9.2. Організація обліку грошових коштів у касі

9.2. Організація обліку грошових коштів у касі

Організація обліку готівкових грошових коштів є досить складним напрямком, оскільки охоплює найбільшу кількість складових. Зокрема, до етапів організації зазначеного об’єкта належать:

визначення нормативної бази;

організація кадрового добору касирів установи;

організація матеріальної відповідальності;

організація збереження готівкових коштів у касі установи;

організація доставки готівкових коштів до каси;

організація визначення розрахункових показників ліміту каси;

організація облікових номенклатур;

організація вибору носіїв облікової інформації;

організація руху носіїв облікової інформації.

Організація кадрового добору працівників на посаду касира передбачає вироблення критеріїв, за якими здійснюватиметься добір. Формуючи головні вимоги до такого працівника, потрібно брати до уваги таке:

віковий ценз (оскільки особа, що обіймає посаду касира, несе повну матеріальну відповідальність, яка визначається в письмовій формі, претендент на посаду повинен мати повні вісімнадцять років);

професійні обмеження (кандидатові бажано мати досвід облікової роботи і роботи з грошима);

правові обмеження (з огляду на перебування посади касира в колі повної матеріальної відповідальності виключається можливість прийому на роботу особи, що за судовим вироком позбавлена права обіймати посаду касира).

Бажаним є також наявність постійної прописки за місцем проживання в даному населеному пункті. Ознайомлюючись із біографією кандидата, варто уважно вивчити його трудову діяльність. Організація матеріальної відповідальності передбачає детальний інструктаж щодо матеріальної, адміністративної та кримінальної відповідальності, яку несе касир (про що докладно йшлося раніше) і настання якої спричиняє застосування штрафних санкцій щодо установи (табл. 9.1) та підписання угоди про повну матеріальну відповідальність.

На відміну від перших двох напрямів організації обліку готівкових коштів, відповідальність за які несуть відповідні працівники бухгалтерської служби, наступні два перебувають у віданні адміністрації установи. Так, касове приміщення має бути розташоване в зоні розташування бухгалтерської служби. Кімната, відведена під касу, має бути обладнана відповідним чином, зокрема на вікна встановлено залізні грати, вхідні двері оббиті металевими листами чи виготовлені з металу та оснащені надійними замками. У цій кімнаті має бути встановлено сигналізацію, обладнано вікно для здійснення виплат касиром та отримання коштів працівниками. У приміщенні каси має бути сейф (бажано з двома замками), в якому зберігатимуться готівкові та інші грошові кошти і документи. Ключі від сейфа під розписку передаються касиру, а дублікат зберігається у головного бухгалтера
в сейфі.

Доставка готівкових грошей до каси залежить від обсягу готівкових оборотів і може бути здійснена:

власними силами установи;

службою інкасації уповноваженої установи банку;

Державною службою охорони при Міністерстві внутрішніх справ України.

У разі організації доставки готівкових коштів власними силами адміністрація установи має забезпечити касирові транспорт та супровід (працівник установи — шофер, молодший касир, інша посадова особа). Якщо обсяг готівкових коштів є досить вагомим, для доставки готівки залучають спеціальні інкасаторські служби, з якими на початку року адміністрація має укласти угоди. У разі не виконання зазначених вимог з організації, збереження та доставки готівкових коштів касир має право вимагати їх повної реалізації. Відповідальність за крадіжки та втрати готівкових грошових коштів, що понесені в результаті відсутності належних умов їх схоронності під час транспортування та зберігання, які мали бути забезпечені керівництвом установи, повністю лягає на останніх відповідно до чинного законодавства України.

Таблиця 9.1

перелік штрафних і фінансових санкцій,
що накладаються на установу за порушення
касової дисципліни

Організація визначення розрахункового показника ліміту каси передбачає проведення підготовчих організаційних робіт з установлення розміру готівки, що може залишитись у касі установи на кінець робочого дня. Нагадаємо, що ліміт каси встановлюється бюджетним установам установами банків та органами Державного казначейства, які їх обслуговують. Ліміт каси встановлюється щорічно на підставі заявки-розрахунку, яка подається до відповідної обслуговуючої установи у двох примірниках. Для підготовки показників щодо ліміту каси проводиться ретельне вивчення касових оборотів за будь-які три місяці минулого року за такими складовими:

готівковою виручкою (надходження до кас установи або організації, крім сум, одержаних з установ банків чи органів казначейства);

виплати готівкові на різні потреби (крім виплат, пов’яза­них з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів). На основі зазначених показників здійснюється розрахунок таких похідних показників:

середньоденної виручки (сума готівкової виручки, поділена на кількість робочих днів установи чи організації за ці три місяці);

середньоденна видача готівки (сума готівкових виплат, поділена на кількість робочих днів установи впродовж розглядуваних трьох місяців).

Знайдені показники є основою при визначенні розміру ліміту каси. Коли планують збільшити ліміт каси порівняно з розрахунковою сумою, готують окремі цифрові розрахункові та текстові обґрунтування на здійснення останніх дій, які додаються до заявки-розрахункау. Обґрунтування має містити чіткий перелік подій, які потенційно вимагатимуть збільшення ліміту каси, та розрахунок щодо впливу кожної з них на загальне збільшення.

Організація облікових номенклатур за напрямом «Облік готівкових грошових коштів» здійснюється традиційно за двома трансакціями:

внесення грошових коштів в касу установи;

видача грошових коштів із каси установи.

Організація носіїв облікової інформації щодо їх вибору регулюється Наказом Міністерства статистики від 15.02.96 № 51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій». Відповідно до зазначеного нормативного документа до первинних носіїв обліку готівкових коштів відносять:

прибутковий касовий ордер (ф. КО-1);

видатковий касовий ордер (ф. КО-2);

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (КО-3, КО-3а);

Касову книгу (ф. КО-4);

Книгу обліку прийнятих та виданих касиром грошей (ф. КО-5, ф. 440).

Прибутковий касовий ордер використовується для оформлення надходження готівки до каси. Він складається з двох частин — власне касового ордера та квитанції і крім загальних реквізитів містить такі власні:

номер документа;

дата складання;

кореспондуючий рахунок;

код аналітичного рахунка;

код цільового призначення;

прізвище, ім’я, по батькові особи, що вносить готівкові кошти до каси.

Окрім того, прибутковий касовий ордер містить інформацію щодо підстави отримання готівкових коштів касою. Аналогічні реквізити містить видатковий касовий ордер за винятком двох останніх, які логічно замінюються на прізвище, ім’я, по батькові особи, що отримує кошти із каси, та підстави отримання останніх. Касові ордери виписує працівник бухгалтерії та підписує головний бухгалтер, а далі вони передаються до каси для здійснення відповідних видатково-прибуткових операцій.

Інформація щодо виписаних касових ордерів фіксується в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів за такими позиціями:

дата;

номер документа;

сума;

примітка.

Для ведення загальної реєстрації касових ордерів заводиться форма КО-3а, для цільової функціональної реєстрації на рік відкриваються два журнали за формою КО-3.

Касова книга застосовується для визначення загальних готівкових оборотів за день та виведення залишку готівкових коштів на кінець робочого дня. До початку здійснення записів касова книга відповідним чином оформлюється: сторінки нумеруються, книга брошурується, на останній сторінці вказується загальна кількість сторінок, яка засвідчується підписом керівника та головного бухгалтера. У книзі фіксується інформація за функціональними реквізитами касових ордерів (номер документа, від кого отримано чи кому видано, номер кореспондуючого рахунка, сума), джерело надходження коштів та за власними розрахунковими реквізитами касової книги (разом за день; залишок на кінець дня; зокрема на зарплату). Кожний аркуш складається з двох частин: першого примірника звіту та відривного звіту, який отримується заповненням аркуша у складеному вигляді з лицьового боку під копіювальний папір. Касовий звіт складається наприкінці робочого дня і разом з виправдовувальними документами його копія передається до бухгалтерії для здійснення записів у меморіальному ордері № 1.

Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей використовується у великих бюджетних установах, у практиці яких застосовується форма організації виплат заробітної плати чи стипендій через довірених осіб або за наявності кількох касирів у касі установи.

В книзі фіксується:

дата операції;

залишок готівки у касира на початок дня;

сума, видана касирові;

підпис касира про отримання;

отримані суми за день прибутковими операціями;

сума, здана касиром старшому касирові;

підпис старшого касира про отримання грошей;

залишок готівки на кінець дня.

Наприкінці робочого дня касир зобов’язаний скласти звіт за готівковими оборотами і здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касирові під розписку у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей.

Крім зазначених носіїв облікової інформації щодо бюджетних установ для досягнення вищого рівня аналітичності облікової інформації до складу загальних облікових носіїв Наказом Державного казначейства України від 6.10.2000 № 100 введено картку аналітичного обліку готівкових операцій. У картці крім загальної інформації відображається на основі звітів касира сума залишку на кінець місяця, дня, готівкові видатки та надходження впродовж кожного дня та залишки на його кінець за фондами, коди економічної класифікації та коди програмної класифікації. Картка аналітичного обліку готівкових коштів відкривається щомісячно за кожною установою. Організація руху носіїв облікової інформації здійснюється відповідно до схеми, наведеної на рис. 9.1.

Рис. 9.1. Рух облікової інформації з обліку касових операцій