5.2.1. Облік і контроль наявності основних засобів за центрами відповідальності
5.2.1. Облік і контроль наявності основних засобів за центрами відповідальності
Оскільки предметом управлінського обліку є сукупність об’єктів, за якою
здійснюється управління діяльністю підприємства, то поряд з іншими сюди
належать основні засоби.
В управлінському обліку можна застосувати визначення об'єкта основних
засобів за П(С)БО 7 “Основні засоби” як закінченого пристрою з усіма
пристосуваннями і приладдями до нього або окремого конструктивного
відокремленого предмета, призначеного для виконання певних самостійних
функцій, чи відокремленого комплексу конструктивно поєднаних предметів
одного або різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні
пристосування, приладдя керування та єдиний фундамент, у результаті чого
кожний предмет може виконувати свої функції, а комплекс – певну роботу
тільки в складі комплексу, а не самостійно. Якщо об’єкт основних засобів
складається з частин, які мають різний термін корисного використання
(експлуатації), то кожна з цих частин може визнаватися як окремий об'єкт
основних засобів.
Однак і за таким формулюванням доволі важко визначити, які конкретно
об'єкти слід відносити до основних засобів, а які до малоцінних необоротних
активів. Тому в наказі по господарському товарситву про облікову політику
доцільно визначити вартісну межу об’єктів, які відносяться до основних засобів,
маючи на увазі, що до впровадження П(С)БО 7 “Основні засоби” вона складала
понад 500 грн. за одиницю.
В управлінському обліку важливим є поділ основних засобів за
функціональною роллю у процесі виробництва, тобто на виробничі та
невиробничі. Виробничі основні засоби безпосередньо забезпечують
виробництво продукції на підприємстві. Невиробничі основні засоби призначені
для обслуговування культурних і соціально-побутових потреб працівників
підприємства чи мешканців відповідних населених пунктів. Саме виробничі
основні фонди є об’єктом управлінського обліку, оскільки від їхньої наявності,
структури, рівня використання найбільше залежить економічна ефективність
виробництва.
Важливе значення в управлінському обліку має поділ засобів на діючі й
такі, що не використовуються у виробництві, і законсервовані, оскільки рівень
витрат значною мірою залежить від суми амортизації, яка не нараховується за
об'єктами, що законсервовані. Тому, поряд із відображенням наявності
основних засобів на підприємстві загалом, що забезпечує фінансовий облік,
важливою є конкретизація даних в управлінському обліку за кожним об’єктом
процесу виробництва та фактичного використання в ньому.
При забезпеченні управлінського обліку наявності основних засобів
необхідно пам’ятати, що окремі об’єкти є інвентарними, інші – неінвентарними.
Інвентарними вважаються об’єкти, що мають натурально-речові ознаки, їх
можна виявити в натурі, порахувати, обміряти. Більшість об’єктів основних
засобів є інвентарними: будівлі, споруди, передавальні пристрої, автотранспорт,
машини й обладнання, прилади та інструменти, обчислювальна техніка, робоча і
продуктивна худоба, багаторічні насадження, виробничий і господарський
інвентар та ін. Неінвентарні об’єкти не мають натурально-речових ознак,
оскільки такими вважаються капітальні інвестиції на поліпшення земельних,
водних чи лісових угідь.
Особливістю управлінського обліку основних засобів є те, що вони
обліковуються выдповыдно до центрів відповідальності – виробничих
підрозділів: цехів, бригад, ферм, складів та ін., де вони закріплені за матеріально
відповідальними особами. Як правило, це керівники підрозділів. Тому з кожним
із цих працівників укладають договір про повну індивідуальну матеріальну
відповідальність.
Безпосередній облік об’єктів ведуть в інвентарному списку основних
засобів, тип. ф. № 03-9.
Дані інвентарного списку основних засобів, тип. ф. 03-9, мають
відповідати показникам інвентарних карточок обліку основних засобів, тип. ф
№ 03-6, які відкривають на кожний об’єкт окремо, або на групу однотипних
об’єктів, що надійшли на підприємство одночасно і мають однакові виробничо-
господарське призначення, технічну характеристику та вартість1.
Суто для обліку цих даних достатньо. Однак, як зазначалось,
управлінський облік – це система, що включає планування і контроль
діяльності. Тому тут важливою є інформація, що характеризує властивості
об’єктів (потужність, місткість тощо). Таку інформацію можна отримати з
проектно-кошторисної документації – на будівлі та споруди, і з технічних
паспортів – на машини й обладнання, транспортні засоби тощо, які додають до
інвентарних списків.
Нерідко на підприємствах використовуються орендовані основні засоби. З
позиції управлінського обліку різниці між власними й орендованими основними
засобами могло б і не бути, однак у фінансовому обліку є певні особливості
1 У цьому випадку записи проводяться в одній карточці, але за окремими рядками на кожний об'єкт, тобто позиційним способом.
відображення операцій за оперативною або фінансовою орендою: нарахування
амортизації за оперативною орендою не здійснюється; визначення орендної
плати за фінансовою включає відсотки банку за кредит, плату за страхування
об’єкта і т. п. Тому ці особливості доводиться враховувати також в
управлінському обліку, коригуючи витрати центрів відповідальності залежно
від власності на основні засоби. Хоч це здебільшого стосується планування
бюджетів центрів відповідальності, однак ураховується і в управлінському
обліку наявності основних засобів: ті об’єкти, які орендовані, відображаються
окремо, після власних. Разом з тим, слід мати на увазі, що у фінансовому обліку
при оперативній оренді на такі об’єкти не відкривають інвентарних карток,
оскільки їх не оприбутковують на баланс, а відображають на позабалансовому
рахунку 01 “Орендовані необоротні активи”. Проте це не означає, що в
управлінському обліку контроль за наявністю і використанням орендованих
об’єктів є другорядним.
Періодично на підприємстві необхідно контролювати відповідність
облікових даних і фактичної наявності основних засобів. З цією метою
проводять інвентаризацію об’єктів, завдяки чому встановлюють фактичну
наявність основних засобів, непридатні до експлуатації та відновлення будівлі,
споруди, машини й устаткування, а також зайві та непотрібні підприємству
основні засоби.
До початку інвентаризації основних засобів слід перевірити: наявність і
стан інвентарних карток; наявність і стан технічних паспортів або іншої
технічної документації; наявність документів на основні засоби, здані або
прийняті підприємством в оренду, на збереження. При виявленні розбіжностей
або неточностей в обліку чи технічній документації в них треба внести
відповідні виправлення й уточнення. Слід перевірити, чи всі документи на
оприбуткування і вибуття основних засобів записано в реєстрах обліку, а також
підготувати і впорядкувати основні засоби для перевірки в натурі за місцем
їхнього зберігання.
На підставі інвентаризації складають інвентаризаційні описи за
затвердженими формами, залежно від груп і видів основних засобів.