8.2. Угода на консультування, її структура та зміст
8.2. Угода на консультування, її структура та зміст
Після обговорення консультаційних пропозицій і досягнення взаєморозуміння консультант та клієнт укладають угоду про консультування.
Угода (контракт) — документ, що юридично регулює службові взаємини сторін під час виконання консультаційного завдання та містить перелік обов’язків і функцій консультанта і клієнта. Угода може укладатися як усно, так і письмово.
Усна угода не дає змоги відтворити первинні умови співробітництва за відсутністю свідків або неможливістю визначення ефективності роботи.
Письмова угода відображає формальним або неформальним шляхом характер умови консультанта і клієнта. Таким чином, якщо консультант відправляє клієнтові макет контракту і клієнт підтверджує свою згоду з його умовами, то угода вважається укладеною у формі простого неофіційного контракту. У цьому випадку документ повинен містити п’ять необхідних елементів.
1. Пропозиції.
Якщо консультант пропонує на розгляд клієнта макет контракту, то останній повинен підкреслювати прийнятність консультаційних ідей. Пропозиції консультанта, що подаються у контракті, повинні бути стислими, але досить чіткими, з детальним описом запропонованих заходів.
Прийняття запропонованого макету угоди має бути зафіксованим. Як правило, для цього здійснюється письмова ратифікація майбутнім клієнтом угоди та визнання ним усіх проголошених у ній умов.
В окремих ситуаціях прийняття може бути частковим і контракт матиме силу лише у деяких моментах. Таким чином, контракт можна вважати прийнятим, якщо клієнт дозволив виконувати частково або повністю умови поданої консультантом угоди, навіть якщо не було отримане письмове підтвердження.
Звичайно, цей спосіб укладання угоди супроводжується певним ризиком і може бути використаний лише за наявності професійної довіри і впевненості сторін у взаємній у діловій порядності.
3. Винагорода.
Винагородою має бути дещо цінне, обіцяне або надане клієнтом консультантові в обмін за його послуги. У контракті, звичайно, має бути обіцяння клієнта сплатити гроші або надати інший прибуток консультантові за його роботу.
4. Компетенція.
Угода не може бути підписана, якщо її розглядають люди, недостатньо компетентні для цього, тобто неповнолітні, психічно хворі або особи, які під час прийняття угоди перебувають у стані алкогольного сп’яніння. Вік, достатній для юридичних прав підписання контрактів, регулює чинне законодавство.
5. Правомочність.
Контракт, який укладено з метою здійснення протизаконних дій та операцій, є недійсним. Наприклад, якщо колом бізнесменів укладено угоду про цінову змову на своєму ринку, і однією з осіб порушено контракт, то проти останньої не може бути вжито юридичних санкцій, оскільки предмет угоди є заборонений державним законодавством.
Частіше регулювання стосунків співробітництва консультанта і клієнта здійснюється за допомогою офіційного письмового контракту. Його форма може бути визначена діючим порядком оформлення документів. Але базовий офіційний контракт на консультування повинен охоплювати коло традиційних для цієї продукції питань та деяких специфічних нюансів.
Консультаційні угоди бувають різними за складністю та обсягом, залежно від особливостей та значення консультаційного проекту та характеру клієнта, який обслуговується.
Нижче подано загальну структуру офіційного контракту, яку використовують у практиці розвиненого консалтингу. Склад статей та їх зміст можуть змінюватись залежно від специфіки консультаційного завдання.
Простий контракт або письмова ратифікація клієнта не потребують такої деталізації. Якщо консультант додає до контракту відразу і свої пропозиції, він може згадати про них безпосередньо у певному пункті угоди і додати їх до неї у вигляді окремого документа.
Структура офіційної угоди про консультування
1. Сторони, що укладають угоду.
Назва сторін, що беруть участь в угоді, з указанням дати підписання документа.
Дати початку та завершення угоди, або кількість годин тривалості фіксованого періоду часу роботи консультанта. Період може бути відкритим або закритим. Відкритий контракт обговорює тільки те, що специфічна робота має бути виконана консультантом, без указання остаточного строку її завершення. Також у контракті може бути вказано, що тривалість роботи залежить від поступового задоволення сторін.
Якщо угода містить детальний опис власне консультаційних заходів та перелік послуг, що мають бути ним надані, а також характеристику запропонованого стилю консультування, тоді варто вказати наступні моменти:
послуги, що будуть забезпечені консультантом;
організація процесу подання необхідних документів та його синхронізація з напрямком виконання проекту;
характер, час подання та термін виконання необхідних проміжних звітів консультанта;
обмеження у роботі консультанта (наприклад, угоди, що не дозволяють виконувати будь-яку роботу для конкурентів);
організація та порядок необхідних періодичних зустрічей консультанта з клієнтом у ході виконання завдання;
передбачені службові відрядження консультанта, контакти з контрагентами клієнта або відповідними суб’єктами ринкової інфраструктури, що мають знадобитися, та характер компенсації, яку повинен отримати консультант;
повноваження консультанта у використанні ресурсів клієнта (конторського обладнання, оргтехніки, інформаційних засобів та інше);
право консультанта користуватися інформацією третіх осіб, бухгалтерськими книгами та журналами, а також іншою фінансовою інформацією, що знаходиться у розпорядженні клієнта.
4. Режим роботи клієнта.
Роль, функції та організація режиму найбільшого сприяння роботі консультанта, які повинен забезпечити клієнт, а також випадки та порядок його втручання безпосередньо у роботу консультанта і здійснення певних заходів контролю та оцінки ходу виконання завдання.
Вказання принципів, методу розрахунку та тарифів платні консультанту, а також строку та порядку здійснення платежів. Оплату послуг консультанта може бути здійснено відповідно до стадій консультування або виконання окремих операцій періодично з указанням сум та строків кожного платежу. Якщо клієнт бажає отримувати звіти про отримані консультантом кошти або кошторис витрат на послуги, це необхідно вказати у контракті. Також має бути оголошена фіксована величина вартості консультаційної послуги та можливі непередбачені витрати.
6. Витрати.
Види позакошторисних витрат, що мають бути сплачені клієнтом.
7. Оплата за фактом.
Контракт повинен визначити, коли має бути здійснено оплату послуги, порядок та термін оплати, а також санкції за порушення цього порядку. Наприклад, якщо виставлений консультаційною фірмою рахунок не погашено своєчасно, можуть бути встановлені додаткові платежі у розмірі певного відсотка від вартості боргу. Величина відсотків може коливатися у межах величини банківських відсотків.
8. Умови припинення роботи. Цей розділ угоди дозволяє консультантові перервати надання послуг у разі, якщо від клієнта не надійшла оплата поданих періодичних рахунків. Взагалі, цей пункт не набуває сили до першого порушення порядку фінансових розрахунків клієнтом. Припинення робіт є останньою мірою регулювання стосунків, до якої удається консультант. У контракті важливо вказати підстави, за яких консультант може припинити роботу.
9. Незалежність консультанта. Незалежний стан консультанта не дозволяє йому брати участь у будь-яких програмах прибутковості або уникнення від податкових зобов’язань з боку клієнта. Клієнт також повинен усвідомити, що консультант не є ані його службовцем, ані підлеглим.
10. Делегування повноважень. Консультантові дозволяється на свій розсуд наймати та залучати до роботи асистентів, розподіляти між ними обов’язки, формувати команду та забезпечувати власне персональне обслуговування. Також необхідно повідомити клієнта про укладання субконтрактів з іншими консультантами.
11. Додаткова робота. Цей пункт угоди дозволяє клієнтові додавати до угоди модифікації окремих пунктів, вносити додаткові засоби, що забезпечать додаткові послуги. Будь-яке доповнення контракту повинно бути письмово зафіксоване обома сторонами до початку здійснення додаткової роботи консультантом.
12. Конфіденційність. Консультант та його помічники зобов’язуються зберігати конфіденційність будь-якої інформації, що надається консультантові та має відношення до проекту, а також до комерційної таємниці клієнта.
13. Монопольне використання. Цей пункт стверджує монополію клієнта у використанні матеріалів та ідей, що продані йому консультантом. Може статися так, що відхилені у рамках даного проекту пропозиції консультанта можуть бути пізніше використані клієнтом у інших проектах. Це не відповідає інтересам консультанта, тому контрактом має бути передбачено, що відхилені ідеї мають лишатися власністю консультанта.
14. Обмеження відповідальності консультанта. За необхідності консультант може проголосити, що будь-яка відповідальність за порушення угоди чи допущені помилки залежить від вартості заподіяної шкоди. Також можна встановити спеціальний максимум, який консультант зобов’язаний сплатити у разі провини у збитках . Однак слід узяти до уваги внески до фонду страхування цивільної відповідальності професіонала від помилок та змін і встановлений порядок страхових виплат та захисту консультанта.
15. Форс-мажорні обставини. Контрактом мають бути передбачені ситуації, коли жодна зі сторін не спроможна контролювати порушення (нещасні випадки, стихійні катаклізми, затримка з боку постачальників та ін.). У цьому випадку консультант і клієнт повинні захистити себе у разі поразки проекту.
16. Реклама. Слід обумовити обмеження використання імені клієнта для власного маркетингу консультанта без письмової згоди на це клієнта.
17. Арбітраж. Процедура вирішення спорів у разі непорозуміння сторін та порушення будь-яких пунктів угоди. Традиційно для вирішення суперечливих питань залучається третя незалежна особа (арбітр), яка має бути обрана за встановленими контрактом критеріями та з певною оплатою послуг.
18. Відповідність законодавству. У контракті слід зазначити, що він відповідає нормам чинного законодавства даного регіону.
19. Розірвання угоди.
Будь-яка сторона може розірвати виконання своїх обов’язків, вказаних у контракті, після письмового повідомлення про це іншої сторони протягом декількох днів. У повідомленні мають бути вказані причини і підстави, за якими сторона припиняє свої відносини.
20. Підписання угоди. Під час підписання угоди представники кожної сторони повинні мати для цього відповідні повноваження та посаду, що вказана в контракті. Документ повинен мати печатки компаній консультанта і клієнта, якщо ці компанії досить великі.