9.2. Управлінський облік розрахунків і грошових потоків
9.2. Управлінський облік розрахунків і грошових потоків
Практика переконливо доводить, що успішна діяльність підприємства
можлива за умови чіткого обліку розрахунків і коштів. Сучасні ж ринкові
умови посилюють ці вимоги, оскільки будь-які упущення можуть звести
нанівець позитивні результати виробничої діяльності підприємства.
Наприклад, затримка з розрахунками за відвантажену покупцям продукцію
рівнозначна втраті частини прибутку підприємства внаслідок уповільнення
обороту його активів. Так само негативно позначається на результатах
діяльності підприємства дебіторська заборгованість постачальників за
перерахованою їм попередньою оплатою під майбутні поставки сировини й
матеріалів, коли з будь-яких причин вони своєчасно не були відвантажені
підприємству. В умовах інфляції на це накладається втрата реальної вартості
грошей, що зумовлює ще більші збитки, інколи навіть такі, що спричинюють
банкрутство підприємства. Тому розрахунки та грошові потоки мають бути
одними з головних об’єктів управлінського обліку. На нашу думку,
малоймовірно, що належний контроль за ними можна забезпечити лише за
допомогою фінансового обліку, хоч більшість авторів, які висвітлюють
проблеми управлінського обліку, розрахунки та рух грошових потоків
залишають поза увагою або ж розглядають облік коштів лише в зв’язку з
аналізом інвестиційних проектів.
Разом з цим навіть облік розрахунків із постачальниками, хоч і
опосередковано, також впливає на формування фінансових результатів,
причому надто відчутно, щоб його ігнорувати в управлінському обліку.
Адже несвоєчасні розрахунки спричинюють недовіру до підприємства, що
повертається необов’язковим ставленням постачальників щодо дотримання
термінів поставки сировини й матеріалів і, як наслідок, зривом виробничої
програми, а далі ланцюговою реакцією невиконання зобов’язань перед
партнерами, отже, збитками, що були б неможливими, якщо б їх не
спровокував недостатній контроль за своєчасністю розрахунків. Таким
чином, облік розрахунків має бути чітко контрольований. Причому не тільки
на кінцеві звітні дати, що забезпечується засобами фінансового обліку,
головна мета котрого – формування звітної інформації для зовнішніх
споживачів, тому дані про стан розрахунків і наявність коштів на кінець
місяця є самодостатні, а й щоденно. Отже, виникає потреба поглиблення
інформативності обліку та виникнення сфери управлінського обліку за цими
об’єктами. Розмежування сфер фінансового й управлінського обліку
розрахунків і грошових потоків зумовлене їх різною метою.
Інформативність фінансового обліку, достатню для забезпечення зовнішньої
звітності, не можна вважати такою з позицій контролю за своєчасністю
розрахунків. Причому у фінансовому обліку інформацію про стан
розрахунків і наявність коштів подають без взаємозв’язку. Управлінський
облік має забезпечувати повсякденний контроль стану розрахунків разом із
надходженням чи витрачанням коштів та їхньою наявністю на звітну дату.
Без такого взаємозв’язку розрахунків і коштів неможливе управління ними,
що зумовлює відмінності фінансового й управлінського обліку.
Управлінський облік має забезпечувати менеджерів вичерпною
оперативною інформацією не тільки про фактичну заборгованість покупців
перед підприємством чи підприємства перед постачальниками, що можливо
й за даними фінансового обліку, а й про змогу погасити цю заборгованість у
певні терміни. Щодо коштів, то в управлінському обліку недостатньо
інформації лише про їхню наявність на певну дату, що доволі легко
забезпечує фінансовий облік, оскільки потрібні лише дані прогнозного
характеру, які дають змогу маневрувати коштами. Причому при їхньому
дефіциті доводиться попередньо оцінювати оптимальність обраного варіанта
рішення щодо спрямування коштів із кількох альтернативних. Таким чином
власне облікова інформація в управлінському обліку – це лише вихідні дані
для аналітичних розрахунків, котрі необхідно здійснювати щодо можливих
напрямків використання коштів з урахуванням планових джерел їхнього
надходження. Тому очевидно, що оминути в управлінському обліку при
розрахунках із покупцями й замовниками, постачальниками й підрядниками
грошові потоки було б помилкою.
Разом з іншими активами вони є його об’єктами. Однак при цьому слід
пам’ятати, що йдеться не тільки про облікові процедури у вузькому
розумінні, а про широке застосування методів економічного аналізу,
насамперед розрахунково-конструктивних, моделювання, які дають змогу
прогнозно оцінювати рішення менеджерів щодо управління розрахунками і
грошовими потоками. Варто наголосити, що така постановка
управлінського обліку розрахунків і грошових потоків потребує складних
обчислень, які доводиться здійснювати в дуже стислі терміни. Терміновість
зумовлена високим динамізмом змін у стані зазначених об’єктів
управлінського обліку. Причому часто альтернативні рішення доводиться
приймати не тільки загалом, а й навіть після нещодавно прийнятого і
виваженого, оскільки ситуація часто змінюється в непередбачуваному
напрямку.
До того ж треба зважати на те, що інформація про розрахунки і рух
грошових потоків початково формується у фінансовому обліку. Традиційно
її використовував лише головний бухгалтер, рідше – керівник підприємства.
Менеджери нижчого рівня, особливо в умовах вітчизняних підприємств, нею
практично не цікавились. Усе це зумовлює небажання останніх втручатись у
цю сферу й нині, коли потреба в оперативному управлінні розрахунками і
грошовими потоками в умовах ринкових відносин є очевидною. Вихід можна
знайти за умови, що для опрацювання інформації про розрахунки і рух
грошових потоків будуть застосовувати комп’ютери, а результати
обчислень використовуватимуть, крім облікових працівників, менеджери
центрів відповідальності, насамперед відділів постачання та збуту.
Не применшуючи ролі головного бухгалтера підприємства, треба
визнати, що він не в змозі повною мірою одноосібно обґрунтувати
оптимальний варіант рішень щодо спрямування коштів, отриманих
підприємством від реалізації продукції, робіт, послуг. Адже завжди є
найневідкладніші потреби, першочергові завдання, що можна бути
здійснити в тривалішій перспективі. Часто вибір найоптимальнішого
варіанта можливий лише на основі вольового рішення менеджера, який має
необхідні повноваження, що хоч і базується на певній інформації, але вона
може бути навіть не обов’язково сформованою завдяки управлінському
обліку, а, наприклад, продуктом т. зв. “мозкової атаки”.
Управлінський облік розрахунків з покупцями й замовниками
ґрунтується на тих самих документах, що й облік реалізації продукції, робіт,
послуг. Зокрема, на основі даних товарно-транспортних накладних чи
накладних або приймальних квитанцій (актів про виконані роботи, надані
послуги) відображається заборгованість покупців чи замовників перед
підприємством.
Облік розрахунків з покупцями й замовниками
Хоч у згаданій відомості 3.1 передбачена графа – дата виникнення
заборгованості, однак для ефективного управління розрахунками та
грошовими потоками цього недостатньо. Для поглиблення інформативності в
управлінському обліку, потрібні дані не тільки про дату виникнення
заборгованості, а й про договірний термін її погашення, фактичне
надходження коштів від дебітора. З цією метою можна використати аркуші-
розшифровки запропонованої форми для відображення операції за
розрахунками з покупцями й замовниками.
Аркуш-розшифровка до розрахунків з гуртовнею “Терп род”
Доповнення згаданих вище реєстрів фінансового обліку (журналу № 3,
відомості 3.1) такою розшифровкою дасть змогу оперативно контролювати
стан розрахунків, своєчасно вживати необхідні заходи для дотримання
кожним покупцем чи замовником зобов’язань щодо термінів оплати за
відвантажену продукцію, виконані роботи чи надані послуги. Це посилює
дисципліну розрахунків як з боку підприємства, так і покупців чи
замовників, оскільки за цими даними можна своєчасно здійснити,
наприклад, попередню телефонну розмову чи пред’явити претензію у
зв’язку з відхиленням від умов договору. Принагідно зауважимо, що це
вимагає відповідної уваги до визначення термінів оплати за відвантажену
продукцію (роботи, послуги), а також виконання замовлень перед
покупцями при укладенні договорів. При цьому не слід застосовувати
принцип одностороннього руху, бо відхилення щодо термінів поставки
продукції (виконання робіт, послуг) автоматично зумовлюють аналогічні
зсуви та оплати за них.
Нагромадження інформації в аркушах-розшифровках за тривалий
період взаємовідносин дає змогу отримати вичерпну характеристику
покупців і замовників, твердо опиратись на достовірну інформацію
управлінського обліку про можливість одержання коштів у встановлені
терміни, що дуже важливо для реального планування грошових потоків на
підприємстві. За даними аркушів-розшифровок можна скласти узагальнену
відомість, що дає змогу аналізувати надходження коштів від покупців і
замовників.
Відомість контролю за надходженням коштів від покупців і замовників
Залежно від періодичності поставок продукції покупцям і розрахунків
за неї та технічних можливостей щодо опрацювання інформації на
підприємстві, відомість можна складати за більш чи менш тривалі періоди:
день, тиждень, декаду. При цьому, чим коротші будуть такі періоди, тим
ціннішою і практично значимішою буде подана в ній інформація.
Для наглядності підсумок за такою відомістю можна подати у вигляді
графіка очікуваного і фактичного надходження коштів від покупців і
замовників.
Графік надходження коштів від покупців і замовників
Безперечно, що збігатися лінії очікуваного і фактичного надходження
коштів від покупців чи замовників можуть тільки в ідеалі. Досягти цього
практично навіть при найточніших підрахунках неможливо, оскільки
розходження цих ліній залежить не тільки від стану взаємовідносин
підприємства з покупцями, а й ряду інших факторів, інколи й
непередбачуваних: помилки персоналу, затримка банківських операцій,
технічних поломок комунікативної системи, комп’ютерів тощо. Однак
значні розходження є сигналом до вивчення їхніх причин, в управлінському
обліку менеджерам доводиться оперативно контролювати й аналізувати ряд
показників, різних за значимістю. Тому важливо, щоб вони зосереджували
увага на вагомих відхиленнях, а не розпорошували її на другорядні. Саме
цій меті підпорядковане графічне зображення очікуваних і фактичних
надходжень коштів від покупців чи замовників, що забезпечує зосередження
уваги менеджерів на значних відхиленнях. Після цього наступним кроком
менеджера має бути оцінювання, об’єктивності цього відхилення, виявлення
факторів, що його спричинили, усунення їхнього повторення у майбутньому.
Варто наголосити, що сенс у цих графіках є тоді, коли їх виконуються
щоденно або в міру потреби, а це можливо при опрацюванні документації в
автоматичному режимі на комп’ютерах.
Управлінський облік розрахунків із постачальниками й підрядниками
за способами організації аналогічний щодо покупцями і замовниками, якщо
абстрагуватись від того, що він є дзеркальним відображенням останнього.
Адже підприємства, які купують сировину й матеріали від постачальників,
отримують виконані роботи й послуги від підрядників і щодо них є
покупцями й замовниками. Оскільки фінансовий облік в Україні
уніфікований, то постачальники й підрядники реалізують свою продукцію
за однаковими документами, як і підприємство, що постачає свою
продукцію іншим покупцям, адже воно щодо останніх є постачальник.
Однак, реєстри обліку у цьому випадку інші, ніж за операціями з
продажу продукції, робіт, послуг.
Запис операцій із надходження сировини, матеріалів, товарів, робіт і послуг
Так само, як за реалізацією продукції й розрахунками з покупцями і
замовниками, для поглиблення інформативності управлінського обліку про
стан розрахунків із постачальниками чи підрядниками необхідно
застосувати додаткові реєстри, оскільки наведені не забезпечують
оперативних щоденних даних. Зокрема, відомість 3.3 аналітичного обліку
розрахунків із постачальниками та підрядниками (до рахунка 63), якщо її
вести позиційним способом – один рядок на одного постачальника, не дає
змоги контролювати дати погашення заборгованості, хоч і передбачає
спеціальні графи для відображення відповідно дат: оприбуткування
сировини й матеріалів, робіт і послуг від постачальників – графа 4;
виникнення заборгованості в минулому місяці – графа 5; розрахунків – графа
7. Адже на практиці часто буває, що не тільки протягом місяця, а й за один
день з окремими постачальниками чи підрядниками здійснюється не одна, а
більше операцій з отримання ресурсів чи погашення заборгованості. В
цьому випадку записи в графі 4 – номер прибуткового документа (дата) –
неможливо здійснити, а в графах 13 – 19 – з кредиту рахунка 63 у дебет
рахунків 15, 20, 22, 23, 24, 28 це можна зробити не за окремими первинними
документами: товарно-транспортними накладними, накладними на відпуск
товарно-матеріальних цінностей, актами приймання матеріалів, робіт, послуг,
а лише загальним підсумком за місяць на основі групування цих документів
в аркушах-розшифровках. Так само щодо відображення оплати
постачальникам чи підрядникам у графах 7 – 11 – у дебет рахунка 63 з
кредиту рахунків 24, 30, 31, …, оскільки дату погашення заборгованості в
графі 7 можна вказати лише за умови, що ця операція була єдиною протягом
місяця. В усіх інших випадках дані за графами 8 – 11 доведеться записувати
на основі аркушів-розшифровок, а графа 7 дата залишиться незаповненою.
Побіжно зазначимо, що форма відомості 3.3 недосконала. Так, дату
отримання та номер прибуткового документа записують у графі 4, а суму, на
котру надійшли матеріали (роботи, послуги) за цим документом від
постачальників (підрядників), у 13 – 19 графах. У ній не передбачено
відображення дебіторської заборгованості постачальників (підрядників), хоч
в умовах попередньої оплати це буває доволі часто. Останнього недоліка
позбавлена відомість 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними
дебіторами (до рахунка 37), що дає змогу відображати попередню оплату
постачальникам (підрядникам) за субрахунком 371 Розрахунки за виданими
авансами, але в цьому випадку дані про стан розрахунків з одним і тим
самим підприємством розосереджуються в різних реєстрах, що не сприяє
належному рівню інформативності управлінського обліку відповідно до
запитів менеджерів.
Таким чином, слід завести додаткові реєстри, де можна щоденно
відстежувати рух заборгованості (як кредиторської, так і дебіторської) за
кожним постачальником чи підрядником. З цією метою варто застосовувати
аркуші-розшифровки, що одночасно можна використовувати для
перенесення узагальнених даних у відомість 3.3 аналітичного обліку
розрахунків із постачальниками та підрядниками (до рахунка 63). Зокрема, це
може бути реєстр такої форми, як аркуш-розшифровка для відображення
операції за розрахунками з постачальниками й підрядниками.
Постачальник (підрядник) “Альфа-Ромео”
Ця форма допоміжного реєстру дасть змогу визначати за кожною
операцією, проведеною з постачальниками чи підрядниками, дотримання
встановлених у договорах термінів поставок ТМЦ (виконання робіт) і
своєчасність розрахунків із ними, що є головним в управлінському обліку за
цими об’єктами. Разом з цим, підсумкові дані за місяць (сума, грн.) відповідно
за отриманими ТМЦ (виконаними роботами) будуть перенесені у відомість 3.3
аналітичного обліку розрахунків із постачальниками та підрядниками (до
рахунка 63) за графою 20 – усього за кредитом, а оплачена сума – за графою 12
– усього за дебетом, що значно спрощує ведення цього реєстру та окуповує
таким чином додаткові витрати на складання цього аркуша-розшифровки.
Управлінський облік грошових потоків – це не тільки облік наявності
та руху готівки та безготівкових коштів, хоч це також об’єкти управлінського
обліку, оскільки ефективною діяльність менеджерів може лише тоді, коли
вони мають інформацію про потенційну можливість підприємства
забезпечувати фінансування тих чи інших заходів, що обґрунтовуються на
стратегічну перспективу. Насамперед об’єктом управлінського обліку
грошових потоків є розробка варіантів ефективного використання як
наявних, так і тих, що надійдуть, коштів, причому на якнайдовший період,
доступний для прогнозування. Зайве наголошувати, що рішення щодо
напрямків спрямування грошових потоків є надто відповідальні і потребують
глибокого оволодіння методами економічного аналізу й оцінки інформації,
причому не лише такої, що формується в управлінському чи фінансовому
обліку. Не завжди можна використати й минулий досвід менеджерів, що
часто навіть є гальмуючим фактором щодо прийняття нетрадиційних
управлінських рішень. Тому при обґрунтуванні конкретних кроків щодо
напрямку використання грошових потоків в управлінському обліку
необхідна вичерпна інформація не тільки про внутрішні ресурси
підприємства, а й про кон’юнктуру на ринку як в реґіоні, де розміщене
підприємство, так і в державі загалом і за кордоном про наукові досягнення
в галузі, про можливість інвестицій, у т. ч. і шляхом емітування акцій та ін.
Здебільшого управлінський облік грошових потоків здійснюють шляхом
аналізу й оцінки надходжень коштів і потреби в них на поточний період, як
правило, на календарний рік. З цією метою складають баланс (бюджет)
доходів і витрат у формі двосторонньої таблиці.
Таким чином, бюджет є спеціальним розрахунком, що складається на
підприємстві з урахуванням потреби в коштах для здійснення майбутніх
операцій. Він може бути як узагальненим, якщо розраховано потребу в
коштах для здійснення всіх видів діяльності підприємства (як правило,
такий бюджет є річним), так і деталізованим, де відображено фінансування
певного заходу чи напрямку діяльності, наприклад, бюджет
адміністративних витрат чи бюджет фінансування поточного ремонту офісу
підприємства (в цьому випадку період, на котрий розраховано бюджет, не
прив’язується до календарного року, а може бути меншим чи навіть
більшим – фінансування ремонтів, реконструкцій, капітальних інвестицій і
тощо).
Узагальнений баланс (бюджет) доходів і витрат підприємства “Альфа-Ромео” на 200__ рік
Однак такий баланс (бюджет) надто узагальнений і не є інформацією
для обґрунтування поточних рішень менеджерів, оскільки за сприятливої
фінансової оцінки загалом чи, за окремі періоди, до того ж різні за
тривалістю, фінансовий стан підприємства може бути незадовільним. У
країнах, де ринкові відносини проявляються значно жорсткіше, ніж у
вітчизняній економіці, недооцінка цього часто спричинює фінансовий крах
підприємства. Тому важливо, щоби бюджет на поточний період складався на
основі стратегічного плану діяльності підприємства, що відображає
обґрунтування його розвитку на тривалу перспективу – 10 і більше років.
Отже, бюджетування, тобто складання бюджетів для фінансування
поточних заходів чи операцій (витрат) підприємства, передбачає розробку в
управлінському обліку окремих бюджетів, пов’язаних зі стратегією
розвитку підприємства. Разом з цим, управлінський облік грошових має
повинен забезпечувати перманентний контроль і оцінку фінансового стану
підприємства, а не тільки його загального бюджету за певний період. Цього
можна досягти, якщо буде забезпечено неперервний моніторинг розрахунків з
оплати праці, з покупцями й замовниками, постачальниками та підрядниками,
податковими органами тощо, адже, незалежно від того, складаються чи ні на
підприємстві бюджети доходів і витрат, таке бюджетування здійснюється, хоч і
не формалізовано. Кожного дня на будь-якому підприємстві проводять операції
з продажу продукції, постачання сировини, інші витрати, що в підсумку є
проявом бюджетування, хоч на це виглядає як залишок коштів чи їх нестача.
Насправді стихійно щоденно формується бюджет доходів і витрат –
баланс при позитивному сальдо за рахунками з обліку коштів або дисбаланс,
коли доходи не покривають видатки. Отже, бюджетування грошових потоків є
діалектичним процесом, котрий обов’язково слід ураховувати в управлінському
обліку, інакше наслідки його ігнорування будуть такими, якими вони і є на
більшості підприємств, коли при досягненні певних позитивних зрушень у
виробництві не забезпечується не тільки адекватне поліпшення фінансового
стану підприємства, а він навіть погіршується. У зв’язку з цим аналіз та оцінка
грошових потоків в управлінському обліку мають бути повсякденною роботою
передусім керівника підприємства. Практика ж роботи більшості підприємств
засвідчує, що це є переважно обов’язками бухгалтера або фінансиста.
Аналіз і оцінка грошових потоків ґрунтуються насамперед на зіставленні
очікуваних і фактичних надходжень і витрат коштів у динаміці. Схематично це
можна подати на графіку у вигляді двох ліній
Це зображення доходів і витрат не відповідає реальній картині, оскільки
може бути у вигляді прямих ліній тільки в ідеалі. До того ж не завжди між
доходами і витратами буде відповідний лаг: часто витрати перевищують
кількоразово доходи чи навпаки, оскільки динаміка їхньої залежності за
короткі відтинки часу не прямолінійна. Але, хоч за короткотривалі періоди
можуть відбутись стрибкоподібні зміни, тому як доходи, так і витрати коштів
на графіках – це ламані лінії, в тривалішому періоді залежність між доходами
і витратами все ж таки є паралельною, що насправді й спостерігається, якщо
їхні значення вирівняти за допомогою рівняння прямої. Більше того, і
доходи, і витрати правомірно зображувати у вигляді однієї прямої, кут
нахилу котрої залежить від тенденції зміни насамперед першої величини, що
є визначальною щодо витрат, адже, якщо абстрагуватись від тимчасових
відхилень витрат від доходів, вони не можуть бути більшими від загальної
суми коштів, що надійшла на підприємство.
Управлінський облік грошових потоків передбачає не тільки
перспективний аналіз та оцінку, а й оперативний контроль за наявністю і
витрачанням коштів. Зокрема, менеджерам необхідна щоденна інформація
про залишки коштів на рахунках. Така інформація формується у системі
фінансового обліку. Так, дані про наявність готівки можна отримати на
основі звітів касира, де вказується залишок грошей у касі на кінець дня. З
позицій управлінського обліку важливо, щоб такі звіти складали щоденно.
Тому, хоч у фінансовому обліку допускається об’єднання записів у касовій
книзі, а отже, і звіті касира при їхній невеликій кількості за три – п’ять днів,
управлінський облік коштів має передбачити наявність інформації про їхні
залишки щодня. З цією метою можна запровадити такий спосіб, при якому на
одному аркуші касової книги, де об’єднано операції за три – п’ять днів,
визначають проміжні підсумки за кожен день.
Зразок записів у касовій книзі
Слід зазначити, що контроль руху готівки протягом дня здійснюється у
касовій книзі, де можна навіть без запису підсумків визначати залишок
готівки на будь-який момент, особливо, якщо касову книгу ведуть за
допомогою комп’ютера, оскільки можна підрахувати як суму, що надійшла
в касу, так і витрачену з початку дня. Однак касову книгу веде касир і
доступ до неї може бути незручним, адже каса знаходиться, як правило, в
окремому приміщенні, зберігається в сейфі, зрештою в потрібний момент
касир може просто бути відсутній. Тому в управлінському обліку можна
скористатись іншим реєстром – журналом реєстрації прибуткових і
видаткових касових документів, котрий підприємства заводять в
обов’язковому порядку.
Практично зміст журналу збігається з касовою книгою, але його
перевага в тому, що він знаходиться у бухгалтера підприємства, до того ж
ще до виписування документів на витрачання коштів за ним можна
оцінювати запас готівки на цей момент, що посилює інформативне
забезпечення управлінських рішень під час їх прийняття.
У вітчизняній практиці інформація про рух грошових потоків
використовується недостатньо. Правда, причиною цього є не стільки
небажання менеджерів заглиблюватись у складнощі фінансових аспектів
діяльності підприємства, як відсутність чіткої системи інформації, котра
була б доступною для них у вигляді, що дасть змогу її відповідно
інтерпретувати та трансформувати в управлінські рішення.
Так, інформацію про рух готівки на будь-якому підприємстві керівник
отримує лише за його вимогою, що зумовлює її епізодичність. Майже
щоденно кожен керівник підприємства (його заступник) підписує видаткові
касові ордери, платіжні відомості на виплату грошей, що дає змогу
контролювати й оцінювати обґрунтованість витрачання готівки, адже ці
документи містять достатньо інформації.
Однак, як підтверджують спостереження, рівень використання
інформації безпосередньо з первинних документів невисокий – у керівників
від 14,6 до 44,2%, а в їхніх заступників – від 5,9 до 45,4%.
До того ж діюча форма, наприклад, прибуткового касового ордера не
передбачає на ньому візи керівника підприємства.
Таким чином, інформація про надходження готівки залишається, як
правило, поза увагою керівника підприємства, а отже, не використовується
належним чином в управлінській діяльності. Подібний стан зі застосуванням
інформації про рух безготівкових коштів, хоч за належної організації
управлінського обліку на підприємстві можна ефективніше використовувати
дані документації.
Зокрема, щоденний рух коштів на рахунках у банку відображений у
виписках, що видаються підприємству. Ця інформація дещо специфічна,
оскільки операції зашифровані і відображені в протилежному значенні –
надходження коштів на рахунок підприємства у графі кредит, а списання з
рахунка – у дебет, що зумовлено особливостями обліку в банках. Таким
чином, виписку банку з рахунка підприємства слід читати як у дзеркальному
відображенні, маючи на увазі, що рахунки з обліку коштів активні,
незалежно від того, що банку наявність коштів на рахунках клієнтів
відображається як заборгованість перед ними, а тому залишок коштів
вказується за графою кредит.
Однак хоч виписки з рахунків підприємства банк видає щоденно, в них
зафіксована інформація про події, що вже відбулись на підприємстві. Поряд з
тим, що оцінка цих операцій також важлива, в управлінському обліку
насамперед необхідно контролювати й оцінювати доцільність витрачання
коштів до моменту його фактичного здійснення. Це можна зробити на основі
первинних документів – грошових і розрахункових чеків, платіжних
доручень, платіжних вимог – доручень, за котрими списують кошти з
рахунків підприємства. Зокрема, при отриманні готівки з рахунка в банку в
касу підприємства використовують грошовий чек, де на звороті подано
розшифровку напрямків використання грошей: зарплата, відрядження, інші
цілі.
Оскільки згаданий чек підписує керівник підприємства, він одразу ж
може контролювати й оцінювати обґрунтованість цієї операції. Так само
можна здійснювати контроль та оцінку операцій, проведених за
розрахунковим чеком із лімітованої чекової книжки.
Здебільшого ж безготівкові розрахунки проводять за платіжними
дорученнями (платіжними вимогами-дорученнями).
Важливим є управлінський контроль використання готівкових коштів,
що видають на відрядження та інші потреби. Його здійснюють за даними
посвідок про відрядження службових осіб підприємства, складених ними
авансових звітів.
у цих первинних документах є необхідна інформація про операції
щодо витрачання коштів згідно з напрямами, передбаченими у відповідних
бюджетах. Однак її не можна надто переоцінювати, оскільки навіть при
систематичному контролі менеджера за первинними документами важко
об’єктивно оцінювати обґрунтованість тих чи інших операцій, до того ж у
певний момент.
Визначальною рисою управлінського обліку є можливість вибору
найоптимальнішого варіанта рішення, котрий щодо руху грошових потоків
передбачає маневрування коштами з урахуванням загалом стратегічної мети
підприємства та відповідних бюджетів. Щодо оперативної тактики можливі
певні відхилення відповідно до ситуації на певний момент, що зумовлює
першочерговість використання коштів за тим чи іншим напрямком. На
практиці, зокрема, часто обставини змушують спрямовувати кошти в
іншому напрямку, коли наслідки невиконання одних зобов’язань вагоміші,
ніж інших, котрі мали б бути першочерговими. Наприклад, дилема
спрямування коштів на придбання запасів чи на погашення заборгованості за
податками вирішується однозначно на користь останньої операції, оскільки
в протилежному випадку фінансові санкції несумірні з перевагами щодо
своєчасності розрахунків із постачальниками.
Однак у будь-якому випадку витрачання грошей передбачає складання
бюджетів в управлінському обліку, розробку на їхній основі графіків
використання коштів з урахуванням можливих надходжень і першочергових
цілей підприємства.