7.4. Організація обліку нарахування та виплати заробітної плати

7.4. Організація обліку нарахування та виплати заробітної плати

Наступним етапом в організації обліку праці і заробітної плати є організація обліку нарахування та виплати заробітної плати, яка являє собою систему заходів по забезпеченню якісного, достовірного та своєчасного нарахування заробітної плати в бухгал­терії установи. Зазначений етап організації передбачає:

визначення нормативної бази;

організацію нагромадження інформації щодо виробітку та використання робочого часу та нарахування заробітної плати;

організація обліку розрахунків з працівниками та виплати заробітної плати;

організація носіїв облікової інформації.

До нормативної бази належать перелічені в підрозд. 7.1 законодавчі, інструктивні та інші нормативні документи.

Організація нагромадження інформації щодо виробітку та використання робочого часу має здійснюватися відповідно до графіка руху носіїв первинної інформації — табелів, нарядів тощо. В установлені строки працівники відповідних структурних підрозділів, на яких покладено виконання облікових функцій щодо виробітку та використання робочого часу, передають до бухгалтерії первинні документи. Бухгалтер розрахункового сектора, групи розрахунків із заробітної плати приймає зазначені документи, перевіряє їх і комплектує у визначеному порядку. Прийняті до обробки зазначені документи разом з наказами, актами тощо слугують основою для здійснення розрахунку заробітної плати. При відпрацюванні раціонального механізму нагромадження інформації щодо виробітку важливим напрямком виступає організація роботи тарифікаційної комісії. Нагадаємо, що розмір ставок заробітної плати (посадових окладів), а також надбавок до них в окремих галузях бюджетної сфери (охорони здоров’я, освіти, культури) визначається за результатами щорічної тарифікації. Тарифікація проводиться постійно діючою комісією, що утворюється наказом керівника установи, до складу якої входять:

керівник установи або його заступник (голова комісії);

головний бухгалтер;

інспектор відділу кадрів;

начальник планово-економічного відділу;

представник профспілкової організації;

інші посадові особи.

У своїй роботі тарифікаційна комісія керується чинними умовами оплати праці й іншими нормативними актами (перелік наведено в підрозд. 7.1). Порядок роботи тарифікаційної комісії визначається її головою, при цьому слід виділити такі напрямки:

визначення термінів роботи комісії та часового регламенту;

відповідальність за безпосереднє складання тарифікаційних списків;

оформлення результатів тарифікаційної комісії.

Терміни проведення тарифікації залежать від галузевої належності установи. Так, тарифікація в установах закладів освіти проводиться станом на 1 вересня, в установах охорони здоров’я та культури — на 1 січня до моменту затвердження кошторису доходів і видатків. Так, установлюючи часовий регламент роботи комісії (конкретні дати і часи роботи), потрібно враховувати ступінь навантаження членів комісії з виконання основних посадових функцій. Регламент роботи комісії має бути вчасно доведений до членів комісії. Робота комісії починається з ретельного вивчення інформації щодо особового складу на предмет стажу роботи, освіти, категорії, яка має бути підтверджена відповідними документами (атестатами, дипломами, наказами, звітами тощо). Результати роботи комісії відповідальна особа — член комісії, відображає у вигляді тарифікаційних списків установи. Тари­фікаційні списки підписуються членами комісії, затверджуються керівником, надалі визначають розмір посадових окладів працівників установи на рік.

Розміри ставок встановлюються на підставі указаних докумен­тів—тарифікаційних списків, протоколів тарифікаційної комісії, штатного розкладу, документів про підтвердження категорії тощо. Для забезпечення якісного і точного відображення фактичних даних щодо розподілу заробітної плати останні мають бути згруповані в окремі папки з послідовністю розміщення стосовно структурних підрозділів.

Приступаючи до нарахування заробітної плати, бухгалтер ретельно вивчає вищевказані документи для запобігання спотворення реальних результатів праці. Після зазначеної процедури працівник бухгалтерії здійснює нарахування заробітної плати, фіксуючи інформацію у відповідних носіях (особових рахунках, розрахунково-платіжних відомостях; розрахункових відомостях). Відповідно до трьох варіантів розрахунків із робітниками і службовцями з приводу заробітної плати виділяють такі варіанти здійснення нарахувань:

за допомогою особових рахунків і розрахунково-платіжних відомостей;

за допомогою розрахункових відомостей;

за допомогою розрахунку заробітної плати.

Особовий рахунок (форми П-54, П-54а) використовується для акумуляції інформації про заробітну плату кожного працівника установи. На підставі первинних документів з обліку виробітку та виконаних робіт, відпрацьованого часу і вищевказаних документів на різні види виплат дані щодо кожного працівника фіксуються щомісячно в його особовому рахунку. Окрім зазначеної інформації в особовому рахунку здійснюється фіксація утримань, відрахувань та внесків із заробітної плати. В особовому рахунку також відмічається сума заборгованості працівників установи. Основні реквізити особового рахунка такі:

ідентифікаційний код працівника;

категорія персоналу;

назва структурного підрозділу;

сімейний стан;

дата виходу на роботу.

В особовий рахунок вноситься інформація про відпустки та переміщення працівника. Особовий рахунок має характер накопичувального реєстру і відкривається на рік. На підставі даних минулого місяця, що внесені в особовий рахунок, та даних первинного обліку поточного місяця формується розрахунково-пла­тіжна відомість ф. П-49.

Даний реєстр має комбінований характер, оскільки містить інформацію як щодо розрахунку заробітної плати (рядки «Нараховано до виплати», «Утримано та враховано», «Заборгованість за працівником», «Сума заробітної плати» тощо), так і стосовно її виплати (рядок «Разом до видачі», «розписка в отриманні»). Відомості складаються за обслуговуваними бюджетними установами та структурними підрозділами в двох примірниках (під копірку), причому платіжним документом є перший примірник.

У разі застосування для розрахунку заробітної плати розрахункової відомості ф. П-51 особовий рахунок не ведеться. Зазначений реєстр обліку складається в одному примірнику в розрізі працівників структурного підрозділу та класифікаційних характеристик установ, що обслуговуються централізованою бухгалте-
рією, за статтями:

нараховано за видами оплат;

утримано та враховано;

заборгованість працівника;

сума до видачі.

Окрім перелічених основних статей розрахункова відомість має особисту інформацію про кожного працівника, занесену у відомість (дата народження, сімейний стан, кількість дітей та утриманців), яка тим чи іншим чином впливає на визначення розміру суми до видачі. При відрядній формі оплати праці, що супроводжується великою кількістю первинних документів щодо обліку виробітку, як у першому варіанті, підрахунок заробітку виконується в накопичувальній картці (форми П-55, П-56), де фіксуються види робіт, номер наряду та інша інформація щодо виробітку. За третім варіантом розрахунок по заробітній платі здійснюється у спеціальному аркуші, що має назву «Розрахунок заробітної плати» (ф. П-52). За­значена форма складається щомісяця на кожного працівника установи у двох примірниках за статтями:

нараховано за видами заробітної плати;

утримано за видами утримань, включаючи аванс за 1-шу половину місяця;

сума до видачі.

Один примірник розрахунку заробітної плати залишається в бухгалтерії, другий передається працівникові установи під час виплати заробітної плати. На основі даних ф. П-52 складається платіжна відомість (ф. П-53).

Механізм організації розрахунків із заробітної плати залежить від форми, яку обрала дана бюджетна установа. Сьогодні застосовують дві форми розрахунків:

через касу установи;

через уповноважену установу банку.

При цьому видача коштів із каси бухгалтерії може бути здійснена в індивідуальному порядку чи через уповноважену особу структурного підрозділу. В разі, якщо виплата коштів здійснюється через касу установи, слід чітко дотримуватись встановленого графіка виплат. Щодо кожного структурного підрозділу чи установи, що обслуговується, така чітка регламентація допоможе уникнути зайвих витрат часу працівників останніх в цілому та каси зокрема. Більш раціональним способом у зв’язку з цим є виплата заробітної плати через довірених осіб, з якими укладається угода від особи керівника на виконання зазначених функцій. Працівники бухгалтерії повинні провести повний інструктаж щодо матеріальної й інших видів відповідальності зазначених працівників і порядку організації виплат у структурному підрозділі. Так, доставка коштів у структурний підроз­діл має здійснюватись відповідальною особою у супроводі одного з працівників. Виплата коштів має здійснюватись в ізольованому приміщенні, де одночасно мають бути присутні лише особа, що здійснює виплати, та особа, яка отримує кошти. Зберігаються кошти до виплати в металевому сейфі зазначеного приміщення, ключ від якого мають уповноважена особа структурного підрозділу та його керівник. Виплата коштів здійснюється в певні періоди часу, з урахуванням основної діяльності працівника, упродовж трьох днів, після чого уповноважена особа оформлює платіжні документи і передає їх, разом із сумою невиплаченої заробітної плати, до каси бюджетної установи. Для оформлення розрахунків із заробітної плати використовуються вже відомі форми П-49 та П-53.

Організації виплати коштів по заробітній платі через установи банку передує вибір кандидатури банківської установи (при цьому відповідно до листа Держказначейства України від 10.01.2002 № 19-091/25-258 цей вибір не регулюється органами Державного казначейства). При зазначеній формі виплати заробітної плати працівникам після укладання індивідуальних угод на відкриття карткового рахунка видається один примірник угоди, дебетна картка, цифровий код до неї та правила користування дебетною карткою. Важливим є наочний інструктаж працівників установи щодо користування пластиковою карткою та ознайомлення з принципом роботи банківського автомата, який мають провести працівники бухгалтерії установи. Відповідно до графіка руху носіїв інформації працівники отримують розрахунковий листок чи розрахунок отриманої по картці заробітної плати.

Рис. 7.2. Схема руху облікової інформації
з обліку нарахування заробітної плати

На підставі розрахункових документів, оформлених відповідним чином, оформлюється головний реєстр синтетичного обліку щодо напрямку обліку заробітної плати і розрахунків з її приводу — зведення розрахункових відомостей із заробітної плати і стипендій ф. № 405 — меморіальний ордер № 5. До меморіального ордера додаються всі документи, які є підставою для нарахування заробітної плати (табелі використання робочого часу, витяги з наказів про зарахування працівників, їх звільнення та ін.). Записи в ордері систематизуються за функціональною класифікацією та найменуванням установ, що обслуговуються. У разі нарахування заробітної плати за рахунок коштів спеціального фонду вони систематизуються і за видами коштів спеціального фонду.

Дані розрахунково-платіжних відомостей за коштами спеціального фонду записуються до ф. № 405 після виведення підсумку за коштами загального фонду.

На суму нарахованої заробітної плати нараховуються внески на обов’язкове пенсійне та соціальне страхування.

У кінці місяця підбиваються підсумки за меморіальним ордером, меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером, а одержані дані, у вигляді відповідної кореспонденції рахунків, записуються до книги «Журнал-Головна».

Розробка облікових номенклатур за даним напрямом здійснюється в розрізі переліку:

нараховано зарплату;

нараховано інші види додаткових виплат;

утримано із заробітної плати збори і платежі;

виплачено заробітну плату.