4.1. Форми бухгалтерського обліку на реформованих підприємствах

4.1. Форми бухгалтерського обліку на реформованих підприємствах

Облік на реформованих підприємствах здійснюють відповідно до чинних

вимог щодо його організації, визначених Положеннями (стандартами) та

іншими нормативними актами, що регулюють облік коштів, основних і

оборотних засобів, розрахунків, витрат виробництва, продукції, визначення її

собівартості та результатів фінансово-господарської діяльності. Хоч у кожному

з таких нормативних актів відображено ряд специфічних вимог і особливостей

щодо конкретної організації бухгалтерського обліку певного виду засобів і

джерел підприємства, однак його загальною основою є план рахунків і

подвійний запис господарських операцій, що ґрунтується на суцільному

документальному фіксуванні останніх. Тому спрощено процес обліку виглядає

як запис кожної господарської операції, що відбулася на підприємстві, в певних

первинних документах. Залежно від специфіки об’єктів обліку застосовують

різноманітні первинні документи. Крім цього, повторюваність господарських

операцій протягом дня, місяця, року зумовлює як масовість записів у первинних

документах, так і велику кількість останніх. Тому виникає потреба у групуванні

і систематизації даних первинних документів у відповідних облікових реєстрах,

оскільки лише узагальнені дані можуть дати цілісне уявлення про результати

виробничо-фінансової діяльності підприємств, які в підсумку відображаються в

їхній звітності.

Процес групування і систематизації даних про господарські операції,

зафіксовані в первинних документах, у кожному конкретному випадку має свою

специфіку. Проте загальний принцип групування і систематизації даних

первинних документів має доволі просту і водночас, чітку логічну схему.

Схема узагальнення облікової інформації для забезпечення звітності

Незалежно від об’єктів обліку, за цією схемою узагальнюють дані

первинних документів, хоч первинні документи і реєстри зведеного та

аналітичного обліку відрізняються. Тільки реєстр синтетичного обліку –

Головна книга – є спільною для всіх рахунків, а значить – об’єктів обліку.

Так, за рахунком 30 “Каса” дані первинних документів спочатку групують

у касовій книзі, котру можна розглядати як реєстр зведеного обліку, і на основі

відривного листка – звіту касира – переносять у реєстр аналітичного обліку –

журнал-ордер №1 за кредитом рахунка, звідки загальні підсумки, синтезовані

(узагальнені) відповідно до кореспондуючих рахунків, записують у реєстр

синтетичного обліку – Головну книгу.

Натомість за рахунком 20 “Виробничі запаси” дані первинних документів

групують у книзі чи картці складського обліку, звідки записують у звіт про рух

матеріалів – реєстр зведеного обліку. Підсумкові дані відображають у журналі-

ордері №5 (5А) (або 10. с.-г – у сільськогосподарських підприємствах) за

кредитом цього рахунка, звідки вже синтезовані дані знову ж відповідно до

кореспондуючих рахунків переносять у Головну книгу.

Така логічна схема побудови обліку діє при застосуванні будь-якої форми

обліку, в т. ч. і комп’ютерів.

Варто звернути увагу, що поширені різні варіанти журнально-ордерної

форми обліку. Зокрема, Міністерство фінансів України1 затвердило журнально-

ордерну форму, що включає 7 журналів-ордерів і відповідних аналітичних

відомостей до них.

Міністерство аграрної політики України2 для підприємств

агропромислового комплексу рекомендувало інший варіант, що складається з 15

журналів-ордерів. Таким чином, при застосуванні цієї форми обліку доводиться

враховувати галузеву належність підприємств.

Варто зазначити, що наведені реєстри журнально-ордерної форми обліку

рекомендовані для застосування на малих і середніх підприємства. Тому на

великих підприємствах можна скористатись розширеним варіантом журнально-

ордерної форми, зокрема, рекомендованої для підприємств агропромислового

виробництва з урахуванням галузевих особливостей підприємства.

Зважаючи на галузеві особливості підприємств промисловості, та

будівництва, слід застосовувати, крім цих реєстрів, такі спеціально розроблені

таблиці до журналів-ордерів за будь-яким із варіантів журнально-ордерної

форми обліку: РТ–1 “Розподіл заробітної плати і витрати матеріалів”; РТ–3

“Нарахування зарплати без підрозділу на категорії”; РТ–4 “Склад фонду оплати

праці за видами і категоріями”; РТ–5 “Зведення заробітної плати за її складом і

категоріями працівників і зведення даних за розрахунками з робітниками і

службовцями”; РТ–6 “Розрахунок амортизації основних засобів”; РТ–8

“Розрахунок зносу малоцінних і швидкозношуваних предметів”; РТ–9 “Розподіл

послуг допоміжних виробництв і господарств”; РТ–10 “Облік руху матеріалів на

складах”; РТ–11 “Облік руху матеріалів у цехах”; РТ–12 “Облік затрат на

виробництво (рахунок 23)”; РТ–13 “Облік затрат непромислових господарств”;

РТ–14 “Облік втрат у виробництві від браку”; РТ–15 “Облік адміністративних

витрат за статтями (рахунок 92)”, а також картки і відомості обліку витрат

виробництва щодо виробів та аркуші-розшифровки.

Отже, в окремих випадках для посилення контрольної функції обліку до

журналів-ордерів відкривають допоміжні реєстри. Однак більшість записів

здійснюють лише в журналах-ордерах, побудованих за кредитовою ознакою,

згідно з чим господарські операції записуються лише за кредитом основного

синтетичного рахунка. Одночасно цю ж операцію відображають за дебетом

кореспондуючого рахунка без повторного її запису, оскільки журнали-ордери

побудовані за шаховим принципом. Цей принцип взято за основу і при побудові

реєстрів-машинограм аналітичного і синтетичного обліку, які одержують на

автоматизованих робочих місцях бухгалтерів.

Одна з головних вимог організації обліку – мінімізація витрат робочого

часу на систематизацію господарських операцій, відображених у первинних

облікових документах. Цим умовам найповніше відповідає опрацювання цих

документів на автоматизованих робочих місцях бухгалтерів із застосуванням

персональних комп’ютерів. Технологічний процес систематизації

господарських операцій здійснюють за заздалегідь розробленими програмами, а

результати виводять на дисплей комп’ютера чи тиражують за допомогою

принтера у вигляді таблиць. Отримані на основі опрацювання первинних

облікових документів в автоматичному режимі на персональних комп’ютерах

таблиці і є реєстрами аналітичного та синтетичного обліку.

Найбільшого поширення в Україні набуло програмне забезпечення “1С

Бухгалтерія 7.7”. За результатами опрацювання облікових документів із

використанням цієї програми отримують такі реєстри.

Перелік стандартних звітів за програмою “1С Бухгалтерія 7.7”

За необхідності використовуються інші звіти – аналіз субконто, карточку

субконто, карточка рахунку, обіги між субконто, звіт за проведеннями, зведені

проведення, журнал-ордер субконто, розширений аналіз субконто, діаграму, які

дають змогу отримати деталізовані дані про операції, що відбулися у

бухгалтерському обліку.

Важливим є те, що синтетичний та аналітичний облік, хронологічне і

систематичне групування даних здійснюється в єдиній системі записів, як

правило, в одних і тих самих реєстрах. Лише за синтетичними рахунками, до

котрих відкривають значну кількість аналітичних рахунків, де протягом місяця

записують багато господарських операцій, застосовують допоміжні облікові

реєстри-відомості чи інші. Це стосується синтетичних рахунків з обліку

матеріалів і продукції, витрат на виробництво тощо.

Таким чином значно спрощується технологічний процес обліку. Водночас

застосування автоматизованих робочих місць бухгалтерів із програмним

забезпеченням дає змогу не тільки здійснювати систематизацію господарських

операцій у реєстрах-таблицях, що відповідають вимогам облікового

забезпечення звітності, а й на їхній основі в автоматичному режимі складати ці

форми звітності. На жаль, недостатня наукова розробка цього аспекту

облікового забезпечення звітності зумовлює те, що внаслідок незавершеності

програмного забезпечення цього технологічного процесу навіть за наявності

автоматизованих робочих місць в окремих бухгалтеріях звітність складають

вручну шляхом перенесення даних із машинограм у відповідні форми звітності.

Тому важливою є підготовка відповідних пакетів програмного забезпечення

автоматизованих робочих місць бухгалтерів, в яких технологічний процес

систематизації господарських операцій не завершувався б їхнім відображенням

в аналітичних і синтетичних реєстрах, і навіть не складанням на їх основі

відповідних форм звітності, а передбачав аналітичне опрацювання звітних

показників. Це підвищить практичну значимість як облікового забезпечення, так

і звітності, а також ефективність функціонування автоматизованих робочих

місць бухгалтерів.

Організацію обліку за автоматизованою формою опрацювання первинних

документів здійснюють у такій послідовності. За розробленими програмами у

комп’ютер вводять нормативно-довідкову інформацію, що багаторазово

використовуватиметься при опрацюванні первинних документів. Це насамперед

табельні номери і прізвища працівників, норми виробітку, витрат сировини,

розцінки та ін., які складають банк даних. У міру надходження первинних

документів їх перевіряють, групують, необхідні реквізити вводять у комп’ютер.

Опрацьовують інформацію за заданими програмами. При цьому проходить

нагромадження інформації, узагальнення з видачею за запитами необхідних

показників, виведенням на дисплей чи друкуванням на принтері у вигляді

стандартних реєстрів аналітичного і синтетичного обліку. Введена і

систематизована інформація зберігається в пам’яті комп’ютера.

Якщо на підприємстві використовують персональні комп’ютери не тільки

в бухгалтерії, а й у структурних підрозділах, де виникає первинна інформація,

для її фіксування та складання облікових документів периферійні засоби

обчислювальної техніки за допомогою каналів зв’язку можуть бути об’єднані в

єдину мережу з тими, що є в розпорядженні бухгалтерського апарату. Це дасть

змогу пришвидшити процес опрацювання і узагальнення інформації, адже

відпадає потреба у збиранні й передаванні документів із структурних

підрозділів у бухгалтерію господарського товариства, оскільки це здійснюється

в автоматичному режимі.

В окремих підприємствах (наприклад, Державній акціонерній компанії

“Хліб України” та ін.) застосовують меморіально-ордерну форму обліку. Її суть

у тому, що на відповідну групу первинних документів (з обліку готівки,

операцій на поточному та інших рахунках у банку тощо) складають меморіальні

ордери, тобто реєструють операції з цих документів, зазначаючи

кореспонденцію рахунків. При значній кількості первинних документів

меморіальні ордери можуть складати окремо для операцій за дебетом і

кредитом певних рахунків. Наприклад, меморіальний ордер № 1 – за

надходженням готівки в касу, № 2 – за витрачанням готівки і т. д.

Оскільки в меморіальних ордерах повторюється така сама кореспонденція

рахунків за операціями однакового економічного змісту, для запису в Головній

книзі на кожний меморіальний ордер складають зведений підсумок. Це

зумовлено тим, що в Головній книзі відкривають тільки синтетичні рахунки.

Тому для перенесення даних із меморіальних ордерів у Головну книгу їх

попередньо групують відповідно до кожного синтетичного рахунка. Наприклад,

у меморіальному ордері підприємства за березень 2003 р. записано наступні

операції.

Меморіальний ордер № 10 за березень 2003 р. (витяг)

Для перенесення у Головну книгу ці дані згруповані таким чином

У згрупованих даних кореспондуючий рахунок трапляється лише один раз

за дебетом чи кредитом, на відміну від меморіального ордера, де є кілька

записів за дебетом чи кредитом одного і того самого рахунка. Загальний же

підсумок обігу як у меморіальному ордері, так і в згрупованому вигляді (у

зведеному меморіальному ордері) для перенесення в Головну книгу однаковий.

У цьому випадку він становить 1796,00 грн. Якщо ж отримують різний

підсумок, це свідчить про допущену помилку в підрахунках обігів

меморіального ордера чи згрупованих даних для перенесення в Головну книгу.

Таку помилку виявляють повторними підрахунками.

Недоліками меморіально-ордерної форми обліку порівняно із журнально-

ордерною формою є те, що тут доводиться виконувати значно більше рутинної

роботи, пов’язаної з веденням, крім реєстрів аналітичного обліку, обігових

відомостей до них та самих меморіальних ордерів. Це знижує привабливість її

застосування, особливо на великих підприємствах. Разом з тим, така форма

обліку проста і зрозуміла, вона суттєво полегшує звіряння даних синтетичного й

аналітичного обліку.