8. 3. Шляхи трансформації офісів (на прикладі провідних компаній світу)

Сучасний бізнес у розвинутих країнах неможливий без використання не тільки нової політики ведення справ, сучас­них маркетингових досліджень і методів, але і використання нових інформаційних технологій на базі найбільш сучасного технічного оснащення. На Заході одна з популярніших тен­денцій — це трансформувати роботу традиційних офісів у віртуальні і створювати нові віртуальні офіси.

Наприклад, фірма ANDERSE CONSULTING, що зай­мається консультаційним бізнесом, виявляє турботу про інформаційний імідж своєї фірми. Вона розробила нову «го­тельну стратегію». (Ця стратегія стала можливою, завдя­ки появі нових комунікаційних технологій, таких, як фак­симільні апарати, автомобільні телефони, голосова пошта, «лаптопи» і мережеве програмне забезпечення). Відповідно до готельної стратегії, від консультантів вимагали на час своєї присутності на фірмі заздалегідь знімати офіси. Озб­роєні згаданими вище відповідними технологіями, консуль­танти могли виконувати велику частину своєї роботи в до­розі (у готельних номерах або офісах клієнтів). У резуль­таті постійні офіси були виділені тільки декільком ком­паньйонам вищого рангу, а інші кімнати стали однорідними і більш функціональними. Велика частина заощаджених за­собів була перерозподілена на удосконалення технологічної бази і навчання персоналу. Це призвело до значного поліпшення роботи всієї компанії в цілому і зростанню еко­номічного стану компанії. Швидко виріс рейтинг їі популяр­ності, що сприяло збільшенню кількості клієнтів.

Другий приклад. Зробивши віртуальний офіс, компанія Verifone переборола межі часу і простору. Компанія може працювати над проектами цілодобово, витрачати більше часу на своїх клієнтів і більше інвестувати у свою основну діяльність (низькі витрати, високий обсяг виробництва, досліджень і розробок). Як результат цієї стратегії, Verifone захопила понад 60% світового ринку бізнесу авто­матизації транзакцій.

Основні завдання, які мають виріпіити компанії, щоб ста­ти віртуальною організацією.

1. Впровадити нову інформаційну культуру на підприємстві.

У зв'язку із зростанням значення інформаційних техно­логій в забезпеченні успіху фірми загальнофірмове керівництво має знайти відповіді на такі два питання.

По-перше, потрібно точно визначити, який внесок по­винні мати інформаційні технології в процес виробництва то­варів і послуг. Уваги тут заслуговують головним чином три аспекти:

1)    інформаційні технології як функція забезпечення ви­
робничого процесу, наприклад в області комунікацій або ав­
томатизації виробництва, а також при генерації і передачі
управлінських знань і інформації для управління госпо­
дарськими операціями;

2)    інформаційні технології як інтегральна складова час­
тина продукту;

3)    інформаційні технології як організаційний інструмент
для створення віртуальних форм підприємства.

По-друге, хто має виконувати перераховані і інші функції. На перший план висувається питання про коорди­наційний механізм для окремих видів інформаційно-техно­логічних послуг. Рішення може бути знайдено у викорис­танні спеціалізованих внутрішньофірмових підрозділів і зовнішних філіалів. Можливо і проміжне рішення у вигляді створення стратегічних альянсів між власним підрозділом і зовнішніми партнерами. В двох останніх випадках підприємство втрачає прямий контроль над своїм інфор­маційно-технологічним потенціалом. Загальнофірмовий ме­неджмент має шукати шляхи усунення або компенсації слаб­ких місць в своїй роботі.

Фахівці через обмеженість своєї сфери діяльності часто були позбавлені можливості мати повну ясність щодо всього процесу виробництва товарів і послуг. Звідси виникають не­реалістичні вимоги до інформаційних технологій. Тому фахівці мають удосконалювати свої знання про виробничий процес, з'ясувавши при цьому роль інформаційних техно­логій в ньому.

Для вирішення даного завдання на фірму Verifone було прийнято багато нових службовців, котрі поряд зі знанням своєї основної професії володіли інформаційними техно­логіями, і організовано навчання інших. Від кожного вимага­ли бути підключеним on-line щодня і використовувати бази даних і інші мережеві служби для комунікацій із клієнтами. Центральний офіс діяв у ролі модератора і використовував часті телеконференції для створення інформаційного про­стору компанії. Verifone визнає індивідуалізм як джерело творчості, але заохочує службовців, що вносять ідеї і мето­ди для поліпшення роботи, і не наймає людей, що не викори­стовують нові інформаційні технології.

2. Провести зміни в організаційній структурі.

Розміщення фірми має представляти собою децентралізо­вану мережу без центральної штаб-квартири. Усі вузли ме­режі функціонують як рівні. Це дозволяє фірмі скоротити бюрократичні зволікання, спростити організацію і насправді наділити своїх працівників повноваженнями.

Виділимо шість груп фахівців, від яких залежить ухва­лення рішень у сфері інформаційних технологій:

 

-   вище керівництво, яке має управляти інформаційними
технологіям як стратегічним потенціалом підприємства;

-   фахівці, котрі займаються пошуком системних рішень
для оптимізації спеціальних функціональних завдань;

-   менеджери окремих підрозділів, які мають використову­
вати інформаційні технології через логіку своєї діяльності,
щоб задовольняти запити клієнтів, знижувати витрати і т. д.;

 

-    менеджери служб бухгалтерсько-фінансового обліку,
якщо такі були передбачені організаційною структурою
підприємства;

-    постачальники інформаційних технологій, які повинні
пропонувати послуги в строгій відповідності з проблемними
установками своїх споживачів;

-    власний інформаційно-технологічний підрозділ.

3. Використовувати нові інформаційні технології.

Необхідно використовувати інформаційні технології на базі комп'ютерних телекомунікацій і доступ до інформації як ключ до свого успіху. Інформація має бути доступна з будь-якої точки земної кулі в будь-який час. Зміни вимог до використання інформаційних технологій обумовлені ди­намікою розвитку підприємств і зовнішнього середовища. Основні аспекти цього розвитку і їх вплив на роль інфор­маційних технологій в управлінні підприємством поляга­ють в наступному.

Децентралізація і зростання інформаційних потреб Орієнтація на максимальне зближення з клієнтом зажа­дала від підприємств переходу до горизонтальних, децент­ралізованих структур. Ухвалення рішень в умовах децент­ралізації привело до різкого зростання потреб в інформації щодо процесу виробництва товарів і послуг. В новій обста­новці забезпечення інформацією з всіх напрямків має функціонувати бездоганно.

Використання інформаційних технологій покликане нівелювати організаційну складність підприємства. Раніше це досягалося завдяки покладанню на комп'ютери складних обчислень і обробки документації в дуже великих обсягах.

Зараз йдеться про те, щоб горизонтальні2 і вертикальні мо­делі взаємозв'язків (структури яких у свою чергу постійно міняються), що безперервно ускладнюються, удосконалюва­лися за допомогою нової комунікаційної технології.

Раніше на підприємствах встановлювалися могутні об-роблювальні системи, що готували величезну кількість циф­рових звітів, на базі яких в подальшому здійснювалося уп­равління господарською діяльністю. Зараз питання стоїть про те, щоб розробити таку технологію, за допомогою якої можна було б постійно тримати в курсі подій менеджерів і їх партнерів, що ухвалюють рішення в умовах децентралізації. Нові системи з використанням інформаційних технологій мають обслуговувати не якусь абстрактну господарську сис­тему, а конкретних партнерів, які в різноманітних формах беруть участь в господарському процесі.

Від обробки даних через інформаційні системи до уп­равління знаннями

Вже давко відпала необхідність розглядати інформаційні технології як засіб обробки даних. За допомогою цих техно­логій з даних потрібно витягувати інформацію для потреб ко­ристувача, а виникаюча в зв'язку з цим проблема «інфор­маційних перевантажень» вимагає потужних засобів відбо­ру, подальшої обробки і оновлення інформації. При цьому слід продумати питання про комерційно вигідні інтерфейси і стиснення внутрішньофірмової і. зовнішньої інформації, а та­кож про трансфер знань, що спільно використовуються, між організаційними підрозділами і партнерами по кооперації.

Швидкий розвиток мереж локальних систем з над-регіональною і навіть інтернаціональною структурою приво­дить до широкого залучення засобів телекомунікацій. Ор­ганізаційно це веде до ліквідації меж підприємства. Все важ­че стає визначити, де воно починається і де закінчується.

2 «Горизонтальне підприємство» — наочний приклад організації нового типу, де горизонтальне управління між підрозділами (координація їх діяльності) і зовнішні горизонтальні зв'язки виявляються більш важливи­ми і критичними параметрами ефективності, ніж традиційне вертикальне управління (субординаційні зв'язки).

Створення і експлуатація відповідної комунікаційної струк­тури для подібних «віртуальних підприємств» належать до завдань інформаційного менеджменту, так само як і класич­на функція забезпечення виробничого процесу або розробки товарів і послуг на базі інформаційних технологій. Справа при цьому полягає не тільки в обробці інформації, але і раціональному розподілі знань.

Крім того, організація має враховувати на професійному рівні всі нові і важливі для інформаційних технологій аспек­ти. Прикладом може слугувати питання про технологічне і господарське значення системи «Інтернет». Саме на інфор­маційно-технологічній службі лежить відповідальність за створення платформи, на якій стане можливою кваліфікова­на психологічна підготовка персоналу.

Інтеграція децентралізованих систем

Зараз інформація на підприємствах обробляється в рам­ках найрізноманітніших систем. Забезпечення їх широкої доступності для всіх співробітників (а також зовнішніх парт­нерів) і полегшення тим самим ухвалення творчих рішень може стати критично важливим чинником успіху для бага­тьох підприємств. Разом з тим, об'єднання по вертикалі і го­ризонталі інформаційно-технологічних систем, що виникли в умовах децентралізації, здається майже неможливим. Про­те інтеграція має відбутися. Організаційним важелем в її до­сягненні можуть стати віртуальні, надгалузеві підприєм­ницькі інтеграційні групи.

Майбутня залежність

Капіталовкладення в використання інформаційних тех­нологій сьогодні спричиняють за собою численні наслідки. З одного боку, вони відкривають певні перспективи, а з іншого — можуть позбавити підприємство деяких можливо­стей в майбутньому через залежність, пов'язану з швидкими технологічними змінами. Тому рішення про капіталовкла­дення в інформаційні технології не повинні прийматися, по­ки не буде для себе отримана відповідь на питання, по якому шляху піде розвиток наступного покоління технології.

Психологічний чинник

Природно, що нова інформаційна технологія підвищує продуктивність, допомагає фірмі досягнути кращих госпо­дарських результатів. Разом з цим менеджери повинні знати про те, як мислять і як працюють люди, які використовують нову технологію. Фірмам, яким це вдається краще, можуть сподіватися на велику віддачу від засобів, вкладених в розви­ток інформаційних технологій.

Західні фахівці і аналітики радять при трансформації офісної роботи звернути увагу на такі аспекти, як:

-    Можливість організаційної, економічної і кадрової
структури фірми підтримати роботу віртуального офісу.

-    Своєчасне відновлення даних і надання доступу до них.

-    Рівень складності технологічної підтримки — від вико­
ристання Веб-сторінок з переліком послуг і каталогом
продукції, і спілкуванням по електронній пошті до ви­
користання інтегрованих корпоративних мереж.

-    Здатність фірми вести свою стратегію протягом часу.

-- Здатність кадрового складу до постійного навчання і підвищення кваліфікації в умовах нового інформацій­ного суспільства.

У новому ринковому середовищі виграють компанії, що забезпечують своїх клієнтів гнучкими послугами, у будь-який час і будь-якому місці. Це, у свою чергу, жадає від ком­паній гнучкості і здатності пристосовуватися до нових умов роботи у віртуальному середовищі, швидкості в розробці і ви­робництві товарів і послуг.

Усвідомлюючи, що офісний простір не створює сам по собі конкурентної переваги, багато фірм створили віртуальні офіси. Віртуальний офіс дозволяє службовцям більпіе спілкуватися з клієнтами, краще розуміти, яким чином ком­панія може по-справжньому працювати з клієнтами в новому інформаційному середовищі.

Необхідно зауважити, що першим кроком до створення віртуального підпріємства є віртуальний офіс.

Віртуальний офіс — це Інтернет-ресурс, якій дозволяє співробітникам компанії, географічне роз'єднаним, ор­ганізаційно взаємодіяти за допомогою єдиної системи для обміну, зберігання, обробки і передачі інформації і управ­лінських дій.