6.5. Організація обліку вибуття запасів

6.5. Організація обліку вибуття запасів

Запаси у процесі діяльності установи поступово вибувають, забезпечуючи безперервність останньої. Відповідно до сфер діяльності бюджетних установ та напрямків використання кінцевий рух запасів відбувається за такими напрямками:

передача до структурних підрозділів для споживання (на кафедри, у відділення, до харчоблоків) тощо;

втрати і нестача запасів (унаслідок стихійного лиха, крадіжок, природних втрат, загибелі тварин, молодняка тощо);

реалізація (надлишкових запасів, продукції).

Розробляючи заходи з організації обліку вибуття запасів, слід виокремити такі напрямки:

визначення нормативної бази;

організація процесу відпуску зі складу (комори) запасів;

організація списання запасів;

розробка облікових номенклатур;

вибір носіїв облікової інформації;

розробка графіків документообігу;

організація норм запасів.

До нормативних документів, що регулюють зазначений складовий напрям обліку запасів, належить більшість із наведених у підрозд. 6.1, тому доповнимо цей список Інструкцією про застосування норм природних втрат медикаментів, вати і медичних пиявок в аптеках, норм втрат скляного аптечного посуду на аптечних складах, фармацевтичних складах.

Організація норм запасів починається з вивчення споживання матеріалів, медикаментів, продуктів харчування та інших запасів. Норми розробляються як установою безпосередньо, так і зовнішніми суб’єктами регламентації — центральними органами виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю. Так, норми харчування одного хворого визначає Інститут харчування Міністерства охорони здоров’я стосовно дієтичних столів, у грошовому та натуральному виразі на 1 день. Норми лікарських засобів визначаються відповідно до методологічної форми та традиційної лікувальної схеми на одного хворого. Норми інших матеріалів регла­ментуються внутрішніми нормативними актами установи і встановлюються з розрахунку на один структурний підрозділ, одну обслуговуючу одиницю тощо.

Відповідно до встановлених норм на певну одиницю з урахуванням кількості чи обсягу послуг, об’єктів обслуговування тощо, планується загальний обсяг запасів на наступний звітний період. Зазначена робота є підготовчою до складання кошторису, а розрахунки за відповідними видами запасів в розрізі статей економічної класифікації видатків додаються до проекту кошторису у вигляді документації з функцією обґрунтування.

У роботі з визначення необхідних обсягів запасів бере участь плановий та бухгалтерський відділи, а також відділ матеріально-технічного забезпечення. Представники бухгалтерської служби, залучені до цієї роботи, повинні регулювати процес розробки планів і норм з двох позицій:

по-перше, забезпечення установи достатнім обсягом матеріальних запасів для безперервного, якісного її функціонування;

по-друге, запобігання неефектному використанню бюджетних коштів через неефективні (надмірні чи непотрібні) закупівлі матеріальних запасів.

Для організації процесу відпуску зі складу (комори) запасів необхідне впорядкування схеми «отримання — видачі» запасів, дотримання при відпуску попередньо встановлених лімітів, забезпечення особи, що здійснює відпуск запасів, інформацією про осіб, на яких покладено функції з отримання для структурних підрозділів запасів (підрозділ, посада, підпис).

Видача запасів зі складу має здійснюватись у встановлені години упродовж робочого дня. Для раціональної організації приймання — відпуску запасів зі складу (комори) завідувач складу повинен розробити режим роботи складу за погодженням з іншими службами і довести його до всіх структурних підрозділів.

Видача зі складу на потреби установи матеріальних запасів здійснюється через представників структурних підрозділів, які мають право на їх отримання (внесені до списку матеріально відповідальних осіб, що отримують матеріальні запаси на підставі відповідним чином оформлених документів на відпуск). Відпуск матеріалів та інших запасів здійснюється за масою, об’ємом чи кількістю відповідно до встановлених нормативів і лімітів. При цьому завідувач складу (комірник) повинен зважувати, заміряти чи рахувати матеріальні запаси до відпуску обов’язково в присутності особи, що їх отримує.

За аналогічного порядку здійснюється відпуск запасів при їх реалізації представникам інших організацій. Зауважимо лише, що особа, що має здійснити прийняття матеріальних запасів, окрім документів на відпуск, повинна мати відповідним чином оформлену довіреність на отримання встановленої кількості певного найменування матеріальних цінностей.

Порядок організації роботи зі списання матеріальних запасів не відрізняється від наведених заходів і напрямів у темі «Організація обліку необоротних активів», а розробка облікових номенклатур запасів здійснюється відповідно до загальної методики і являє собою традиційну характеристику стану зазначеного об’єкта обліку за виокремленими складовими (табл. 6.1).

Вибір носіїв облікової інформації щодо вибуття матеріальних запасів здійснюється в межах чинної нормативної бази. Зокрема, до документів та реєстрів, якими оформлюється зазначений вид руху матеріальних запасів, належать:

акт списання (ф. З-2);

накладна (вимога) (ф. З-3);

меню-вимога на видачу продуктів харчування (ф. З-4);

забірна картка (ф. З-5);

відомість вибірки використаних лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку (ф. 1-МЗ);

книга обліку протаксованих накладних (вимог) (ф. 7-МЗ);

журнал реєстрації битого посуду (ф. З-10);

шляховий листок (ф. 3);

звіт матеріально відповідальних осіб;

лімітно-забірна картка (ф. М-8, М-9);

накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення матеріалів (ф. М-11)).

Акт на списання складається на малоцінні і швидкозношувані предмети, інструмент, інвентар та інші запаси, що стали непридатними. В акті зазначаються такі дані про об’єкти обліку:

найменування;

номенклатурний номер;

одиниця виміру;

рік придбання установою;

строк перебування в експлуатації;

кількість;

ціна за одиницю;

сума.

В акті докладно висвітлюються причини списання, а також спосіб знищення непридатних запасів в разі, якщо реалізація їх неможлива. Акт підписують члени постійно діючої комісії і затверджує керівник установи.

Накладна (вимога) є уніфікованою формою і застосовується для оформлення прийняття різних матеріальних цінностей на склад (у комору) або видачі зі складу (комори). Цей первинний документ може застосовуватись для внутрішнього переміщення матеріальних цінностей. У накладній (вимозі) вказуються такі дані:

підстава;

хто отримує;

код функціональної класифікації видатків;

код економічної класифікації видатків;

отримувач;

відправник;

вид операції;

назва, ґатунок, розмір;

одиниця виміру;

номенклатурний номер;

кількість (вимагається і відпущена);

ціна;

сума.

Накладну (вимогу) виписує бухгалтерія у двох примірниках та затверджує керівник установи. Перший примірник призначений для отримання матеріальних цінностей зі складу, а другий — для обліку цих цінностей за місцем їх використання.

Оформлені розпискою отримувача накладні (вимоги) передаються до бухгалтерії з реєстром в установлені строки.

Меню-вимога на видачу продуктів харчування застосовується в разі здійснення однойменної операції на харчовому складі (коморі). Цей первинний документ містить інформацію про продукти харчування за чотириразового харчування (сніданок, обід, полудень, вечеря) у розрахунку на одну особу (для всіх, хто одержує постачання) у грошовому і натуральному вимірі. Укладанню меню-вимоги передує підготовка додаткових носіїв інформації. Так, у лікувально-профілактичних закладах щоденно старші медичні сестри відділень складають «Відомості про наявність хворих, що отримують харчування» за ф. № 22-МЗ, де вказують поділ хворих щодо дієти лікувального харчування (згідно з призначеннями історії хвороби) відповідно до встановлених диференційованих норм харчування. Цей документ складається в одному примірнику, підписується завідуючим відділення і передається дієтсестрі харчоблока. Дієтсестра складає загальну ф. № 22-МЗ, на основі якої за участю працівника бухгалтерії та шеф-кухаря складається меню-розкладка ф. № 44-МЗ на харчування хворих на наступний день, яка передається до бухгалтерії для виписування меню-вимоги. Меню-вимога складається щоденно у двох примірниках, підписується дієтсестрою, затверджується керівником установи і передається шеф-кухарю для забору продуктів харчування з харчового складу (комори). Під час відпуску один примірник із розпискою шеф-кухаря залишається на складі, другий — у шеф-кухаря. Меню-вимоги в установлені строки передаються з реєстром здачі документів, складеним у двох примірниках. Після прийняття документів та їх перевірки працівником бухгалтерії один примірник реєстру передається матеріально відповідальній особі з позначкою про відповідність і достовірність його даних.

Забірна картка (ф. № З-5) призначена для оформлення відпуску матеріальних цінностей, продукції молочної кухні та інших запасів, які відпускаються систематично протягом місяця. Картка містить таку інформацію:

матеріально відповідальна особа;

вид операції;

одержувач;

код економічної класифікації;

код функціональної класифікації;

найменування;

одиниця виміру;

номенклатурний номер;

кількість;

ціна;

сума;

ліміт запасів.

Забірна картка виписується бухгалтерією на кілька найменувань матеріальних цінностей, що належать до одного коду економічної класифікації. Забірна картка виписується у двох примір­никах: перший — для отримувача, другий — для складу. Термін використання картки встановлено такий: 15 днів — у разі щоденного відпуску або місяць — у разі періодичного відпуску матеріальних цінностей. Відпуск матеріальних цінностей здійснюється із суворим дотриманням ліміту, якщо такий встановлено.

Понадлімітований відпуск матеріалів оформлюється випискою окремої накладної (вимоги) ф. № З-3. Аналогічно оформлюється й заміна одного матеріалу іншим, для чого в забірній картці робиться примітка «Див. вимогу №____» та відповідно зменшується залишок ліміту. Дані про зміни ліміту вносяться в раніш видану забірну картку. При цьому раніше встановлений ліміт перекреслю­ється й угорі надписується новий ліміт. Виправлення підтверджуються підписом особи, яка встановила ліміт та внесла зміни.

Кількість матеріальних цінностей, що відпущені, проставляється матеріально відповідальною особою в обох примірниках. У забірній картці на відпуск продуктів молочної кухні додатково проставляється кількість тари, яку повернуто отримувачем. Матеріально відповідальна особа ставить свій підпис у забірній картці отримувача, а на забірній картці складу ставить свій підпис отримувач. Після закінчення місяця або після використання ліміту (за лімітованого відпуску) забірні картки разом із іншими прибутково-видатковими документами здаються до бухгалтерії для відображення в обліку.

Відомість вибірки використаних лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку ф. № 1-МЗ, складається на підставі накладних (вимог) щоденно працівником аптеки, який здійснює видачу ліків. Записами фіксується вибірка кожного най­менування за групами (отруйні, наркотичні засоби, спирт етиловий, дефіцитні та дорогі лікарські засоби), кількість, порядковий номер накладної (вимоги), загальний обсяг вибірки. Відомість підписує завідуючий аптекою.

Книга обліку протаксованих накладних ф. 7-МЗ ведеться для реєстрації прийнятих накладних (вимог) у порядку нумерації. Книга до початку її ведення повинна бути прошнурована, пронумерована і завірена підписом головного бухгалтера на останній сторінці. У великих медичних установах при потребі для кожного відділення можуть бути відведені окремі сторінки. Накладні (вимоги) на отримання лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку, мають бути виділені при реєстрації у книзі ф. № 7-МЗ, як правило, підкреслюванням. Наприкінці місяця в книзі підраховується сума за кожною групою матеріальних цінностей та загальна сума за місяць.

Журнал реєстрації чистого посуду ведеться на складі їдальні та в харчоблоці. Посадові особи, що здійснюють ведення журналу, фіксують інформацію про дату факту биття посуду, найменування предметів, кількість (літерами), підписи осіб. Постійно діюча комісія стежить за правильністю ведення журналу і на основі його даних щомісячно або щоквартально складає акт на списання битого посуду, який затверджує керівник установи.

Шляховий листок типової ф. № 3, який заповнюють відповідні посадові особи: диспетчер, заправник, механік, — видається водію щоденно. Він містить таку інформацію:

завдання водія;

роботу водія та автомобіля;

рух пального;

результати роботи автомобіля.

Перед виїздом автомобіля з гаража до шляхового листка вносяться покази спідометра, фактичний час виїзду автомобіля з гаража, марка пального, витрати пального, кількість виданого пального і залишок при виїзді. При поверненні автомобіля в гараж заповнюються графи щодо показу спідометра, фактичного часу повернення автомобіля, залишку пального і витрати пального фактичні.

Остаточно оформлений шляховий листок передається до бухгалтерії для перевірки і подальшої реєстрації в обліку інформації про списання пального.

Лімітно-забірні картки (ф. № М-8, № М-9) та накладна (вимога) (ф. № М-11) подібні до зазначених однойменних первинних документів як стосовно оформлення, так і щодо якості руху.

Зауважимо також, що для синтетичного обліку вибуття і переміщення запасів використовуються:

накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів ф. 439 (б) — меморіальний ордер №10 ;

зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування ф. 411 (б) — меморіальний ордер № 12;

накопичувальна відомість витрачання матеріалів ф. 396 (б) — меморіальний ордер № 13.

Графіки документообігу складаються за загальною методикою, визначеною в розд. 3. Загальну схему руху носіїв інформації унаочнює рис. 6.4.

Рис. 6.4. Схема руху облікової інформації
за напрямком «Облік вибуття матеріальних запасів»