6.4. Організація обліку у бухгалтерії наявності запасів

6.4. Організація обліку у бухгалтерії наявності запасів

Організація бухгалтерського аналітичного обліку запасів передбачає розробку таких напрямків:

визначення нормативної бази;

організація приймання документів від матеріально відповідальних осіб;

організація контролю за збереженням запасів на складі та контролю за документальним оформленням операцій на складі;

організація переоцінки запасів;

організація носіїв облікової інформації.

Нормативна база за зазначеним напрямком та сама, про яку йшлося в попередньому розділі.

Як уже зазначалося, супровідні та транспортні документи постачальників після фіксування інформації у відділі постачання та реєстрації і перевірки даних у бухгалтерії передаються разом з матеріальними запасами матеріально відповідальним особам. Упродовж місяця матеріально відповідальна особа формує первинні документи з надходження запасів та складає реєстр приймання—здавання документів у двох примірниках, в якому фіксує рух матеріальних запасів згідно з інформацією про номер групи матеріалів чи номенклатурний номер, кількість документів, номери первинних документів. Зазначені носії інформації в установлені строки передаються до бухгалтерії для перевірки. Бухгалтерія в особі бухгалтера матеріального сектора приймає первинні документи, виконуючи:

перевірку правильності оформлення прибуткових ордерів;

звіряння запасів у прибуткових ордерах, актах на приймання запасів та транспортної і супровідної документації;

звіряння інформації, зареєстрованої в бухгалтерії, з переданими даними зі складу;

звіряння примірників накладних (вимог), меню-вимог на видачу продуктів харчування, забірних карток, що надходять зі складу та з місця одержання запасів до установи.

Для організації чіткої, безперервної роботи бухгалтерії з приймання первинних документів, що стосуються надходження та відпуску матеріальних запасів, при розробці графіків документообігу слід чітко визначити дні та строки виконання робіт з приймання документів зі складу і зі структурних підрозділів та розподілити рівномірно обсяги інформації до отримання. Крім того, зазначені терміни мають узгоджуватися з відповідними інформаційними матеріалами в інструкціях до первинних документів.

Як відомо з курсу «Облік в бюджетних установах», бюджетні установи переважно використовують сальдовий чи оперативно-бухгалтерський варіант обліку запасів. Згадаймо, що за зазначеним варіантом у бухгалтерії відкриваються картки складського обліку матеріалів ф. М-12. Усі картки реєструються у Відомості обліку залишків матеріалів на складі ф. М-14 і видаються під розписку в реєстрі на видачу матеріально відповідальній особі.

Представники бухгалтерії систематично (не рідше як раз на місяць) перевіряють безпосередньо на складах у присутності матеріально відповідальних осіб правильність, своєчасність і повноту фіксації первинних даних у картках, про що роблять там від­мітку. Окрім цього, перевіряючі повинні вибірково перевірити фактичну наявність запасів, зокрема найбільш цінних і дефіцитних. Під час перевірки карток складського обліку виявляється також додержання норм запасів того чи іншого найменування. Оскільки картка містить інформацію про оптимальний розмір запасів даного об’єкта, що встановлюється описаним способом, перевіряючий повинен порівняти фактичну і нормативну цифру.
У разі виникнення відхилень представник бухгалтерії попереджає матеріально відповідальну особу, на яку покладено функції з ведення карток, про порушення оперативного контролю за дотриманням норм і повідомляє бухгалтерську службу про розбіжності для прийняття необхідних заходів (припинення поставки чи додаткових закупівель). Під час перевірки аптек перевіряючий повинен перевірити дотримання норм видачі лікарських засобів у відділення (триденний запас з наркотичних, п’ятиденний — отруйних, десятиденний — звичайних лікарських засобів).

У бухгалтерському обліку бюджетних установ вартість запасів розглядається стосовно:

балансової вартості;

первісної вартості;

справедливої вартості;

відновлювальної вартості.

Балансова вартість — це вартість запасів, за якою вони відображаються у балансі. Первісна вартість — це вартість придбан­ня, одержання, виготовлення запасів. Справедлива вартість — первісна вартість запасів, одержаних установою безоплатно. Відновлювальна вартість — це змінена первісна вартість запасів після проведення їх переоцінки.

Переоцінка запасів установи може проводитися відповідно до нормативно-правових актів України (якщо такі буде запроваджено) або за рішенням керівника установи (якщо запаси морально застарілі та у зв’язку з тривалим часом їх перебування на зберіганні в установі, їх первісна (справедлива, відновлювана) вартість значно відрізняється від аналогічних запасів, придбаних пізніше).

Організація переоцінки запасів починається з утворення відповідного органу в межах установи. Традиційно переоцінка запасів установи проводиться комісією з переоцінки, яка призначається наказом керівника установи і до складу якої входять:

заступник керівника установи (голова комісії);

головний бухгалтер чи його заступник (в установах, в яких штатним розкладом посада головного бухгалтера не передбачена — особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку);

керівники груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інші працівники бухгалтерії, які обліковують запаси;

особи, на котрих покладено відповідальність за зберігання запасів, та інші посадові особи (на розсуд керівника установи).

Комісія здійснює переоцінку кожної окремої одиниці запасів і встановлює нові ціни. Документи, що підтверджують нову ціну, не потрібні. На однотипні предмети ціни встановлюються однаковими в межах однієї установи.

За результатами переоцінки комісія складає акт про зміну вартості запасів, який затверджує керівник установи.

Відповідальність за організацію роботи комісії покладається на керівника установи, а за об’єктивність визначення реальної вартості запасів — на керівника установи і голову комісії. Безпосередньо участь у роботі комісії (вивчення цінового поля аналогічних матеріальних запасів, обґрунтування встановленої вартості тощо) здійснюють працівники бухгалтерії.

Організація носіїв облікової інформації заново складається з розробки облікових номенклатур вибору носіїв облікової інформації, робочих інструкцій та графіків руху носіїв облікової інформації (рис. 6.3).

Рис. 6.3. Схема руху носіїв облікової інформації з обліку
матеріальних запасів у бухгалтерії

До носіїв облікової інформації, що застосовуються при веденні аналітичного обліку в бухгалтерії, належать:

книга кількісно-сумового обліку (ф. З-6);

картка кількісно-сумового обліку (ф. З-7);

книга обліку тварин (ф. З-8);

опис карток з обліку запасів (ф. З-14);

оборотна відомість (ф. З-11).

Книга кількісно-сумового обліку застосовується в разі кількісно-сумового варіанта обліку запасів. Призначена для аналітичного обліку матеріальних цінностей як у кількісному, так і сумовому вимірах. У книзі для кожного найменування (ґатунку) запа­сів відкриваються окремі аналітичні рахунки.

Книга відкривається на рік на підставі залишків на початок року. У книзі впродовж року фіксується інформація про таке:

зміст операції;

ціну запасів;

обороти за кредитом і дебетом (щодо кількості і суми);

залишків на кінець року.

Записи в книзі здійснюються на підставі первинних документів. Книга кількісно-сумового обліку має автоматизований варіант.

Картка кількісно-сумового обліку (форма З-7) має виконувати функції, аналогічні до попереднього реєстру, і застосовується переважно в централізованих бухгалтеріях.

Книга обліку тварин (форма З-8) застосовується для аналітичного обліку молодняку тварин і тварин на відгодівлі. У книзі відкриваються окремі аналітичні рахунки за видами та віковими групами молодняку тварин, а також за видами тварин на відгодівлі. Рух зазначених об’єктів обліку відображається в грошовому (сума) та натуральному (кількість, маса, кг) вимірах.

У централізованих бухгалтеріях книги обліку тварин форми З-8 відкриваються за кожною обслуговуваною установою.

Оборотна відомість (форма З-11) використовуються для звірки даних складського та бухгалтерського обліку. Оборотна відомість відкривається на рік і складається щомісячно на підставі даних бухгалтерського обліку за кожною групою аналітичних рахунків, об’єднаних відповідним синтетичним рахунком, у кількісному та вартісному виразі. За кожним субрахунком виводяться загальні сумові підсумки, які повинні відповідати показникам синтетичного обліку. У відомості фіксується інформація про таке:

номенклатурний номер;

найменування запасів;

одиниці виміру;

залишок на 1 число місяця;

оборот за місяць (кількість, сума).

Зауважимо, що за сальдового варіанта обліку запасів оборотна відомість ведеться тільки в сумовому виразі.

Опис карток з обліку запасів ф. З-14 застосовується для реєстрації відкритих карток аналітичного обліку у випадках, коли облік бухгалтерських операцій ведеться не в книгах, а на картках. Реєстрація здійснюється на момент відкриття картки. Облік карток ведеться стосовно:

порядкового номера відкриття картки;

найменування аналітичного рахунка;

дати відкриття картки;

номера відкриття сторінок картки.

Решта складових напрямку організації носіїв облікової інформації розробляється і деталізується за загальною методикою.