7.1.2. Принципи системи управління витратами

7.1.2. Принципи системи управління витратами

Управління витратами на підприємстві можна визначити як систему обробки та підготовки необхідної інформації у процесі управління підприємством. До її загальних принципів належать:

1. Системний характер організації та ведення системи управління витратами. Цей принцип є визначальним і передбачає побудову проблемного (стратегічного) й оперативного планування, облік та контроль виробничих витрат і продукції, оцінку роботи персоналу як цілісну систему планових, облікових, контрольно-аналітичних та економічних розрахунків, спрямованих на досягнення підприємством загалом високих результатів господарювання. Залежно від обраних підприємством економічних пріоритетів ними може бути максимізація прибутку, збільшення частки ринку, одержання цільового прибутку тощо.

2. Орієнтація на задоволення виключно власних інформаційних потреб підприємства при управлінні його виробничо-збуто­вою діяльністю. Дані системи управління витратами повинні
мати суто внутрішнє призначення і за межі підприємства можуть виходити лише в ролі конфіденційної інформації.

3. Самостійне визначення самим підприємством форм та документації системи управління витратами. Цей принцип означає повну незалежність підприємства при відпрацюванні порядку ведення внутрішнього обліку, контролю й звітності. Завданням останньої є забезпечення керівників підприємства необхідною інформацією.

4. Пріоритет стратегічних цілей перед поточними завданнями. Дотримання цього принципу вимагає від системи управління витратами глибокого обґрунтування перспектив підприємства й визначення таких стратегічних цілей, які не мають нічого спільного з декларацією бажаних напрямів розвитку чи очікуваних результатів. Стратегія повинна реально враховувати як внутрішні можливості господарства, так і весь спектр зовнішніх умов його функ­ціонування. Завдання управлінського обліку — надати всю необ­хідну для цього інформацію. Відповідальність за розробку стратегії несе керівництво, але високу якість стратегічних управлінських рішень забезпечує внутрішній облік.

5. Принцип безперервності передбачає постійний пошук, передачу, нагромадження, обробку та аналіз інформації для потреб управління підприємством. Жодних змістових прогалин та часових перерв в одержанні керівництвом управлінської інформації не повинно бути. Управлінський облік є обов’язковою складовою інформаційної системи господарства і разом з нею функціонує на постійній основі.

6. Єдність та універсальність інформаційної бази системи управління витратами як принципи її організації вимагають створення внутрігосподарських банків інформаційних ресурсів (баз даних) багатофункціонального призначення. Завдяки цьому спро­щується й здешевлюється пошук необхідної інформації для обґрунтування управлінських рішень, створюються передумови повторного чи багаторазового використання передусім первинних даних виробничого обліку витрат та результатів за їх разової фіксації. В кінцевому підсумку дотримання цього принципу дозволяє з максимальною ефективністю використати нагромаджену інформацію.

7. Наскрізна уніфікована стабільна систематизація та кодування всіх планово-облікових номенклатур. Даний принцип тісно пов’язаний з попереднім і вимагає сталої й вичерпної структуризації всіх інформаційних потоків системи управління витратами: про структурні підрозділи, їх спеціалізацію; перелік вироблюваних продуктів; склад витрат за статтями, статей за частинами; перелік використовуваних технологічних матеріалів; про цінову інформацію, персонал, засоби виробництва і т. ін. Особливо необхідна така уніфікація в умовах комп’ютеризації облікових процедур. Вона дозволяє швидко й точно ідентифікувати предмет інформаційного запиту з боку керівництва, безпомилково відшукати потрібні дані, за потреби обробити їх і таким чином забезпечити прийняття обґрунтованого управлінського рішення. Одночасно створюються технічні передумови використання інфор-мації за багатьма напрямами.

8. Принцип бюджетного (кошторисного) методу управління витратами, собівартістю й дохідністю підприємства передбачає: а) визначення сфери діяльності господарства та його внутрішніх складових як центрів відповідальності; б) планування (складання) бюджетів структурних одиниць відповідно до їхніх диференційованих у межах підприємства економічних функцій; в) узагальнення (сумування) бюджетів підрозділів і одержання генерального бюджету підприємства; г) визначення відповідності показників генерального бюджету стратегічним цілям підприємства; д) уточнення генерального бюджету та бюджетів підрозділів; е) організацію контролю за виконанням бюджетів.

9. Принцип взаємодії підрозділів підприємства через дані бюджетів передбачає визначення регулюючих параметрів внутрігосподарського обміну продукцією та послугами за допомогою цінових інструментів трансфертної природи. Завдяки цьому створю-ються передумови організації виробництва на засадах замкненого циклу, що дозволяє підприємству загалом пропонувати на відкритому ринку продукти високого ступеня готовності до кінцевого споживання. Бюджетні та звітні матеріали створюють систему «опорних точок» внутрігосподарських економічних відносин.

10. Принцип оцінки результатів діяльності підрозділів на основі бюджетів і внутрішньої звітності надає системі управління витратами рис інструмента мотивації персоналу як головного елемента економічного механізму підприємства. По кожному підрозділу він відтворюється низовими системами планування, обліку, контролю та матеріального стимулювання.

11. Принцип масової участі персоналу підприємства (партисипативності) в процедурах системи управління витратами сприяє поглибленому ознайомленню кожного працівника незалежно від посади з характером діяльності, структурою та завданнями підрозділу й підприємства. Це сприяє збагаченню мотиваційних інструментів активізації персоналу, оскільки цілі підприємства стають цілями кожного працівника, колектив консолідується, а виконання поставлених завдань стає джерелом морального задоволення робітників, пробуджує у них почуття відповідальності, посилює заінтересованість у роботі, мобілізує творчу ініціативу.

12. Реалізації переваг принципу партисипативності сприяє дотримання принципу періодичності. Складання та обговорення документів системи управління витратами слід здійснювати за певним графіком, узгодженим з виробничою та збутовою циклічністю діяльності підприємства. Це стосується і матеріалів, отримуваних керівниками. До функцій апарату управління підприємс­твом належить встановлення конкретних дат підготовки й обгово­рення в колективах планових, облікових, контрольних та аналітичних документів. Щодо сільськогосподарських підприємств, то важливо залучити до системи управління витратами постачальницьку діяльність і налагодити розробку внутрішніх витратних стандартів.

13. Принцип економічної обґрунтованості та достовірності полягає в тому, що його дані повинні передусім точно відображати господарські операції, ретроспективну характеристику діяльності підприємства та його підрозділів. Щодо стратегічних планів, то вони повинні містити обґрунтування цілей і шляхів їх досягнення з такою глибиною аргументації, яку допускає доступ­на інформація про майбутній стан економічного середовища. Короткострокові (річні, квартальні) плани слід деталізувати настіль­ки, щоб на рівні підрозділів вони наближалися до інструкцій. Лише достовірна й обґрунтована інформація дозволить керівництву приймати правильні управлінські рішення.

14. Одним з важливих принципів ведення системи управління витратами виступає принцип мінімальної трудомісткості. Він вимагає орієнтації на досконалі методики, сучасні технічні засоби й відповідне програмне забезпечення (комп’ютерні технології) виконання комплексу планових, облікових, контрольних та аналітичних розрахунків. Мінімальна трудомісткість дозволить своєчасно і в повному обсязі підготувати необхідну інформацію для прийняття управлінських рішень. Умовою дотримання даного принципу, як і попереднього, є використання функціональної структуризації виробничих витрат, на основі якої можна будувати прості й гнучкі алгоритми техніко-економічних розрахунків за допомогою як стандартних пакетів типу електронних таблиць, так і спеціальних пакетів прикладних програм витратно-цінового аналізу.

Названі принципи вказують загальні напрями побудови системи управління витратами й у конкретному господарстві застосовуються з урахуванням його організаційно-економічних особливостей. Обов’язковість дотримання всіх без винятку принципів не слід розглядати як абсолютну і тим більше як вимогу уніфікації системи управління витратами в усіх господарствах. Система управління витратами та форми її ведення визначаються самостійно кожним підприємством. Крім того, впровадження системи потребує певного часу для освоєння її методів та прийомів відповідними фахівцями: керівниками, галузевими спеціалістами, бухгалтерами.

На підготовчому етапі впровадження системи створюють загальну організаційно-методичну основу у вигляді двох положень: «Положення про внутрігосподарські відносини» та «Положення про структурний підрозділ сільськогосподарського товариства». За допомогою цих двох документів унормовують основні засади внутрішнього управління діяльністю виробничих підрозділів, зок­рема й ведення системи управління витратами.