7.2. Організація обліку особового складу працівників
7.2. Організація обліку особового складу працівників
Облік особового складу працівників є одним з інформаційних джерел збереження бухгалтерського обліку заробітної плати та відповідних розрахунків. Зазначений вид обліку перебуває у віданні відділу кадрів і охоплює облік осіб, що приймаються на роботу, облік поточного особового складу та облік осіб, що звільняються з відповідної посади. Своєчасність надання відомостей щодо кадрових змін та пересувань безпосередньо впливає на якість обліку нарахування та розрахунків із заробітної плати. Водночас чіткість бухгалтерського обліку зазначеного напрямку є результатом продуманої класифікаційної системи обліку особового складу. Отже, варто говорити про організацію обліку особового складу працівників установи чи організації як складову організації бухгалтерського обліку заробітної плати.
Організація обліку особового складу здійснюється за такими напрямками:
визначення нормативної бази;
визначення складу та чисельності працівників;
розробка класифікаційної системи щодо особового складу;
організація носіїв інформації щодо обліку особового складу працівників.
До інструктивної бази належать такі нормативні документи:
Наказ Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253 «Про затвердження типових форм первинного обліку»;
Наказ Міністерства фінансів України від 28.01.02 № 57 «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету».
Згадаймо, що загальна чисельність працівників бюджетних установ встановлюється штатним розкладом, затвердженим разом з іншими документами щодо виконання бюджету у 2002 році, Наказом Міністерства фінансів від 28.01.02 № 57. Штатний розклад бюджетної установи являє собою затверджений вищою установою перелік найменувань посад постійних співробітників із зазначенням кількості однойменних посад (вакансій) та посадових окладів за структурними підрозділами установи. Штатний розклад є підґрунтям для складання та подальшого затвердження кошторисів бюджетних установ. Штатний розклад складає керівник планово-фінансового відділу на основі штатних нормативів, які являють собою встановлену кількість посад різних категорій працівників стосовно окремих категорій масових закладів, видів закладів охорони здоров’я, освіти, культури тощо. Кількість вакансій за типовими штатами тієї чи іншої категорії установи залежить від показників обсягів діяльності останніх (для лікарень — кількість ліжок, ліжкоднів; для амбулаторно-поліклінічних закладів — кількість відвідувань хворих, кількість хворих, кількість приміщень, площ приміщень; для шкіл — типи шкіл, кількість класів, для вищих навчальних закладів — видів останніх тощо). Штатні нормативи та типові штати для бюджетних установ розробляються і затверджуються відповідними галузевими міністерствами. Фактична штатна чисельність не повинна перевищувати кількості штатних посад за штатним розкладом установи.
Прийом на роботу до бюджетних установ здійснюється за наявності вільних робочих місць. Зарахування працівника до штатів установи супроводжується присвоєнням йому табельного номера, який являє собою кодифікований символ ідентифікації зазначеної особи як працівника конкретної установи. Табельні номери розробляє відділ кадрів установи. Присвоєння табельних номерів може здійснюватись як за категорією персоналу (основні працівники; допоміжний персонал; адміністративно-господарський; молодший обслуговуючий), так і за приналежністю до структурного підрозділу. У процесі розробки табельних номерів кожній категорії працівників чи кожному структурному підрозділові виділяється відповідна серія табельних номерів (ректорат — № 1—20; факультет економіки та управління — № 21—220; факультет маркетингу — № 221—370; факультет інформаційних систем і технологій — № 371—450 і т. ін.).
Надалі табельний номер працівника фіксується в усіх первинних і зведених документах з обліку особового складу, праці, заробітної плати. В разі звільнення чи переведення працівника до іншого підрозділу його номер залишається вільним три роки.
До носіїв обліку особового складу працівників, які виступають носіями інформації щодо первинного етапу бухгалтерського обліку, відносять:
наказ про прийом на роботу ф. П-1;
наказ про переведення на іншу роботу (ф. П-5);
наказ про переведення на іншу посаду (форма вільна);
наказ про припинення трудового договору (контракту) (ф. П-8).
Наказ (розпорядження) про прийом на роботу (ф. П-1) застосовується для обліку прийнятих на роботу, заповнюється у відділі кадрів на всіх працівників. Укладений та завізований начальником відділу кадрів або особою, відповідальною за прийняття на роботу, проект наказу в необхідних випадках є направленням на переговори і перепусткою у структурних підрозділах для ознайомлення з умовами роботи. Керівник структурного підрозділу робить висновок про можливість зарахування: з відміткою у проекті наказу (ким може бути прийнятий на роботу той, хто наймається; з яким окладом і тривалість строку випробування). Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі необхідності медичного огляду, відмітки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежного мінімуму та інші відмітки проставляються на зворотному боці форми.
Проект наказу по прийом на роботу працівника, якому встановлюють оклад, візується у відповідній службі підприємства (організації) для підтвердження вакантної посади і окладу, що встановлюються за штатним розписом. Підписаний керівником підприємства (організації) наказ (розпорядження) оголошується працівникові під розписку.
На підставі підписаного наказу відділ кадрів заповнює документ первинного обліку ф. П-2 «Особова картка» і робить відповідні записи у трудовій книжці. Один примірник наказу передається до бухгалтерії для відкриття особового рахунка.
Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (ф. П-5) застосовується при оформленні переведення працівника із одного структурного підрозділу до іншого. Заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках. Наказ (розпорядження) завізовує начальник структурного підрозділу попереднього і нового місця роботи та підписує керівник організації чи установи. Один примірник зберігається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії для проведення відповідних записів у особовому рахунку.
Наказ про переведення на іншу посаду має вільну форму і застосовується при переведенні працівника на іншу посаду. Порядок його оформлення аналогічний порядку щодо попереднього наказу.
Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (ф. П-8) використовується при звільненні працівників, заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, які звільняються вищим органом. Підписується керівником структурного підрозділу та керівником організації чи установи. Один лишається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію. На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору бухгалтерія робить розрахунок із працівником.
Перелічені носії інформації щодо обліку особового складу в день їх оформлення повинні бути передані працівником відділу кадрів до відповідного сектора (групи) бухгалтерської служби для здійснення перевірки та фіксації даних у реєстрах аналітичного і синтетичного обліку.