4.3. Облік бланків суворого обліку та зберігання документів у господарських товариствах

4.3. Облік бланків суворого обліку та зберігання документів

у господарських товариствах

Для організації обліку в господарських товариствах важливе значення має

забезпечення документування всіх господарських операцій. З цією метою

використовують первинні документи, облікові реєстри, частина з яких належить

до бланків суворої звітності, облік котрих має певні особливості. Зокрема,

згідно з наказом Міністерства статистики України “Про затвердження типових

форм первинного обліку бланків суворої звітності” від 11. 03. 1996 р. № 67,

введено в дію такі типові форми: СЗ–1 Прибутково-видаткова накладна №___

на бланки суворої звітності; СЗ–2 Прибутково-видаткова книга з обліку бланків

суворої звітності; СЗ–3 Акт на списання використаних бланків суворої звітності;

СЗ–4 Акт перевірки наявності бланків суворої звітності; СЗ–5 Картка-довідка

щодо виданих і використаних бланків суворої звітності.

Бланками первинних документів і реєстрів бухгалтерського обліку

господарські товариства забезпечуються за централізованими замовленнями,

якщо вони належать до концернів, корпорацій, інших об’єднань, або

виготовляють їх самостійно за індивідуальними замовленнями у типографіях1.

Проте у будь-якому випадку вони мають бути типової форми, як це визначено

Положенням “Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському

обліку”, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24. 05. 1996

р. № 88. Типові форми бланків первинних документів затверджує Державний

комітет статистики України.

Крім первинних документів, що належать до бланків суворого обліку

(доручення на отримання товарно-матеріальних цінностей, накладні на відпуск

товарно-матеріальних цінностей, товарно-транспортні накладні, прибуткові

касові ордери, подорожні листи автомобілів та ін.), у господарських

товариствах, незалежно від їх галузевої належності, можуть бути такі цінні

папери: акції; облігації внутрішніх державних і місцевих позик; облігації,

випущені підприємствами; державні казначейські зобов’язання; ощадні

сертифікати; векселі; приватизаційні цінні папери; інвестиційні сертифікати;

похідні цінні папери-фондові деривативи (опціони, ф’ючерси, варанти).

Акція – цінний папір без установленого терміну обігу, що засвідчує

пайову участь у статутному фонді акціонерного товариства, підтверджує

членство в акціонерному товаристві та право на участь в управлінні ним, дає

право його власникові на отримання частини прибутку у вигляді дивіденду, а

також на участь у розподілі майна при ліквідації акціонерного товариства. В

Україні поширені іменні, на пред’явника, прості та привілейовані акції.

Облігація – цінний папір, що засвідчує внесення її власником грошових

коштів і підтверджує зобов'язання відшкодувати йому номінальну вартість

1 Крім бланків документів суворої звітності, котрі самостійно виготовляти не можна.

цього цінного паперу в передбачений у ньому термін з виплатою фіксованого

видатку (якщо інше не передбачено умовами випуску). Облігації всіх видів

розповсюджують серед підприємств і громадян на добровільних засадах. В

нашій країні випускають облігації внутрішніх державних і місцевих позик

(рішення про випуск таких облігацій приймають відповідно Кабінет Міністрів

України та місцеві ради) та облігації підприємств.

В Україні облігації можуть випускатися іменними, на пред’явника,

процентними, безпроцентними (цільовими), що вільно обертаються або з

обмеженим колом обігу.

Облігації внутрішніх державних і місцевих позик випускаються на

пред’явника. Обов’язковим реквізитом цільових облігацій є зазначення товару

(послуг), для якого вони випускаються.

Облігації, запропоновані для відкритого продажу з подальшим вільним

обігом (крім безвідсоткових облігацій), мусять мати купонний лист.

Державні казначейські зобов’язання – вид цінних паперів на пред’явника,

що розміщуються серед населення лише на добровільних засадах, засвідчують

внесення їх власниками грошових коштів до бюджету і дають право на

отримання фінансового доходу. Випускаються такі види казначейських

зобов’язань: а) довготермінові – від 5 до 10 років; б) середньотермінові – від 1

до 5 років; в) короткотермінові – до одного року.

Ощадний сертифікат – письмове свідоцтво банку про депонування

грошових коштів, що засвідчує право вкладника на отримання після закінчення

встановленого терміну депозиту і відсотків за ним. Ощадні сертифікати

передбачено термінові (на визначений термін і під певний договірний відсоток)

або до запитання, іменні та на пред’явника. Іменні сертифікати обігу не

підлягають, а їх продаж (відчуження) є недійсним.

Дохід за ощадними сертифікатами виплачують при пред’явленні до

оплати в банк, що їх випустив. Якщо власник сертифіката вимагає повернення

депонованих коштів за терміновим сертифікатом раніше обумовленого в ньому

терміну, то йому виплачують понижений відсоток, рівень якого визначають на

договірних умовах при внесенні депозиту.

Вексель – цінний папір, що засвідчує безумовне грошове зобов'язання

векселедавця сплатити після настання терміну визначену суму грошей власнику

векселя (векселедержателю). В Україні в обігу можуть перебувати прості й

переказні векселі. Порядок випуску та обігу векселів визначає Кабінет Міністрів

України.

Приватизаційні папери – це вид державних цінних паперів, що

випускаються з метою забезпечення процесу приватизації державної власності.

В нашій Україні приватизаційні папери лише іменні. Вони засвідчують право

власника цінного паперу на безкоштовне отримання частки державного майна

під час приватизації.

Інвестиційний сертифікат – цінний папір, котрий випускає винятково

інвестиційний фонд або інвестиційна компанія і дає право його власникові на

отримання доходу у вигляді дивідендів. Згідно з Положенням “Про інвестиційні

фонди та інвестиційні компанії” інвестиційні сертифікати випускають

інвестиційні фонди або взаємні фонди інвестиційних компаній.

Інвестиційні сертифікати відкритих фондів можна придбати за кошти

учасників, закритих фондів – за кошти учасників і приватизаційні папери.

Відкриті інвестиційні фонди випускають інвестиційні сертифікати, що не

підлягають вільному перепродажу, а закриті – що підлягають вільному

перепродажу.

Фондовий дериватив – стандартний документ, що засвідчує право продати

та (або) купити цінний папір на обумовлених умовах у майбутньому. Правила

випуску та обігу фондових деривативів встановлює державний орган, на котрий

покладені функції регулювання ринку цінних паперів. До різновидів фондових

деривативів, що можуть випускатися в Україні, належать опціони, варанти,

ф’ючерси.

Опціони та ф’ючерси на будь-який базовий актив, укладені як стандартні

контракти, є похідними цінними паперами, обіг яких здійснюється лише на

фондових чи товарних біржах або в організаційно оформлених позабіржових

торговельно-інформаційних системах (ТІС) за правилами, встановленими

біржами чи ТІС і затвердженими в Державній комісії з цінних паперів та

фондового ринку відповідно до вимог Положення “Про реєстрацію фондових

бірж та торговельно-інформаційних систем і регулювання їх діяльності”. Біржі,

де здійснюється торгівля опціонами та ф’ючерсами, базовим активом котрих є

цінні папери, мають забезпечити доступ учасників ринку до регулярної та

особливої інформації про емітента цих цінних паперів.

Опціон і ф’ючерс можуть передбачати замість придбання (продажу)

базового активу здійснення (одержання) плати, розрахованої залежно від

різниці між ціною виконання та ціною базового активу на момент виконання.

Емітентом ф’ючерсу є створена фондовою (товарною) біржею або ТІС

клірингово-розрахункова палата або розрахунково-кліринговий банк,

зареєстрований Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку, з

яким ця біржа або ТІС уклали відповідний договір.

Емітентами опціонів можуть бути тільки юридичні особи – торговці

цінними паперами, які є членами фондової біржі або учасниками ТІС і мають

відповідати обов’язковим нормативам достатності власних коштів та іншим

показникам і вимогам, що обмежують ризики за операціями з цінними

паперами, встановленим Державною комісією з цінних паперів та фондового

ринку. Якщо емітентом опціонів є зберігачем цінних паперів, базовий актив

потрібно розмістити в іншого зберігача.

Випуск опціонів і ф’ючерсів здійснюється як в паперовій (документарній),

так і безпаперовій (бездокументарній) формах.

Варанти можуть випускатися лише відкритими акціонерними

товариствами і тільки в документарній формі.

Термін дії варанту не має перевищувати 1 рік, а обсяг базового активу

емітента варантів 50% від обсягу акцій цього емітента, випуск (випуски) яких

було зареєстровано.

Цінні папери і бланки суворої звітності обліковують із дотриманням

встановлених правил. Їх надходження відображають на основі супровідних

документів поліграфічних чи інших підприємств. На підприємстві їх

обліковують за найменуваннями (видами), кількістю, фактичною і номінальною

вартістю, умовною вартістю, серійними номерами. Видачу бланків суворої

звітності здійснюють на підставі записів у журналі реєстрації тим особам, на

яких вони виписані, під розписку в спеціальній видатковій відомості. Списують

бланки цінних паперів не рідше одного разу на квартал за актами,

затвердженими керівником підприємства, в яких вказують кількість бланків, їх

серійні номери, фактичну та умовну вартість. Фактична вартість бланків суворої

звітності є підставою для записів на балансових рахунках, а умовна – на

забалансовому рахунку 08 “Бланки суворого обліку”.

Одночасно з відображенням витрат на балансових рахунках акції власної

емісії оприбутковують за дебетом забалансового рахунка 08 “Бланки суворого

обліку”, але не за фактичною, а за умовною вартістю, що дорівнює 0,1

мінімального розміру оплати праці за один бланк. Таким чином, якщо

підприємство отримало пачку подорожніх листів автомобіля, у якій їх є 50 шт.,

та оплатило за них 9,60 грн., то на рахунку 20 “Виробничі запаси” їх будуть

обліковувати за вартістю 8 грн. (без 1,60 ПДВ), а за дебетом забалансового

рахунка 08 за вартістю 1325 грн. (50 шт. х 26,50 грн.). При витрачанні бланків

суворого обліку їх фактичну вартість списують на витрати виробництва чи

обігу1 за дебетом рахунків 23, 91, 92, 93 та кредитом рахунка 209 і одночасно за

умовною вартістю 26,50 грн. за один бланк за кредитом забалансового рахунка

08.

1 На валові витрати фактичну вартість придбаних бланків суворої звітності відносять при їх купівлі чи оплаті за них, залежно від того, яка

подія була першою.

Облік ощадних сертифікатів або облігацій також має певні особливості.

Зокрема, підприємства можуть здійснювати фінансові вкладення шляхом

придбання таких сертифікатів чи облігацій за вартістю, що відхиляється від

номінальної. У будь-якому випадку суми, фактично витрачені на придбання

ощадних сертифікатів, відображають за дебетом1 рахунка 14 “Довгострокові

інвестиції” і кредитом рахунків 30,31.

Облік ощадних сертифікатів здійснюють щодо банків, де вони придбані, й

термінів повернення ними вкладених коштів. Облігації обліковують за

номінальною вартістю, кількістю і сумою без групування за фондовими

біржами, де вони придбані, оскільки вкладені в облігації кошти можна отримати

лише за умови їх реалізації іншим підприємствам. Якщо номінал ощадного

сертифіката чи облігації менший, ніж фактичні витрати на їх придбання,

різницю відображають за дебетом рахунка 46 “Неоплачений капітал” та

кредитом рахунка 42 “Додатковий капітал”.

Коли ж номінальна вартість ощадних сертифікатів чи облігацій вища, ніж

фактичні витрати на їх придбання, всю різницю у цьому випадку відображають

за дебетом рахунка 42 і кредитом рахунка 40 відразу в момент їх придбання.

Відсотки (дохід) за ощадними сертифікатами чи облігаціями відображають за

дебетом субрахунка 377 “Розрахунки з іншими дебіторами” та кредитом

рахунка 732 “Відсотки одержані”.

Продаж придбаних акціонерним товариством облігацій від підприємств-

емітентів також здійснюється через фондові біржі. Ці операції будуть

відображені так: отримано кошти від продажу облігацій – дебет 30, 31, кредит

45; відображено суму дисконту – дебет 523, кредит 521; нараховано відсотки

власнику облігацій – дебет 952, кредит 684; погашено заборгованість перед

власником облігацій – дебет 521, кредит 311; списано суму дисконту – дебет

952, кредит 523; списано витрати за відсотками і дисконтом – дебет 79, кредит

952.

1 При цьому придбані ощадні сертифікати за валюту обліковують у гривнях та іноземній валюті.

Коли підприємство реалізовує облігації власної емісії, то в цьому випадку

операції будуть відображені в наступній послідовності.

Кореспонденція рахунків з обліку операцій за довготерміновими

облігаціями власної емісії

Аналітичний облік заборгованості за проданими облігаціями власної емісії

ведуть за субрахунком 521 відповідно до власників придбаних облігацій і

термінів їх погашення. Придбані ощадні сертифікати та облігації інших

емітентів зберігають у касі підприємства.

Термін зберігання первинних документів і додатків до них, що фіксують

факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських

записів (касові, банківські документи, виписки банків, наряди на роботу, табелі,

акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції та

накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти та ін.),

становить 3 роки за умови звершення перевірки державними податковими

органами з питань дотримання податкового законодавства, а для підприємств,

що перебувають у сфері управління органів виконавчої влади, – ревізії. При

виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ їх зберігають до

ухвалення остаточного рішення.

Знищення документів здійснюють за погодженням із державними

архівними установами після затвердження описів справ постійного зберігання.

Відібрані до знищення та включені до відповідних актів документи передають

організаціям, які заготовляють вторинну сировину, що оформляють

приймально-здавальними накладними.

Зберігання інших документів, що створюються і використовуються на

підприємствах, у т. ч. бухгалтерських реєстрів, звітів, розпорядчих і

організаційних тощо здійснюють відповідно до Переліку типових документів,

що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого

самоврядування, інших установ, організацій та підприємств, із зазначенням

термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного

управління при Кабінеті Міністрів України від 20. 07. 1998 р. № 41.

При нестачі бланків документів суворого обліку на винних відносять 50-

кратну вартість придбання бланків без зазначення номіналу та 5-кратну вартість

з зазначеним номіналом.