10.4. Організація складання звітності

10.4. Організація складання звітності

Процес організації звітності складається з двох послідовних етапів — організації складання та організації подання звітності.

Організація складання звітності, в свою чергу, включає:

визначення пакета звітності;

розподіл робіт зі складання звітних форм між виконавцями та підготовка таблиці складання звітності;

визначення складу облікових робіт, які потребують виконання, до початку складання звітності;

розробка робочих інструкцій зі складання звітності;

проведення інструктивних нарад зі складання звіту.

Як зазначалось, бюджетні установи, згідно з нормативною базою бухгалтерського обліку, складають та надають у відповідні органи місячну, квартальну і річну звітності. Кожна них містить набір стандартних форм відповідно до нормативної бази:

Пакет «місячна звітність»:

2мм/2мд «Звіт про виконання кошторису установи»;

2 — валюта «Звіт про використання коштів загального фонду, бюджету з міжнародної діяльності України»;

4—1 мм/4—1 мд «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами»;

4—2 мм/4—2 мд «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ»;

4—3мм/4-3мд «Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду»;

7мм/7 мд «Звіт про заборгованість бюджетних установ»;

8 мм/8 мд «Звіт про фінансові зобов’язання бюджетних установ».

Пакет «квартальна звітність»:

№ 1 «Баланс»;

2 км/2кд «Звіт про виконання загального фонду кошторису установи»;

2 — валюта «Звіт про використання коштів загального фонду бюджету з міжнародної діяльності України»;

3 «Звіт про виконання плану по штатах та контингентах»;

4—1 км/4—1 кд «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами;

4—2 км/4—2 кд «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ»;

4—3 км/4—3 кд «Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду»;

7 км/7 кд «Звіт про заборгованість бюджетних установ»;

8 км/8 кд «Звіт про фінансові зобов’язання бюджетних установ».

Пакет «річна звітність»:

№ 1 «Баланс»;

№ 2 «Звіт про виконання кошторису доходів і видатків установи (загальний фонд)»;

№ 2 — валюта «Звіт про використання бюджетних коштів з міжнародної діяльності України»;

№ 3 «Звіт про виконання плану по штатах та контингентах»;

№ 4—1 «Звіт про надходження і використання спеціальних коштів»;

№ 4—2 «Звіт про надходження і використання сум за дорученнями»;

№ 4—3 «Звіт про депозитні суми»;

№ 4—4 «Звіт про рух інших власних надходжень»;

№ 4—5 «Звіт про використання субвенцій, одержаних з інших бюджетів»;

№ 4—6 «Звіт про надходження і використання інших доходів (спеціальний фонд)»;

№ 4—1 — зведена «Зведений звіт про надходження і використання спеціальних коштів»;

№ 4—4 — зведена «Зведений звіт про рух інших власних надходжень»;

№ 5 «Звіт про рух необоротних активів»;

№ 6 «Звіт про рух матеріалів і продуктів харчування»;

№ 7 «Звіт про заборгованість бюджетних установ»;

№ 8 «Звіт про зобов’язання бюджетних установ»;

№ 9 «Звіт про результати фінансової діяльності»;

№ 15 «Звіт про недостачі та крадіжки грошових коштів та матеріальних цінностей в бюджетних установах»;

пояснювальна записка до річного фінансового звіту.

Розподіл робіт зі складання звітних форм здійснюється заздалегідь, при плануванні робіт по складанню звітності. Оптимальним варіантом формалізації зазначеної процедури є таблиця, яка може мати таку форму (табл. 10.2).

Таблиця 10.2

РОЗПОДІЛ РОБІТ ДО СКЛАДАННЯ РІЧНОГО ЗВІТУ

Закінчення табл. 10.2

До переліку також включають роботи зі складання пояснювальної записки до річного звіту, основні положення якої визначено інструктивними матеріалами.

Склад облікових робіт, що передують складанню звітності, визначається класифікаційно за ознакою періодичності складання. Так, до переліку підготовчих робіт зі складання місячної звітності включають:

1) перевірку правильності адресності та своєчасності відображення касових і фактичних видатків на однойменних картках аналітичного обліку в розрізі фондів (загального і спеціального);

2) розподіл затрат та калькулювання вартості продукції учбових майстерень;

3) перевірку правильності віднесення доходів спеціального фонду за рахунком 72 «Доходи спеціального фонду»:

кошти, отримані як плата за послуги, що надається бюджетними установами;

кошти, отримані за іншими джерелами власних надходжень;

інші надходження спеціального фонду;

4) перевірку даних бухгалтерського обліку про фактичну дебіторську та кредиторську заборгованість, яка виникла у зв’язку з виконаннями кошторису за поточний і минулі роки;

5) перевірку повноти відображення зобов’язань у системі оперативного обліку бюджетної установи.

Підготовчі роботи до складання річного звіту виконуються за такими напрямками:

Перевірка правильності відображення в обліку результатів інвентаризації коштів необоротних активів (запасів), розрахунків заборгованості, зроблених відповідно до плану інвентаризації установи чи організації за рік.

Перевірка правильності нарахування зносу в останній робочий день грудня на необоротні активи установи чи організації.

Розподіл затрат та калькулювання продукції сільськогосподарських підсобних господарств.

Розподіл затрат та калькулювання продукції виробничих майстерень.

Розподіл затрат та калькулювання НДР.

Списання заключними оборотами асигнування з загального фонду.

Списання заключними оборотами доходу за спеціальним фондом бюджету.

Відшкодування суми податкового кредиту, накопиченого протягом бюджетного року на субрахунку 741.

Списання видатків поточного року, проведених за рахунок коштів загального фонду.

Списання видатків поточного року, проведених за рахунок доходів спеціального фонду бюджету.

Списання вартості переоцінених запасів та матеріалів, а також таких, що отримані від ліквідації розподілу матеріальних цінностей, оприбутковані за результатами інвентаризації.

Списання нарахованих курсових різниць.

Складання «пробного» балансу установи на 1 січня наступного за звітним року.

Складання Контрольної таблиці узгодження форм річного звіту.

Складання звітності здійснюється на підставі інструктивних матеріалів, які входять до нормативного поля підсумкового етапу бухгалтерського обліку. Установа чи організація має бути повністю забезпечена зазначеними інструкціями. Останні після їх надходження до бухгалтерської служби вивчаються головним бухгалтером і передаються для реєстрації відповідальній особі, яка фіксує в журналі факт її надходження із зазначенням дати надходження, реєстраційного номера і дати затвердження інструкції, а також посаду, прізвище, ім’я, по батькові особи, за якою інструкцію закріплено. При передачі інструкції відповідальній особі в журналі робиться відмітка — підпис про отримання.

Інструкції зі складання звітності містять загальні рекомендації щодо заповнення звітних форм. Для забезпечення якісного та швидкого складання носіїв підсумкового етапу бухгалтерського обліку доцільно розробити робочі інструкції до кожної форми з пакета звітності. В інструкціях мають бути відображені особливості облікового процесу даної установи, детальні методичні рекомендації по отриманню необхідних показників звітних форм.

Важливим засобом організації складання звітності є проведення інструктивних нарад. У тижневий термін після отримання Інструкції про порядок складання річних фінансових звітів головний бухгалтер має опрацювати даний інструктивний матеріал, скласти таблицю складання звітності, визначити склад підготовчих робіт до складання звітності та їх виконавців. На спеціальній інструктивній нараді головний бухгалтер докладно подає методику складання звітності та ознайомлює виконавців із напрямами організації складання звітності з метою досягнення найвищого ефекту, доречним є підготовка головним бухгалтером наочних матеріалів формалізації основних методичних положень у вигляді схем, таблиць для роздачі учасникам наради. Учасники наради обговорюють визначені організаційні заходи, висловлюють свої пропозиції щодо їх нормування та ухвалюють їх до виконання. Для запобігання виникненню поточних накладок часовий термін проведення нарад має бути запланований у робочому навантаженні головного бухгалтера, його заступника та інших виконавців робіт зі складання звітних форм.