7.5. Організація обліку стипендій

7.5. Організація обліку стипендій

Окремою статтею видатків бюджетних установ, що має код 1342 за економічною класифікацією видатків бюджету, є стипендії. Зазначений напрямок видатків є характерним для закладів освіти і науки.

Виокремлюючи такий напрямок організації бухгалтерського обліку, як організація обліку стипендій, слід вказати на значну подібність заходів з удосконалення та забезпечення облікового процесу на цій ділянці із системою заходів щодо організації бухгалтерського обліку заробітної плати. Організація обліку стипендій охоплює:

визначення нормативної бази;

організацію обліку особового складу студентів та інших стипендіатів;

організацію обліку результатів сесії та призначення стипендій;

організацію обліку нарахування стипендій та розрахунків по її виплаті;

організацію облікових номенклатур;

організацію вибору носіїв інформації;

організацію руху носіїв облікової інформації.

Основними нормативними документами з обліку стипендій є:

Порядок призначення, виплати та розмірів стипендіального забезпечення учнів, студентів, курсантів, слухачів, клінічних ординаторів, аспірантів і докторантів, затверджений Наказом Кабінету Міністрів України від 8.08.01 № 950;

Указ Президента України «Про додаткові заходи щодо підтримки молодих вчених» від 9.04.02 № 315/2002;

Розпорядження Президента України «Про призначення стипендій ім. Тараса Шевченка учням загальноосвітніх навчальних закладів» від 15.08.01 № 203/2001-РП;

Указ Президента України «Про Порядок призначення стипендій імені Тараса Шевченка учням середніх загальноосвітніх навчальних закладів» від 9.11.2000 № 1216/2000.

До основних нормативних актів також належать галузеві накази про призначення стипендій Президента України, Верховної Ради України, іменних стипендій тощо на відповідні семестри.

Функції обліку особового складу студентів та інших стипендіатів покладено на студентський відділ кадрів, науковий відділ, відділ докторантури та аспірантури. Відповідно до результатів вступних іспитів абітурієнти зараховуються до складу студентів першого курсу. Студентам на момент 1 вересня присвоюється кодове цифрове чи цифрово-буквене позначення, яке виконує роль, аналогічну табельному номерові. Зазначений кодовий знак закріплюється за студентом на весь час його навчання і фіксується у студентському квитку, заліковій книжці й у всіх первинних документах з обліку стипендій. Зарахування до аспірантури та докторантури також супроводжується присвоєнням аспірантові чи докторантові відповідного кодового позначення відділом науки чи відділом аспірантури і докторантури. Підставою для зарахування студентів, аспірантів та докторантів виступають накази ректора навчального закладу (директора) про зарахування до складу студентів, аспірантів, докторантів відповідного переліку осіб. Подальший рух особового складу студентів, аспірантів, докторантів також здійснюється відповідно до наказів керівника навчального чи наукового закладу.

Функції з обліку результатів екзаменаційної сесії покладено на деканати навчальних закладів. Зазначені структурні підрозділи акумулюють інформацію щодо оцінок, отриманих студентами під час екзаменаційної сесії за кожним навчальним предметом, у вигляді відомостей на здачу іспитів та заліків. Деканати повинні організувати роботу таким чином, аби впродовж двох днів після закінчення екзаменаційної сесії підготувати матеріали для переда­чі. Для цього потрібно чітко встановити термін здачі викладачами відомостей на іспит чи залік.

Після обробки інформації й узагальнення її у вигляді відомостей результатів екзаменаційної сесії (з визначенням середнього балу) по навчальних групах деканати передають зазначені накопичувальні документи для вирішення питань призначення чи позбавлення стипендій до стипендіальної комісії. Стипендіальна комісія формується наказом ректора в складі:

керівника установи;

деканів (завідувачів відділень);

представників профспілкової організації;

бухгалтера розрахункового сектора (групи розрахунків зі стипендіатами).

Комісія після розгляду документів щодо призначення стипендій формує реєстр учнів, студентів, курсантів, яким призначається стипендія. Він затверджується наказом керівника навчального закладу. Зазначений пакет документів передається до розрахункового відділу бухгалтерії для нарахування стипендії. Стипендії докторантам і аспірантам призначаються наказом ректора, директора за поданням наукової частини.

Організація обліку нарахування стипендій та розрахунків за нею здійснюється за схемою, аналогічною до схеми організації обліку нарахування заробітної плати та розрахунків по ній, а тому зупинимось лише на основних моментах та особливостях.

Нарахування стипендії здійснюється за вищевказаними документами, які у встановлені терміни, відповідно до графіка руху носіїв облікової інформації надходять до бухгалтерії. Бухгалтер розрахункового сектора здійснює розрахунок стипендії складанням розрахунко­вих чи розрахунково-платіжних документів за групами. Виплати студентських стипендій на практиці здійснюються двома способами:

через касу навчального закладу;

через уповноважені установу банку (платіжною карткою).

Отримання коштів через касу установи здійснюється в особовому порядку та через фінансових старост, при цьому другий варіант є більш раціональним, оскільки дає змогу істотно скоротити витрати робочого часу. Заслуговує на увагу також установлен­ня чіткого часового терміну видачі стипендій. Нагадаємо, що отримання стипендій фінансовим старостою відбувається за довіреністю групи, яка складається студентами групи на відповідний семестр і завіряється деканом факультету. Уповноважена особа групи має бути поінформована про ступінь та міру відповідальності та порядок здійснення розрахунково-платіжних операцій. За зазначеним документом фінансовий староста отримує платіжні документи, про отримання яких він робить відмітку в журналі реєстрації виданих розрахунково-платіжних документів і сум коштів до виплати. Після видачі сум стипендії, оформлення документів представник групи передає розрахунково-платіжну документацію з залишком коштів до розрахункового сектора установи.

Носіями інформації щодо обліку стипендій виступають:

розрахунково-платіжна відомість ф. П-49;

розрахункова відомість ф. П-50;

платіжна відомість ф. П-53;

картка особових рахунків стипендіатів (ф. 347-ст);

меморіальний ордер № 5.

Оскільки більшості з перелічених реєстрів була надана характеристика в пункті 7.4, звернімо увагу на картку особових рахунків стипендіата.

Зазначений реєстр аналітичного обліку відкривається в бухгалтерії на весь термін навчання студентів. Інформація фіксується в розрізі таких характеристик:

прізвище, ім’я, по батькові;

цифровий код студента;

дата зарахування;

дата відрахування;

номер платіжної відомості;

сума призначеної стипендії (запис робиться раз на семестр);

сума утримань;

сума до виплати.

Записи в картку вносяться щомісячно. Картки особових рахунків повинні зберігатись в бухгалтерії установи в спеціальних картотеках за факультетами і групами.

Організація облікових номенклатур за напрямком «облік стипендій» подано у таблиці 7.1. Інші напрямки організації технології облікового процесу за даною його складовою реалізуються відповідно до встановленої єдиної методики (розд. 3).