3.3. Облік руху запасів

Запаси займають значну питому вагу у загальному обсязі активів компаній. З одного боку вони створюють умови здійснення діяльності (у виробничих компаніях є основою виготовлення продукції), а з другого боку є об’єктом продажу ( готова продукція, товари), забезпечуючи можливість отримання доходів. Саме тому однією з суттєвих проблем є облік запасів , їх придбання, переробки, реалізації.

Організація обліку руху запасів залежить від обраної компанією системи. Існують дві системи :

-         періодичного обліку;

-         постійного обліку.

Незалежно від використання тієї чи іншої системи у обліку необхідно сформувати інформацію про запаси з метою її відображення у фінансовій звітності. Так, у балансі компанії відображають наявність запасів на визначені дати, а « звіти про прибутки та збитки – витрати пов’язані з використанням та продажем запасів.

Розглянемо існуючі системи детально.

При системі періодичного обліку протягом звітного періоду на рахунках запасів не відображають їх надходження та видачу.

Для обліку придбаних запасів використовують рахунок «Закупки». По закінчені звітного періоду на рахунок «Фінансові результати» списують:

-         початкове сальдо рахунків запасів;

-         кінцеве сальдо рахунків «Закупки».

Обов’язковою умовою використання системи періодичного обліку є проведення інвентаризації запасів у місцях зберігання та їх відповідна оцінка. Це показники Дані інвентаризації показують реальні залишки видів запасів на кінець звітного періоду і списуються з рахунку « Фінансові результати» на відповідні рахунки запасів.

Таким чином при використанні системи періодичного обліку собівартість використаних ( проданих) запасів визначають на основі балансової формули:

Запаси на початок  + Запаси придбані за = Запаси продані   + Запаси на кінець

Звітного періоду        звітний період           (використані) за     звітного періоду

                                                                       звітний період

Звідси розраховуємо:

Запаси продані    = (Запаси на початок + Запаси придбані за)-Запаси на

(використані) за             звітного періоду      звітний період         кінець  звітного

звітний період                                                                                    періоду

Зазвичай усі показники формули представлені за собівартістю.

Слід зазначити, що у розглянутому є як позитивні моменти, так і негативні. Основним з негативним є необхідність на кінець кожного звітного періоду проводити інвентаризацію запасів у всіх місцях їх зберігання.

Розглянемо періодичну систему обліку запасів на прикладі, виходячи з таких даних:

Сальдо на початок періоду на рахунку «Запаси»                         5000у.о

Закуплено за звітний період запасів                                              24000у.о.

За даними інвентаризації на кінець звітного періоду залишки запасів 4500у.о.

У обліку необхідно відобразити такі запаси:

1. Дебет рахунку «Фінансові результати»                                     5000 у.о

Кредит рахунку «Запаси»                                                                5000у.о.

2. Дебет рахунку «Запаси»                                                              24000 у.о

Кредит рахунку «Постачальники»                                                 24000у.о.

3. Дебет рахунку «Фінансові результати»                                     24000 у.о

Кредит рахунку «Закупки»                                                              24000у.о

4. Дебет рахунку «Запаси»                                                               4500 у.о

Кредит рахунку «Фінансові результати»                                       4500 у.о.

При використанні системи постійного обліку запасів у обліку у натуральних та вартісних показниках відображають усі операції пов’язані з надходженням та вибуттям запасів на підставі відповідних документів. Собівартість використаних (проданих)запасів визначають множенням їх кількості на визначену собівартість (ціну) відповідно до методу оцінки запасів, обраного компанією.

При цьому у обліку будуть зроблені такі записи (використаємо вищенаведений приклад):

1. Дебет рахунку «Запаси»                                                                          24000 у.о

    Кредит рахунку «Постачальники»                                                        24000 у.о.

2. Дебет рахунку«Виробництво»,«Накладні виробничі витрати»та ін.  24500у.о

    Кредит рахунку «Запаси»                                                                      24500 у.о.

При чому як перший, так і другий запис буде здійснюватись за кожною операцією.