10.3. Організація інвентаризації

10.3. Організація інвентаризації

Інвентаризація являє собою один із прийомів бухгалтерського обліку, призначення якого полягає у виявленні фактичної наявності активів від пасивів установи чи організації на відповідний момент часу.

У залежності від завдань, що покладаються на інвентаризацію, можливо виокремити:

за ступенем очікуваності — планові та позапланові;

за повнотою охоплення — повні і часткові (вибіркові);

за періодом охоплення — місячна, квартальна, піврічна і річна.

Проведення інвентаризації, відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 28.02. 2000 № 419, є обов’язковою процедурою, що має бути здійснена на момент складання річної звітності. Окрім цього, існує перелік подій, за умов фактичного здійснення яких проведення інвентаризації є обов’язковим. Зокрема до них належать такі факти:

передача майна державного підприємства чи установи в оренду, приватизація державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне товариство;

зміна матеріально відповідальних осіб;

зловживання, зіпсування цінностей, установлені у відповідному порядку, приписи судово-слідчих органів;

пожежа, стихійне лихо чи техногенна аварія;

ліквідація установи чи організації тощо.

Проведенню інвентаризації передує організаційна робота, яка включає:

розробку планів проведення інвентаризації;

нормування робочого навантаження працівників, що включені до складу інвентаризаційної комісії; інформаційне та технічне забезпечення проведення інвентаризації.

Розробка планів проведення інвентаризації здійснюється у відповідності до Наказу Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 № 90. План проведення інвентаризацій складається з двох частин: графіка проведення планових інвентаризацій у терміни, визначені відповідно до діючої нормативної бази, та графіка позапланових інвентаризацій, терміни проведення яких визначає головний бухгалтер в залежності від умов господарювання конкретних установи та в міру потреби в останніх. Графік проведення планових інвентаризацій відноситься до відкритого інформаційного поля і доводиться до працівників бухгалтерії та матеріально відповідальних осіб для здійснення відповідних підготовчих робіт. На відміну від нього, графік проведення позапланових інвентаризацій є інформаційно закритим для розголошення. Для реалізації головного принципу проведення позапланових інвентаризацій — несподіваності — графік проведення позапланових інвентаризацій зберігається у головного бухгалтера в сейфі.

План-графік проведення інвентаризацій має табличну форму, в якій фіксується інформація щодо місця проведення інвентаризації, цінностей, які підлягають інвентаризації, термінів проведення інвентаризації та відповідальної особи (табл. 10.1).

Таблиця 10.1

ПЛАН-ГРАФІК ПРОВЕДЕННЯ ПЛАНОВИХ ІНВЕНТАРИЗАЦІЙ

План проведення інвентаризацій складається до початку звітного року і затверджується керівником установи чи організації. Після означеної процедури план-графік набуває статусу нормативного документа внутрішньої дії.

Для проведення інвентаризаційної роботи в установах і організаціях наказом керівника установи створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія. До складу її входять головний бухгалтер, керівники структурних підрозділів, очолює комісію керівник установи або його заступник. В установах і організаціях, де обсяг потенційних інвентаризаційних робіт досить великий, практикується утворення робочих інвентаризаційних комісій для безпосереднього проведення інвентаризацій на місцях зберігання товарно-матеріальних цінностей.

Визначення повного складу інвентаризаційних комісій дає змогу внести корективи до традиційного робочо-функціональ­ного навантаження облікових працівників — членів інвентаризаційних комісій на час проведення інвентаризації: раціональний перегляд складу виконуваних функцій та обов’язків, виокремлення другорядних і порівняно самостійних, з подальшою передачею останніх іншим обліковим працівникам зазначеного сектора на термін проведення інвентаризації.

Важливим етапом організації проведення інвентаризації є організація інформаційного та технічного забезпечення. До організації інформаційного забезпечення слід відносити інструктаж членів комісії щодо порядку проведення інвентаризації відповідно до основних положень нормативної бази з урахуванням остан­ніх змін і доповнень, який має бути проведений до початку роботи інвентарної комісії, із забезпеченням при необхідності членів комісії необхідними інструктивними матеріалами. Оскільки загальна перевірка стану матеріальних цінностей і коштів можлива за умов порівняння їх фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку, до зазначеного напряму організації забезпечення інвентаризації слід відносити і випрацювання оптимальної як для роботи членів комісії, так і для роботи апарату бухгалтерії схеми надання інформації на відповідних носіях. Для цього працівникам облікового апарату (відповідних секторів, поточного архіву апарату) на момент початку інвентаризації слід підготувати пакет необхідного обсягу носіїв облікової інформації для внесення даних про фактичні залишки майна в інвентаризаційні описи.

Організація технічного забезпечення проведення інвентаризації полягає у підготовці відповідних технічних умов для здійснення відповідних робіт та виконання функцій членами комісії. Сюди варто відносити: забезпечення членів комісії засобами праці в необхідній кількості (бланками інвентаризаційних описів, ручками, калькуляторами, приладами вимірювання маси, вологості та інших характеристик товарно-матеріальних цінностей); за значного територіального розміщення установи чи організації необхідно організувати підвезення членів комісії до місця перевірки; забезпечення процесу обробки інформації, отриманої під час проведення інвентаризації, за допомогою ПК та іншої організаційної техніки.