3.2. Облік наявності та руху автотранспортних засобів

2. Облік наявності та руху автотранспортних засобів

Підґрунтя виробничої бази автотранспортного підприємства становлять: вантажні автомобілі, легкові автомобілі, спеціальні автомобілі, автобуси, причепи й напівпричепи тощо. До окремої категорії службових легкових автомобілів належать легкові автомобілі і автобуси, що перебувають на балансі юридичних осіб і використовуються для задоволення власних потреб (службових поїздок) або для транспортного обслуговування інших юридичних осіб на комерційних засадах.

Автотранспортні засоби зазвичай належать до окремої групи основних засобів, що зумовлює відповідну організацію їхнього обліку. При цьому одиницею обліку є об’єкт основних засобів із необхідними предметами комплектації: окремі агрегати (шасі, кузов, двигун), автошини, акумулятор, комплект інструментів тощо. Крім того, здійснюють облік рухомого складу за окремими моделями автотранспорту. Всі об’єкти підлягають реєстрації в органах ДАІ та нумерації інвентарними номерами під час передання їх в експлуатацію.

Первинна вартість придбаного об’єкта складається з таких витрат: суми, що сплачують постачальникам активів і підрядникам за виконання будівельно-монтажних робіт (без непрямих податків); реєстраційні збори, державне мито й аналогічні платежі, що здійснюють у зв’язку з придбанням (отриманням) прав на об’єкт основних засобів; суми ввізного мита; суми непрямих податків у зв’язку з придбанням (створенням) основних засобів (якщо вони не відшкодовуються підприємству); витрати зі страхування ризиків доставки основних засобів; витрати на установку, монтаж, налагодження основних засобів; інші витрати, безпосередньо пов’язані з доведенням основних засобів до стану, в якому вони придатні для використання із запланованою метою.

Витрати, що здійснюються для підтримання об’єкта в робочому стані й одержання первинно визначеної суми майбутніх економіч­них вигод від його використання, включають до складу витрат.

Первинна вартість основних засобів збільшується на суму витрат, пов’язаних із поліпшенням об’єкта (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо), що призводить до збільшення майбутніх економічних вигод, первісно очікуваних від використання об’єкта. Первинна вартість основних засобів зменшується у зв’язку з частковою ліквідацією об’єк­та основних засобів.

Витрати на сплату відсотків за користування кредитом не включають до первинної вартості основних засобів, придбаних (створених) повністю або частково за рахунок позикового капіталу.

На кожен об’єкт автотранспорта, що надходить на підприєм-
ство у складі основних засобів, оформлюють Акт приймання — передання (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма ОЗ-1). На підставі цього документа здійснюють також переміщення автотранспортних об’єктів між підрозділами підприємства.

Аналітичний облік ведуть за кожним об’єктом автотранспорту в експлуатації згідно з Інвентарною карткою обліку основних засобів (форма ОЗ-6). Інвентарні картки реєструють в Описах інвен­тарних карток з обліку основних засобів (форма ОЗ-7), записи в яких здійснюють за видами об’єктів.

Синтетичний облік ведуть на субрахунку 105 «Транспортні засоби» рахунка 10 «Основні засоби».

Для нарахування амортизації (зносу) автотранспортних засобів підприємство може використовувати один із методів обліку: прямолінійний, зменшення залишкової вартості, прискореного зменшення залишкової вартості, кумулятивний, виробничий, за нормами податкового обліку.

Амортизовану вартість визначають за формулою:

Ва = Вп – Вл,

де Ва — амортизована вартість, Вп — первинна вартість, Вл — лік­відаційна вартість.

Приклад. Підприємство придбало вантажівку за 96 000 грн (у тому числі ПДВ — 16 000 грн). За доставку було сплачено 3600 грн (у тому числі ПДВ — 600 грн). Вартість страхування ризиків під час доставки — 2450 грн. Вартість реєстрації автомобіля — 1550 грн. Транспортний податок — 530 грн. Суму амортизації розрахуємо прямолінійним методом, з огляду на термін корисного використання автомобіля 5 років. При цьому ліквідаційна вартість автомобіля дорівнює нулю.

Сума річної амортизації: (80 000 + 3000 + 2450 + 1550) : 5 =
= 87 000 : 5 = 17 400 грн.

Місячна сума амортизації: 17 400 : 12 = 1450 грн.

Для визначення непридатності транспортного засобу до експлуатації, неможливості й неефективності проведення його ремонту, а також оформлення необхідної документації для його списання на підприємстві наказом керівника створюють постійно діючу комісію у складі: головного інженера або заступника керівника підприємства, головного бухгалтера, особи, на яку покладено відповідальність за зберігання об’єктів, інших відповідальних посадовців.

Ліквідацію автотранспортних засобів оформляють Актом на списання автотранспортних засобів (форма ОЗ-4) (зразок 3.1), в якому вказують реквізити: назву об’єкта; його інвентарний номер; відомості, що характеризують цей об’єкт; рік виготовлення; дату надходження на підприємство; місце експлуатації, дату введення в експлуатацію; первинну вартість об’єкта; пробіг; термін експлуатації; кількість проведених капітальних ремонтів та вартість їх; причини ліквідації; суму зносу об’єкта; витрати, пов’я­зані з ліквідацією; доходи від ліквідації (вартість запасних частин, агрегатів, матеріалів, що мають оприбутковуватися після списання). Акт складають у двох примірниках. Його підписують члени комісії, затвердженої наказом керівника підприємства.

У таблицях 3.2 і 3.3 наведено операції зі списання автомобіля в разі ліквідації або обміну на неподібний об’єкт.

Таблиця 3.2

Облік списання автотранспортного об’єкта
в разі ліквідації

Таблиця 3.3

Облік списання автомобіля
за договором обміну

Основним первинним документом, за яким обліковують роботу автомобілів, є подорожній лист. Згідно з даними подорожнього листа вантажного автомобіля (легкового автомобіля, автобуса) здійснюють облік виконаної роботи з перевезення вантажів (пасажирів); витрат пального; нарахування заробітної плати водіям та іншим працівникам, які виконують автотранспортні роботи; розрахунків із замовниками.

У процесі автотранспортних перевезень використовують такі подорожні листи:

вантажного автомобіля у міжнародному сполученні — фор­ма № 1 (міжнародна) видається на час відрядження автомобіля та водія для перевезення вантажу в міжнародному сполученні;

вантажного автомобіля, чинного в у межах України — фор­ма № 2 (зразок 3.2);

службового легкового автомобіля — форма № 3 (зразок 3.3);

перевезення пасажирів автобусами — форми 1-АП і 2-АП.

Подорожній лист легкового автомобіля видають підприємства й організації, які надають службові легкові автомобілі для транспортного обслуговування юридичних осіб на комерційних засадах або використовують їх у службових поїздках для власних потреб, а також підприємства, на замовлення яких здійс­нюють транспортне обслуговування службовими легковими автомобілями.

Подорожні листи форм № 2 і № 3 видають, як правило, на один робочий день (зміну) після обов’язкової здачі подорожнього листа за минулий робочий день.

Подорожній лист виписують на підставі замовлення відповідальної особи за виконання робіт і видають водію щоденно диспетчери перед виїздом із гаражу. По завершенні роботи (робочого дня) водій повертає його диспетчерові.

Перед виданням подорожній лист реєструють у диспетчерському журналі за такими реквізитами: реквізити автопідприємства, дата видачі і номер подорожнього листа, прізвище та ініціали водія, його підпис при одержанні подорожнього листа, дата повер­нення подорожнього листа, підпис відповідальної особи. Бланки подорожніх листів є бланками суворої звітності. Бухгалтерія видає подорожні листи працівникам відділу експлуатації під звіт і списує у видаток згідно до реєстрів, складених за даними журналу обліку руху подорожніх листів (форма авто-10). У журналі записують кожний подорожній лист, виданий водієві, і контролюють повернення подорожнього листа диспетчерові. Під час видачі подорожнього листа диспетчер обов’язково перевіряє за журналом здачу водієм попереднього листа, що фіксує своїм підписом. Журнал відкривають на кожен рік, усі подорожні листи в ньому, починаючи від початку року, нумерують.

Заповнення подорожнього лиcта до видачі його водієві здійснює диспетчер, а безпосередньо на лінії — вантажовідправник і вантажоотримувач. На лицьовому боці подорожнього листа зазначають прізвище водія і працівників, що супроводжають машину, найменування вантажу, місце його отримання і доставки, масу вантажу, час виїзду із гаража. Механік має оглянути машину перед її виходом на лінію, у подорожньому листі засвідчити її технічну справність; водій має розписатися у прийнятті справної машини. Час виїзду і повернення у подорожньому листі фіксує диспетчер і підтверджує своїм підписом. При поверненні до гаража водій передає машину механікові. В частині фактичного виконання виробничого завдання записи в листі робить диспетчер — за кожною поїздкою вантажного автомобіля зазначають час і номер товарно-транспортної накладної, в якій оформлено відправку вантажу Відображають також простої на лінії із зазначенням причин. В окремому розділі подорожнього листа відображають рух палива: його залишок при виїзді, кількість виданого за день та залишок під час заїзда до гаража і здачі автомобіля.

У разі міжнародних перевезень вантажів подорожні листи оформлюють відповідальні особи перевізника.

На маршруті руху відповідні показники заповнюють:

водій — на підставі товарно-транспортної накладної: найменування вантажовідправника, адресу (місто) відправлення вантажу, адресу (місто) призначення вантажу, номери й дати оформлення товарно-транспортної накладної, найменування перевезе­ного вантажу, відповідно його загальну кількість, зокрема й перевезення іноземною територією. Після виконання перевезень ці записи засвідчує підписом власник вантажу;

митні органи — відзначають проходження автомобілем кон­трольно-диспетчерських пунктів і проведення контролю у цих пунктах (проставляють штамп встановленої форми й роблять запис на лицьовому та зворотному боці подорожнього листа стосов­но дати здійснення контролю (число, місяць, рік) і часу (година, хвилина);

відповідальна особа перевізника — на підставі переданих товарно-транспортних накладних перевіряє достовірність даних про виконання завдання, що засвідчує власним підписом.

Для здійснення контролю за використанням вантажних автомобілів на кожен із них оформлюють Картку обліку роботи вантажного автомобіля, яка є накопичувальним регістром про роботу автомобіля за звітний місяць, рух палива й дані про його витрати за нормами і фактично. У картках також можна зазначати суму нарахованої заробітної плати. Записи у картці здійснює диспетчер на підставі даних подорожніх листів.

На підставі карток обліку роботи вантажного автомобіля для узагальнення даних про роботу автотранспорту по підприємству загалом складають Зведену відомість обліку роботи вантажних автомобілів. Відомість складають за марками автомобілів. У ній відображають ступінь використання вантажних автомобілів у роботі, обсяг виконаної роботи, простої невиробничого характеру, витрати пального за нормою і фактично. Дані зведеної відомості використовують для списання пального, складання звітності, аналізу використання транспорту та здійснення контролю за виконанням плану автоперевезень.