3.3. Методы осуществления аудита
Функции ночного аудита могут выполняться вручную, с помощью механической и электронной техники. Рассмотрим их каждый в отдельности.
Ручной
При неавтоматизированной (ручной) системе аудитор в основном пользуется следующей документацией:
v бухгалтерской книгой;
v ведомостями учета наличных средств;
v суточными и дополнительными стенограммами;
v итоговыми аудиторскими ведомостями.
При ручной системе, ночной аудитор составляет суточные и дополнительные стенограммы путем перенесения данных с каждого расчетного листа на соответствующую линию на стенограмме, определяя таким образом общие операции по счетам за каждый день. Информацию из стенограмм и ведомостей учета наличных переносят в итоговую ведомость представленную в таблицу 3.2, которая отражает все дневные операции.
Многие большие гостиницы полагаются на ручной процесс аудита. Ночной аудит, проводимый вручную и полуавтоматический, очень утомительный. С появлением множества относительно недорогой учетной техники такие методы аудита стали неэффективными.
Сейчас многие полагают, что ручной аудит - это великолепное средство для изучения концепции и аудита.
См. табл. 3.2 «Ручное резюме учета».
Таблица 3.2
Ручное резюме отчет
Дата____________ Аудитор_____________
| Трансферты | Счет № | Номер | Оплата гостем | Оплата по перечислению | ||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |||
| Прежнее Л. И. | 18213 | 706 |
| 17,66 | 17,66 |
|
| Горбачев М. О. | 18344 | 720 |
| 66,29 | 66,29 |
|
| Зяблицев Ю. А. | 18434 | 523 |
| 14,58 | 14,58 |
|
| Онищенко В. М. | 18243 | 411 |
| 8,24 | 8,24 |
|
| БутыринаП. И. | 18647 | 610 |
| 9,24 | 9,24 |
|
| Величко А. Т. | 18451 | 520 |
| 23,32 | 23,32 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Итого: |
|
|
| 139,33 | 139,33 |
|
Полуавтоматический
Важным шагом в развитии учетных операций в гостиницах стало внедрение учетных машин. Учетные машины (кассовые аппараты) записывают гостевые операции на кассовых лентах, и одновременно выполняют множество других действий, которые упрощают работу бухгалтеров и аудитора.
Ранее учетные машины выпускались электромеханические, а сейчас - электронные.
Формы, используемые в полуавтоматической системе, включают данные о наличности - эквивалент ведомостей наличности в ручном аудите, и отчет аудитора, иногда называемый «Д» - картой. В таблице 3.3 приведен простой законченный отчет.
Таблица 3.3
Ночной аудиторский отчет Ночной аудиторский автоматический баланс №
Дата Окт 26
|
| Дата | Итог | Корректировка | Итог |
| Номер | Окт 26 | 15,00 |
| 15,00 |
| Ресторан | Окт 26 | 25,10 | 2,85 | 27,95 |
| Телефон | Окт 26 | 0,30 | 0,55 | 0,85 |
| Междугородний | Окт 26 | 2,21 |
| 2,21 |
| Прачечная | Окт 26 | 2,00 |
| 2,00 |
| Разное | Окт 26 | - |
| - |
| Оплатить | Окт 26 | 0,50 |
| 0,50 |
| Итого дебет |
| 45,11 | 3,40 | 48,51 |
| Разное | Окт 26 | 10,15 |
| 10,15 |
| Оплатить | Окт 26 | 13,79 |
| 13,79 |
| Итого кредит |
| 23,94 |
| 23,94 |
| Разница |
| 21,17 |
|
|
| Открытый баланс |
| 7909,96 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Общ. баланс | Окт 26 |
|
| 7231,13 |
Аудиторский контроль 960
Номер 1
- Дата изменена
- Контроль по нулю
- Запись защищена
- Аудиторский контроль защищен
Аудитор__________
Полностью автоматизированный
Эта форма учета является самой простой для выполнения. Автоматические машины могут быть связаны с другими приборами и оборудованием гостиницы и использоваться для быстрых и точных автоматических записей непосредственно в электронные счета.
Эти и многие другие задачи могут быть выполнены гораздо быстрее, чем другим способом. Компьютеризированные системы позволяют аудитору больше времени уделять проверке операций и анализу работы гостиницы. Если в конце аудиторской проверки баланс не сходится, то это означает, что неправильно введена в компьютер информация или имеются сбои в самой компьютерной системе.
Компьютер, прежде чем усвоить информацию, проводит различные проверки, чтобы удостовериться в ее правильности. Например, он может обнаружить записи неправильного размера, если вместо цены 15 грн. записано 1500 грн. Компьютер сохраняет отметку каждой записи по времени, расписанию, работнику, номеру счета, ведомству, что является очень удобным для учетных действий аудитора. Таблица 3.4 показывает страницу из дневного операционного отчета по учету телефонных переговоров.
Преимущество компьютерных систем состоит еще и в том, что они могут составлять и считать записи намного быстрее, чем вручную. В случае аудита, компьютер может намного больше обрабатывать информации, выполнять множество вычислений и подводить мгновенно итоги.
Компьютерные системы также дают возможность частого доступа к информации, что позволяет руководству полностью контролировать операции. Отчеты о доходе, данные о заполняемости, прибытиях, статусе номеров и др. оперативная информация может быть получена и отражена в отчете или как часть регулярного аудита. В таблице 3.5 показан ежедневный компьютерный отчет.
Процесс аудита
Учетная система бухгалтерии гостиницы во многом зависит от операционной документации, которая позволяет обеспечить точные записи и сохранить эффективные операционные действия. Нахождение и устранение ошибок - это сущность процесса ночного аудита. Он разработан так, чтобы обеспечить интеграцию счетов с помощью перекрестных ссылок. Счета бухгалтерской книги сравниваются с первичными документами, чтобы доказать правильность отдельных записей и общие итоги. Расхождения, найденные в течение аудита, должны быть исправлены.
Ночной аудит, с вводом компьютеров, это необязательно ночная деятельность. Многие компьютерные системы способны представить в любое время непосредственную информацию и обеспечить резюмирующие отчеты по требованию.
Степень проверки, требуемая от аудита - это функция от частоты появления ошибок и объема операций, которые необходимо проверить.Первый из этих факторов зависит от профессиональной подготовки счетных работников, второй - от размеров и разветвленности инфраструктуры гостиницы. Большие гостиничные комплексы обычно требуют более тщательной проверки благодаря большому объему операций.
В компетенцию ночного аудитора обычно входят:
· завершение неоконченных записей;
· правильность заполнения счетов;
· согласование расхождений в статусе номеров;
· составление балансов всех подразделений;
· проверка расценок на номера и места;
· проверка заранее заказанных номеров;
· подготовка отчетов;
· депозит наличности;
· поддержание системы;
· распределение отчетов.
Рассмотрим эти функции в отдельности.
Завершение неоконченных записей
Главной функцией аудита является убеждение в том, что все операции, влияющие на отчетность, записаны в соответствующие счета. Первый шаг в этом направлении завершить неоконченные записи. Хотя большинство работников стараются записывать операции в нужные счета по мере их получения, ночной аудитор должен подтвердить, что все операции были записаны перед началом аудита. Незавершенные записи приведут к ошибкам в балансе и ночной отчетности.
Аудитор строго следит, чтобы записи по всем документам операций были завершены. Если, например, гостиница не использует компьютеризированную телефонную учетную систему, незаконченные телефонные издержки должны быть учтены в полном объеме. Аудитор также может записывать ранее не учтенные операции с наличностью.
Согласование расхождений в статусе номеров
Расхождения в статусе номеров должны быть решены как можно быстрее. Ошибки в статусе номера могут привести к потерям дохода от недостаточной полноты и оплошностях в записях. Например, если гость выписан, а агент забыл правильно оформить процедуру выезда, то номер будет считаться занятым, хотя на самом деле он свободен.
Ночной аудитор имеет право удостовериться, что расхождения между дневным отчетом поэтажной службы и системы статуса номеров СПиР были согласованы к концу дня. Чтобы минимизировать ошибки поэтажные службы должны отчитываться о предполагаемом статусе номеров, которые они обслуживают. Ночной аудитор должен просмотреть отчет СПиР и поэтажных служб, чтобы согласовать статус всех номеров гостиницы.
Если СПиР считает, что номер занят, а в отчете поэтажной службы он числится свободным, то аудитор должен прояснить истину. В этом случае может быть следующее:
o гость, торопясь, мог уехать, но забыл выписаться;
o гость мог уехать, не собираясь выписываться;
o агент или кассир могли не закрыть лист.
Аудитор, проверив все обстоятельства, должен предъявить лист для закрытия и определиться со статусом номера.
В компьютеризированной системе процесс выписки автоматически меняет статус номера.
Баланс всех отделений (торговых точек)
Ночной аудитор сводит баланс всех отделений, используя все первичные документы. Аудитор подводит баланс всех счетов СПиР и информации по операциям других подразделений. Документы, получаемые бухгалтером, и другие первичные документы резюмируются и сравниваются. Даже полностью автоматизированные гостиницы, обычно сохраняют первичные документы для разрешения возможных расхождений.
Детальный аудит отдельного подразделения предусматривает проверку всех записей до тех пор, пока ошибка не будет найдена. Процесс аудита может быть запутанным с этой точки зрения. Обычно считается более эффективным сначала свести баланс по всем отделениям, а потом искать отдельные ошибки в записях.
Однако баланс в счетах и итогах подразделений еще не значит, что правильные счета были выбраны для записи. Запись правильной суммы в неправильные счета также приведет к неправильному итогу. Этот тип ошибок бывает незамеченным до тех пор, пока не возникают проблемы со счетами клиентов.
Проверка расценок на номера (места)
Ночной аудитор может потребовать у СПиР дать отчет по доходу от номеров (см. табл. № 3.6). Этот отчет показывает расценки за каждый номер и фактические расценки, по которым номера сданы, что дает возможность минимизировать доход от номеров. Если расценки и фактические расценки не совпадают, то возникает несколько вопросов, которые аудитор должен решить:
§ Если номер занят членом туристской группы или корпоративным клиентом, имеющим льготы, правильно ли применены скидки к расценкам?
§ Если в номере только один гость, а фактические расценки равны приблизительно половине, является, ли гость одним из зарегистрированных? Если да, то зарегистрировался ли второй гость.
Правильное использование информации о доходе и учете номеров может стать основой для анализа доходов от номерного фонда, копия этого отчета может быть подготовлена для главного менеджера гостиницы.
Поддержание системы
Этот шаг применим только к компьютерным системам. Так как компьютер устраняет необходимость ведения всевозможных учетных документов по бронированию номеров, их статусу и т.д., то СПиР становиться очень зависимой от правильно функционирующей компьютерной системы.
Поддержание отчета должно предъявляться периодически для проверки гладкой работы гостиницы на случай поломки компьютерной системы.
Отчеты в конце дня разрабатываются и печатаются компьютером обычно, по крайней мере, печатаются два гостевых списка: одна копия для бухгалтера, а другая - для управления гостиницы. Отчет о статусе номеров позволяет агентам определить свободные и готовые номера.
Подготовка отчета
Ночной аудитор обычно несет ответственность за подготовку отчетов, которые показывают эффективность деятельности СПиР. Конечный детальный и суммарный отчеты по подразделениям, балансовый отчет и специальные отчеты могут быть подготовлены для обзора руководством гостиницы.
Конечный детальный и суммарный отчеты по подразделениям подготавливаются и хранятся с первичными документами в бухгалтерии.
Балансовый отчет показывает количество гостей, которые подошли к ограничению кредита (см. табл. 3.6). В компьютеризированной системе компьютер должен быть запрограммирован так, чтобы мог составлять такой отчет по требованию.
Таблица 3.6
Балансовый отчет
Балансовый отчет по главной гостевой книге
Дата сентябрь 8, 200х
Аудитор Самоделок А. А. Проверен Коротеев С. С.
| Комната № | Фамилия, инициалы гостя | Сумма | Предпринятые действия |
| 103 | Иванов П. К. | 498,72 | Связывалась - заплатил. Адрес и кредит утвержден подтвержденным заказом |
| 122 | Петров В. Ф. | 465,32 |
|
| 169 | Сидоров Я. А. | 5452,14 | VIP, действительна карта |
| 247 | Юдинов А. Е. | 559,11 | Ам. экспресс подтверждена |
| 260 | Шульгин А. А. | 659,23 | Ост 3 сообщ, со мной не связывался: необх. внимание |
| 295 | Шутеев А.А. | 355,03 | Хочет рассчитаться чеком - оставить сообщ, чтобы связалася со мной |
Депозитная наличность
Часто ночной аудитор является ответственным за подготовку наличного депозита, как части процесса аудита. Так как баланс подразделений часто включает операции с наличностью, депозит наличности может зависеть от удачного аудита. Если приход наличности не был положен на депозит, аудитор сравнивает записи наличных получении и выплат с фактической наличностью на руках. Копия отчета может быть включена в конверт депозитной наличности для поддержания любого перебора или недобора.
Гостевой отчет как показано в таблице № 3.7 содержит конечный отчет балансов всех зарегистрированных гостей.
Таблица № 3.8 содержит ожидаемую информацию по прибытию и убытию на несколько следующих дней.
Выходные данные компьютера должны быть записаны на магнитных дисках.
Распределение отчетов
Ночной аудитор должен организовать составление отчетов в удобном виде, их своевременную доставку в нужное место. Распределение отчетов - это заключительный шаг в работе аудита и является очень важным для оперативной работы гостиницы. Если все отчеты составлены точно и достоверно, и доставлены своевременно, то будет сделано больше правильных оперативных решений.
Автоматизированная система аудита (system update)
Так как автоматизированная система работает круглосуточно, она делает возможной функционирование систем реорганизации файлов, системы обслуживания, составление отчетов и обеспечивает подведение итогов в конце дня. С того времени как компьютерная система выполняет текущий аудит операционных записей по мере их появления потребность в аудите, делающем записи по счетам, практически исчезает. Учетная система СПиР может быть связана с плановыми доходами автоматизированных записей из системы учета посещений точек продаж, внутрикомнатных перемещений, баров и т.д. Аудитор должен проверять процедуру взаимодействия, чтобы быть уверенным в том, что зарегистрированные исходящие операции тщательно управляются. В случае если гарантированные заказы не отображаются, записи могут быть запрограммированы так, чтобы автоматически переноситься в файл счетов. Если операция должна быть зарегистрирована независимо, электронное отображение можно ограничить монитором компьютера для обработки.
Противоречия в состоянии номеров нетипичны полностью в автоматизированных системах, т.к. полки номеров в СПиР устранены, а регистрационные и выписные назначения внутренне связаны с назначениями состояния номеров.
Горничные обычно отчитываются о текущей занятости номеров по внутреннему телефону, прежде чем выйти из номера. Эта своевременная быстрая информация автоматически согласовывается с электронным состоянием номера, и отчет об изменении статуса номера автоматически распечатывается.
Компьютер может определить проблему достаточно быстро, чтобы дать возможность гостинице подготовить номера к передаче в продажу с минимальной потерей дохода.
Отчетный баланс поддерживается в течение всего времени. Как только цена заказа введена в список, она немедленно идет в гостевую карту и в контрольную карту. Контрольная карта - бухгалтерский документ для внутреннего использования, для подтверждения всех бухгалтерских записей СПиР. Для сбалансирования подразделений гостиницы компьютер сравнивает все контролируемые поступающие карты с контрольными картами. Не совпадение балансов также подходит для определения проблемы в технике автоматических записей.
Детализированные отчеты подразделениям могут быть собраны и связаны с записями для подтверждения счетных поступлений в любое время в течение дня. Компьютерная система может быть запрограммирована на составление различных отчетов различной длины и содержания. Так как «S U.» затрагивает реорганизацию компьютерных файлов так же, как и деталей подсчета, большая часть исходящей информации (документов) отличается от их не компьютеризированного дубликата.