8.4. Організація обліку видатків

8.4. Організація обліку видатків

Основним напрямком бухгалтерського обліку бюджетних установ виступає облік видатків. Враховуючи основне завдання бюджетних установ щодо кінцевого результату (звітного періоду) діяльності — виконання кошторису доходів і видатків — яке визначає, по суті, другу назву обліку бюджетних установ, а саме облік виконання кошторису доходів і видатків, це твердження є безсумнівним. З огляду на це організація обліку видатків є пріоритетною.

Організація обліку видатків бюджетних установ охоплює такі напрямки:

визначення нормативної бази:

класифікація видатків;

розробка робочої номенклатури видатків;

організація планування видатків;

організація облікових номенклатур;

організація носіїв облікової інформації.

Основним нормативним документом, що визначає склад та структуру видатків бюджетних установ, є Наказ Міністерства фінансів України від 27.12.2001 № 604 «Про бюджетну класифікацію та її запровадження». Відповідно до зазначеного документа вирізняють такі види класифікації видатків бюджету:

функціональну;

відомчу;

програмну;

економічну.

Перші три класифікаційні групи виконують адресну функцію щодо видатків відповідних розпорядників коштів загалом і мають досить обмежене використання у процесі бухгалтерського обліку, а саме коди класифікацій виступають одним із основних реквізитів облікових реєстрів. Економічна класифікація видатків, на відміну від попередніх, має безпосереднє застосування в межах системи бухгалтерського обліку, оскільки саме стосовно її кодів здійснюється планування та облік видатків бюджетних установ.

Зазначеним нормативним документом затверджено загальну економічну класифікацію видатків, яка визначає спрямованість як видатків бюджету в цілому, так і розпорядників коштів зокрема (дод. 10). У межах зазначеної класифікації виокремлено такі основні напрямки:

1000 — поточні видатки;

2000 — капітальні видатки;

3000 — нерозподілені видатки;

4000 — кредитування з вирахуванням погашення.

У межах кожного з напрямів виокремлюються багаторівневі коди економічної класифікації видатків у загальній кількості сімдесят найменувань.

Очевидно, що через велику кількість КЕКВ та з огляду на різнорідну специфіку діяльності бюджетних установ головний бухгалтер кожної бюджетної установи повинен розробляти робочу скорочену економічну класифікацію видатків. Зазначена робота здійснюється на наступний звітний період до початку планування діяльності, тобто перед складанням проекту кошторису доходів і видатків. Розробці робочої економічної класифікації видатків передує вивчення складу кожного з кодів економічної класифікації, результати якого доречно оформити у вигляді табл. 8.2.

Таблиця 8.2

ХАРАКТЕРИСТИКА СКЛАДУ КОДІВ
ЕКОНОМІЧНОЇ КЛАСИФІКАЦІЇ ВИДАТКІВ

Детальна характеристика кожного з кодів четвертого рівня дає змогу повністю ідентифікувати видатки бюджетних установ. Визначимо, що в розробленій таким чином класифікації слід виокремлювати загальні і специфічні коди економічної класифікації видатків. До перших належать:

1111 — заробітна плата;

1113 — виплати з тимчасової непрацездатності;

1120 — нарахування на заробітну плату;

1131 — придбання предметів постачання і матеріалів, оплата послуг та інші видатки;

1134 — м’який інвентар та обмундирування;

1135 — оплата транспортних послуг та утримання транспорт­них засобів;

1137 — поточний ремонт обладнання, інвентарю і будівель; технічне обслуговування обладнання;

1138 — послуги зв’язку;

1140 — видатки на відрядження;

1160 — оплата комунальних послуг;

2122 — будівництво (придбання) адміністративних об’єктів;

2132 — капітальний ремонт та реконструкція адміністративних об’єктів.

Інші коди економічної класифікації специфічні. Це, зокрема, такі коди:

1132 — медикаменти та перев’язувальні засоби — використовується у закладах охорони здоров’я та лікувально-ветери­нарних закладах;

1133 — продукти харчування — застосовується для відображення даного напрямку видатків у медично-профілактичних закладах різного профілю, будинках-інтернатах, загальноосвітніх навчальних закладах, дитячих будинках, дитячих дошкільних закладах, профтехучилищах, вищих навчальних закладах;

1136 — оренда та експлуатаційні послуги — застосовується установами, що є орендаторами;

1342 — стипендії — використовується вищими навчальними закладами, професійно-технічними училищами;

1150 — матеріали, інвентар, будівництво, капітальний ремонт та заходи спеціального призначення, що мають загальнодержавне значення — застосовується військовими частинами системи Міністерства оборони, Міністерства внутрішніх справ, Служби безпеки України тощо.

На підставі загальних планів господарської діяльності, профілю конкретної бюджетної установи головний бухгалтер визначає кінцевий склад робочої класифікації з оформленням її в зазначеному порядку.

Склад і детальна структура робочої класифікації видатків береться за основу при плануванні видатків на майбутній звітний період.

Рис. 8.6. Схема зв’язку робочої класифікації видатків
бюджетних установ із процесом управління бюджетними установами

Планування видатків бюджетних установ здійснюється при складанні проекту кошторису доходів і видатків на наступний бюджетний рік. Порядок планування видатків докладно розглянуто в підрозд. 8.2, а тому спинимося на основних організаційних моментах. Щоб отримати максимально об’єктивні показники щодо майбутніх видатків, кожна бюджетна установа має здійснити комплекс організаційних заходів.

Своєчасне доведення та розробка граничних обсягів видатків із загального фонду бюджету.

Головні розпорядники коштів на підставі проекту відповідного бюджету на наступний рік, доведеного до них Мінфіном, Мінфіном Автономної Республіки Крим, місцевими фінансовими органами у вигляді відомостей про граничні обсяги видатків загального фонду встановлюють межу видатків для нижчих розпорядників коштів. Доведення зазначених показників має здійснюватись оперативно, із застосуванням засобів електронної чи кур’єрської пошти в день їх остаточного формування.

Мобільна підготовка проекту кошторису.

Нижчі розпорядники коштів за фактом отримання бюджетних показників формують останній варіант проекту кошторису доходів і видатків на основі вже підготовленого базового варіанта.

При цьому створенню базового варіанта передує: розробка робочої класифікації видатків, формування системи загальногосподарських і виробничих планових показників, групування облікових даних звітного періоду за відповідними напрямами. Усі зазначені види робіт мають бути формалізовані у вигляді розра­хункових таблиць, схем, аналітичних довідок та інших засобів унаочнення у зручній для застосування формі. Якість підготовлених матеріалів дасть змогу не тільки досягти реальних показників, а й забезпечити виконання наступного етапу робіт.

Ретельне обґрунтування проекту кошторису. Зазначений вид робіт є завершальним у плануванні видатків бюджетних установ, але з огляду на значні обмеження та чітку регламентацію обсягів бюджетних асигнувань вкрай відповідальним. Ступінь обґрунтованості запланованих видатків (щодо деталізації кожного з показників), підтвердженість цифрового матеріалу обсягами запланованих заходів, доцільності проведення останніх, правильності їх розподілу в межах робочої класифікації видатків безпосередньо впливає на те, чи буде затверджено поданий до розгляду вищій установі проект кошторису доходів і видатків. Вагомим елементом забезпечення зазначених позицій є високий професіоналізм головного бухгалтера, який досягається постійним удосконаленням практичних навичок, вивченням досвіду світової та вітчизняної практики та науки.

Організація облікових номенклатур за напрямом «Облік видатків» здійснюється за касовими фактичними видатками в розрізі кодів робочої економічної класифікації видатків. Базовий склад облікових номенклатур, застосовуваних за розглядуваним напрямом обліку, подано в табл. 8.4.

Склад первинних носіїв щодо напрямку обліку є досить різноманітним:

за фактичними видатками — документація щодо надходження необоротних активів, видаткові документи щодо запасів, первинна документація з нарахування заробітної плати та стипендій, акти прийняття виконаних робіт тощо;

за касовими видатками — платіжні документи на здійснення вибірки грошових коштів з реєстраційного, поточного, особового рахунків.

Таблиця 8.4

Базовий склад облікових номенклатур
за напрямом «Облік затрат»

Основними обліковими реєстрами є картки аналітичного обліку за видами видатків, затверджені Наказом Державного казначейства України від 06.10.2000 № 100.

Картку аналітичного обліку касових видатків установа відкриває щомісячно за кожним кодом програмної класифікації видатків, за загальним і спеціальним фондом, за кожним видом коштів спеціального фонду, а в централізованих бухгалтеріях — за кожною установою. Картка ведеться згідно з кодами економічної класифікації видатків за позиціями:

касові видатки на початок місяця;

усього за місяць;

відшкодовано касових видатків за місяць;

усього касових видатків з початку року.

Записи в картку здійснюються щоденно на підставі виписок органів Державного казначейства (установи банку). Оформлену за даними місяця картку підписує виконавець та перевіряє керівник розрахункової групи чи сектора, про що вищевказаною останньою особою робиться відмітка в картці.

Картка аналітичного обліку фактичних видатків ведеться в порядку аналітичному наведеному, однак записи в ній здійснюються на підставі даних меморіальних ордерів.

Загальну схему руху інформації за напрямом обліку видатків унаочнює рис. 8.7.

Рис. 8.7. Загальна схема руху облікової інформації
щодо обліку видатків установи