3.2. Цілі в управлінні
Найважливіша передумова успішного застосування майже всіх прийомів і методів управління полягає в визначенні і розумінні цілей. Хто хоче досягнути мети, повинен її знати. Ця фраза звучить банально. Але між іншим цей принцип порушується скрізь і всюди. Без перебільшення можна сказати, що щорічний збиток, який при цьому наноситься, вимірюється мільярдами гривень.
Різних рівнів радники і консультанти, яких запрошують підприємства, залишилися б без роботи, якби їх основні підрозділи впритул до цехів знали чітко і недвозначно, чого вони намагаються досягти. Мистецтво вибору і формулювання цілей, управління процесом їх реалізації відрізняють дійсно успішного керівника.
Марк Твен насмішкувато говорив: «Хто не знає, куди направляється, дуже здивується, попавши не туди». Неможливо намагатися керувати людьми, якщо і керівникам і підлеглим цілі зовсім неясні. Управляти - значить спонукати інших до досягнення ясної цілі, а не заставляти інших робити те, що вважаєш правильним. Весь процес управління базується на знаходженні і постановці цілей. Що таке ціль? Ціль - це бажаний ідеал, те ціле, що ми бажаємо одержати. Вибір цілі - чисто людська, творча справа.
Часто ми уникаємо чітких формулювань цілей і намагаємо¬ся обмежитись вказівками загального напрямку: «Потрібно до¬класти всіх зусиль до того, щоб максимально скоротити затра¬ти» або «Якість нашої роботи необхідно підвищити». Ступінь реалізації заявленої таким чином цілі неможливо оцінити. Ви¬значені таким чином мета не мобілізує. Навпаки, вона, як пра¬вило, розхолоджує. Формулювання мети повинно включати кількісні показники, а також вказівки на часовий період, протя¬гом якого ця мета може бути досягнута. Наприклад, молода дівчина вирішила покращити свої знання з англійської мови в 1997 році. В кінці року вона виконала свою «ціль»: 2 чи 3 рази вона заглядала у свою стару англійську книгу. Щось при цьому вона вивчила. Хіба її ціль включала щось інше?
Молодий чоловік вирішив кожного тижня вивчати 50 англійських слів і проробляти урок із підручника. До кінця року він знав, що відстав на 4 уроки, крім того він знизив тижневу норму до 30 слів. І, не дивлячись на це, його словниковий запас збільшився більш як на 1300 слів.
В останньому прикладі молодий чоловік несвідомо використав одне з правил постановки цілей.
1. Короткострокові цілі більше, ніж довгострокові, сприяють внутрішній мобілізації. Тому, хто хоче досягти поставленої цілі протягом року, здається, що в нього ще дуже багато часу. Він постійно відкладає початок виконання завдання. Завжди знайдеться щось більш термінове.
Річні цілі необхідно розробляти хоча б у вигляді квартальних. Контроль слід здійснювати за проміжними цілями. Тільки в цьому випадку можна розпоряджатися своїм часом для корегування роботи, яка була б більш ефективною, якби здійснювалася щомісячно.
Чи завжди і всюди необхідні цільові установки? Ні, це було б великою помилкою. Хто береться за все, частіше всього нічого не досягає. Важливіше сконцентруватися, але всерйоз, на небагатьох завданнях.
У виборі цих завдань знову можливі два шляхи, дві стратегії. Стратегія ліквідації вузьких місць базується на виявленні основного вузького місця, після ліквідації якого всі процеси протікають повнокровніше. Стратегія неупущених шансів дозволяє вибрати і використати найбільш сприятливу із можливостей, які є. Чи є потреба в нашій продукції? Яка продукція, в якій економічній формі користується попитом? Відповісти на ці питан¬ня життєво важливо для будь-якого підприємства. Хто виробляє не на ринок, а на склад (що, до речі, дуже часто було у нас), прогорає, якщо не одержує штучної підтримки. Таким чином, перша і вища ціль будь-якого підприємства - задоволення потреб ринку. Підприємство повинно мати потребу в продукції, яка виробляється його структурними підрозділами.
Кожному керівникові потрібно виявити в рамках свого підрозділу те вузьке місце, яке в найбільшій мірі гальмує виробництво, зрозуміти, як його подолати і сформулювати відповідну мету. Кожен повинен запитати себе, які виникають труднощі на його робочому місці. Це може бути вибуховий темперамент, зниження працездатності в стресовій ситуації, невпевненість при веденні телефонних переговорів, просто неохайність і безпорядок на робочому місці (столі). Можна поставити собі запитання, чим конкретно викликаний успіх або невдача в професійному рості? Для управляючого останнє може бути викликане, наприклад, невмінням ефективно використовувати диктофон. В цьому випадку він може поставити перед собою ціль: кожен день протягом кварталу 20 хвилин приділяти роботі з диктофоном.
Інший може використати стратегію неупущених шансів, якщо завчасно зуміє розпізнати, наприклад, в новому законі нові умови роботи. Добре вивчивши текст закону і одержавши консультації у спеціалістів, він сам може перетворитися у визнаного на підприємстві кваліфікованого експерта. Мета - це постійне поліпшення. Через це менеджмент суворо контролює цілі і вже досягнутий рівень виробництва. Кожне підприємство, кожна організація досягли конкретного рівня виробництва: обсяг, обіг, прибуток, кількість зайнятих працівників, послуги тощо. Кожна організація повинна турбуватися про те, щоб не втратити свої завоювання. Тому вона контролює рівень продуктивності і якість праці своїх співробітників. Цілі повинні бути глибоко продумані. Це може означати, наприклад, що певному підприємству слід не нарощувати обсяг виробництва, а зайнятись якістю продукції і не виробляти, наприклад, більше машин, а поліпшити обслуговування вже випущених моделей. Добрий керуючий повинен добиватися того, щоби його співробітники вважали визначену мету своєю. Тоді вони зможуть допомогти в її здійсненні.
Мистецтво постановки - це мистецтво управління. Без мети немає контролю за ходом і результатом процесу. Без мети оцінка трудової діяльності співробітників має хитку основу. Без цілей затухає творчість і править бюрократія. Необхідно запам'ятати: найперша ціль - це визначення цілей.
Види цілей і їх характеристика
Основна загальна ціль організації - чітко виражена причина її існування - визначається як її місія. Ціль розробляється для здійснення цієї місії. Місія деталізує статус фірми і забезпечує напрямок і орієнтири для визначення мети і стратегії на різних організаційних рівнях. Загальнофірмова ціль формується і визначається на основі загальної місії організації і певних цінностей та цілей, на які орієнтується вище керівництво. Щоб внести суттєвий вклад в успіх організації, цілі повинні мати ряд характеристик.
1. Конкретність та вимірюваність мети. Висловлюючи свою мету в конкретних вимірювальних формах, керівництво створює базу відліку для наступних рішень і оцінки ходу роботи.
2. Орієнтація мети в часі. Конкретний горизонт прогнозування - це друга характеристика ефективності мети. Слід чітко визначити не тільки те, що організація хоче здійснити, а також і строки досягнення результату. Цілі встановлюють на довгі і короткі проміжки часу. Довгострокова ціль має горизонт планування приблизно 5 років. Короткострокові цілі, в більшості випадків, - це один із планів організації, який слід завершити за рік. Середньострокова ціль має горизонт планування від 1 до 5 років.
3. Реальність мети. Ціль повинна бути такою, щоб її можна було досягти і вона має служити підвищенню ефективності організації. Встановлення цілі, яка перевищує можливості організації через нестачу ресурсів або через зовнішні фактори, може призвести до катастрофи. Якщо цілі недосягаємі, намагання робітників досягти успіху буде блоковане і їх мотивація ослабне.
4. Кожна мета повинна підтримувати одна одну, тобто дії і рішення, необхідні для досягнення однієї цілі, не повинні бути перешкодою в досягненні іншої. Цілі будуть значимою частиною процесу стратегічного управління тільки в тому випадку, якщо вище керівництво правильно їх сформулює, проінформує про них і буде стимулювати їх здійснення у всій організації. Процес стратегічного управління буде успішним в тій мірі, в якій вище керівництво бере участь у формулюванні цілей і в якій мірі ці цілі відображають цінності керівництва і реалії фірми.
Різних рівнів радники і консультанти, яких запрошують підприємства, залишилися б без роботи, якби їх основні підрозділи впритул до цехів знали чітко і недвозначно, чого вони намагаються досягти. Мистецтво вибору і формулювання цілей, управління процесом їх реалізації відрізняють дійсно успішного керівника.
Марк Твен насмішкувато говорив: «Хто не знає, куди направляється, дуже здивується, попавши не туди». Неможливо намагатися керувати людьми, якщо і керівникам і підлеглим цілі зовсім неясні. Управляти - значить спонукати інших до досягнення ясної цілі, а не заставляти інших робити те, що вважаєш правильним. Весь процес управління базується на знаходженні і постановці цілей. Що таке ціль? Ціль - це бажаний ідеал, те ціле, що ми бажаємо одержати. Вибір цілі - чисто людська, творча справа.
Часто ми уникаємо чітких формулювань цілей і намагаємо¬ся обмежитись вказівками загального напрямку: «Потрібно до¬класти всіх зусиль до того, щоб максимально скоротити затра¬ти» або «Якість нашої роботи необхідно підвищити». Ступінь реалізації заявленої таким чином цілі неможливо оцінити. Ви¬значені таким чином мета не мобілізує. Навпаки, вона, як пра¬вило, розхолоджує. Формулювання мети повинно включати кількісні показники, а також вказівки на часовий період, протя¬гом якого ця мета може бути досягнута. Наприклад, молода дівчина вирішила покращити свої знання з англійської мови в 1997 році. В кінці року вона виконала свою «ціль»: 2 чи 3 рази вона заглядала у свою стару англійську книгу. Щось при цьому вона вивчила. Хіба її ціль включала щось інше?
Молодий чоловік вирішив кожного тижня вивчати 50 англійських слів і проробляти урок із підручника. До кінця року він знав, що відстав на 4 уроки, крім того він знизив тижневу норму до 30 слів. І, не дивлячись на це, його словниковий запас збільшився більш як на 1300 слів.
В останньому прикладі молодий чоловік несвідомо використав одне з правил постановки цілей.
1. Короткострокові цілі більше, ніж довгострокові, сприяють внутрішній мобілізації. Тому, хто хоче досягти поставленої цілі протягом року, здається, що в нього ще дуже багато часу. Він постійно відкладає початок виконання завдання. Завжди знайдеться щось більш термінове.
Річні цілі необхідно розробляти хоча б у вигляді квартальних. Контроль слід здійснювати за проміжними цілями. Тільки в цьому випадку можна розпоряджатися своїм часом для корегування роботи, яка була б більш ефективною, якби здійснювалася щомісячно.
Чи завжди і всюди необхідні цільові установки? Ні, це було б великою помилкою. Хто береться за все, частіше всього нічого не досягає. Важливіше сконцентруватися, але всерйоз, на небагатьох завданнях.
У виборі цих завдань знову можливі два шляхи, дві стратегії. Стратегія ліквідації вузьких місць базується на виявленні основного вузького місця, після ліквідації якого всі процеси протікають повнокровніше. Стратегія неупущених шансів дозволяє вибрати і використати найбільш сприятливу із можливостей, які є. Чи є потреба в нашій продукції? Яка продукція, в якій економічній формі користується попитом? Відповісти на ці питан¬ня життєво важливо для будь-якого підприємства. Хто виробляє не на ринок, а на склад (що, до речі, дуже часто було у нас), прогорає, якщо не одержує штучної підтримки. Таким чином, перша і вища ціль будь-якого підприємства - задоволення потреб ринку. Підприємство повинно мати потребу в продукції, яка виробляється його структурними підрозділами.
Кожному керівникові потрібно виявити в рамках свого підрозділу те вузьке місце, яке в найбільшій мірі гальмує виробництво, зрозуміти, як його подолати і сформулювати відповідну мету. Кожен повинен запитати себе, які виникають труднощі на його робочому місці. Це може бути вибуховий темперамент, зниження працездатності в стресовій ситуації, невпевненість при веденні телефонних переговорів, просто неохайність і безпорядок на робочому місці (столі). Можна поставити собі запитання, чим конкретно викликаний успіх або невдача в професійному рості? Для управляючого останнє може бути викликане, наприклад, невмінням ефективно використовувати диктофон. В цьому випадку він може поставити перед собою ціль: кожен день протягом кварталу 20 хвилин приділяти роботі з диктофоном.
Інший може використати стратегію неупущених шансів, якщо завчасно зуміє розпізнати, наприклад, в новому законі нові умови роботи. Добре вивчивши текст закону і одержавши консультації у спеціалістів, він сам може перетворитися у визнаного на підприємстві кваліфікованого експерта. Мета - це постійне поліпшення. Через це менеджмент суворо контролює цілі і вже досягнутий рівень виробництва. Кожне підприємство, кожна організація досягли конкретного рівня виробництва: обсяг, обіг, прибуток, кількість зайнятих працівників, послуги тощо. Кожна організація повинна турбуватися про те, щоб не втратити свої завоювання. Тому вона контролює рівень продуктивності і якість праці своїх співробітників. Цілі повинні бути глибоко продумані. Це може означати, наприклад, що певному підприємству слід не нарощувати обсяг виробництва, а зайнятись якістю продукції і не виробляти, наприклад, більше машин, а поліпшити обслуговування вже випущених моделей. Добрий керуючий повинен добиватися того, щоби його співробітники вважали визначену мету своєю. Тоді вони зможуть допомогти в її здійсненні.
Мистецтво постановки - це мистецтво управління. Без мети немає контролю за ходом і результатом процесу. Без мети оцінка трудової діяльності співробітників має хитку основу. Без цілей затухає творчість і править бюрократія. Необхідно запам'ятати: найперша ціль - це визначення цілей.
Види цілей і їх характеристика
Основна загальна ціль організації - чітко виражена причина її існування - визначається як її місія. Ціль розробляється для здійснення цієї місії. Місія деталізує статус фірми і забезпечує напрямок і орієнтири для визначення мети і стратегії на різних організаційних рівнях. Загальнофірмова ціль формується і визначається на основі загальної місії організації і певних цінностей та цілей, на які орієнтується вище керівництво. Щоб внести суттєвий вклад в успіх організації, цілі повинні мати ряд характеристик.
1. Конкретність та вимірюваність мети. Висловлюючи свою мету в конкретних вимірювальних формах, керівництво створює базу відліку для наступних рішень і оцінки ходу роботи.
2. Орієнтація мети в часі. Конкретний горизонт прогнозування - це друга характеристика ефективності мети. Слід чітко визначити не тільки те, що організація хоче здійснити, а також і строки досягнення результату. Цілі встановлюють на довгі і короткі проміжки часу. Довгострокова ціль має горизонт планування приблизно 5 років. Короткострокові цілі, в більшості випадків, - це один із планів організації, який слід завершити за рік. Середньострокова ціль має горизонт планування від 1 до 5 років.
3. Реальність мети. Ціль повинна бути такою, щоб її можна було досягти і вона має служити підвищенню ефективності організації. Встановлення цілі, яка перевищує можливості організації через нестачу ресурсів або через зовнішні фактори, може призвести до катастрофи. Якщо цілі недосягаємі, намагання робітників досягти успіху буде блоковане і їх мотивація ослабне.
4. Кожна мета повинна підтримувати одна одну, тобто дії і рішення, необхідні для досягнення однієї цілі, не повинні бути перешкодою в досягненні іншої. Цілі будуть значимою частиною процесу стратегічного управління тільки в тому випадку, якщо вище керівництво правильно їх сформулює, проінформує про них і буде стимулювати їх здійснення у всій організації. Процес стратегічного управління буде успішним в тій мірі, в якій вище керівництво бере участь у формулюванні цілей і в якій мірі ці цілі відображають цінності керівництва і реалії фірми.