2. 2. Технология обслуживания гостей службой приема и размещения

Системы, применяемые для накопления информации в службе приема и размещения следующие:

q  неавтоматизированная (вручную);

q  полуавтоматизированная (электромеханическая);

q  полностью автоматизированная (базируется на компьютере).

Неавтоматизированная система используется во многих гостиницах до сих пор.

До прибытия. Агент по бронированию записывает в журнал регистрации заявок на бронирование номеров (мест) (форма 7-г, см. приложение). Запись делается на основании телеграмм, телефонных звонков, писем, которые пришли в гостиницу на бронирование номеров (мест).

Юридические лица подают заявки на бронирование номеров (мест) в гостинице в виде гарантийных писем в произвольной форме, которые подписываются ответственными лицами и заверяются гербовой печатью.

Установлен следующий порядок оплаты за бронирование номеров (мест) в гостинице:

Ø агент по бронированию вначале заполняет титульный лист бланка (форма №8-г) и передает в бухгалтерию для предварительного расчета оплаты;

Ø после того, как деньги от юридического лица поступили на счет гостиницы, бухгалтерия передает форму №8-г агенту по приему гостей;

Ø конечный итог подводится после отъезда гостя.

Прибытие. Существуют правила регистрации граждан Украины, иностранных граждан, лиц без гражданства.

Анкета (форма №1-г) заполняется гражданином Украины, прибывшим в гостиницу, на основании документа, который подтверждает личность. Анкета затем передается агенту по приему гостей совместно с документом гостя.

После регистрации гостя в журнале учета граждан, которые проживают в гостинице (форма №5-г), документ возвращается владельцу, а анкета направляется в картотеку. В СПиР имеется две картотеки, в одной хранятся анкеты граждан, проживающих в гостинице, а в другой сохраняются анкеты выбывших граждан. Срок хранения - один месяц после убытия гостя из отеля. После этого анкеты передаются в архив и сохраняются в течение года, а потом уничтожаются по акту. Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.

Иностранный гражданин или лицо без гражданства заполняет по прибытии регистрационную карточку (форма №2-г) и передает ее совместно с документом, подтверждающим его личность, агенту по приему гостей.

Регистрационные карточки сохраняются продолжительностью года, после этого совместно с журналом учета иностранцев и лиц без гражданства (форма №6-г) уничтожаются по акту.

Поселение. При поселении агент по приему гостей на основании заполненной анкеты (форма №1-г) или регистрационной карточки (форма №2-г) заполняет визитную карточку гостя на право проживания в гостинице (форма №3-г).

Визитная карточка дает право гражданину, который проживает в гостинице на получение ключей и на первоочередное обслуживание в предприятиях сферы услуг, которые находятся в гостинице.

На числовой сетке визитной карточки гостя отмечается период оплаты, продолжительность периода проживания.

Выселение. При выезде гость оплачивает свой счет и сдает ключ. Кассир СПиР сообщает о том, что гость выехал, а его анкета перекладывается в картотеку для граждан, выехавших из гостиницы.