9.2. Методи проектування організаційної системи управління

У процесі формування нових і вдосконалення діючих структур управлін­ня можна виділити три етапи їх проектування: аналітичний (вивчення струк­тур, що застосовуються), проектний (розробка нової або модернізація діючої структури) і організаційний (впровадження) (рис. 9.3).

Організаційно-структурні схеми апарату управління відображують склад структурних підрозділів та їхні функцій, підпорядкованість підрозділів і вну­трішню структуру кожного з них, форми зв’язків між ними.

Метод аналогій передбачає застосування організаційних систем управ­ління, які виправдали себе в організаційних системах із подібними характе­ристиками. При цьому обґрунтовано вибирають організації-аналоги, всебічно аналізують їх організаційні системи управління і розробляють подібну типову структуру. Отже, метод аналогій подібний до методу типового проектування. Цей метод є найефективнішим при розробці типових організаційних систем управління територіально-господарськими системами.

Типові організаційні рішення повинні при цьому бути варіантними (аль­тернативними), а не однозначними; переглядатися і корегуватися з регулярною періодичністю; із допустимими відхиленнями у випадках, коли умови роботи конкретної організаційної системи істотно відрізняються від умов, для яких рекомендуються типові організаційні системи управління. Метод не вимагає великих витрат, проте не націлює на пошук найбільш раціональних структур.

Метод структуризації цілей передбачає побудову “дерева цілей” орга­нізаційної системи з наступним аналізом і вибором з альтернативних орга­нізаційних систем управління найбільш придатної структури відповідно до “дерева цілей”.

Метод полягає в поетапній реалізації цілей:

1) визначають цілі і складові організаційної системи, для якої проектується нова організаційна система управління;

2) визначають функції і завдання управління, зумовлені поставленими цілями;

3) уточнюють вимоги до організаційної системи управління і визначають чинники, що впливають на формування останньої;

4) відповідно до вимог і організаційної системи управління встановлюють її принципову схему;

5) визначають попередній загальний склад ланок управління, орієнтовно за­кріпивши за ними функції і завдання;

6) розподіляють функціональну й адміністративну відповідальність між пра­цівниками кожного підрозділу, формують внутрішню структуру підрозді­лів і систему їх підпорядкованості на всіх рівнях структури;

7) визначають послідовність і тривалість робіт з кожної конкретної функції управління, а також оцінюють трудомісткість і вартість управлінських ро­біт; документально оформляють розроблений проект організаційної систе­ми управління.

Метод структуризації цілей не потребує спеціальних досліджень, що робить його простим у реалізації. Основний недолік - неоднозначність його реалізації через брак чітких правил побудови системи (або “дерева цілей”) і методики аналізу організаційної системи управління.

Експертно-аналітичний метод полягає в науково-аналітичному вивчен­ні організаційних систем. При цьому виявляють особливості, “вузькі місця” у роботі апарату управління, розробляють рекомендації щодо його формування чи перебудови на основі кількісних оцінок ефективності організаційної систе­ми управління, висновків експертів, узагальнення та аналізу кращих тенден­цій у сфері організації управління.

Метод передбачає:

- проведення діагностичного аналізу існуючих організаційних систем управління;

- експертне опитування керівників і членів організаційних систем для ви­явлення та аналізу окремих характеристик побудови і функціонування апа­рату управління;

- розробку графічних і табличних описів організаційних систем та процесів управління, які відображають рекомендації щодо поліпшення їхньої орга­нізації з урахуванням варіантів можливих організаційних рішень.

Експертні опитування керівників і членів організаційних систем є не лише цінним джерелом інформації, а і способом перевірки тих чи інших ор­ганізаційних рішень.

Останнім часом зростає роль статистичних методів аналізу організацій­них систем управління (математичної статистики, кореляційно-регресійного, рангової кореляції, чинникового), за допомогою яких виявляють стійкі залеж­ності між параметрами характеристики організаційних систем управління і чинниками, які діють на ці характеристики.

Статистичні залежності встановлюють дослідженням однорідної групи кращих організаційних систем:

• збирають дані про кількісні значення структурних параметрів і чинників;

• за допомогою кореляційного аналізу визначають ступінь виявлення впливу кожного чинника на структурні параметри і відбирають найбільш істотні чинники;

• виводять нормативні формули для розрахунку параметрів структури.

Для певної організаційної системи одержані залежності визначаються найкращими, їх використовують при проектуванні організаційних систем управління аналогічного типу.

Позитивним для статистичного методу є широке застосування матема­тичного апарату при визначенні кількісних параметрів, за якими можна ви­брати найраціональнішу організаційну систему управління для цього класу організаційних систем. Основний його недолік - консервативність.

Метод організаційного моделювання передбачає розробку формалізо­ваних математичних, графічних, машинних та інших описів розподілу повно­важень і відповідальності в існуючій організаційній системі управління. Це потрібно робити для того, щоб на основі чітко сформульованих критеріїв оці­нити раціональність прийнятих організаційних рішень. Сукупність таких опи­сів становить модель організаційної системи управління, яка є допоміжним науково-аналітичним інструментом у пошуку, обґрунтуванні і виборі раціо­нальних рішень щодо формування нової організаційної системи управління.

Позитивною для цього методу є можливість поліпшити якість проекту­вання організаційної системи управління за рахунок використання додаткової інформації, отриманої в результаті її моделювання. Основний його недолік полягає у складності моделювання організаційної системи управління через слабкий розвиток методів моделювання поведінки людей, що обмежує сферу практичного застосування організаційних моделей.