12.2. Системний підхід в управлінні економічними системами
12.2. Системний підхід в управлінні економічними системами
Застосовуючи методологію системного підходу до задач управління, можна вдосконалити процес прийняття управлінських рішень та оптимізувати організаційну структуру економічної системи. У загальному випадку ця методологія складається з розглянутих далі етапів:
1. Усвідомлюються поставлені керівником завдання та ви-
значається ціль управління.
2. Окреслюється підсистема завдань, які необхідно виконати, щоб забезпечити найбільш успішне досягнення цілі.
3. Намічаються комплекси заходів, спрямованих на виконання кожного із завдань.
4. Вибирається технологія здійснення заходів для виконання кожного із завдань.
5. Досліджуються фактори зовнішнього і внутрішнього середовища, що впливають на функціонування системи та виконання заходів і завдань.
6. Обчислюються необхідні види ресурсів.
7. З’ясовуються кількість та якість наявних ресурсів.
8. Визначається порядок виконання заходів з урахуванням технологічних і ресурсних обмежень.
9. Встановлюється мінімальна кількість ресурсів, необхідних для виконання робіт у визначений термін.
10. Оформлюється рішення (розробляється план), яке затверджує його керівник.
11. Здійснюється підготовка виконавців, одержуються відсутні засоби, реалізується рішення (план).
Розглянемо ці етапи докладніше.
Входом етапу 1 є завдання, поставлені вищим керівництвом, а виходом — визначення мети діяльності, а також завдання з підготовки пропозицій для ухвалення рішення. Методика роботи на цьому етапі спрямована на якомога точніше визначення цілі діяльності. Ціль діяльності може бути виражена кількісно чи якісно.
Входом етапу 2 є ціль, визначена на попередньому етапі. Виходом цього етапу має бути система завдань, які необхідно виконати, щоб забезпечити ефективне досягнення цілі. Сутністю діяльності на цьому етапі є розчленовування цілі на окремі взаємозалежні завдання (побудова дерева цілей), що являють собою порівняно самостійні напрямки або етапи діяльності з досягнення цілі.
Входом етапу 3 є система завдань, які було одержано на попередньому етапі. Виходом етапу є комплекс заходів, спрямованих на виконання кожного із завдань.
Входом для етапу 4 є підсистеми заходів, необхідних для виконання кожного із завдань, а виходом — технології здійснення цих заходів.
Технологія та послідовність заходів є, у свою чергу, входом етапу 5, виходом якого буде набір факторів зовнішнього і внутрішнього середовища системи діяльності, від яких залежатиме виконання кожного із заходів і всього створюваного процесу.
На етапі 6 залежно від характеру та технології робіт і факторів зовнішнього і внутрішнього середовища (виходів 3, 4, 5) потрібно визначити види та якість необхідних ресурсів і підготовку потрібних фахівців.
На етапі 7 визначається наявна кількість ресурсів. Змістом процесу діяльності на цьому етапі буде:
визначення кількісного та якісного складу наявних ресурсів (фінансових, трудових, технологічних, інформаційних тощо);
аналіз ресурсів, що використовуються для виконання завдань, не пов’язаних безпосередньо з досягненням головної цілі;
визначення порівняльної важливості цілей та термінів їх досягнення;
визначення кількості і якості ресурсів, які можна використати під час досягнення наміченої цілі на різних етапах діяльності (наявна кількість ресурсів може коливатися у процесі досягнення цілі).
На цьому етапі закінчується системний аналіз. У результаті аналізу майбутньої діяльності визначено:
— ціль діяльності;
— завдання діяльності;
— заходи, які необхідно здійснити, щоб забезпечити виконання кожного із завдань;
— фактори зовнішнього і внутрішнього середовища, що впливають на виконання кожного заходу та завдання, а зрештою — на досягнення цілі;
— необхідні види, кількість та якість ресурсів.
У результаті аналізу нам стало відомо, що потрібно зробити і в якій послідовності, щоб досягти головної цілі діяльності, а також з’ясувалося, що впливає на успіх майбутньої діяльності та які сили й засоби необхідні для його досягнення.
Етап 8 найвідповідальніший: у результаті його реалізації має бути розроблено модель майбутнього процесу діяльності — це його вихід. Входом даного етапу є все те, що визначено на попередніх етапах: ціль, завдання діяльності, склад, технології виконання заходів, фактори зовнішнього і внутрішнього середовища, характер їх зміни в майбутньому, необхідні види ресурсів, їх наявність тощо.
Характер моделі діяльності з досягнення цілі залежатиме від важливості процесу, точності визначення вхідних даних, наявності часу на розробку моделі. Через складність процесів суспільної та економічної діяльності та неможливість виразити кількісно деякі фактори системне дослідження в загальному випадку не вдається повністю формалізувати (побудувати математичну модель системи). Математична формалізація можлива, як правило, лише для окремих її блоків, окремих завдань.
Змістом цього етапу буде:
оперативний опис процесу діяльності;
вибір критерію;
вибір способу моделювання.
Далі здійснюється розробка моделі, оптимізація та поліпшення моделі, розробка алгоритму моделі. Мета застосування моделі — дістати оптимальний варіант за мінімально можливого використання ресурсів, якщо модель оптимізаційна чи відшукати набір варіантів з їхніми кількісними оцінками, якщо оптимізація моделі неможлива.
На етапі 9 визначається мінімальна кількість ресурсів, необхідних для завершення процесу в заданий термін. Входом є розроблена на попередньому етапі модель. Якщо в результаті моделювання з’ясовується, що за наявних ресурсів досягти мети діяльності в заданий термін не вдається, то змістом цього етапу буде послідовний перегляд результатів моделювання зі збільшенням ресурсів до одержання бажаного результату.
Отже, якщо на етапі 8 розв’язувалися задачі оптимізації за часом (за швидкодією) з обмеженнями на ресурси, то на етапі 9 має розглядатися задача оптимізації використання ресурсів за обмеження на час.
Входами етапу 10 є здобуті в результаті моделювання:
оптимальний варіант дій (набір варіантів, дій) згідно з термінами досягнення цілі та відповідно до намічених ресурсів;
оптимальні пропозиції щодо зміни складу ресурсів чи режиму їхньої роботи в разі, коли за наявних ресурсів та нормального режиму їхньої роботи досягти цілі із заданою ефективністю в зазначений термін неможливо.
Вихід цього етапу — затверджений керівником варіант дій із досягнення цілі.
На етапі 11 на підставі плану (вхід) мають бути розроблені конкретні програми індивідуальної (колективної) підготовки виконавців, здійснено цю підготовку, а також одержані ресурси, яких бракує. Виходом цього етапу буде реалізація розробленого плану.
Розглянута методологія придатна як для прийняття управлінських рішень, так і для створення організаційних систем управління, коригування, оптимізації структур вже наявних цільових організацій.
Зазначимо, що виходи кожного з етапів, кожного з кроків діяльності на етапах мають бути взаємопогоджені і, звичайно, узгоджені з головною ціллю діяльності. Це означає, насамперед, необхідність такого узгодження методів роботи на етапах (кроках), які забезпечують якість виходів і визначають тривалість роботи.