6.2. 8. Особливості управлінського обліку запасів у сільському господарстві

6.2.8. Особливості управлінського обліку запасів у сільському господарстві

Слід зазначити, що вітчизняний і зарубіжний управлінський облік

запасів дещо відрізняються. Як правило, у вітчизняній системі

управлінського обліку традиційною є передача сировини й матеріалів із

складів під звіт матеріально – відповідальним особам центрів відповідальності

або їхнім менеджерам за одними документами (накладними, лімітно-

забірними карточками) і списанням після їхнього витрачання на витрати

виробництва за іншими (актами, відомостями). У зарубіжній же практиці

облік запасів ведуть за принципом виключення, за яким із величини запасів

на складі виключається нормативна витрата матеріалів за нормативами,

розрахованими на одиницю продукції, пропорційно до її реалізованої

кількості. Такий метод обліку ґрунтується на концепції, що сировина й

матеріали (комплектуючі вироби) покидають підприємство або через

витрати на виробництво продукції, котра зрештою реалізовується, або ж

втрачаються й псуються у процесі виробництва. Різницю ж між фактичною

витратою запасів і нормативною їх кількістю, списаною на виробництво,

визначають за результатами інвентаризації.

Хоч розглянутий варіант ведення управлінського обліку запасів

значно простіший, ніж традиційний за вітчизняною системою, однак він не

всюди придатний. Зокрема, його не можна застосовувати на великих

сільськогосподарських підприємствах, де через специфіку виробництва

робочий період і період виробництва не збігаються. Тому тут часто виникає

велика різниця між часом витрачання сировини й матеріалів та отримання

продукції. Наприклад, при посіві озимих культур вона може досягати

одного року за тривалістю, а відбуватись ці події можуть у різних

календарних роках: витрати насіння і добрив при посіві – у вересні одного

року, збір урожаю – в липні – серпні наступного року.

У цій галузі великий вплив природно-кліматичних і біологічних

факторів, що проявляється в неоднаковій віддачі витрачених запасів: у

сприятливі роки вона вища, у несприятливі кількість отриманої продукції

при тих же витратах добрив на підживлення посівів, пально-мастильних

матеріалів на їх обробіток може бути набагато меншою. Навіть у

тваринництві, де розриву між витрачанням запасів і надходженням

продукції у головних галузях (скотарство, свинарство), як правило, немає,

вплив біологічних, а частково й кліматичних факторів дуже відчутний.

Тому саме в цій галузі управлінський облік запасів доволі громіздкий.

Принагідно зауважимо, що вищесказане не стосується селянських

(фермерських господарств), де цілком можливе застосування спрощеного

способу управлінського обліку запасів, маючи на увазі, що тут відсутні, як

правило, проміжні ланки (центри відповідальності), за якими доводиться

вести такий облік, оскільки саме господарство є центром відповідальності.

Тому товарно-матеріальні цінності (насіння, корми, сировина, продукція,

добрива, паливо тощо), що надійшли в господарство протягом року зі

сторони, вважаються витраченими і їх списують на витрати виробництва чи

незакінчене виробництво.

У кінці року кількість списаних на витрати виробництва запасів

уточнюють, коригуючи на зміну залишків на початок і кінець року: при

збільшенні залишків витрачену кількість зменшують на їх приріст, а при

зменшенні – збільшують. Таким чином, управлінський облік запасів

практично здійснюється аналогічно зарубіжній практиці та передбачає лише

проведення їхньої інвентаризації на кінець року. Разом з тим, цей варіант

обліку не відкидає оперативного контролю доцільності витрачання запасів і

має здійснюватись шляхом аналізу їхніх фактичних витрат за нормами в

момент видачі на виробничі потреби, наприклад, насіння на посів, кормів за

раціонами тощо.

На великих сільськогосподарських підприємствах у зв’язку з тим, що

відповідальність за збереження запасів розосереджена серед значної

кількості матеріально відповідальних осіб, а також згідно з наведеними вище

причинами управлінський облік їхнього витрачання потрібно суворо

документувати. До того ж, зважаючи на те, що видача запасів на виробничі

потреби не завжди означає їхнє обов’язкове витрачання (наприклад,

перешкодили погодні умови і насіння не висіяли, або ж ґрунт підсох, тому

витрати пального на оранку зменшились), виникає проміжний етап в обліку –

передача запасів із підзвіту одних матеріально-відповідальних осіб під звіт

іншим менеджерам центрів відповідальності (бригадирам, завідувачам ферм)

або ж безпосереднім виконавцям робіт (водіям, механізаторам).

Крім цього, значна частина запасів, передусім насіння, корми, органічні

добрива, надходить від власного виробництва. Тому, якщо облік

надходження придбаних сировини й матеріалів на сільськогосподарських

підприємствах не відрізняються від інших галузей народного господарства,

то для відображення запасів власного виробництва застосовують специфічні

первинні документи.

Зокрема, облік надходження зерна від урожаю проводиться з

оформленням реєстрів відправки зерна та іншої продукції з поля, путівок на

вивезення продукції з поля або талонів. Застосування талонів дає змогу

скоротити час на оформлення документів безпосередньо при одержанні зерна

від комбайна. В цьому випадку застосовують талони водія, талони

комбайнера. До початку збирання ці талони видаються під розписку

відповідно комбайнерам і водіям. Один талон відповідає одному бункеру

зерна. Якщо ж водій отримав від комбайнера менше, ніж бункер зерна, на

талонах вказують за підписами комбайнера і водія 0,5 чи 0,25 бункера.

Важливо, щоби талони водія і комбайнера відрізнялись за кольором,

оскільки за змістом вони дуже подібні. Це досягається виготовленням їх

типографським способом з твердого паперу (картону).

У цих талонах заздалегідь потрібно заповнити назву господарства,

табельні номери і прізвища водіїв, комбайнерів, а самі талони мають бути

пронумеровані різними номерами, наприклад, №№ 1-250 – для водіїв; № 251-

500 – для комбайнерів; або ж 1в, 2в і т. д. – для водіїв; 1к, 2к тощо – для

комбайнерів і т. п. Талони має підписати головний бухгалтер і завірити

печаткою підприємства. Видають талони водіям і комбайнерам під розписку,

реєструючи це у журналі обліку виданих талонів, ф. № 188. При

вивантаженні зерна з бункера комбайна для перевезення водій і комбайнер

обмінюються своїми талонами. В кінці дня в кожного водія і комбайнера

буде стільки талонів, скільки бункерів зерна було прийнято і видано для

перевезення.

Доставлене зерно на тік зважують. Вагар записує номери талонів

комбайнерів, що були у водія як супровідні документи на доставлене зерно, і

його вагу в реєстр приймання зерна від водія.

Цей реєстр знаходиться постійно у водія, вагар же веде реєстр

приймання зерна вагарем. Він є основою для запису у відомість руху зерна та

іншої продукції і карточки складського обліку матеріалів чи книгу

складського обліку.

Якщо ж у господарстві застосовують путівки на вивезення продукції з

поля, облік організується так. Перед збиранням урожаю кожний комбайнер

отримує під розписку блокноти путівок, в яких заповнені такі реквізити: назва

господарства, табельний номер комбайнера, його прізвище, номер агрегату.

Всі путівки нумеруються (три під одним номером). Блокноти путівок

підписують керівник і головний бухгалтер господарства та скріплюються

печаткою.

Комбайнер, вивантаживши зерно з бункера в автомашину, під

копіювальний папір виписує три примірники путівок. Він заповнює такі

реквізити: дата, місце відправки продукції, номер автомашини, прізвище

водія і розписується у примірнику водія про здачу продукції. Водій

розписується у примірнику комбайнера про приймання продукції. На току

зерно зважують, завідуючий током або вагар проставляє в путівці масу і

розписується у двох примірниках, з яких один залишає собі, а другий віддає

водію.

При застосуванні реєстрів відправки зерна та іншої продукції з поля їх

виписують у трьох або в двох примірниках. У першому випадку комбайнер

виписує в трьох примірниках стільки реєстрів, скільки автомашин буде

возити зерно від його комбайна. У своєму примірнику він записує номери

автомашин і бункерну масу зерна в кілограмах. Водій розписується про

приймання зерна, записує в своєму реєстрі номер комбайна та бункерну

масу зерна. Комбайнер стверджує правильність запису своїм підписом.

Завідуючий током чи вагар проставляє масу брутто і нетто в третьому

примірнику реєстру, розписується в реєстрі водія про приймання зерна, а

водій – у примірнику завідуючого током про здачу зерна.

За другим варіантом перший примірник знаходиться у комбайнера, а

другий – у водія. На тоці за цим варіантом облік ведеться в реєстрі

приймання зерна й іншої продукції, в якому можна обліковувати зерно від

12 комбайнерів, що зменшує кількість документів. Реєстри щодня здають у

бухгалтерію. Дані про намолот із перших примірників записують в облікові

листи трактористів-машиністів. Другі примірники реєстрів повертають разом

із подорожніми листками водіїв, а треті з відомістю руху зерна здає

завідуючий током.

Зерно на току сушать і сортують. Кожну партію зерна, відпущену для

очищення, сортування і сушіння, зважують. Наприкінці очищення

визначають розмір усохнення і невикористаних відходів. Це оформляють

актом на сортування і сушіння продукції рослинництва, котрий підписують

завідуючий током і агроном.

Зведеним документом про надходження і витрачання зернової

продукції на тоці є відомість руху зерна та іншої продукції, її складає

завідуючий током на підставі путівок, реєстрів, накладних, товарно-

транспортних накладних, актів на сортування і сушіння. Записи групують за

об’єктами надходжень і відправки продукції. Наприкінці дня відомість,

разом з документами, здають у бухгалтерію. Перед тим, як здати відомість,

завідуючий током переносить дані в книгу складського обліку, або карточки.

Первинним документом з обліку надходження картоплі та баштанних

культур, продукції овочівництва і садівництва є щоденник надходження

сільськогосподарської продукції. Наприкінці робочого дня підраховують

підсумки надходжень, фіксують у щоденниках і здають їх у бухгалтерію

господарства.

Корми, згодовані тваринам при випасанні, оприбутковують за актами на

оприбуткування пасовищних кормів. Кількість кормів визначають

розрахунково за масою врожаю з контрольних ділянок або користуються

нормами витрат кормів для окремих видів тварин.

Сіно, солому, силос оприбутковують на підставі акта приймання

грубих і соковитих кормів. Перший примірник цього акта передають у

бухгалтерію, другий – фуражирові. В акті вказують назву кормів, місце

розташування, масу, номер споруди (скирти). До акта додають схему

ділянок із зазначенням місць розташування і промірів стогів, скирт,

траншей. Кількість кормів визначають на основі обсягу цих споруд і

середньої ваги одного кубометра кормів. Визначають, обсяги скирт, стогів,

траншей, буртів за допомогою формул.

Надходження молока обліковують у журналі-обліку надою молока, де

завідувач ферми чи обліковець (старший оператор) щоразу після доїння корів

вказує кількість надоєного молока кожною дояркою. Доярки стверджують ці

дані своїми підписами. В журналі обов’язково зазначають загальну кількість

закріплених корів, і тих, яких доїли. Дані про жирність молока заповнюють

на підставі показників її контрольних замірів і визначення середнього

процента жирності за день. Ці показники порівнюють з даними актів

контрольних удоїв.

Журнал ведуть в одному примірнику. Записи з журналу щоденно

переносять у місячну відомість руху молока, що складається у двох

примірниках. Один примірник відомості здають у бухгалтерію разом із

документами на прибуток і видаток, другий залишається у завідувача ферми

чи обліковця.

Приплід тварин оприбутковують у день одержання на основі актів на

оприбуткування приплоду тварин. Для посилення оперативного контролю за

оприбуткуванням приплоду тварин один примірник акта відразу передають у

бухгалтерію господарства, а на підставі іншого роблять записи в книгу

обліку руху тварин і птиці.

Продукцію тварин на вирощуванні та відгодівлі обліковують у

відомостях зважування, що складають за видами і обліково-виробничими

групами тварин відповідно до працівників, за якими вони закріплені.

У зв’язку зі змінами в поголів’ї самих відомостей зважування

недостатньо, тому за групою тварин складають розрахунок визначення

приросту (до маси тварин на кінець місяця додають масу тих, що вибули, і

від результату віднімають масу тих, що надійшли, та тих, що були на

початок року). Масу тварин, що загинули, враховують як таких, що вибули.

Дані з розрахунків визначення приросту записують у книгу обліку руху

худоби і птиці на фермі, звідти переносять у звіт про рух худоби і птиці на

фермі.

Якщо зважувати тварин – тільних телиць, поросних разових і тих, яких

перевіряють, свиноматок, кітних молодих вівцематок на першій стадії

вагітності неможливо, їхню масу приймають за останнім зважуванням з

урахуванням кількості кормоднів. Після отелення, опоросу чи окоту приріст

живої маси визначають зважуванням.

Оприбуткування тварин відображається і за іншими документами

залежно від джерел їх надходження. Так, закуплені тварини в населення

оприбутковують за актами контрактації, де зазначають тип тварин, стать,

породу, живу масу та інше.

У випадках втрати тваринами основного стада необхідних

продуктивних якостей у зв’язку з віком, захворюванням, травмами тощо їх

вибраковують і ставлять на відгодівлю (реалізують, забивають на м’ясо). В

таких випадках їх оприбутковують як запаси за актами на вибракування

тварин з основного стада.

При переведенні тварин з однієї статево-вікової групи до іншої

складається акт на переведення тварин з групи в групу. Його складають

також при відлученні поросят, ягнят, лошат, при переведенні тварин і птиці з

однієї ферми на іншу.

Загибель, вимушене дорізування чи забиття поголів’я оформляють

актами вибуття тварин і птиці. В них вказують причини вибуття. М’ясо та

інша продукція, отримані від забиття (падежу), – шкури, копита тощо

оприбутковуються на склад за накладними, що додаються до вказаного акта.

Якщо туші загиблих тварин знищуються, до акта потрібно додати

відповідний висновок ветлікаря.

Надходження вовни обліковують у період стрижки овець у щоденник

надходження – відправки вовни. На підставі щоденника після закінчення

стрижки овець складають акт настригу і приймання вовни у трьох

примірниках. Перший примірник разом зі щоденником здають на склад з

вовною, другий використовують для нарахування оплати праці стригалям і

чабанам, третій зберігається у зоотехніка для звіту. Вовну оприбутковують у

натуральній масі.

Надходження яєць обліковують у щоденнику надходження

сільськогосподарської продукції. У ньому записують щодня дані про кількість

голів курей, цілих і битих яєць.

Витрачання запасів також відображається за спеціалізованими

документами. Насіння і посадковий матеріал видають під звіт бригадиру на

підставі лімітно-забірних карточок або накладних (внутрігосподарського

призначення). Під час виписування насіння необхідно перевіряти

відповідність його кількості затвердженим нормам витрат з урахуваннями

агрокліматичних умов і запланованої площі посіву. На підставі тих самих

документів видають під звіт бригадиру мінеральні добрива, малоцінні та

швидкозношувані предмети, спецодяг тощо. Після закінчення посіву

складають акт на витрати насіння і садивного матеріалу, де за кожним полем

окремо вказують кількість витраченого насіння за нормою і фактично. Після

затвердження акта керівником господарства насіння списують із підзвіту

бригадира на витрати рослинництва.

Витрачені добрива, пестициди і гербіциди списують на основі

затвердженого керівником господарства акта про використання мінеральних,

органічних і бактеріальних добрив, пестицидів і гербіцидів. Добрива

списують окремо за їх видами під кожну культуру із зазначенням номера

поля.

Спецодяг, малоцінні та швидкозношувані предмети списують на

підставі затвердженого керівником господарства акта на списання

виробничого та господарського інвентарю, малоцінних і швидкозношуваних

предметів.

Необхідно контролювати своєчасність складання вказаних документів,

відповідність наведених у них даних фактичним витратам, дотримання норм

витрати і термінів використання предметів.

Видачу кормів здійснюють на підставі відомостей витрат кормів, що

водночас є документами на списання витрачених кормів із підзвіту завідувача

ферми.

Відомості виписують на кожного працівника, за яким закріплені

тварини, на початку кожного місяця у двох примірниках. Ліміт видачі

кормів визначають за раціонами годівлі, які складає зоотехнік. При

одержанні кормів від фуражира, завідувач ферми розписується у першому

примірнику відомості, а працівники (доярка, скотар), за якими закріплено

тварин, щодня розписуються у другому примірнику, що зберігається в

завідувача ферми. Таким чином, перші примірники відомості з підписом

завідувача ферми, які фуражир (завідувач складу) щомісяця здає в

бухгалтерію разом зі звітом про рух матеріальних цінностей, є підставою

для занесення одержаних кормів під звіт керівнику підрозділу. Другі

примірники з підписом доярок, скотарів та інших працівників, за якими

закріплено тварин, є основою для списання кормів із підзвіту керівника

підрозділу на витрати виробництва.

Щоденна видача кормів проводиться з урахуванням норм годівлі за

раціоном і фактичної наявності закріплених тварин за кожен день у межах

загального ліміту, затвердженого керівником господарства. Понадлімітна

видача кормів можлива лише за умови його додаткового письмового

дозволу.

На підставі цих відомостей про фактичну витрату кормів керівник

підрозділу, зоотехнік чи обліковець у кінці місяця записують у журналі

обліку витрати кормів окремо за кожним видом і групою тварин (фізичної

маси) кормів і в перерахунку на кормові одиниці. Дані журналу служать для

оперативного контролю за рівнем витрат кормів на одиницю продукції.

Облік інших витрат тваринництва відображають у відповідних

первинних документах. При отриманні інших товарно-матеріальних

цінностей (спецодяг, малоцінні та швидкозношувані предмети, медикаменти і

біопрепарати, паливо тощо) спочатку їх також відносять під звіт керівників чи

спеціалістів на підставі лімітно-забірних карточок на одержання матеріальних

цінностей чи накладних (внутрігосподарського призначення). Списання з

підзвіту витрачених товарно-матеріальних цінностей контролюють на

підставі інших первинних документів. При цьому обов’язково перевіряють

правильність застосування норм витрат, відповідність вказаного поголів’я

тварин фактичній наявності на кожну дату, керівники чи спеціалісти центрів

відповідальності – госпрозрахункових підрозділів – щомісяця складають

відповідні первинні документи, що після затвердження керівником

господарства є основою для списання товарно-матеріальних цінностей на

витрати виробництва.

Так, на витрати медикаментів, біопрепаратів, дезінфікуючих засобів

щомісяця складається акт, в якому вказують кількість проведених

ветеринарних заходів, норми витрати засобів, загальну кількість витрачених

медикаментів та ін. Записи звіряють з даними журналів реєстрації хворих

тварин, журналів запису протиепізоотичних заходів. На підставі

затверджених керівником господарства актів бухгалтерія списує

медикаменти, біопрепарати, дезінфікуючі засоби з підзвіту ветпрацівників на

витрати виробництва.