповідальними особами за такими характеристиками кожного найменування запасів:

склад;

стелаж:

поличка;

одиниця виміру;

ціна;

марка;

гатунок;

профіль;

розмір;

номенклатурний номер.

У книзі фіксується також інформація про рух запасів за номером документа, датою запису, порядковим номером запису, джерелом надходження і напрямком вибуття, надходження, витрачання, залишком. На останній, 95-й сторінці книги робляться поз­начки працівника бухгалтерії про перевірку книги, що здійснюється не рідше як один раз на квартал.

Картка складського обліку матеріалів ф. М-12 подібна багато в чому до книги складського обліку.

Книга реєстрації рахунків, що надійшли в аптеку, ф. 6-МЗ використовується для фіксування документів до оплати, отриманих аптекою медичного закладу. Завідувач аптеки робить після перевірки рахунків постачальників запис у зазначеному реєстрі обліку за номером і датою рахунка, сумою за рахунком з розбиттям її за видами лікарських засобів. Після заповнення всіх реквізитів книги рахунок передається до бухгалтерії з метою оплати з обо­в’язковим підтвердженням факту передачі в книзі.

Книга обліку отруйних лікарських засобів у відділеннях та кабінетах лікувально-профілактичних установ застосовується для обліку однойменних засобів. Книга ведеться головною (старшою) медсестрою відділення. У книзі відображається інформація про кожне найменування лікарських засобів за видами руху:

оприбуткування (дата отримання, джерело надходження і номер документа, кількість);

витрачання (дата, номер історії хвороби, кількість, залишок).

Книга обліку наркотичних лікарських засобів у відділеннях і кабінетах також ведеться головною (старшою) медсестрою за найменуванням засобів і має майже таку саму структуру, як попередній реєстр. В обох книгах при відкритті мають бути пронумеровано сторінки. Книги прошиваються і завіряються підписом керівника установи.

Книга предметно-кількісного обліку лікарських засобів відкривається нумеруванням сторінок та засвідченням їх кількості головним бухгалтером. Вона призначена для обліку отруйних і наркотичних засобів в аптеках установ. Книга ведеться матеріально відповідальною особою за видами руху кожного найменування, фасування, лікарської форми, дозування. На кожний зазначений об’єкт предметно-кількісного обліку відкривається окре­ма сторінка.

Рис. 6.2. Схема руху інформації у процесі обліку надходження
матеріальних запасів на складі

Організація руху носіїв інформації починається з розробки облікової номенклатури та графіків руху документообігу (рис. 6.2) з подальшим забезпеченням останніми матеріально відповідальних осіб та проведенням докладного інструктажу щодо виконання заходів з раціоналізації руху носіїв облікової інформації.