5.2.4. Облік і контроль ремонтів основних засобів, профілактичних заходів щодо підтримання їх у робочому стані

5.2.4. Облік і контроль ремонтів основних засобів, профілактичних заходів щодо підтримання їх у робочому стані

В управлінському обліку важливим є забезпечення контролю за

ефективним використанням основних засобів, що передбачає не тільки

наявність фактичної безперебійної роботи машин і механізмів, інших об’єктів.

Адже їхні непередбачені поломки, вихід з ладу в процесі виконання певних

робіт інколи зводять нанівець решту управлінських заходів, зумовлюють значні

матеріальні втрати, забракування продукції, робіт чи послуг.

Таким чином, важливим завданням управлінського обліку є контроль за

дотриманням правил експлуатації об'єктів основних засобів, своєчасного

проведення профілактичних заходів щодо підтримання їх у робочому стані,

поточного і капітального ремонтів. Крім негативного впливу на ефективність

виробництва, послаблення такого контролю призводить до передчасного зносу

об’єктів, чим також завдаються значні збитки підприємствам.

У той же час використання основних засобів є ефективним лише протягом

певного терміну. Закономірністю є те, що зі збільшенням термінів використання

основних засобів численнішими і значимішими стають профілактичні заходи і

ремонтні роботи, котрі навіть за умови, що їх проведення дає змогу далі

експлуатувати основні засоби, стають економічно недоцільними, інколи

перевищуючи за вартістю ціну основних об’єктів. Оскільки суть управлінського

обліку виходить за межі власне облікових функцій, то одним із його завдань є

визначення економічної доцільності використання конкретних об’єктів

основних засобів, що можливе при аналітичному опрацюванні облікової

інформації.

Для забезпечення належного контролю за здійсненням профілактичних

заходів, які дають змогу підтримувати основні засоби в робочому стані, на

підприємстві має бути розроблений план-графік проведення технічних доглядів

машин і механізмів, їхніх ремонтів. Профілактичні заходи потрібно здійснювати

і щодо пасивної частини основних засобів, будівель і споруд. Однак для цих

об’єктів таких планів-графіків не складають, оскільки інтенсивність їхнього

зносу менша, ніж активної частини основних засобів. Як правило, тут

здійснюють ремонти залежно не тільки від термінів використання, а й

зовнішнього вигляду об’єктів, інколи навіть непередбачені, наприклад, при

руйнуванні внаслідок бурі, необережного в’їзду транспортних засобів, з

міркувань естетичного вигляду тощо.

Щодо технічних засобів складання таких планів-графіків є обов’язковими.

Це зумовлено тим, що окремі деталі, вузли й агрегати зношуються

нерівномірно. До того ж виявити це, скажімо, візуально, як це буває при

зовнішніх поломках, неможливо. В той же час незначна різниця зносу,

наприклад, гільз, двигуна на 0,23 мм підвищує вигорання масла в 4 рази.

У плані-графіку визначають періодичність проведення технічних доглядів,

поточних і капітальних ремонтів відповідно до термінів експлуатації об'єктів

основних засобів. Технічні догляди й ремонти відрізняються за своїм змістом,

обсягами робіт, а також затратами. Технічні догляди і поточні ремонти

виконують, як правило, щороку; капітальні ремонти мають більші міжремонтні

терміни, хоч на практиці вид ремонту доволі важко розмежувати, оскільки

технічно обґрунтованої межі для цього не встановлено. Як правило, при

визначенні періодичності технічних доглядів і ремонтів беруть до уваги

кількість мото-годин роботи, або обсяг виконаних робіт (пробіг для

автомобілів). Здебільшого основні технічні засоби ремонтують капітальним

ремонтом після проведення перед тим двох поточних.

Важливою умовою належного контролю в управлінському обліку є

дотримання кошторисів (бюджетів) витрат на технічні догляди і ремонти. Щодо

перших типових первинних документів не встановлено, тому такі кошториси

можна визначити за довільною формою відповідно до переліку операцій, які

здійснюються за конкретними об’єктами основних засобів і вартості матеріалів,

потрібних для цього, а також затрат праці та тарифних розцінок.

Ремонти основних засобів – будівель і споруд – здійснюються за

кошторисами, складеними інженерами-будівельниками чи проектними

установами, залежно від їхньої складності. В будь-якому випадку на основі

огляду об’єкта визначається потреба в будівельних та інших матеріалах,

необхідних для виконання ремонту, затратах праці, робіт і послуг як

підрядників, так і власних допоміжних виробництв, відтак підраховується

загальна кошторисна вартість. За цими кошторисами в управлінському обліку

контролюють дотримання лімітів витрат матеріалів, оплати праці тощо.

Разом з тим, управлінський облік формує більш загальну інформацію, ніж

облікові дані про витрати на ремонти. Важливе значення для ефективного

використання основних засобів має дотримання термінів проведення ремонтів. З

цією метою даних кошторисів недостатньо і доцільно розробляти графіки

(мережеві графіки) проведення ремонтів. Це дасть змогу зіставляти за

документами на отримання матеріалів, нарахування оплати праці фактичні дати

виконання ремонтних робіт, що посилює контроль за їх проведенням. Адже

саме контроль за витратами є одним із найважливіших завдань управлінського

обліку. В цьому ж випадку досягається його висока оперативність, оскільки він

здійснюється безпосередньо в момент виникнення затрат.

Для визначення вартості ремонтів машин та обладнання складають

відомість дефектів на ремонт машини, ф. № 130, де на основі ретельного огляду

техніки спеціалістами (інженером-механіком, зав. реммайстернею, інженером-

діагностиком) або її розбирання повністю чи окремих вузлів і агрегатів

визначають ступінь зносу окремих деталей, потребу в запасних частинах для

заміни, можливість реставрації тих, які неповністю зношені та піддаються

цьому за наявної технології, обсяг робіт і затрати праці на їх проведення,

складність ремонту (поточний чи капітальний)1.

На основі опису дефектів деталей та вузлів і заміни запасних частин

відповідно до їхньої вартості в другому розділі розраховують загальну суму

витрат на цю мету. Так само визначають потребу та вартість ремонтних

матеріалів у третьому розділі цієї відомості.

Суму, необхідну для оплати праці на ремонтних і монтажних роботах, у

четвертому розділі відомості дефектів визначають відповідно до трудомісткості

ремонтів і тарифних розцінок з урахуванням відповідних надбавок за якість і

своєчасність ремонту.

За даними попередніх розділів відомості дефектів, у п’ятому розділі цього

документа визначають загальну вартість ремонту. Саме ця вартість є загальною

кошторисною сумою витрат на ремонт.

Ця відомість дає змогу отримати фактичні дані про витрати на ремонт за

елементами і навіть за датами їх проведення, що дає можливість наглядно

виявляти всі відхилення від нормативів. Проте слід зазначити, що за даними

відомості дефектів оперативність контролю недостатня, оскільки витрати вже

здійснені і вони в ній лише зафіксовані. Тому оперативний контроль за

витратами в управлінському обліку доцільно проводити за даними інших

документів, що виписуються на основі відомості дефектів. Зокрема, замість

виписування відомості дефектів у двох примірниках (перший призначається для

ремонтної майстерні – центру відповідальності, де здійснюється контроль за

витратами, а другий – для завідувача складу, який на її основі підбирає і

відпускає запасні частини і ремонтні матеріали, а після закінчення місяця

передає її в бухгалтерію разом зі звітом про рух матеріалів як документ на

1 При поточному ремонті замінюють окремі деталі або нескладні вузли, наприклад, шини в автомобіля, частину підлоги в приміщенні,

фарбують основні засоби. Капітальним ремонтом вважається:

а)для обладнання і транспортних засобів – ремонт із періодичністю понад 1 рік, при цьому, як правило, повністю розбирається агрегат,

замінюються або відновлюються всі спрацьовані деталі та вузли, ремонтуються базові й інші деталі та вузли, регулюється і випробовується

агрегат;

б)для основних агрегатів автомобільного транспорту (двигуна, заднього та переднього мостів, коробки передач і самоскидного механізму) –

ремонт після пробігу автомобіля 40 – 55 тис. км, залежно від марки машини;

списання відпущених деталей), доцільно скласти її в одному примірнику, а в

склад передавати виписану за даними другого і третього розділів лімітно-

забірну картку, тип. ф. М-8. Це дасть змогу, по-перше, посилити контроль за

видачею запасних частин і матеріалів, оскільки у відомості дефектів не

передбачено підписів про отримання їх зі складу; по-друге, дещо скоротить

обсяг рутинної роботи. Адже за умови, що ремонт не завершується в поточному

місяці, а переходить на наступний, для видачі невстановлених запасних частин і

матеріалів треба виписувати нову відомість дефектів (або лімітно-забірну

картку), оскільки попередня в кінці місяця має бути здана в бухгалтерію.

Часто при проведенні ремонтів виявляється, що окремих деталей у

відомості дефектів для заміни не було передбачено, тоді як вони все таки

потрібні. У цих випадках доцільно складати окремі, т. зв. “сигнальні”

документи-накладні, які відразу ж засвідчують, що відхилення фактичних

витрат від нормативних зумовлені невключенням цих елементів у кошторис.

Таким чином, є можливість відразу ж його скоригувати, що підвищує

оперативність і точність управлінського обліку.

При передачі в ремонт машин і механізмів керівник центру

відповідальності, за яким вони закріплені, подає завідувачеві ремонтної

майстерні заявку, де зазначає марку, номер об’єкта, вид ремонту. Ця заявка є

підставою для обліку витрат на ремонт за центром їхнього формування –

ремонтною майстернею. Такі заявки реєструють у книзі замовлень на ремонт,

зазначаючи дату надходження машини чи обладнання, вузла, агрегату, центр

відповідальності, від якого надійшла заявка на ремонт, вид ремонту і термін

його виконання. Варто наголосити, що в управлінському обліку нарівні з

відхиленнями витрат контролюють терміни виконання робіт, оскільки

відхилення від нормативів у бік їх перевищення інколи відчутніші в

негативному плані для економіки підприємств, ніж перевитрати у вартісному

в)для будівель і споруд – ремонт, при якому замінюють спрацьовані конструкції та деталі або замінюють їх на більш міцні й економічні, що

поліпшує експлуатаційні можливості ремонтованих об’єктів, крім повної заміни основних конструкцій, термін служби яких у цьому об’єкті

є найбільшим (кам’яні та бетонні фундаменти, стіни будівель тощо).

виразі. Тому за даними відомості дефектів необхідно здійснювати оперативний

контроль за ходом ремонту з таким розрахунком, щоб фактичне встановлення

деталей, вузлів тощо відбувалось своєчасно з дотриманням розрахункових

термінів завершення ремонту, вказаного в книзі замовлень на ремонт.

Облік витрат на ремонти здійснюють у журналі обліку затрат в ремонтній

майстерні, ф. № 36. Цей реєстр аналітичного обліку дає змогу сформувати

повну виробничу собівартість ремонтів окремо щодо кожної складної машини.

Це дає змогу чітко контролювати не тільки власне витрати, а й визначати

доцільність подальших ремонтів на основі ретроспективного аналізу витрат на

попередні ремонти.

Принагідно зауважимо, що хоч в управлінському обліку переважає

прогнозний аналіз, однак у цьому випадку не можна нехтувати

ретроспективним аналізом, джерелом якого є зазначений обліковий реєстр.

Для нагромадження витрат у цьому журналі за кожним об’єктом, що

ремонтується, або групою нескладних машин, інвентарю відкривають окремі

сторінки, де відображають витрати вже не відповідно до елементів, а за такими

статтями: оплата праці; відрахування на соціальні заходи; запасні частини та

ремонтні матеріали; пальне і мастильні матеріали; допоміжні матеріали; інші

основні затрати (послуги інших підприємств, зварювальні роботи тощо).

Окремо обліковують загальновиробничі витрати ремонтної майстерні

(оплату праці завідувача, інженера, нормувальника, комірника, прибиральників

тощо, електроенергію, амортизацію, витрати на охорону праці та техніку

безпеки та ін.), які в кінці місяця розподіляють на об’єкти обліку витрат на

ремонти пропорційно до прямої оплати праці робітників ремонтної майстерні.

Слід зазначити, що поряд з власне ремонтом основних засобів у центрі

виникнення витрат – ремонтній майстерні – вони формуються і за іншими

об’єктами. Зокрема, це може бути виготовлення запасних частин, інвентарю,

інструментів, пристосувань; складання придбаних машин і обладнання; роботи і

послуги для капітального будівництва; роботи та послуги для інших

допоміжних виробництв; роботи і послуги для реалізації. Тому управлінський

облік має забезпечувати розмежування витрат щодо кожного об’єкта, оскільки

лише за цієї умови можливий належний контроль за їх відхиленнями від

встановлених нормативів. Після завершення ремонту1 складають акт

приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів,

тип. ф. № 03-2.

Необхідно звернути увагу, що в результаті ремонту може змінитись

технічна характеристика об’єкта основних засобів: збільшитись потужність у

зв’язку із заміною двигуна, зрости продуктивність, тягове зусилля тощо. Тому

на основі даних цього акта треба відобразити ці зміни в технічному паспорті

об’єкта.

Важливим моментом, котрий необхідно врахувати як в управлінському,

так і фінансовому обліку є те, що на ті об’єкти, які перебувають на ремонті,

амортизація не нараховується. Період, за який припиняється нарахування

амортизації, визначається за даними замовлення керівника центру

відповідальності про передачу об’єкта в ремонт і акта приймання-здачі

відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів.

Завершується управлінський облік витрат на ремонт основних засобів

узагальнюючими записами у виробничому звіті або книзі обліку витрат

виробництва, де на основі даних журналу обліку затрат у ремонтній майстерні,

ф. № 36 відображають відповідно до статей витрати цього центру

відповідальності загалом за всіма об’єктами основних засобів, які

ремонтувались упродовж кожного місяця. Згідно з лімітами витрат,

визначеними за даними всіх відомостей дефектів, здійснюють контролюють

відхилення фактичних витрат за статтями обліку. Хоч такий контроль є

ретроспективним і узагальненим, однак він також потрібний, оскільки дає

можливість здійснювати комплексну оцінку діяльності центру відповідальності

– ремонтної майстерні.

1 Крім ремонтів, основні засоби можуть бути реконструйовані чи модернізовані. Такі операції відображаються як капітальні інвестиції,