6.2. 2. Контроль відповідності запасів установленим нормам

6.2.2. Контроль відповідності запасів установленим нормам

Щоденно на основі належним чином оформлених первинних

документів завідуючий складом записує у відповідних карточках усі операції

з надходження і вибуття матеріалів, виводить залишок, котрий порівнює з

встановленою нормою запасу. Саме це є особливо важливим в

управлінському обліку, оскільки дає змогу оперативно контролювати

достатність запасів тих чи інших матеріалів. Власне кажучи, значення цього

виходить за межі лише контрольної функції обліку, оскільки аналіз наявності

матеріалів за кожний день дає змогу прогнозувати з високою достовірністю

мінімальну потребу в них, що часто точніша, ніж визначена розрахунковим

шляхом. Цей аспект управлінського обліку, за свідченням зарубіжних

вчених, є основним фактором політики матеріально-технічного постачання.

Адже визначення оптимального обсягу замовлення чи партії, потрібної

підприємству сировини, що має назву “економічного розміру замовлення

(ЕРЗ)”, дає змогу досягти мінімальних витрат, пов’язаних з утриманням

запасу, і відповісти на два запитання – скільки і коли? У той же час

дослідженнями встановлено, що вартість виконання замовлень підвищується

в міру зменшення їхнього розміру. До того ж надто мінімальні запаси

нерідко є причиною екстремальних ситуацій, що часто спостерігається щодо

забезпечення підприємств пально-мастильними матеріалами.

Тому в управлінському обліку першочерговим є не констатація

наявності матеріалів, а визначення оптимальних партій поставок. Його

здійснюють за такою формулою:

 

ЕРЗ = 2АВ/C ;

де ЕРЗ – оптимальна партія поставки сировини (матеріалів); А – річна

потреба в сировині (матеріалах); В – затрати на замовлення; С – поточні

витрати на одиницю замовлення.

На основі даних про оптимальну партію поставки сировини можна

розрахувати кількість замовлень n = A/ЕРЗ та інтервал між ними

t = 255/n;

де n – кількість замовлень; t – інтервал між замовленнями; 255 –

кількість робочих днів у році.

Разом з тим, навіть при доволі точному визначенні середнього розміру

замовлення на сировину й матеріали не може бути впевненості в достатності

запасів, оскільки можливі непередбачений попит або несподівана

відсутність запасів у постачальників. Тому, як правило, передбачають

додатковий страховий запас, який дає змогу уникнути простою в перервах

між поставками.

З практики відомо, що не всі запаси відіграють однакову роль у

виробництві. Окремі з них є суттєво важливими, оскільки без них

виробництво певної продукції не можливе, інші можуть бути замінені

аналогами, або без них нетривалий час взагалі можна обійтись, дещо

змінивши технологію виробництва чи якісні характеристики продукції, що

виробляється. До того ж у структурі затрат на виробництво продукції питома

вага різних видів сировини й матеріалів неоднакова. Тому зрозуміло, що

більш ретельно треба визначати рівень запасів за тими видами, які є

важливішими для цього виробництва, і займають основну питому вагу в

структурі витрат на сировину й матеріали в собівартості продукції, що

виробляється на підприємстві.

Зарубіжні дослідники рекомендують розділити запаси на три класи: А, В,

С залежно від грошових витрат на них. Ті види сировини й матеріалів, за

якими сукупні витрати складають 80%, відносяться до класу А. Наступні

15% відносять до класу В, і решту 5% – до класу С.

За матеріалами класу А ретельно визначають розміри й моменти

замовлень, величина витрат на видачу й оформлення замовлень

переглядається кожний раз при розміщенні чергового замовлення.

Встановлюється суворий контроль і регулювання запасів.

За матеріалами класу В визначаються економічні розміри замовлень і

момент видачі повторного замовлення; змінні величини переглядаються раз

на квартал чи півріччя. Передбачається встановлення звичайного контролю

і отримання якісної інформації про запаси, що дає змогу своєчасно виявляти

основні зміни у використанні матеріальних запасів.

За матеріалами класу С ніяких формальних розрахунків не роблять.

Розмір повторного замовлення розраховують таким чином, щоб поставки

здійснювались протягом 1 – 2 років. Перевірка наявних запасів проводиться

періодично один раз на рік.

Зазначимо, що такий поділ запасів в управлінському обліку залежить

від специфіки підприємств і не може бути універсальним. Наприклад,

вугілля для теплових електростанцій є запасами, віднесеними до класу А,

тоді як на інших підприємствах воно може належати до інших двох класів,

або й бути зовсім відсутнім.

При визначенні класифікації запасів треба мати на увазі, що їхня

прейскурантна ціна для цього недостатня, оскільки загальна вартість може

змінитись за рахунок транспортно-заготівельних витрат, витрат і втрат при

зберіганні, які в окремих випадках можуть навіть перевищувати затрати на

закупівлю, наприклад, при зберіганні сировини, що швидко псується. Тому

при визначенні норми запасів ураховують не тільки вартісні показники, а й

зазначені особливості.

Контроль відповідності запасів встановленим нормам за даними

карточок складського обліку дає змогу виявити зайві, що не

використовуються протягом виробничого циклу. Однак оцінка наявності

запасів за цим критерієм має бути доволі обережною, тому що формальний

підхід часто обертається значними втратами в майбутньому, оскільки певні

види запасів використовуються від випадку до випадку, що створює ілюзію

їхньої непотрібності на підприємстві. Зокрема, це стосується спеціального

інструменту, пристосувань, приладів, окремих запасних частин, які можуть

роками не використовуватись і виявитись вкрай потрібними в

екстремальних ситуаціях. Тому, на нашу думку, такі запаси потрібно

зберігати на підприємстві як страхові, а приймати рішення про визнання

окремих запасів зайвими з подальшою їхньою реалізацією мають

компетентні спеціалісти.

Головним завданням контролю наявності запасів за центрами

відповідальності в управлінському обліку є забезпечення їхнього

оптимального рівня, оскільки надмірні запаси призводять до зростання

поточних витрат на зберігання, а надто малі – до ризику незабезпечення

виробничих потреб у цей момент, навіть зупинки виробництва. Крім цього,

мінімальні обсяги запасів зумовлюють необхідність поставки їх на

підприємство дрібними партіями, що призводить до зростання питомих

витрат, пов’язаних з виконанням замовлень центрів відповідальності до

центру матеріально-технічного постачання.

При визначенні оптимальних норм запасів доводиться виконувати

доволі складні розрахунки, враховуючи не тільки потребу в сировині та

матеріалах, а й поточні витрати на їхнє зберігання. При цьому треба

пам’ятати, що інвестиції в запаси – це вилучення коштів оборотного

капіталу. Таким чином, створення надмірних запасів, крім прямих витрат на

придбання, навантажувально-розвантажувальні роботи, зберігання

спричинюють втрати від можливого вкладення коштів в іншу діяльність, що

забезпечувала б прибуток. Така упущена вигода наглядно проявляється як

збиток за умови, що виробничі запаси придбані за рахунок кредитів. Тому

при визначенні норми запасів обов’язково слід ураховувати цю обставину,

маючи на увазі, що оборотний капітал, заморожений у виробничих запасах,

у підсумку негативно позначається на прибутковості виробництва – головній

меті управлінського обліку.

Разом з тим, тут не можна обмежуватись таким прямолінійним

підходом, оскільки прибутковість виробництва залежить від вміння

прогнозувати кон’юнктуру на ринку. Повною мірою це можна віднести і

щодо особливостей визначення норм запасів сировини й матеріалів, оскільки

ціни на них також формуються під впливом попиту й пропозиції.

Наприклад, ціни на пально-мастильні матеріали дещо знижуються в

зимовий період, а на сільськогосподарську продукцію, навпаки,

підвищуються. Тому на хлібоприймальних підприємствах, кондитерських

фабриках, як правило, запаси зерна чи цукру створюються на перший погляд

надмірними восени, замість рівномірного надходження протягом

календарного року. Відповідно транспортні підприємства прагнуть закупити

більше пального при сприятливішій кон’юнктурі на ринку. Загалом ж

можливості щодо формування запасів на кожному підприємстві

відрізняються, і тут доводиться виходити саме з них.

Однак за наявності альтернативи нею нехтувати не слід, навіть якщо

для придбання запасів вистачає власних коштів. Навіть просте врахування

банківського відсотка за кредити за сумою коштів, вкладених у надмірні

запаси, дає змогу об’єктивніше оцінювати доцільність такого кроку на

підприємстві. Як наголошують зарубіжні вчені, втрати від упущених

можливостей вкладення капіталу дорівнюють втраченим банківським

відсоткам унаслідок інвестицій капіталу в запаси.

Не менш важливим при визначенні норм запасів є врахування як затрат

на зберігання і розвантажувально-навантажувальні роботи, пов’язані з їхнім

переміщенням при зберіганні, так власне можливостей для цього. Часто

надмірна завантаженість складських приміщень призводить до прямих утрат

запасів унаслідок порушення технології зберігання та інших причин. У той

же час збільшення запасів на підприємстві, як правило, супроводжується

зростанням витрат на їх зберігання: охорону, електроенергію, оренду

приміщень, страхування тощо. Цю обставину також необхідно враховувати

при визначенні оптимальних норм запасів сировини й матеріалів,

Разом з тим, незважаючи на очевидну перевагу постачання сировини й

матеріалів “з коліс”, тобто безпосередньо у виробництво без створення

запасів навіть за умови, що це може бути в окремих випадках (при надійних

постачальниках) реальним, з точки зору управлінського обліку не завжди

прийнятне. Як правило, при цьому зростає вартість виконання замовлення,

оскільки на кожну окрему партію поставки сировини й матеріалів здійснюють

виписування облікових документів, списують поштово-телеграфні,

експедиторські та транспортно-заготівельні витрати. До того ж часто

відбуваються збої в постачанні, що зумовлює простої чи переналадку

обладнання на випуск іншої продукції, а потім повторний перехід до

виробництва попередньої, і в підсумку є причиною не економії, а перевитрат

на оплату праці, інколи – на виконання термінових поставок і пов’язаних з

цим доплат як постачальникам, так і транспортним підприємствам.

Необхідно зважати й на те, що при більших партіях поставок, як правило,

постачальники надають певні скидки, що забезпечує нижчі питомі витрати

на одиницю запасів.

Отже, при визначенні норм запасів сировини й матеріалів необхідне

всебічне врахування всіх плюсів і мінусів, оскільки зазначені фактори діють у

протилежних напрямках: збільшення партій поставки запасів зумовлює

менші питомі витрати на їх одиницю, але супроводжується зростанням

витрат на зберігання; менші партії поставки запасів обходяться дорожче, але

витрати на їх зберігання мінімізуються.