2. 5. Использование персональных ЭВМ при приеме и обслуживании гостей

Описание задач комплекса «Гостиница».

Назначение

Комплекс задач «Гостиница» предназначен для совершенствования при помощи Персональных ЭВМ (ПЭВМ) основной деятельности сотрудников гостиницы, занимающихся приемом и размещением гостей: руководителя службы размещения; дежурного администратора; кассира; портье.

Эксплуатация комплекса позволяет существенно упростить и сократить рутинную и бумажную работу сотрудников гостиницы и за счет этого повысить качество обслуживания. Сокращается время на оформление всех видов обслуживания и экономится время гостей. Выписка всех документов для гостей осуществляется автоматически на принтере компьютера, что практически исключает ошибки в документах.

Особенно сокращается время на прием и выезд групп и делегаций. Отчет о загрузке гостиницы с учетом реально проживающих гостей и принятых заявок позволяет увеличить пропускную способность. Планирование размещения на несколько месяцев и возможность просчета многих вариантов позволяет обеспечить более равномерную загрузку гостиницы.

Реализация

Комплекс задач «Гостиница» реализуется программами для ПЭВМ типа ІВМ РС АТ. Эксплуатация программ не требует от пользователя предварительной компьютерной подготовки или специальных знаний. Работа ведется с привычными документами и объектами. В программное обеспечение комплекса включены средства, которые позволяют сотрудникам гостиницы самостоятельно его использовать в реальной работе после нескольких часов подготовки.

Визитные карточки гостя и счета на оплату всех видов услуг автоматически формируются на принтере во время их оформления. Предусмотрена возможность получения стандартных форм отчетности в твердых копиях и на экране компьютера для самоконтроля. Программы обеспечивают эксплуатацию комплекса с достаточной для реальной работы надежностью. Большинство встречающихся неприятностей и нештатных ситуаций (отключение питания, зависание или сбои компьютера, случайные сшибки пользователя и др.) не приводят к полному разрушению информации и невозможности продолжить работу. Как правило, работу возможно продолжить с прерванного места. Предусмотрены программы копирования, диагностики и восстановления данных. Количество мест в гостинице комплексом практически не ограничено.

Эксплуатация в локальной сети ПЭВМ

Эксплуатация комплекса с использованием локалькой сети ПЭВМ позволяет нескольким сотрудникам одновременно работать на нескольких ПЭВМ со всей поступившей к этому моменту информацией и не требует специальных усилий по установлению очередности ввода информации и соблюдению регламента работы пользователей.

Локальная сеть обеспечивает возможность одновременной работы нескольких специалистов с одинаковыми видами работ. Это позволяет в случае возникновения очереди проживающих выполнять их поселение или другое обслуживание на нескольких рабочих местах. Все конфликты, возможные при одновременной работе нескольких пользователей с одной и той же информацией, разрешаются программным обеспечением комплекса автоматически.

Локальная сеть обеспечивает высокую надежность эксплуатации благодаря возможности выполнения работ на нескольких ПЭВМ и не требует от пользователя переноса информации с одного компьютера на другой.

Эксплуатация на отдельных ЭВМ

Эксплуатация комплекса задач на отдельных ЭВМ требует распределения информации и функций пользователя по компьютерам. По сложившемуся в конкретной гостинице распределению обязанностей устанавливается регламент работы каждого специалиста и разрабатывается порядок использования компьютеров.

В связи с тем, что информацию по расселению и оплате разделить принципиально невозможно, все работы дежурного администратора, кассира и портье необходимо вести на одной ПЭВМ.

Работы руководителя службы размещения по приему заявок и планированию загрузки гостиницы возможно вести на отдельной ПЭВМ. При этом ежедневно информацию с заявками на следующий день необходимо на гибком магнитном диске переносить на компьютер, на котором осуществляется прием гостей. В противном случае при поселении используются заявки, не введенные в компьютер. При выполнении всех работ на одной ПЭВМ не требуется никаких действий пользователя по переносу информации.

При выходе из строя ПЭВМ, на которой выполняются работы по размещению, возможно перенести информацию на другую ПЭВМ и тем самым обеспечить продолжение эксплуатации комплекса.

Работа руководителя службы приема и размещений

Руководитель службы приема и размещения имеет информацию по загрузке гостиницы в виде таблицы, отображающей количество проживающих по каждой бронирующей места организации за любой день. Обеспечена возможность получения отчетов с информацией по планированию заезда и выезда и проживания на любой день с указанием времени заезда и выезда по каждой организации и по всей гостинице. Информация формируется по заявкам на бронирование мест в гостинице и по срокам проживания уже поселенных гостей. Предусмотрено ведение журнала заявок с широкими возможностями по поиску и редактированию. Обеспечено автоматическое ведение перечня организаций, бронирующих места, и учет общего числа мест по поданным заявкам и фактически использованным местам за любой период. Сроки, на которые могут приниматься заявки на проживание в гостинице, не ограничены, что обеспечивает возможность планирования загрузки гостиницы на несколько месяцев вперед.

Работа агента по приему и размещению

Дежурный агент по приему на экране ПЭВМ имеет все места гостиницы с фамилиями, проживающих в них. Места могут быть представлены в любом порядке (по номеру места, в алфавитном порядке фамилий гостей, по датам заезда или выезда, по тарифу места, по свободным и занятым местам и др.).

Агент по приему имеет возможность выбрать любое место и получить информацию по любому номеру и обо всех проживающих в них. Предусмотрены функции просмотра заявок, заселения места и всего номера, продления, создания дополнительного места, перевода на другое место, выезда. При поселении указывается его вид и номер заявки. Для передачи смены и самоконтроля предусмотрено формирование отчетов по состоянию и движению номерного фонда в любое удобное пользователю время.

Работа кассира СПиР

Дежурный кассир получает на экране счета на оплату по всем видам платежей на основании введенной агентом по приему и кассиром информации (бронирование, проживание, продление, телефон, прокат и пр.). Обеспечена выписка карточки гостя и счетов на все виды обслуживания на принтере ПЭВМ. При работе на отдельной ПЭВМ ввод всей информации должен производить агент по приему, а кассир по распечатанным счетам принимать оплату. Для отчетности предусмотрено получение кассового отчета и возможность его неоднократного формирования на экране по желанию пользователя.

Работа портье

Дежурный портье получает всю информацию о проживающих в гостинице и имеет возможность практически мгновенно получить на основании этой информации любую справку. Обеспечен поиск по фамилии, номеру места, дате заезда или выезда, по организации, забронировавшей место, номеру заявки и пр. Если работа комплекса ведется с использованием локальной сети и портье имеет свою ПЭВМ, то он обеспечивает выезд гостей и проверку всей информации по выезжающим. При работе на отдельной ПЭВМ информация о выезде должна вводиться на рабочем месте администратора.