9.4. Аналіз фактів
9.4. Аналіз фактів
Перед проведенням аналізу даних їх необхідно відредагувати і провести відбір. При цьому перевіряють їх вичерпність, ясність записів. Консультант повинен впевнитися, що при збиранні даних використовувались однакові критерії.
Потім необхідно систематизувати дані. Основними критеріями систематизації даних, що використовуються консультантом, є час, місце, відповідальність, структура, фактори впливу. Систематизація даних у часі вказує тенденції, темп змін, випадкові і періодичні коливання. Систематизація за місцем чи організаційними підрозділами допомагає досліджуванню проблеми у різних частинах організації і пошуку рішень, що пов’язані зі специфічними умовами у кожній з них. Іншим аспектом є відповідальність за факти і події. У багатьох випадках відповідальність не ідентична з тим місцем (підрозділом), де було виявлено певний факт.
Систематизація відповідно до структури одиниць і процесів дозволяє визначити, які зміни складових елементів впливають на одиницю у цілому та на загальні результати. Операції у виробничому процесі можуть систематизуватись за їх послідовністю у часі і додаватись у вигляді таблиці чи діаграми. Організаційні зв’язки та неформальні взаємовідносини в організаціях систематизуються за допомогою графіків, діаграм, таблиць та ін.
Систематизація за факторами впливу фактично є підготовкою до функціонального та причинно-наслідкового аналізу. Наприклад, зупинки у роботі обладнання можуть бути систематизовані за факторами, що викликають їх. У багатьох випадках простої систематизації (за одним критерієм) недостатньо: використовується перехресна систематизація, яка включає поєднання двох чи більше змінних (наприклад, службовці систематизуються за віковими групами, статтю чи часом роботи в організації).
Підготовлені та систематизовані дані аналізують для виявлення взаємозв’язків, співвідношень і тенденцій. У залежності від характеру проблеми і цілі консультаційного завдання дані можна аналізувати по-різному. Часто використовують статистичні методи (середні величини, дисперсію, щільність розподілу, кореляцію, регресію), а також різні інші методики включно й використання математичного моделювання чи графічного будування. Статистичні та інші методи якісного аналізу мають сенс тільки у випадку, коли можуть бути виявлені якісні зв’язки. Наприклад, зв’язок поміж двома змінними може бути вимірений за допомогою кореляції, однак кореляція не пояснює характер і причини цього зв’язку.
Основним завданням консультанта є встановлення специфічного взаємозв’язку поміж різними факторами й подіями, даними, що описані, і вивчення його характеру. Якщо це можливо, взаємозв’язок виявляють кількісно і виражають як функцію (математично), де одна чи кілька залежних змінних знаходяться у специфічному зв’язку від однієї чи кількох змінних. Ціль — виявити і визначити взаємозв’язки, які носять суттєвий, а не випадковий характер.
Часто залежності відображаються і вимірюються за допомогою відносних величин. Вони допомагають визначити витрати на будь-яку діяльність і відповідний вихід продукції, вивчити, чи вірно збалансовані ресурси і обов’язки, відобразити внутрішню структуру будь-якого фактора чи ресурсу.
Аналіз причин і наслідків має за мету виявити причинні зв’язки поміж умовами і подіями. Він дає дані для планування змін і підвищення ефективності роботи. Консультант починає дослідження з одної чи кількох гіпотез відносно можливих причин проблеми. Використовуючи свій досвід, він підходить до причинного аналізу. Часто трапляються випадки, коли важко відокремити причину від наслідку. Також може статися, що існує багато причин одного наслідку. У цих випадках одна проблема може бути більш важливою, ніж інша. І навпаки, у одної причини може бути кілька наслідків.
Порівняння є важливим аналітичним інструментом. Основні альтернативи для порівняння звичайно застосовують при попередній діагностиці. При детальній діагностиці ці альтернативи зберігаються, але зокрема використовують глобальні оцінки для вивчення робочих деталей і вироблення рішень. Особливо цікаве для консультанта порівняння, яке допомагає встановити майбутні стандарти (потенційних досягнень) і таким чином керує відпрацюванням пропозицій. У цих випадках для порівняння часто застосовують приклади, моделі і стандарти поза межами організації.
Аналіз фактів методом силового поля має за мету прогнозування прийнятності інновацій, що мають бути впроваджені в організацію. Відомо, що на стан організації як системи впливають дві групи сил:
сили, що спонукають до змін;
сили, які стримують зміни.
Якщо вплив обох груп сил збалансований, система перебуває у стані організаційної рівноваги, тобто немає причин будь-що змінювати. Такий стан триває певний період і характеризується стабільністю основних показників ефективності функціонування організації. Але під впливом деструктивних факторів рівноважний стан має порушуватися.
Для того, щоб впровадження інновації було успішним, сили інноваційного сприяння повинні переважити сили обмеження. Тобто, завданням консультанта є активізація сил сприяння та нівелювання стримуючих факторів. Для цього, перш за все, необхідно визначити обидві групи сил, їх вагу, спрогнозувати зміни (посилення чи послаблення) їх тиску у ході інноваційного процесу (рис. 9.1). Також для довгострокового успіху нововведення необхідно визначити розміщення сил, що забезпечать рівновагу (стабільність) організації після впровадження інновацій.
Рис. 9.1. Побудова силового поля організації
Аналіз майбутнього дозволяє прослідкувати, як змінюються дані, що описують певну організацію і її навколишнє середовище. Помилкою буде застосовувати метод екстраполяції, який має на увазі майбутнє як просте продовження минулого, що невірно. У періоди швидких технологічних, соціальних та інших змін нормально, коли минулі тенденції не зберігаються у майбутньому, а істотно змінюються. Дані про майбутні тенденції необхідно брати з зовнішніх джерел і вивчати з обережністю. Тому необхідно розробити альтернативні плани і визначити можливість їх впровадження.
Зворотний зв’язок надає клієнту інформацію, яка може повідомити йому щось нове й важливе відносно його організації; дозволити йому зрозуміти, який метод застосовує консультант і як він просувається у своєму дослідженні; підвищити ступінь участі клієнта у виконанні завдання; допомогти консультанту лишитися на вірному шляху, якщо необхідно, змінити напрямок досліджень.
Консультанти застосовують такі форми зворотного зв’язку з клієнтом:
індивідуалізована усна форма;
письмова інформація, проміжні звіти і пам’ятки;
зустрічі з різними групами в організації.
Завершення діагностичної роботи надає гарну можливість для зворотного зв’язку. Перед закінченням діагностичного звіту консультант може провести кілька зустрічей для розгляду основних результатів; це може допомогти йому виявити і заповнити останні прогалини в аналізі, а також підготувати клієнта до висновків, які потім будуть офіційно йому надані.