8.2. Організація автоматизованого обліку праці та її оплати
8.2. Організація автоматизованого обліку праці та її оплати
Задачі з обліку праці та її оплати в умовах автоматизованого оброблення даних групуються в такі комплекси:
облік відпрацьованого часу та неявок на роботу;
облік і контроль виробітку та заробітної плати робітників-відрядників;
облік і нарахування погодинної та інших видів оплати;
розрахунки різних видів утримань із заробітної плати;
аналітичний облік за працівниками (за видами нарахувань і утримань);
складання зведень розподілу заробітної плати за відповідними групувальними ознаками;
формування зведених регістрів;
розрахунок оподатковуваної бази з фонду оплати праці;
облік депонованої заробітної плати.
Як уже зазначалось у попередніх темах, для ведення автоматизованого обліку використовуються як вітчизняні, так і зарубіжні програмні розробки.
Модульне рішення автоматизації задач з обліку праці та її оплати може виокремлювати облік виробітку та оплати праці робітників-відрядників; табельний облік відпрацьованого часу та неявок; облік депонованої заробітної плати тощо, які встановлюються в цехах, дільницях, бригадах.
Комплексне рішення реалізує автоматизацію оброблення даних і в місцях виникнення інформації з обліку праці та її оплати, і в бухгалтерії підприємства. Крім того, забезпечуються тісні інформаційні зв’язки з іншими ділянками обліку та управлінською інформаційною системою підприємства. Наприклад, у «Галактиці» програмний модуль «Зарплата» взаємодіє з модулями «Облік і управління кадрами» та «Документообіг». У відділі кадрів формуються особові справи, штатний розклад та ведеться облік робочого часу.
Розглянемо особливості автоматизації обліку виробітку та відрядної оплати праці робітників, які працюють індивідуально чи у складі бригад [23].
Модуль з обліку виробітку та оплати праці робітників-відрядників може передбачати функції (рис. 8.1), які забезпечують: введення інформації з клавіатури; перегляд даних; виконання розрахунків; ведення нормативно-довідкової інформації; друк машинограм; закриття розрахункового періоду та перенесення облікових даних на дискету.
Рис. 8.1. Схема діалогу модуля «Облік виробітку
та оплати праці робітників-відрядників»
Інформаційна база передбачає формування та використання такої нормативно-довідкової інформації, як: довідник особових рахунків; класифікатори професій; довідник цехів, відділів, бригад; довідник видів оплат, довідник норм часу та розцінок.
Первинними документами є: табель обліку робочого часу, наряди на відрядну роботу (типові та індивідуальні форми), список осіб, які працюють понад норму, відомість на виплату премій робітникам-відрядникам. На основі таких уведених документів по кожному робітнику-відряднику розраховуються суми та нормований час у цілому за місяць.
У результаті оброблення даних одержують таку вихідну інформацію:
бригадні наряди (кількість, норма часу, розцінки, сума, час нормований) використовуються для контролю та формування контрольних підсумків;
індивідуальні наряди (кількість, норма часу, розцінки, сума, час нормований) використовуються для формування даних про робітників-відрядників, які працюють індивідуально;
табель (час фактичний, коефіцієнт трудової участі, відсоток премії, час нормований, сума, сума премії) містить дані по кожному табельному номеру в розрізі основних видів оплат;
відомість нарахованої зарплати робітників-відрядникам (за табельними номерами та видами оплат) формує дані у файл нарахувань для програмного комплексу з обліку праці та її оплати;
відомість нарахованої заробітної плати робітником-відрядникам (за категоріями та професіями) нагромаджує дані для формування «Звіту про виконання норм виробітку робітників-відрядників»;
відомість нарахованої заробітної плати робітникам-відрядникам (за шифрами виробничих витрат) (шифри виробничих витрат, види оплат, час нормований, сума) формує дані для програмного комплексу з обліку праці та її оплати для складання зведених відомостей розподілу нарахованої заробітної плати за шифрами виробничих витрат.
У процесі комплексної автоматизації обліку праці та її оплати модуль «Облік виробітку та оплати праці робітників-відрядників», установлений у цеху, відділку, бригаді, взаємодіє з модулем «Бухгалтерія», де інформація з місць виникнення узагальнюється, контролюється та аналізується.
Для забезпечення автоматизованого обліку відпрацьованого часу та контролю за станом трудової дисципліни на підприємствах у більшості випадків використовують модуль «Табельний облік», основні функції якого полягають у веденні щоденної реєстрації явок на роботу, залишення роботи, усіх випадків запізнень та неявок із зазначенням причин, а також фіксування часу простоїв та роботи понад норми. Таке робоче місце забезпечує введення первинної інформації, оброблення та одержання машинограм і відеограм видів явок та відхилень [23].
Головне меню модуля «Табельний облік» має такий вигляд (рис. 8.2).
Рис. 8.2. Схема діалогу модуля «Табельний облік»
Такий варіант автоматизації табельного обліку налаштовує користувача на різні графіки роботи (на рік). Функція «Табель» передбачає роботу з електронним «Табелем робочого дня» в таких режимах: ведення табеля (список співробітників конкретних підрозділів, тривалість робочого дня, неявки, звільнення співробітників, відпустки); довідники (відділів, графіків змін для розрахунку вечірніх та нічних годин). «Друк зведень» забезпечує формування повного табеля, відомості неявок за день, відомість-табель за першу половину поточного місяця по бригаді, довідка про співробітника, відомість сум нарахованої зарплати, відомість доплат.
Пункт головного меню «Різне» забезпечує виконання перерахунків підсумків у всій базі за визначений місяць, вилучення записів про звільнених співробітників, перенесення відпусток із поточного місяця в наступний, занесення в базу даних інформації про нового співробітника, встановлення паролю доступу.
Вилучення зайвих записів у базі даних виконує функція «Сервіс».
Первинним документом, де відображається облік виходів та неявок на роботу, є табель обліку використаного робочого часу.
До нормативно-довідкової інформації модуля «Табельний облік» належать: календар, довідник підрозділів, довідник позначень явок та неявок; довідник змін, довідник табельних номерів. А коли цей модуль є складовою програмного комплексу, то основні довідники беруться з програмного модуля обліку праці та її оплати в бухгалтерії. Він забезпечує останнього файлами даних про відпрацьований час та виходи на роботу, дає можливість автоматизувати процес уведення інформації та підтримує пакетний режим розрахунку різних видів нарахувань.
Модуль «Табельний облік» формує відомості неявок, доплат за роботу у вечірній час, нарахувань і відхилень від нормальної тривалості робочого дня, а також довідку за табельним номером.
У роботі з персоналом бувають ситуації, коли той чи інший співробітник із якихось причин своєчасно не отримав заробітну плату. Розробники програм пропонують користувачам модуль «Депоненти» [10] як самостійний програмний продукт або у складі комплексної автоматизації обліку праці та її оплати. В останньому випадку створюється загальна база особових рахунків, що сприяє швидкому та безпомилковому депонуванню зарплати.
Автоматизований облік депонентів ведеться за допомогою депонентських карток. Створюється масив депонованої заробітної плати за номерами карток та сумами депонентів, який щомісяця доповнюється новими оперативними записами. Вхідна інформація в депонуванні — показники платіжних відомостей, а вихідна — витратні касові ордери. На період запровадження використовується книга депонентів для створення масиву залишків та довідник особових рахунків.
Головне меню модуля «Депоненти» передбачає дві функції (рис. 8.3).
Рис. 8.3. Схема діалогу модуля «Депоненти»
Функція «Реєстр» використовується тільки після видання заробітної плати до закриття місяця в модулі «Зарплата» (у бухгалтерії), і забезпечує бухгалтера потрібною інформацією про депоновану заробітну плату та формує відповідну звітність.
Функція «Архів» імітує роботу бухгалтера з книгою депонентів, що вможливлює сортування та пошук інформації за різними ознаками, формування нових депонентських карток, їх перегляд, редагування та вилучення.
Розглянемо особливості мережного оброблення даних та його застосування в обліку.
Залежно від конкретних виробничих умов (кількість працівників, видів оплати праці, нормативної бази тощо) на підприємствах для якісного забезпечення вирішення комплексів задач з обліку праці та її оплати розробляються обчислювальні мережі, що забезпечують автоматизацію документообігу, розрахунки по заробітній платі та формують відповідні звіти та потрібні зведені дані для калькулювання собівартості продукції (робіт) у частині трудових витрат.
Можливі різні варіанти архітектури обчислювальних систем і технологічних процесів для розв’язання даних комплексів задач. Основні з них:
однорівнева система — на малих і середніх підприємствах, де немає повної автоматизації управління підприємством;
багаторівнева система — на великих підприємствах і виробничих об’єднаннях, де функціонують корпоративні інформаційні системи.
Програмні модулі з обліку праці та її оплати однорівневої системи обслуговують відповідні цехи та відділи, ведуть машинні особові рахунки працівників та виконують усі розрахунки (наприклад, як вище розглянуті модулі «Табельний облік», «Депоненти» тощо). Один із модулів слугує для узагальнення даних, одержаних від інших модулів з обліку зарплати, виконує бухгалтерські записи та взаємозв’язок із модулями з обліку витрат на виробництво та зведеного обліку.
На великих підприємствах обчислювальна мережа може мати 2, 3 і більше рівнів модулів з обліку праці та її оплати, з різними варіантами розподілу задач між бухгалтерією та підрозділами.
Так, наприклад, перший рівень (цех) може обслуговуватися модулями, що формують і обробляють первинні документи, ведуть особові рахунки та розрахунки по зарплаті в цьому підрозділі. Або модуль цехового рівня виконує тільки оформлення первинних документів і розрахунки відрядної, погодинної та інших видів оплати на основі машинних первинних даних, веде оперативний облік виробітку, руху деталей і напівфабрикатів тощо. Ведеться база даних трудових норм і розцінок, фактично виготовленої продукції (деталей, напівфабрикатів), на основі яких розраховується відрядна заробітна плата. Підготовлені дані з програмних модулів цехів передаються на наступний рівень.
На другому рівні (модуль зведених бухгалтерських робіт із праці та її оплати) у бухгалтерії формується зведена база даних і узагальнення нарахованої заробітної плати, виконуються відповідні утримання з неї.
У процесі розв’язування задач з обліку праці та її оплати використовується нормативно-довідкова інформація, вхідна й вихідна інформація, аналогічна уже розглянутій.
Сучасні програмні комплекси з обліку праці та її оплати передбачають використання функції «Моделювання обліку праці й заробітної плати» для розрахунку оптимального розміру фонду заробітної плати та виявлення відхилень від установлених величин і прийняття управлінських рішень. Для цього за визначений період виконується розрахунок нормативного та фактичного фондів заробітної плати в розрізі структурних підрозділів, видів продукції, робіт і послуг. Моделюються витрати на оплату праці з урахуванням зростання (зниження) обсягу виробництва продукції (робіт, послуг), а також визначається вплив фонду заробітної плати на зниження собівартості продукції.