10.5. Шляхи встановлення згоди учасників ділових дискусій і суперечок
10.5. Шляхи встановлення згоди учасників ділових дискусій і суперечок
Розвиток здатності розуміти предметні позиції партнера
Здатність розуміти предметні позиції партнерів (тобто уявлення про ситуацію, проблему) і свою власну предметну позицію — необхідна умова успіху ділового спілкування [65].
Під час публічного виступу кожного учасника професійної дискусії й суперечки можуть виникати типові утруднення:
нелогічність (непослідовність у викладі суті, нечітка аргументованість матеріалу, що викладається, відсутність ясності й чіткості в досягненні поставлених цілей);
проблема самовираження (недостатня емоційність, стислість, монотонність виступу, невідповідність внутрішнього стану зовнішнім ознакам);
егоцентризм (не враховується плюралізм думок, нездатність зрозуміти думки інших);
некомпетентність (брак інформації, некомпетентність у деяких питаннях);
проблема контакту (труднощі контакту з аудиторією, не вдається прихилити до себе слухачів, переконати їх і т. ін.);
проблема самоконтролю (важко перебороти хвилювання, невміння триматися тощо);
проблема виходу з контакту (сумбурність і незавершеність виступу, погане закінчення й невдалий вихід із розмови).
Рекомендації людині, яка привселюдно захищає свою думку: особисто вести дискусію в тому випадку, якщо ви заздалегідь продумаєте можливі питання опонентів і спробуєте передбачати складні ситуації, що можуть виникнути та збентежити вас [65, с. 398]. Складні ситуації виникають, коли доповідачеві адресуються:
наївні питання та критика авторитетних людей, які не є фахівцями з обговорюваної проблеми (складність у тому, що спростовуючи таку критику за допомогою загальновідомих істин, ставиш у незручне становище поважних опонентів, а вони болісно реагують на це);
іронічні питання зі «шпилькою» від молодих життєрадісних людей, які бажають повеселити аудиторію (відповідь можлива або в дусі м’якого гумору, або серйозним тоном із підкресленням неприпустимості недооцінювання важливості обговорюваного питання);
складні питання, що торкаються маловідомої доповідачеві суміжної області й задаються з метою перевірити його ерудицію та спритність. Відповісти краще: «Не можна осягнути неосяжне» чи «Розв’язання цього завдання не передбачалося в нашому дослідженні»;
питання, на які доповідач уже відповідав, безглузді питання, а також і критика тих, хто неуважно слухав і незрозумів суть обговорюваної справи. Тут важливо не пережити шок від зауважень опонента, не заявляти розлючено: «Я це вже пояснював!»,
а спокійно й коротко повторити відповідь, використовуючи фразу: «Як уже зазначалося …»;
питання-зауваження про невідповідність висновків доповідача думці якогось авторитету, чиє ім’я часом нікому нічого не говорить (може допомогти відповідь: «У міру того, як накопичуються нові факти, багато того, що раніше здавалося безперечними істинами, якщо це навіть проголошено авторитетами, переглядається»);
питання, що принижують важливість проблеми чи отриманих результатів (оскільки в такій ситуації зачіпається самолюбство промовця, важливо відгукнутися не емоційним «спалахом», а, оцінивши ступінь провокаційності питання, відповісти заздалегідь продуманою фразою).
Під час виступу періодично оцінюйте себе ніби з боку: свій тон, позу, жести, наявність слів-паразитів, розслаблюйте напружені м’язи. Щоб уникнути прикрих нерозумінь, чітко поясніть значення вживаних термінів, не слід розраховувати, що вас повинні зрозуміти з півслова, ураховуйте ступінь підготовленості аудиторії щодо обговорюваного питання. Для того щоб подати інформацію наочно та яскраво, використовуйте прості життєві приклади, конкретні факти, навіть загальновідомі приказки, притчі [65].
В акті спілкування доцільно виділяти такі нюанси:
переключення зі спілкування із самим собою на спілкування з партнером. При цьому починається вивчення й оцінка партнера, що зазвичай займає менше секунди;
контакт установлено тоді, коли обидва партнери впевнені у взаємній участі в спілкуванні. Найчастіше контакт установлюється невербальними засобами (напрям погляду, поворот голови, вираз обличчя і т. ін.);
вибирається правильна мова і стиль спілкування. Основну частину акта спілкування займає словесний обмін;
розрив контакту на словесному й невербальному (поворот голови, погляд, жести) рівнях [65, 68].
Створення сприятливого соціально-психологічного клімату в колективі і зниження рівня конфліктності багато в чому досягається знанням методів і прийомів ділового спілкування й умінням працівників застосовувати їх на практиці.
Для поліпшення спілкування корисними є наступні рекомендації:
якщо відчувається розбіжність між вимовленими словами й мімікою чи жестами, які щось означають, то потрібне відкрите обговорення питання;
можна привернути увагу співрозмовника до того, що він не переконав вас сказаним, що вас бентежить розбіжність між його словами й зовнішніми проявами;
звертатися до опонента треба відкрито та дружелюбно;
не варто приховувати, якщо ви не зрозуміли співрозмовника з першого разу, корисно уточнити сказане;
потрібно намагатися зрозуміти сказане співрозмовником повністю, з урахуванням як фактичної інформації, так і емоційного тла, міміки, пантоміміки і т. ін.;
уміння слухати співрозмовника допомагає в інтерпретації сказаного;
висловлення повинні бути зрозумілими для співрозмовника, не варто вживати незрозумілі для нього терміни, тому що це викликає роздратування.
Найтиповішою помилкою під час спілкування є зосередження уваги виключно на третьому, словесному, етапі. Серйозну інформацію про співрозмовника можна одержати, аналізуючи його поведінку і на невербальному рівні.
Важливо враховувати відображення поведінки людини в її невербальних проявах, до яких відносять міміку (рух м’язів обличчя), пантоміміку (рух тіла), вокальну міміку (інтонацію, тембр, ритм, вібрацію голосу), просторовий малюнок (зону, територію, власність і переміщення), експресію (виразність, силу прояву почуттів і переживань) [65].
Зона (дистанція) — це відстань між людьми, що впливає на їхню поведінку (стосунки) і залежить від них. Виділяють близьку й далеку зону. Близька зона поділяється на інтимну (до 0,5 м — для родичів і близьких друзів) і особисту (від 0,5 до 1,5 м — для добре знайомих і приємних людей). Далека зона поділяється на соціальну (1,3—3,5 м — для малознайомих людей) і суспільну (більше 3,5 м — для неприємних людей, а також ту, що формується під час публічних виступів).
Проникнення в близьку зону без дозволу є засобом невербального тиску й розцінюється як фамільярність чи агресія. Постійне перебування в далекій зоні може бути розцінено як байдужість. Отже, необхідно витримувати дистанцію відповідно відносинам. Повага до співрозмовника передбачає уміння правильно підбирати дистанцію під час розмови з ним, що знижує можливість виникнення конфлікту.
Територія — це ділянка простору, на якій задовольняються які-небудь потреби людини. Людина позначає свою територію замками, табличками, парканами, кладучи руки на речі і т. п.
Щоб уникнути конфліктних ситуацій, не треба без запрошення чи дозволу зазіхати на особистий простір опонента. Рекомендується стримана поведінка на чужій території (у кабінеті, будинку, автомобілі тощо). Нестримана поведінка й більш вільні переміщення є викликом чи демонстрацією переваги.
Спілкуючись із людиною, варто звертати увагу на її очі, бо вони є найбільш «інформативною» частиною обличчя. Якщо в людини очі «бігають», то можна запідозрити її в нещирості чи неправді. Якщо погляд співрозмовника зустрічається з вашим упродовж більше ніж 2/3 часу спілкування, то можна припустити, що він вважає вас цікавим співрозмовником і доброзичливо ставиться до вас.
Майже завжди людину видає міміка, навіть якщо вона намагається приховати свої почуття. Досить інформативними є брови, губи, положення голови, жестикуляція, поза співрозмовника. Облік і аналіз невербальних проявів у спілкуванні може дуже допомогти у формуванні стосунків і в розв’язанні конфліктів.
Правила переконання співрозмовників [65, с. 399—405]
Перше правило (правило Гомера):
порядок наведених аргументів часто впливає на їх переконливість. Найпереконливішим є такий порядок: сильні — середні — один найдужчий (слабкими аргументами взагалі не користуйтеся, вони приносять шкоду, а не користь). Сила (слабкість) аргументів повинна визначатися не з погляду доповідача, а з погляду особи, що приймає рішення.
Друге правило (правило Сократа):
для одержання позитивного рішення з важливого для вас питання поставте його на третє місце, а перед ним — два короткі, прості для співрозмовника питання, на які він напевно без проблем відповість вам «так». Уже 2400 років існує це правило і перевірено його на практиці (виявляється, коли людина говорить слово «так», у її кров надходять ендорфіни («гормони задоволення»), а одержавши дві порції «гормонів задоволення», співрозмовник починає до всього ставитися доброзичливо, тому їй психологічно легше сказати «так», ніж «ні».
Третє правило (правило Паскаля):
не заганяйте співрозмовника в кут. Дайте йому можливість зберегти обличчя, зберегти свою гідність. «Ніщо так не роззброює, як умови почесної капітуляції». (Покажіть, що ваша пропозиція задовольняє якусь із потреб співрозмовника).
Четверте правило:
переконливість аргументів значною мірою залежить від іміджу й положення людини. Високий посадовий чи соціальний стан, компетентність, авторитетність, підтримка колективу підвищують положення людини і ступінь переконливості її аргументів.
П’яте правило:
не заганяйте себе в кут, не принижуйте свій статус проявом ознак непевності, зайвих вибачень (фрази: «Вибачте, якщо я заважаю», «Будь ласка, якщо у вас є час мене вислухати…» принижують ваше положення).
Шосте правило:
Не принижуйте положення співрозмовника, тому що будь-який прояв неповаги, зневаги до співрозмовника викликає негативну реакцію.
Сьоме правило:
До аргументів приємного нам співрозмовника ми ставимося прихильно, до аргументів неприємного — з упередженням. Приємне враження зумовлюється багатьма факторами: шанобливим ставленням, умінням вислухати, грамотною мовою, приємними манерами, зовнішністю і т. ін.
Восьме правило:
Бажаючи переконати, починайте не з розбіжностей між вами, а з того, у чому ви згодні з опонентом.
Дев’яте правило:
Виявте емпатію, спробуйте зрозуміти емоційний стан іншої людини, уявити хід її думок, співчувати їй.
Десяте правило:
Уважно слухайте, щоб зрозуміти хід думок співрозмовника.
Одинадцяте правило:
Перевіряйте, чи ви розумієте співрозмовника.
Дванадцяте правило:
Уникайте слів, дій, що можуть призвести до конфлікту.
Тринадцяте правило:
Стежте за мімікою, жестами, позами — своїми та співрозмовника.
Дотримання законів аргументації
Під час аргументації формується попередня думка, виробляється позиція учасника ділового спілкування.
Аргумент являє собою судження, що наводиться для підтвердження істинності та для доказу конкретної думки, положення.
Аргументи розрізняються за ступенем впливу на розум і почуття людей: сильні, слабкі; безсилі. Зустрічні аргументи (контраргументи) мають таку саму градацію [65, с. 399].
Сильні аргументи.
Вони не викликають критику, їх неможливо спростувати, зруйнувати, не взяти до уваги. Це насамперед:
точно встановлені та взаємозалежні факти, а також судження, що випливають із них;
закони, статути, документи, якщо вони виконуються і відповідають реальному життю;
експериментально перевірені висновки;
висновки експертів;
цитати з публічних заяв, книг визнаних у цій сфері авторитетів;
свідчення очевидців подій;
статистична інформація, якщо її зібрано, оброблено й узагальнено професіоналами-статистиками.
2. Слабкі аргументи.
Вони викликають сумнів опонентів, клієнтів, співробітників. До таких аргументів належать:
умовиводи, засновані на двох чи більше окремих фактах, зв’язок між якими неясний без третього;
виверти й судження, побудовані на алогізмах (алогізм — прийом для руйнування логіки мислення, застосовується найчастіше в гуморі. Наприклад: «Вода? Я пив її один раз. Вона не тамує спрагу»);
посилання (цитати) на авторитети, невідомі чи маловідомі слухачам;
аналогії й непоказові приклади;
аргументи особистого характеру, що випливають з обставин, або ж такі, що диктуються чиїмось спонуканням, бажанням;
тенденційно підібрані відступи, афоризми, вислови;
аргументи чи версії узагальнення, зроблені на основі здогадів, припущень, відчуттів;
висновки з неповних статистичних даних.
3. Безсилі аргументи.
Вони дозволяють викрити, дискредитувати суперника, що застосував їх. Ними бувають:
судження на основі підтасованих фактів;
посилання на сумнівні, неперевірені джерела;
рішення, що втратили силу;
домисли, здогади, припущення, вигадки;
аргументи, розраховані на наявність забобону, неуцтво;
висновки, зроблені з фіктивних документів;
обіцянки, дані авансом;
помилкові заяви та свідчення;
підробка й фальсифікація того, про що говориться.
Закони аргументації [65, с. 401—402]
Закон упровадження:
Аргументи варто вплітати в логіку міркувань партнера, а не вбивати (ламаючи її), не викладати їх паралельно.
2. Закон спільності мови мислення:
Якщо хочеш, щоб тебе чули, говори мовою основних інформаційних і репрезентативних систем опонента.
3. Закон мінімізації аргументів:
Пам’ятай про обмеженість людського сприйняття (5—7 аргументів), тому обмежуй число аргументів. Краще, якщо їх буде не більше трьох—чотирьох.
Закон об’єктивності й доказовості:
Використовуй тільки ті аргументи, що приймає твій опонент. Не плутай факти й думки.
Закон діалектичності (єдності протилежностей):
Говори не тільки про полюси своїх доказів чи припущень, але й про мінуси. Цим ти додаєш своїм аргументам більшої ваги, тому що двосторонній огляд (з урахуванням плюсів і мінусів) позбавляє їхньої переконливості й обеззброює опонента.
Закон демонстрації рівності й поваги:
Подавай аргументи, демонструючи повагу до опонента й до його позиції. Пам’ятай, що друга переконати легше, ніж ворога.
Закон авторитету:
Посилання на авторитета, відомого твоєму опоненту, якого він сприймає так само позитивно, підсилюють вплив твоїх аргументів. Шукай авторитетне підкріплення їм.
Закон рефреймінга:
Не відкидай аргументи партнера, а визнаючи їх правомірність, переоціни їхню силу й важливість. Підкреслюй серйозність втрат у випадку прийняття його позиції або зменшуй розмір користі, очікуваної партнером.
Закон поступовості:
Не намагайся швидко переконати опонента, краще йти поступовими, але послідовними кроками.
Закон зворотного зв’язку:
Подавай зворотний зв’язок у вигляді оцінки стану опонента, опису свого емоційного стану. Приймай на себе персональну відповідальність за непорозуміння й нерозуміння.
Закон етичності:
У процесі аргументації не допускай неетичної поведінки (агресії, обману, зарозумілості, маніпуляцій і т. ін.), не зачіпай «хворі місця» опонента.
Для досягнення цілей аргументації важливо оперувати ясними, точними й переконливими поняттями, тому що переконливість можна легко «потопити» в морі слів і аргументів, особливо, якщо вони неясні й неточні. Аргументи повинні бути достовірними для співрозмовника. Спосіб і темп аргументації повинні відповідати особливостям темпераменту співрозмовника: лише холерики й сангвініки здатні сприйняти високий темп і обсяг аргументів, але і для них аргументи, наведені кожен окремо, набагато ефективніше досягають мети, ніж якщо їх навести всі разом і відразу (для меланхоліків і флегматиків такий поступовий підхід просто необхідний). Не забувайте, що зайва переконливість викликає опір із боку співрозмовника, особливо, якщо в нього агресивна натура (ефект бумеранга) [65, 77].
Рекомендації для успішної аргументації:
У процесі аргументації використовуй тільки ті аргументи, які ти і твій опонент розумієте однаково.
Якщо аргумент не приймається, знайди причину цього і далі в розмові на ньому не наполягай.
Не применшуй важливість сильних аргументів супротивника, краще, навпаки, підкресли їхню важливість і своє правильне розуміння.
Свої аргументи, не пов’язані з тим, що говорив супротивник чи партнер, наводь після того, як ти відповів на його аргументи.
Точніше порівнюй темп аргументації з особливостями темпераменту партнера.
Зайва переконливість завжди викликає опір, тому що перевага партнера в суперечці завжди ображає.
Наведи один-два яскраві аргументи і, якщо досягнуто бажаного ефекту, обмежся цим.
Діагностика та вибір рецептів поведінки для вироблення методів оптимального дозволу дискусій і суперечок
Дев’ять діагнозів і рецептів поведінки на дискусійних бесідах і під час суперечок з опонентами [65, с. 402—404].
Діагноз 1. Опонент роздуває проблему, виводить її за межі дискусії (розмови, суперечки), розмиваючи проблему, і вбиває в зародку все нове.
Рецепт. Нагадай про рамки дискусії, про її мету. Попроси ще раз уточнити його антитезу й поверни розмову в колишнє русло.
Діагноз 2. Він охоплює дрібниці (другорядні факти), не торкаючись основної тези.
Рецепт. Запитай, чи не забув він, розмовляючи, свою власну мету. Поверни його до спірної проблеми.
Діагноз 3. Опонент намагається перехопити ініціативу у виборі теми розмови: а) зосереджується замість принципових питань на дрібницях, б) висуває тези не власне кажучи проблеми, в) висуває контрпроблему, ігнорує твої аргументи.
Рецепт. Спробуй передбачити заздалегідь заперечення суперника, вивчити його мотиви, позиції для того, щоб: а) указати співрозмовникові на його відхід від спірного питання, б) запитати його, яку саме думку він доводив, в) попросити висловити відношення до твоєї аргументації.
Діагноз 4. Супротивник дозволяє собі натяки, що компрометують тебе. Тим самим він ставить під сумнів твою думку чи пропозицію. Його мета: а) перенести критику на тебе, б) приписати тобі явно безглузді висловлення.
Рецепт. Не уникай компліментів на адресу суперника, виграй доброзичливістю, демонструй свою об’єктивність. Для цього: а) скажи, що розумна думка світиться й у темній кімнаті, б) не намагайся виправдатися, в) не виявляй негативних емоцій, г) не піддавайся на провокацію.
Діагноз 5. Опонент навмисно веде тебе до помилкових висновків, підтасовує факти для того, щоб згодом викрити тебе в безграмотності й дилетантстві.
Рецепт. Припини обмін думками, похвали співрозмовника за глибину аналізу й попроси його зробити узагальнювальний висновок.
Діагноз 6. Опонент приховує різко негативне ставлення до твоєї позиції чи до тебе під маскою доброзичливості.
Рецепт. Дотепно зірви його маску, нагадай про факт подібної «доброзичливості» і про її результат, розкрий задум суперника всім присутнім.
Діагноз 7. Суперник викриває тебе в некомпетентності, грає на твоїх помилках і недопрацюваннях, ігнорує факти «за» і «проти», тенденційно тлумачить твої слова.
Рецепт. Не виявляй зайвої делікатності. Запитай, про що конкретно йде мова, заради чого це все. Попроси його висловити свою пропозицію, як усунути проблему.
Діагноз 8. Супротивник постійно змінює позицію, намагається знайти щось третє.
Рецепт. Не наполягай на визнанні, згоді й підтримці твоєї пропозиції. Він — чиясь маріонетка. Згорни розмову, яка все одно ні до чого не приведе.
Діагноз 9. Тебе грубо обсмикують під час розмови.
Рецепт. Не давай волю своїм почуттям. Це спроба суперника вивести тебе з рівноваги. Якщо можливо, будь іронічним, сатиричним, саркастичним стосовно нього, спробуй спародіювати його поведінку (розіграй пародію).
Для підвищення ефективності взаємодії й розуміння співрозмовників важливо вміти вчасно помітити та врахувати сигнали тіла [65, с. 405—408] для типових ситуацій і переговорів:
Зацікавленість, інтерес.
Основне правило: чим більше тіло «розкривається» і чим більше голова і тулуб партнера нахиляються до вас, тим більше він зацікавлений, і навпаки.
Підвищена увага до партнера і надзвичайна активність у цьому напрямі: рух уперед голови й верхньої частини тіла, тобто нахил до партнера, повністю випрямлена голова, прямий погляд на повністю зверненому до партнера обличчі, раптове переривання ритмічної гри рук чи ніг, відкрита жестикуляція рук і кистей.
Некритичне ставлення, повна згода, довірливість, визнання іншого: розслаблене положення голови, часто з нахилом назад, нахил голови вбік (сидіння «нога на ногу»), широка, зручна поза, спокійний, твердий і прямий погляд партнеру в очі, відкрита, вільна посмішка, очі закриваються на декілька секунд, при цьому ледве помітне кивання головою.
Настала готовність до активних дій, велике бажання працювати: різко піднімається голова, раніше порівняно розслаблене тіло набуває виразних ознак напруження, наприклад, верхня частина тулуба переходить зі зручно відкинутого на спинку крісла положення у вільне.
Відволікання через зменшення інтересу.
Основне правило: чим більше партнер закриває чи ховає частини свого тіла, чим більш він відхиляється назад чи відвертається, тим сильніше відволікання, якщо не відмова чи захист.
Безцільний, пасивний стан: рух назад, відхилення верхньої частини тіла, а також голови, «закрита» поза рук і кистей, уповільнений темп рухів, зміна активної участі в розмові якою-небудь ритмічною грою рук, ніг, те саме — у демонстративно ледачій позі, наприклад, партнер тарабанить пальцями по столу, нахил набік голови і (чи) верхньої частини тіла, неясне, розпливчасте підкреслення слів чи акцентування; уповільнений темп мови та жестикуляція.
Внутрішнє занепокоєння, непевність, сумнів, недовіра.
Внутрішнє занепокоєння, нервозність, нервове напруження: тривалі ритмічні рухи пальців ніг чи рук, часто з дуже малою амплітудою (тоді занепокоєння й напруга ще й негативного роду), неритмічні рухи повторюваного характеру (ковзання на сидінні взад-уперед, нерівномірне постукування пальцем, обертання пачки від цигарок і т. п., примруження).
Замисленість, роздуми, глибокі роздуми.
Погляд удалину за загальної розслабленості; руки, закладені за спину, повільне потирання чола, пальці торкаються відкритого рота, при цьому погляд спрямовано у невизначений простір, закриті на мить очі, язик проводиться вздовж краю губ; малорухома, але відносно багата міміка.
Відволікання, що підсилюється, відраза, активний і пасивний захист.
Загальне: відвертання обличчя від партнера, відхилення тіла назад, при цьому витягування рук долонями вперед.
Подив, небажання, порушення, гнів, лють чи слабше напруження, сильні удари долонею чи кісточками пальців по столу, вертикальні складки на чолі, вишкірення зубів, гримаса протесту, приголомшення, стискування щелеп, недоречні сильні й монотонні рухи, почервоніння, підвищення гучності голосу.
Рішучість, готовність до боротьби, агресивність: сильна напруга (стоячи — підйом на носках ніг, сидячи — у напруженій готовності підхопитися), руки різко і напружено засовуються в кишені з наступною напруженістю в плечовому поясі, кисті рук стискуються в кулаки, вертикальні складки на чолі, погляд спідлоба, твердий погляд на партнера, підкреслено закритий чи стиснутий рот.
Люди, що ходять швидко, розмахуючи руками, мають ясну мету й готові негайно її реалізувати, а ті, хто зазвичай тримають руки в кишенях, навіть у теплу погоду, швидше за все критичні й самокритичні. Люди, що знаходяться в пригніченому стані, теж часто ходять, тримаючи руки в кишенях, тягнучи ноги й рідко дивлячись нагору чи в тому напрямі, куди вони йдуть.
Люди, зайняті розв’язанням яких-небудь проблем, часто ходять у медіативній позі: голова опущена, руки зчеплені за спиною.
Самовдоволених, дещо помпезних людей можна впізнати за ходою: підборіддя високо підняте, руки рухаються підкреслено інтенсивно, ноги немов дерев’яні. Увесь поступ розраховано на те, щоб справити враження [65].