12.1. Програма підготовки до впровадження змін

12.1. Програма підготовки до впровадження змін

Впровадження змін є четвертою фазою комплексного процесу консультування. Головною метою спільних зусиль консультанта і клієнта на цьому етапі мають бути забезпечення життєздатності запланованих реорганізаційних заходів в організації клієнта та формування системи їх підтримки у довгостроковому періоді.

Впровадження запропонованих та схвалених змін свідчить про плідність спільної роботи консультанта і клієнта, але в цілому за результат інноваційного процесу відповідає клієнт. Навіть якщо консультаційною угодою передбачено процесне консультування з безпосередньою участю консультанта у впровадженні змін, приймати остаточне управлінське рішення і відстежувати його реалізацію належить клієнтові.

Звичайно, частка участі консультанта у здійсненні плану реорганізації визначається на етапі планування консультаційної роботи взагалі. Ступінь втручання консультанта до інноваційного процесу та міра його відповідальності за результат впровадження залежать від обраного типу консультування та масштабу проблеми, що вирішується. Але в окремих випадках доцільно цілком довірити здійснення процесу впровадження змін клієнтові. Наприклад, консультант не бере участі у процесі здійснення плану реорганізації, якщо:

проблема клієнта досить проста і її вирішення не передбачає будь-яких технічних чи організаційних труднощів;

спільна робота під час діагностування проблеми та розробки плану реорганізаційних заходів свідчить про достатній рівень управлінської свідомості клієнта для самостійного здійснення процесу впровадження.

Іноді консультант може бути усунутий від участі у процесі впровадження змін за ініціативою клієнта. Таке рішення може бути мотивоване бажанням клієнта зменшити власні витрати та зовнішнє консультування та скоротити час перебування консультанта в організації. У цьому випадку консультант може запропонувати клієнтові більш економний план організації фаз діагностики та розробки програми змін. Це дозволить заощадити певну суму коштів та спрямувати їх на ефективне впровадження за участю консультанта.

Відмова від участі консультанта у впровадженні змін може бути спричинена невірним уявленням однієї чи обох сторін про зміст проблеми та реалізацію її рішення. Звісно, що протягом роботи консультантів у клієнта може виникнути відчуття невиправданого завищення вартості послуги та зайвої тривалості строку здійснення проекту реорганізації. Для забезпечення нормальної роботи до кінця консультування та уникнення непотрібної напруженості з боку клієнта консультантам належить застосовувати наступні заходи:

поступово скорочувати чисельність бригади, плануючи залишення клієнтської організації окремими консультантами до фази впровадження;

протягом процесу впровадження залишати в організації клієнта лише одного консультанта — наглядача, який за необхідності допомагає здійснювати зміни;

включати до обов’язків консультанта-наглядача вирішення лише найбільш складних завдань впровадження, залишаючи іншу роботу клієнтові;

під час впровадження змін безпосередньо зустрічатися з клієнтом періодично або у заздалегідь встановлений час з метою спостерігання за ходом інноваційного процесу;

особисто втручатися у роботу з впровадження лише на прохання клієнта.

На етапі здійснення змін консультанту і клієнту необхідно розробити програму підготовки до впровадження та вирішити питання участі сторін, термінів, необхідних заходів та контролю за результатами реалізації нововведення.

Детальна програма підготовки до впровадження змін охоплює наступні заходи:

Розподіл обов’язків консультанта та персоналу клієнта

На етапі впровадження у всіх учасників інноваційного процесу виникають нові функції і взаємовідносини. Мотивування активної участі персоналу у впровадженні нововведення має починатися з уточнення ролі кожного суб’єкта та узгодження спільної програми дій.

Визначення темпу і термінів здійснення змін

Консультанту і клієнту належить визначити оптимальний темп впровадження змін, беручи до уваги технічні та організаційні особливості організації, а також час, необхідний для активізації інноваційного потенціалу персоналу та позитивного сприйняття новини пасивними працівниками.

Спостереження за ходом впровадження

Протягом здійснення запланованих змін консультант покликаний сприяти їх адаптації до системи клієнта. Завданням консультанта є допомога як у розумінні нововведень, так і під час прийняття певних управлінських рішень. Увага консультанта має бути сконцентрована на темпі впровадження, дотримуванні бюджету проекту, його адміністративно-правовому підкріпленні. Для забезпечення життєздатності нової схеми роботи консультантові належить захистити її від певних природних небезпек. Для цього необхідна розробка відповідних систем підтримки і контролю.

Спостерігаючи за ходом впровадження, консультант протягом деякого часу присутній в організації клієнта та відповідає на питання керівництва і персоналу, а також вирішує будь-які інноваційні проблеми.

Створення систем підтримки і контролю результатів впровадження

Підтримка впровадження організаційних змін (методик, систем, стандартів) покликана запобігати «відкочуванню назад» системи в цілому, поверненню її до початкового стану, зворотному розвитку інноваційного процесу. Реакційна поведінка може мати місце, якщо працівники комфортно почувалися до впровадження змін. Завданням консультанта є узгодження локальних змін з усіма аспектами роботи підприємства: постачанням, виробничим процесом, мотивацією праці та іншими. Повернення до старої системи стане неможливим, якщо зникнуть всі її ознаки.

Але стандарти, системи і методики, що вважаються новітніми у певний період, так само як і техніка і технологія, мають властивість за якийсь час застарівати. Відстеження їх практичної адекватності та змін у ефективності використання є основною функцією системи контролю.

Основи контролюючого механізму консультантові належить закласти ще під час перебування в організації клієнта. Елементом контролю є виявлення ключових показників функціонування нововведення, можливого діапазону їх коливань та відповідного часу їх вимірювання (при досягненні системою стабільного стану контроль здійснюється не так часто, як під час об’єктивних організаційних змін).

Система контролю не обов’язково повинна підтримувати нововведення у незмінному стані. Її завданням також є підтримка спроможності новини змінюватися у деталях та трансформуватися відповідно до внутрішньоорганізаційних та навколишніх змін (тобто забезпечення довгострокової життєздатності результатів впровадження).

Звісно, що протягом часу контроль може здійснювати клієнт, періодично інформуючи консультанта про стан справ та підтримуючи таким чином зворотний зв’язок.