6. 3. Аудит касових операцій
6.3. Аудит касових операцій
Грошові кошти є найбільш ліквідними активами підприємства, а грошові операції носять масовий характер і охоплюють практично всі сфери господарської діяльності підприємства, а тому грошові кошти є найбільш вразливими до порушень і зловживань. Як правило, операції руху грошових коштів підлягають суцільній аудиторській перевірці. Основними завданнями аудиту каси і касових операцій є перевірка:
забезпечення умов зберігання готівки і інших цінностей у касі підприємства, а також під час їх доставки на підприємство;
дотримання встановленого порядку ведення касових операцій:
— правильності оформлення прибуткових та видаткових касових ордерів;
— своєчасності та повноти відображення руху готівки в касовій книзі та в звіті касира;
— дотримання встановленого порядку збереження чекових книжок;
— дотримання ліміту наявності готівки в касі;
— дотримання умов видачі готівки підзвіт на операційні і господарські витрати та інші потреби підприємства;
— своєчасності та повноти оприбуткування грошей;
— перевірка стану обліку касових операцій.
Документами, посилаючись на які потрібно проводити перевірку каси і касових операцій, є:
Положення про ведення касових операцій в національній валюті України, затв. постановою Правління НБУ № 72 від 19.02.2001;
Постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордоном», затв. постановою КМУ № 663 від 23.04.99 із змінами;
Інструкція щодо застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активу, капіталу і зобов’язань (Наказ Мінфіну України № 291 від 30.11.99);
План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій (Наказ МФУ № 291 від 30.11.99);
П(С)БО № 21 «Вплив зміни валютних курсів» (Наказ МФУ № 193 від 10.08.2000);
Первинні документи обліку касових операцій (ПКО і ВКО);
Регістри аналітичного і синтетичного обліку;
Фінансова звітність (Звіт про рух грошових коштів);
Договірна документація.
Основними документами, які підлягають вивченню під час перевірки касових операцій, є касова книга, звіти касира, прибуткові та видаткові касові ордери (ПКО, ВКО), журнал реєстрації ПКО, журнал реєстрації ВКО, журнал реєстрації депонованих сум, авансові звіти з підтверджуючими документами, виправдувальні документи тощо, а також регістри синтетичного обліку і звіти (журнал-ордер № 1, відомість до журналу-ордеру № 1а, Головна книга, звіт про рух грошових коштів, баланс підприємства).
Загальну структуру аудиту касових операцій можна подати за допомогою схеми (рис. 6.1).
Рис. 6.1. Схема послідовності аудиту коштів у касі та касових операцій
Аудит касових операцій за необхідності може починатись із перевірки фактичної наявності грошових коштів у касі шляхом проведення інвентаризації каси. Інвентаризація каси проводиться в присутності касира і головного бухгалтера, в разі наявності кількох кас аудитор опечатує їх, щоб уникнути можливості покрити нестачу в одних касах за рахунок грошей інших. Під час проведення інвентаризації аудитору необхідно звернути увагу на:
наказ керівника підприємства про призначення касира;
наявність договору про повну матеріальну відповідальність касира підприємства;
умови зберігання готівки в касі;
повноту і своєчасність оприбуткування грошових коштів за чеками у банку;
правильність оформлення прибуткових (ПКО) і видаткових (ВКО) касових ордерів та наявність усіх необхідних реквізитів;
погашення видаткових і прибуткових ордерів відповідними штампами;
правильність виведення арифметичних підсумків у платіжних відомостях, визначення депонованих сум, а також розрахунків за видатковими чеками;
дотримання ліміту готівки в касі.
Проводячи інвентаризацію каси, аудитор неодмінно має запропонувати касиру дати розписку у тому, що всі прибуткові та видаткові документи на грошові кошти включені до звіту касира і на момент інвентаризації каси неоприбуткованих і несплачених коштів немає. Підрахунок грошових коштів проводиться суцільним способом по кожній купюрі окремо, про що робляться записи в покупюрній відомості. Запис і підрахунок коштів проводиться комісією і касиром окремо. Причому безпосередній підрахунок купюр робить сам касир, комісія не має права брати грошові кошти та перераховувати їх. На підставі проведення інвентаризації складається акт інвентаризації каси за формою, що визначена додатком 1 до «Положення про порядок ведення касових операцій». У разі виявлення нестачі або лишків коштів касир дає письмове пояснення про причини таких явищ. Сума виявлених лишків оприбутковується, про що виписується ПКО на загальну суму виявлених лишків. Виявлені нестачі відносяться на винних осіб. У випадках непогодження касира відшкодувати суму нестач подається позов до суду. До позовної заяви додається акт інвентаризації готівки в касі, письмове пояснення касира та інші службові розписки, через які сталися нестачі готівки в касі.
Наступний етап аудиту касових операцій починається з аналізу внутрішнього контролю та руху коштів за певний період. Ознаками відсутності чи недостатності внутрішнього контролю за рухом грошових коштів на підприємстві можуть бути:
відсутність на підприємстві налагодженої системи проведення раптової ревізії каси;
надання права підпису ПКО і ВКО особам, крім головного бухгалтера і керівника підприємства, без розпорядчих на це документів керівника підприємства;
формальне проведення ревізії каси в разі заміни касира;
відсутність договору з касиром про повну матеріальну відповідальність.
Враховуючи практику аудиторських перевірок, аудит касових операцій може здійснюватися в такому порядку:
1) перевірка умов збереження готівки в касі;
2) перевірка відповідності записів у касовому звіті та касовій книзі;
3) перевірка наявності касових документів, що відображені в касовому звіті;
4) перевірка правильності підрахунків у касовій книзі за день та перенесення суми з однієї сторони касової книги на другу;
5) перевірка ПКО і ВКО, що додані до касових звітів, за формою та суттю відображених в них операцій (можуть бути ПКО і ВКО, в яких записи здійснені з порушенням встановленого порядку ведення касових операцій та облікових регістрів, документи неякісні за формальними ознаками, є безтоварні або безгрошові бухгалтерські записи);
6) перевірка достовірності арифметичних підрахунків у касових документах (платіжна відомість);
7) перевірка повноти оприбуткування виручки, що надходить у касу підприємства (ПКО, касовий звіт, касова книга, виписка банку, журнал-ордер № 1, авансовий звіт, розрахунки за рахунком 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» та рахунком 37 «Розрахунки з різними дебіторами», накладні на відвантаження тощо);
8) наявність та арифметична звірка сум платіжних відомостей, що додані до звітів касира (наявність підписів керівника, головного бухгалтера, касира, наявність сум, строки видачі оплати праці по платіжних відомостях);
9) перевірка кореспонденції рахунків, складеної за касовими операціями;
10) перевірка правильності відображення касових операцій в регістрах синтетичного і аналітичного обліку. Кожна підсумкова сума журналу-ордеру № 1 с.-г., відомості № 1.1 порівнюється з підсумками оприбуткування і видачі коштів відповідно до касового звіту;
11) перевірка встановлених банком лімітів лишків готівки в касі (перевірити, чи затверджено ліміт каси банком на звітний період, чи були своєчасно подані заявки на встановлення ліміту готівки в касі, встановити, чи не існувало випадків несвоєчасного повернення невикористаних підзвітних сум тощо);
12) перевірка правильності та відповідності цільового використання коштів, що отримані банком по чеках. Звернути увагу на касові операції щодо видачі сум, які списуються на виробничі потреби;
13) перевірка дотримання порядку своєчасності та повноти розрахунків із підзвітними особами за операціями в національній та іноземній валютах.